4 Modulo Spreadsheets, Appunti di Patente Europea del Computer (ECDL)

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Manuale ECDL Full Standard

Modulo

Spreadsheets

Sommario

• CAPITOLO 1 – INTRODUZIONE A EXCEL 2010.................................................................. SOMMARIO
  • Un foglio elettronico .....................................................................................................................
  • Aprire il foglio elettronico .............................................................................................................
  • La finestra di Excel ......................................................................................................................
  • L’area di lavoro ............................................................................................................................
  • La barra multifunzione .................................................................................................................
  • Le schede contestuali e le raccolte della barra multifunzione ....................................................
  • Mostrare, nascondere la barra multifunzione ..............................................................................
  • Personalizzare la barra multifunzione .........................................................................................
  • La barra di accesso rapido ..........................................................................................................
  • La visualizzazione backstage ......................................................................................................
  • I menu contestuali e la barra di formattazione rapida .................................................................
  • Le finestre di dialogo ...................................................................................................................
  • I riquadri attività ...........................................................................................................................
• CAPITOLO 2 – UTILIZZO DELL’APPLICAZIONE
  • Cartelle e fogli di lavoro ...............................................................................................................
  • Fogli di lavoro e celle .................................................................................................................
  • Aprire una o più cartelle di lavoro ..............................................................................................
  • Passare da una cartella di lavoro all’altra .................................................................................
  • Nuove cartelle di lavoro e i modelli ...........................................................................................
  • Salvare una cartella di lavoro ....................................................................................................
  • Salvare una cartella di lavoro con un altro nome o un altro formato ........................................
  • Salvare le modifiche ad una cartella di lavoro esistente ...........................................................
  • La chiusura di una cartella di lavoro ..........................................................................................
  • La chiusura di Excel ..................................................................................................................
• CAPITOLO 3 – MODIFICA DELLE IMPOSTAZIONI
  • Modificare il nome utente ..........................................................................................................
  • Modificare la cartella predefinita................................................................................................
  • La guida in linea ........................................................................................................................
  • Il Sommario................................................................................................................................
  • La ricerca libera .........................................................................................................................
  • Lo strumento di ingrandimento/Zoom .......................................................................................
• CAPITOLO 4 – GESTIONE DELLE CELLE DI UN FOGLIO DI LAVORO
  • Utilizzare tastiera e mouse ........................................................................................................
  • Inserire testo ..............................................................................................................................
  • Un solo dato per cella ................................................................................................................
  • Inserire numeri ...........................................................................................................................
  • Inserire date ...............................................................................................................................
  • Intervalli di celle nel foglio di lavoro ...........................................................................................
  • Selezionare intervalli di celle adiacenti .....................................................................................
  • Selezionare intervalli di celle non adiacenti ..............................................................................
  • Errori da evitare nella creazione di elenchi ...............................................................................
  • Sostituire e modificare il contenuto di una cella ........................................................................
  • Cancellare il contenuto di una o più celle..................................................................................
  • Utilizzare i comandi Annulla e Ripristina ...................................................................................
• CAPITOLO 5 – MODIFICA, RICERCA E ORDINAMENTO DEI DATI
  • Copiare il contenuto di una o più celle ......................................................................................
  • Incollare in una o più celle .........................................................................................................
• II © Copyright AICA 2014 – Sommario - Spostare il contenuto di una o più celle .................................................................................... - Incollare dagli Appunti di Office ................................................................................................. - Spostare e copiare con il mouse ............................................................................................... - Usare lo strumento di riempimento automatico ........................................................................ - Ricercare dati specifici............................................................................................................... - Sostituire dati ............................................................................................................................. - Ordinare i dati ............................................................................................................................ - Ordinare i dati su più chiavi di ordinamento ..............................................................................
  • CAPITOLO 6 – GESTIONE DI RIGHE E COLONNE
    • Selezionare righe e colonne ......................................................................................................
    • Selezionare intervalli di righe e colonne....................................................................................
    • Inserire nuove colonne e righe ..................................................................................................
    • Eliminare colonne e righe ..........................................................................................................
    • Modificare la larghezza delle colonne .......................................................................................
    • Modificare l’altezza delle righe ..................................................................................................
    • Dimensionare automaticamente colonne e righe......................................................................
    • Bloccare e sbloccare riquadri ....................................................................................................
  • CAPITOLO 7 – GESTIONE DEI FOGLI DI LAVORO
    • Fogli multipli in una cartella di lavoro ........................................................................................
    • Spostarsi tra diversi fogli di lavoro ............................................................................................
    • Rinominare fogli di lavoro ..........................................................................................................
