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VENTAS NETAS.
Concepto y contenido.
Representan los ingresos provenientes de las operaciones normales del negocio, por la enajenación de bienes o servicios, educidos de las devoluciones recibidas y las rebajas y descuentos concedidos sobre dichos ingresos.
Principios de contabilidad.
1.− De la realización. Las ventas deben registrarse cuando se realizan. Se entiende que una venta se a realizado cuando se ha entregado la mercancía o se ha dado el servicio.
2.− Del periodo contable. Los ingresos de un ejercicio deben coincidir con los costos y gastos atribuidos al mismo. No pueden haber ventas sin costos o viceversa.
Adicionalmente conviene mencionar que las ventas deben ser registradas por el importe neto a cobrar por ellas y sin deducirse del costo relativo de los bienes a que se refieren, es decir, que no se deben registrar en una sola cuenta el producto neto obtenido sino que deben registrarse separadamente los elementos que lo forman: Ventas y Costos.
Objetivos.
1.− Verificar que todas las ventas registradas sean reales.
2.− Verificar que todas las ventas realizadas en el ejercicio estén registradas.
3.− Que estén separadas las ventas normales de cualquier otros conceptos de ingreso.
4.− Cerciorarse que a todas las ventas corresponda un costo.
5.− Verificar que las devoluciones, rebajas y descuentos sean genuinos.
Control interno.
a) Los mismos de las cuentas de activo relativas: Almacén y cuentas por cobrar.
b) La facturación y el registro deben ser lo mas inmediato posible a las salidas de almacén por concepto de ventas.
c) Persona independiente a la facturación debe revisar ésta: Unidades contra remisiones, valores contra precios de listas, operaciones aritméticas, etc.
d) Debe existir autorización especial para aceptar devoluciones y conceder descuentos y rebajas. Esta persona debe ser designada por la dirección.
Procedimientos.
I. Análisis de variaciones.
II. Revisión de periodo específico.
III. Corte de remisiones y facturas.
IV. Cruce global contra cuentas por obrar.
V. Prueba global de ventas.
4.5 .− ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO.
EQUIPOS MECÁNICOS.
En los últimos años, con los nuevos inventos, se han desarrollado y mejorado notablemente los dispositivos mecánicos por uso de las oficinas. En la actualidad, es cosa común el empleo de maquinas registradoras, sumadoras y calculadoras; protectoras de cheques; maquinas franqueadotas de correspondencia y maquinas de contabilidad en sus diferentes tipos , desde las mas sencillas asta las mas complicadas.
No cabe duda de que la mayor ventaja de la aplicación de estos equipos en las labores administrativas es el ahorro de tiempo y esfuerzo. Sin embargo, también contribuyen en varios casos al establecimiento del control interno mediante la prevención de fraudes y errores.
En una tienda de ventas al menudeo, las cajas registradoras ayudan a impedir manejos ilícitos del dinero en efectivo; no obstante, su empleo deberá combinarse forzosamente con la distribución adecuada de trabajos entre el personal, para lograr los mejores resultados.
Tanto las máquinas sumadoras como las calculadoras, proporcionan una mayor seguridad en las operaciones que tienen que llevarse a efecto, a parte naturalmente de las facilidades que brindan para la velocidad del trabajo. Sin embrago, es cosa sabia que algunas de estas máquinas poseen dispositivos para impedir que se impriman las cantidades, lo que da por resultado que sea posible cometer alguna manipulación dolosa. Si un auditor, pongamos por caso, al revisar, no tiene la precaución, de repetir las sumas o los cálculos respectivos, confiando en el total que aparece inscrito en la tira, el fraude pasara inadvertido.
Las máquinas protectoras de cheque tienen la ventaja de impedir la alteración de cantidades en dichos documentos y, por esta razón, su empleo se esta generalizando cada vez más. De igual manera, las franqueadotas de correspondencia, además de facilitar el franqueo de las cartas, evitan las substracciones de estampillas.
