CÓMO TABULAR DATOS EN EXCEL
Luego de haber recopilado los datos de la encuesta, se procede a la tabulación de los resultados de cada pregunta
para obtener cuadros estadísticos donde se indique lo siguiente:
• Las alternativas de respuesta
• Los códigos
• Las frecuencias absolutas
• Los porcentajes
A partir de éstos, se elaboran los gráficos correspondientes.
Así mismo, se debe elaborar una tabla de frecuencias con los resultados de la pregunta citada en el cuestionario
para determinar:
¤ El promedio de consumo
¤ La desviación estándar
¤ El error estándar en la distribución del muestreo
En el siguiente ejemplo, vamos a aprender cómo se realiza este proceso en 3 pasos:
1. Primero, se digitalizan todas las preguntas de la encuesta con sus respectivas opciones de respuesta y se le asigna un código a cada una (Como se muestra en
la hoja 'Formato encuesta y codificación').
2. Luego, creamos la base de datos con el número de cada pregunta y su código de respuesta respectivo el cual debe corresponder al elegido por el encuestado.
(Ver ejemplo en la hoja 'Base de datos').
3. Por último, realizamos el cálculo de resultados para obtener la FRECUENCIA y el PORCENTAJE de respuesta y así
crear los gráficos que nos permitan analizar esta información. (Hoja Resultados).
Veamos cómo se utiliza la función "Frecuencia":
FUNCIÓN FRECUENCIA
Utilizando la función estadística FRECUENCIA podemos diseñar los cuadros adecuados a cada pregunta para generar los reportes que se requiera emitir.
Como ejemplo, tomaremos la pregunta número 4 de nuestra encuesta y, para realizar la tabulación, tendremos en cuenta lo siguiente:
• Que la respuesta se refiera a todas las alternativas planteadas
• Que el código guarde relación con el asignado a cada respuesta
• La frecuencia absoluta o cantidad total de encuestados que respondieron la encuesta
• El porcentaje de respuesta respectivo para cada caso
Veamos cómo se calculan los datos con la función "Frecuencia":
Lo primero que debemos hacer es crear nuestro archivo de Excel con tres hojas. En la primera, ubicaremos las preguntas de la encuesta con su respectivo código.
En la segunda, creamos la base de datos con los resultados obtenidos en cada pregunta por persona encuestada (en este ejemplo son 50 personas). Y, en la
tercera hoja, desarrollaremos los resultados que obtendremos con los datos de las dos primeras.
Veamos:
En la hoja "Resultados", nos ubicamos en la celda C3 y luego damos clic en el botón "Insertar función"
donde nos aparecerá la siguiente ventana:
Seleccionamos la categoría de funciones estadísticas y allí buscamos la función frecuencia y damos clic en el botón "Aceptar".
Luego, nos aparecerá la siguiente ventana:
Como podemos observar, la función tiene dos argumentos: datos y grupos.
• Para seleccionar los datos que vamos a promediar,damos clic en el ícono que contiene la referencia correspondiente:
y nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, el cual nos permite elegirlos:
En seguida, damos clic en la hoja 'Base de datos'
Allí seleccionamos TODAS las celdas correspondientes a cada pregunta para calcular la frecuencia respectiva (En este caso utilizaremos la pregunta No. 4).
Una vez seleccionadas oprimimos la tecla ENTER y veremos que se ha agregado el rango de datos de la función como se muestra en la figura:
Ahora, damos clic en la referencia Grupos y seleccionamos el código correspondiente a cada respuesta según la pregunta ( en nuestro ejemplo elegimos el rango
de celdas B3 hasta B4, pero en caso de que la respuesta tenga mas opciones de codificación las incluimos todas) y damos clic en el botón "Aceptar".
Por último, realizamos lo siguiente:
Para que se replique la fórmula por todas las celdas que contienen la frecuencia, la convertimos en una fórmula de matriz:
• Seleccionamos el rango de celdas que nos interesa, en la pregunta N° 4 será C3:C4
• Pulsamos F2 para editar la función.
• Pulsamos al mismo tiempo las teclas Control + Shift + Enter y notamos que se agregan unas llaves { } al inicio y fin de la fórmula lo cual nos indica que se ha
replicado para todo el rango de celdas elegido previamente, es decir, nos traerá los resultados para cada código de respuesta.
• Al final, nos ubicamos en la celda C5 y totalizamos la cantidad de respuestas mediante la función Autosuma.