    • Aggiungere ed eliminare fogli ....................................................................................................
    • Spostare o copiare fogli di lavoro ..............................................................................................
    • Spostare o copiare fogli tra cartelle di lavoro attive ..................................................................
  • CAPITOLO 8 – UTILIZZO DELLE FORMULE ARITMETICHE
    • Utilizzare le formule ...................................................................................................................
    • Sintassi di una formula aritmetica .............................................................................................
    • Gestire i più comuni errori di digitazione delle formule .............................................................
    • Usare il quadratino di riempimento con le formule....................................................................
    • Riferimenti relativi e assoluti ......................................................................................................
  • CAPITOLO 9 – USO DELLE FUNZIONI
    • Le funzioni .................................................................................................................................
    • La funzione Somma...................................................................................................................
    • Somma automatica....................................................................................................................
    • Altre funzioni disponibili in Somma automatica .........................................................................
    • Scrivere una funzione manualmente .........................................................................................
    • Usare Inserisci funzione ............................................................................................................
    • Riconoscere i messaggi d’errore di Excel .................................................................................
    • La funzione logica SE ................................................................................................................
  • EFFETTI...................................................................................................................... CAPITOLO 10 – FORMATTAZIONE DI NUMERI, DATE E TESTO, ALLINEAMENTO, BORDI ED
    • Il formato valuta .........................................................................................................................
    • Le posizioni decimali .................................................................................................................
    • Il formato data/ora .....................................................................................................................
    • Tipo e dimensione carattere ......................................................................................................
    • Grassetto, Corsivo e sottolineato ..............................................................................................
    • Colore carattere e colore di sfondo ...........................................................................................
    • La copia del formato ..................................................................................................................
    • Allineare il testo .........................................................................................................................
    • Ruotare il testo ..........................................................................................................................
    • Centrare un titolo su più colonne...............................................................................................
    • Applicare la formattazione Testo a capo ...................................................................................
    • Applicare bordi alle celle ...........................................................................................................
• CAPITOLO 11 – CREAZIONE DI GRAFICI © Copyright AICA 2014 – 2019 III
  • I grafici in Excel .........................................................................................................................
  • Creare un grafico di base ..........................................................................................................
  • Le schede contestuali Strumenti grafico ...................................................................................
  • Selezionare un grafico ...............................................................................................................
  • Modificare il tipo di grafico .........................................................................................................
  • Spostare un grafico ...................................................................................................................
  • Ridimensionare un grafico.........................................................................................................
  • Eliminare un grafico ...................................................................................................................
  • I grafici Sparkline .......................................................................................................................
• CAPITOLO 12 – MODIFICA DI GRAFICI
  • Componenti di un grafico ..........................................................................................................
  • Inserire e modificare il titolo del grafico .....................................................................................
  • Eliminare il titolo di un grafico....................................................................................................
  • Le etichette dati .........................................................................................................................
  • La visualizzazione 3D ................................................................................................................
  • Modificare i colori degli elementi del grafico .............................................................................
  • Modificare il formato del carattere degli elementi del grafico....................................................
  • La posizione del grafico .............................................................................................................
• CAPITOLO 13 – IMPOSTAZIONI PER LA STAMPA
  • Layout di pagina ........................................................................................................................
  • Modificare i margini dei fogli ......................................................................................................
  • Modificare l’orientamento della pagina......................................................................................
  • Le dimensioni della pagina di stampa .......................................................................................
  • Foglio e pagine di stampa .........................................................................................................
  • Intestazione e piè di pagina.......................................................................................................
  • Campi in intestazione e piè di pagina .......................................................................................
• CAPITOLO 14 – VERIFICA DEI DATI E STAMPA................................................................
  • Controllare il contenuto dei fogli di lavoro .................................................................................
  • Controllare errori nelle formule ..................................................................................................
  • L’anteprima di stampa ...............................................................................................................
  • Anteprima interruzioni di pagina ................................................................................................
  • La griglia e le intestazioni di riga e colonna ..............................................................................
  • Etichette di riga e di colonna .....................................................................................................
  • L’area di stampa ........................................................................................................................
  • La stampa del foglio di lavoro....................................................................................................
  • La stampa di un grafico .............................................................................................................