Por lo que respecta a las máquinas de contabilidad, el fuerte gasto que implica su adquisición es compensado con creces por los beneficios que reporta su uso. La imposibilidad casi absoluta, de cometer errores al asentar los cargos y abonos en las cuentas y en la rapidez con que operan hacen que estos mecanismos sean indispensables en la mayor parte de las empresas de cierta magnitud. Empero, como en el caso de las máquinas sumadoras y calculadoras, no puede dependerse de ellas en forma ilimitada para prevenir manejos indebidos por parte de los empleados. De cualquier manera su empleo, repetimos, sirve tanto como para que el sistema de contabilidad como los procedimientos de control sean más eficientes.
PERSONAL.
Un sistema de contabilidad no es una máquina que funciones por si sola, requiere para su existencia el elemento humano que lleve a cabo las labores delineadas en el sistema. En consecuencia, la calidad del personal influye poderosamente para que los métodos proyectados se realicen eficientemente. El sistema contable más perfecto no sirve de nada, si los elementos encargados de su manejo no poseen los conocimientos y la experiencia requeridos para llevarlo a la practica en la forma proyectada.
Selección y preparación.
los cambios de puestos entre los empleados es posible realizarlos con más frecuencia y en forma más variada.
Al igual que en el caso de las vacaciones periódicas, la rotación de los empleados tiene como objeto evitar en gran parte los manejos indebidos, aun cuando tenga otras ventajas importantes. El personal entra en contacto con otros trabajos, lo que permite forjarse un concepto más claro de las relaciones que privan entre ellos. Además, al individuo con iniciativa lo faculta para sugerir mejoras en las distintas actividades en las que interviene periódicamente. Por otra parte, en caso de ausencia de algún empleado por enfermedad u otro motivo de causa mayor, o bien por cambios que deseen introducirse en la organización, el echo de que varios individuos estén familiarizados con los distintos trabajos que se efectúan, proporciona grandes facilidades para sustituir a los empleados ausentes y para hacer las modificaciones que sean necesarias.
Fianzas.
El obtener fianza de compañías que se hacen responsables de fraudes cometidos por los empleados es una solución, al que frecuentemente te llega para evitar el costo de un sistema de control interno. No obstante, es necesario considerar que las compañías de fianzas están obligadas a rembolsar el importe de los fondos defraudados, siempre y cuando el delito pueda descubrirse y, si, además, se prueba a cuánto ascendieron las cantidades perdidas. Es obvio que si la negociación carece de métodos adecuados de control interno, las fianzas, por las razones apuntadas, no tienen valor alguno.
Las fianzas expedidas por las compañías poseen, sin embargo, grandes ventajas. En todos lo casos, estas instituciones, antes de otorgar las garantías correspondientes, efectúan investigaciones tendientes a comprobar los antecedentes, métodos de vida, situación económica y demás pormenores del empleado para quien se solicita la fianza, siendo estos datos una valiosa ayuda para determinar la clase del personal que se contrata, tal como se expresa en párrafos precedentes. Asimismo, algunas compañías de fianzas examinan previamente los métodos de contabilidad y los sistemas de control interno, dando sugestiones para mejorarlos. Por otra parte, el echo de que un empleado conozca que si llega a abusar de la confianza en él depositada, tendrá que tratar con una compañía de fianzas implacable, evita, en gran parte, que se cometan actos delictuosos en este carácter.
En resumen, las fianzas son indispensables en cualquier empresa organizada, pero conviene tomar en cuanta que por si solas son suficientes para preservar a los negocios en contra de los fraudes. Deben ser completadas, forzosamente por los dispositivos de control interno apropiados.
Condiciones de trabajo.