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Capitolo 1 – Introduzione a Excel 2010

Riferimento Syllabus 1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici.

Riferimento Syllabus 1.2.4 Minimizzare, ripristinare la barra multifunzione.

Contenuti della lezione Un foglio elettronico; Aprire il foglio elettronico; La finestra di Excel 2010; L’area di lavoro; La barra multifunzione; Le schede contestuali e le raccolte della barra multifunzione; Mostrare, nascondere la barra multifunzione; Personalizzare la barra multifunzione; La barra di accesso rapido; La visualizzazione Backstage; I menu contestuali e la barra di formattazione rapida; Le finestre di dialogo; I riquadri attività

Un foglio elettronico

Microsoft Excel 2010 è un'applicazione software che può essere usata come foglio elettronico, data base, o generatore di grafici.

Il foglio elettronico dell'applicazione Excel consente di eseguire calcoli complessi attraverso formule capaci di fornirne automaticamente il risultato.

Il vantaggio di utilizzare le formule consiste nel fatto che al variare dei valori nel foglio di lavoro i risultati vengono ricalcolati automaticamente.

La flessibilità di Excel nella gestione dei dati consente anche di gestire liste di informazioni come cognome, nome, servizio, reparto, stipendio, eccetera.

Excel può anche eseguire l'ordinamento e selezionare porzioni di informazioni in funzione di specifiche condizioni.

Le informazioni contenute in un foglio elettronico di Excel o in un database possono essere utilizzate per generare un grafico.

Si possono realizzare i seguenti tipi di grafici: istogramma, barre, linee, torta, dispersione, area, radar, superficie, bolle, anello e azionario. Tutti i grafici possono essere personalizzati utilizzando gli stili forniti da Excel.

Aprire il foglio elettronico

Excel 2010, come tutti i programmi, può essere attivato da un collegamento sul desktop o sulla barra delle applicazioni (se esistente) oppure dal menu Start di Windows.

In questo secondo caso occorre: o Fare clic sul pulsante Start. o Selezionare Tutti i programmi. o Selezionare Microsoft Office. o Selezionare Microsoft Excel 2010.

All'attivazione si presenta inizialmente la schermata del copyright, seguita dalla finestra dell'applicazione.

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I file prodotti da Excel si chiamano Cartelle di lavoro (da non confondere con le cartelle del file system) e possono contenere da uno a “infiniti” Fogli di lavoro (il numero è deciso solo dalle risorse del computer).

AP P R OF ON D I M E N T O

I fogli di lavoro possono contenere diversi tipi di informazione e possono essere tra loro interconnessi (le formule di un foglio possono fare riferimento ai dati di un altro foglio). La flessibilità di Excel consente di tenere aperte una o più cartelle di lavoro contemporaneamente o di aprire più finestre sulla stessa cartella di lavoro. È anche possibile scrivere delle formule che fanno riferimento ai dati di cartelle di lavoro esterne a quella corrente, anche se chiuse.

La finestra di Excel

La finestra di Excel è costituita da alcuni componenti principali: o La barra titolo (1), collocata nella parte superiore della finestra, visualizza il nome del documento corrente e dell'applicazione (ad esempio Cartel1 - Microsoft Excel). o La barra di accesso rapido (2), situata a sinistra della barra titolo, visualizza gli strumenti con i comandi usati con maggior frequenza come Salva, Annulla e Ripristina. o Immediatamente sotto è presente la scheda File (3) che realizza la cosiddetta Visualizzazione backstage che contiene i comandi per lavorare con il documento nel suo complesso comeApri,Salva con nome oStampa. o Sotto la barra titolo è posizionato un gruppo di schede (4) che nel loro complesso costituiscono la barra multifunzione detta anche nastro. Ogni scheda contiene un set di strumenti coerenti con l’attività indicata dal nome della scheda e un semplice posizionamento del puntatore del mouse ne visualizza la descrizione.