Íntimamente relacionadas con la eficiencia de trabajo de los funcionarios empleados de una negociación se encuentran las circunstancias bajo las cuales laboran. Asuntos tales como: sueldos equitativos y gratificaciones anuales, recompensas especiales por situaciones que redundan en beneficio de la organización; atención de los aspectos culturales, sociales y físicos, por ejemplo, conferencias periódicas, escuelas, bibliotecas, reuniones de carácter social, campos deportivos, atención médica, etc.; además de oficinas espaciosas en buenas condiciones de luz e higiene y el uso de equipos mecánicos de distintas clases, contribuyen notablemente a que las actividades, desarrolladas por el personal se efectúen con entusiasmo y empeño, aparte de que disponen un espíritu de lealtad para la empresa, que la resguarda grandemente de manejos ilícitos.
En los últimos años algunas empresas progresistas han venido proporcionando a sus trabajadores cada mes los artículos de primera necesidad para sus hogares, tales como: fríjol, arroz, manteca, harina, azúcar, jabón, etc. Por lo regular, la compañía que presta este servicio compra en grandes cantidades las mercancías y, todavía sobre los precios de mayoreo, concede algún descuento adicional, lo que hace que los costos de los artículos resulten muy ventajosos a los empleados. Generalmente, el importe de la despensa mensual surtida, se descuenta de los salarios en cuatro pagos. Métodos de esta naturaleza, de verdadero servicio social, producen,
como es lógico reacciones muy favorables por parte del personal hacia sus dirigentes.
Algunos hombres de negocios en su afán de lograr las mayores economías no ocupan su atención en estos asuntos, y otros prefieren escatimar gastos para lograr en apariencia mayores utilidades. Independientemente de las razones de índole moral que justifican el mayor bienestar posible para los individuos que componen el personal de una empresa, esta comprobado en la práctica que proporcionar las mayores ventajas a los empleados, hasta un limite razonable, condicionado por la situación económica, permite la máxima eficacia en los trabajos, lo cual viene a redundaren beneficios pecuniarios que compensan con creces las erogaciones efectuadas.
Talvez mayores explicaciones sobre lo dicho anteriormente puedan encontrarse en algún tratado de psicología aplicada a los negocios; sin embargo, consideramos que con lo que se ha expresado es suficiente para comprender la importancia fundamental que presenta para los dirigentes de un negocio el bienestar del personal, a fin de contribuir a que se logren los fines primordiales de la organización: conservar el capital invertido y hacer producir a dicho capital un rendimiento en proporción a los riesgos que se corran y al esfuerzo que se requiera.
Disciplina.
Sí como son necesarios los alicientes para el mejor desempeño de las labores de personal, es precisa también la disciplina para el mantenimiento de los sistemas establecidos. En teoría, los sistemas pueden estar perfectamente proyectados, pero al ponerse en practica, si no se exige su fiel cumplimiento, los estudios hechos habrán perdido su valor.
La subordinación a las reglas instituidas debe comenzar desde el director principal, pasando por lo jefes de departamento, hasta el ultimo empleado. Sucede con frecuencia que el dirigente de un negocio exige apego alas normas implantadas y es el rimero que rompe con ellas, al dar órdenes que van en desacuerdo con el sistema, o bien pasando sobre la autoridad de algún encargado de departamento. En estas condiciones, viene un relajamiento general de la disciplina que el directos, en su ignorancia, atribuye a deficiencias de los métodos en practica.
También, en ocasiones, lo ejecutivos no simpatizan con los procedimientos contables de control − más bien por desconocer su importancia y significación − , lo que conduce irremisiblemente a que resulten fallas en la organización, muchas veces de graves consecuencias.
En pocas palabras, cada funcionario y cada empleado, de acuerdo con el grado de responsabilidad que asume, deberá guardar la disciplina impuesta por los sistemas establecidos, y al mismo será su obligación preservar el orden y el método en las labores de los individuos que dependan directamente de él. Además, en los casos en que sea factible y, sobre todo, cuando resulten errores o condiciones desfavorables, es indispensable la corrección inmediata de dichos errores y procurar el mejoramiento constante de los procedimientos instituidos.