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CAPITOLO 11 – CREAZIONE DI GRAFICI © Copyright AICA 2014 – 2019 III

Le schede contestuali e le raccolte della barra multifunzione

Oltre alle schede standard dell’applicazione, la barra multifunzione può visualizzare una serie di schede contestuali sulla base dell’oggetto attivo in un particolare momento. Ad esempio, se è attivo un grafico, la barra multifunzione si arricchisce del set di schede contestuali Strumenti grafico che a sua volta contiene le schede Progettazione, Layout e Formato.

Un ulteriore elemento di novità introdotto dalla barra multifunzione è rappresentato dalla presenza delle raccolte: un insieme di miniature che riproducono una serie di opzioni di formattazione.

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Con l’introduzione della barra multifunzione gli sviluppatori di Microsoft hanno voluto progettare un’interfaccia secondo un approccio orientato ai risultati. Tale approccio risulta evidente non solo con le schede contestuali e le raccolte già illustrate in precedenza, ma soprattutto con la funzionalità più appariscente: l’Anteprima in tempo reale. È infatti sufficiente posizionare il puntatore del mouse su un elemento di certe raccolte ( ndr: non tutte le raccolte supportano l’anteprima in tempo reale, ad esempio gli Stili grafici necessitano di un clic per vedere il risultato) per vedere l’elemento selezionato assumerne le caratteristiche. Una volta determinata la formattazione desiderata sarà sufficiente fare clic sull’elemento della raccolta che la genera, per applicare definitivamente la formattazione voluta.

Mostrare, nascondere la barra multifunzione

Se necessario, la barra multifunzione può essere nascosta per aumentare lo spazio disponibile alla visualizzazione del documento.

Premendo il tasto destro del mouse con il puntatore collocato su una delle schede si può selezionare il comando Riduci a icona la barra multifunzione che nasconde gli strumenti ma lascia visibili i nomi delle schede.

In questa situazione la barra multifunzione è ancora utilizzabile.

Facendo clic sul nome di una scheda si determina la visualizzazione temporanea della barra stessa che viene nuovamente nascosta quando si fa clic sul documento. Per ripristinare la visualizzazione permanente della barra è necessario ripetere la procedura usata per nasconderla.

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La barra multifunzione può essere nascosta rapidamente facendo doppio clic sul nome della scheda attiva. Ripetendo l’operazione la barra viene nuovamente visualizzata. È anche possibile utilizzare la combinazione di tasti [Ctrl+F1] sia per nascondere che per visualizzare la barra.

Excel 2010 permette di nascondere la barra multifunzione anche attraverso lo strumento " " posizionato

all'estrema destra del gruppo di schede. Dopo l'utilizzo, tale strumento diventa " " e permette di ripristinare la sua visualizzazione normale.

Capitolo 1 – Introduzione a Excel 2010

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Personalizzare la barra multifunzione

Le schede della barra multifunzione possono essere personalizzate agevolmente da qualsiasi utente, senza avvalersi della programmazione.

Per personalizzare i comandi elencati nella barra multifunzione, occorre accedere dalla scheda File al comando Opzioni.

Nella sezione Personalizzazione barra multifunzione è possibile scegliere i comandi da aggiungere o rimuovere dalla barra.

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Le personalizzazioni degli utenti, sia quelle della barra multifunzione che quelle della barra di accesso rapido, possono essere esportate come un unico file di interfaccia utente di Office.

La barra di accesso rapido

Nonostante la presenza della barra multifunzione, Excel 2010 non ha completamente abbandonato le barre degli strumenti. L’applicazione dispone infatti della barra di accesso rapido, che per impostazione predefinita, viene visualizzata sopra la barra multifunzione all'interno della barra del titolo dell'applicazione.

La barra non può essere nascosta ma può essere spostata sotto la barra multifunzione, facendo clic sul pulsante Personalizza barra di acceso rapido e selezionando il comando Mostra sotto la barra multifunzione.

Spostare la barra di accesso rapido permette di avvicinare la barra all’area di lavoro e ne aumenta la capienza avendo a disposizione un’intera riga. Di contro viene sacrificata una piccola porzione di spazio dell’area di lavoro.

Capitolo 1 – Introduzione a Excel 2010

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I menu contestuali e la barra di formattazione rapida

Oltre alla barra multifunzione e alla barra di accesso rapido, un metodo alternativo per applicare un comando all’elemento corrente, è quello del menu contestuale (o di scelta rapida), ottenuto facendo clic con il tasto destro su un oggetto o una cella.

Associato al menu contestuale, Excel 2010 ha introdotto la barra di formattazione rapida, che fornisce un semplice accesso ai comandi di formattazione più utilizzati.

Essa a differenza dei menu contestuali, rimane visibile anche dopo l’utilizzo di uno dei suoi comandi, consentendo così di eseguirne altri.

Se il puntatore del mouse si allontana da essa, la mini toolbar diventa semi-trasparente, per permettere una visione del testo sottostante quasi completa. Quando il puntatore del mouse si muove sopra la barra di formattazione rapida, questa diventa opaca e pronta nuovamente all'uso.

Essa infine scompare facendo clic su una cella qualsiasi.

Le finestre di dialogo

Sebbene la barra multifunzione semplifichi l’utilizzo di molti comandi di Excel 2010, per regolare alcune opzioni avanzate è ancora necessario ricorrere alle finestre di dialogo.

Questi oggetti si dimostrano preziosi anche perché riuniscono in un’unica finestra molte opzioni correlate.

Esse sono attivabili mediante i pulsanti rappresentati da una freccia, collocati nell’angolo inferiore destro di alcuni gruppi delle schede della barra multifunzione.

La finestra di dialogo Formato celle è un esempio: essa può essere richiamata da diversi gruppi (Carattere, Allineamento, Numeri) anche se ogni gruppo presenta in primo piano la scheda correlata.

I riquadri attività

I riquadri attività sono finestre mobili che possono essere posizionate a piacere sulla finestra dell’applicazione compreso il loro ancoraggio al lato destro o sinistro della finestra.

Essi sono generalmente opzionali e la loro visualizzazione è legata alla richiesta di esecuzione di un preciso comando (clic su un pulsante o premuta di una sequenza di tastiera).

E’ possibile aprire più di un riquadro attività contemporaneamente e chiuderli quando uno o più di essi non sono più necessari.

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I nomi dei fogli possono essere modificati come necessario ma, la lunghezza massima del nome di ciascun foglio non deve eccedere i 31 caratteri.

Fogli di lavoro e celle

L'intersezione di una riga con una colonna è chiamata cella e costituisce l'unità di base del foglio di lavoro. Le celle sono utilizzate per memorizzare i dati. Ogni cella è referenziata dal proprio indirizzo.

L'indirizzo della cella è formato dalla lettera della colonna e dal numero della riga. Per esempio, l'indirizzo della cella posizionata nella prima colonna della prima riga del foglio di lavoro è A1.

La cella attiva o corrente è la cella dove si digita e si personalizza la veste grafica dei dati. La cella attiva è contornata da un bordo nero in grassetto e il suo indirizzo compare nella Casella Nome posizionata all'estrema sinistra sulla Barra della formula.

Aprire una o più cartelle di lavoro

All’avvio Excel fornisce automaticamente una cartella di lavoro vuota. Desiderando invece visualizzare o aggiornare una cartella di lavoro esistente è necessario aprirla.

Ricordarsi il nome del file non è strettamente necessario in quanto dalla visualizzazione Backstage è possibile accedere alla finestra di dialogo Apri che mostra l'elenco delle cartelle e dei file memorizzati nel percorso corrente.

A questo punto si può selezionare dall'elenco il file o i file desiderati.

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Volendo aprire più cartelle di lavoro contemporaneamente, tenere premuto il tasto [Ctrl] e selezionare i documenti in qualsiasi ordine (è anche possibile cambiare cartella), quindi premere il pulsante Apri. In alternativa, per selezionare e aprire documenti contigui selezionare il primo, tenere premuto il tasto [Shift] e selezionare l’ultimo desiderato, quindi premere il il pulsante Apri. In associazione con Windows 7, la finestra “Apri” di Excel 2010 ricalca la normale finestra del file system usata dal sistema operativo. Dovendo aprire una cartella di lavoro in una posizione diversa dalla corrente si può utilizzare uno dei collegamenti presenti sul riquadro di spostamento, utilizzare la barra degli indirizzi o visualizzare la struttura delle cartelle e sfogliare il file system fino a trovare quella desiderata. I file e le cartelle residenti nella posizione selezionata vengono mostrati nell'elenco interno alla finestra di dialogo..

CAPITOLO 2 – UTILIZZO DELL’APPLICAZIONE

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Passare da una cartella di lavoro all’altra

In presenza di più cartelle di lavoro aperte contemporaneamente è possibile passare facilmente da una all’altra utilizzando lo strumento Cambia Finestra presente nel gruppo Finestra della scheda Visualizza.

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In alternativa è possibile utilizzare la barra delle applicazioni di Windows 7. Posizionando il puntatore del mouse sull’’icona di Excel presente sulla barra delle applicazioni, si rendono visibili le miniature di anteprima di tutte le finestre aperte. Posizionando il puntatore del mouse su una miniatura, tutte le altre finestre aperte scompariranno temporaneamente per rendere visibile la finestra selezionata. Un clic sulla miniatura di cui si sta visualizzando l'anteprima, porterà in primo piano la relativa finestra.

Nuove cartelle di lavoro e i modelli

In qualunque occasione si debba aprire una nuova cartella di lavoro, occorre selezionare la scheda File e quindi il comando Nuovo.

Tutte le cartelle di lavoro, compreso la cartella di lavoro vuota, si basano su un modello.

Un modello è una particolare cartella di lavoro creata e formattata per essere utilizzata come base per altre cartelle di lavoro simili.

Una nuova cartella di lavoro che viene basata sul modello predefinito Cartella di lavoro vuota avrà la veste grafica di tipo standard. Infatti i margini, i font di caratteri e l'allineamento del testo assumono valori predefiniti.

Capitolo 2 – Utilizzo dell’applicazione

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Dopo molti anni d’utilizzo di formati binari proprietari, Office 2007 prima e Office 2010 dopo, (limitatamente a Word, Excel e PowerPoint) utilizzano per default un nuovo formato di file, chiamato Office Open XML (attenzione non è il formato Open Document della comunità Open source). Tale formato, è basato sull'XML e si appoggia ad un archivio ZIP che consente un risparmio di spazio che può raggiungere il 75% degli file di Office 2003. I nuovi formati di file introdotti con Word, Excel, PowerPoint 2007 (docx, xlsx, pptx) servono a ridurre le dimensioni dei file, migliorare l’affidabilità e la protezione. Questi nuovi formati NON sono, ovviamente, compatibili con le vecchie versioni di Office (97-2003) e per questo motivo Microsoft ha rilasciato l’Office Compatibility Pack. Con questo aggiornamento i possessori delle vecchie versioni di Excel potranno aprire, modificare, salvare e creare file nei nuovi formati XML. Con Office 2010 è comunque possibile salvare i propri file in modo tale che siano compatibili con le versioni precedenti.

Salvare le modifiche ad una cartella di lavoro esistente

Qualora si apportino ulteriori aggiornamenti, i successivi salvataggi mediante il pulsante Salva, disponibile sulla barra di accesso rapido, non apriranno più la finestra di dialogo “Salva con nome” e le modifiche verranno salvate nel file avente il medesimo nome e la medesima posizione su disco.

La chiusura di una cartella di lavoro

Conclusa l'attività sulla cartella di lavoro si può chiuderla con lo scopo di rimuoverla dalla finestra dell’applicazione.

Alla chiusura della cartella di lavoro e in assenza dell'operazione di salvataggio, Excel chiederà se si desiderano salvare le eventuali modifiche.

Si può scegliere di aggiornare il documento oppure conservarlo allo stato del precedente aggiornamento.

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La chiusura di Excel

Quando si è conclusa l'attività da eseguire con Excel, è importante chiudere correttamente l'applicazione per garantirne un corretto riavvio.

Dalla visualizzazione Backstage si seleziona il comando Esci.

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In alternativa, per chiudere Excel è possibile utilizzare il pulsante Chiudi disponibile nella barra titolo della finestra dell'applicazione.