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ARCHIVISTICA DIGITALE 2022/
L’archivio è il tesoro del principe, ove ne sono custoditi gli atti più importanti, utili e preziosi, concernenti la dinastia, le sue dignità e autorità, i suoi interessi, feudi e popoli - Bachmann, 1801. Questa definizione è importante, che va proprio nell’essenza dell’archivio, ovvero il fondamento dei rapporti giuridici. È una definizione del periodo in cui si sono formati i grandi archivi, custoditi con grande cura perchè fondamento del potere e delle proprietà. L’archivio è una raccolta di documenti e carte varie, volumi, protocolli e registri, che vengono accumulandosi per qualche causa della vita sociale, e che, poi, si conservano per una utilità storica - Pecchiai, 1911. Questa definizione ci dice che l’archivio è un insieme di documenti di varia natura, materiali che si vengono ad accumulare man mano che scorre il tempo, quindi ha un uso prettamente pratico: mentre si lavora e si sta nella vita sociale, i documenti si formano per un’utilità pratica, ma si conservano anche per un’utilità storica e con valore memorialistico. L’archivio è la raccolta ordinata degli atti di un ente o individuo, costituitasi durante lo svolgimento della sua attività e conservata per il conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali di quell’ente o individuo. - Eugenio Casanova, 1928. Questa definizione introduce una serie di concetti importanti, quindi è più raffinata rispetto alle altre. Viene introdotto il concetto di “ordine”: richiama il fatto che gli archivi hanno un ordine, ma un archivio non è tale solo se ben sistemato. Il concetto di ordine richiama la natura stessa dei documenti e i collegamenti che questi hanno tra di loro, i documenti si richiamano fra di loro e tendono ad organizzarsi sulla base di diversi fattori (chi li ha creati, l’argomento che trattano, ecc). Questo permette che anche in caso di archivi disordinati, possano mantenere una sequenza e una logica che si può ricostruire. Claudio Pavone nel 1970 introduce il concetto di “memoria dell’istituto”: archivio è l’organizzazione della memoria dell’istituto in funzione delle sue finalità pratiche. L’archivio è il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti durante lo svolgimento della propria attività da magistrature, organi e uffici dello Stato, da enti pubblici e istituzioni private, da famiglie e da persone. - Paola Carucci, 1983. Importante il termine “complesso”: gli archivi sono un insieme variegato di documenti, un insieme complesso di documentazione. Antonio Romiti inserisce il termine di “vincolo archivistico”. Il concetto è che gli archivi sono complessi documentari e questi documenti sono legati fra di loro tramite un collegamento naturale e normale. Insieme delle informazioni scritte (o in un qualunque altro modo connesse ad un supporto fisico) generate, o ricevute, da una persona fisica o giuridica come strumento e residuo della conduzione dei suoi affari. - Luciana Duranti, 1997. Ci restituisce un’idea innovativa e diversa da archivio che nasce da una tradizione diversa da quella italiana e per la prima volta nel 1997 parla in modo serio di documenti informatici. Definizione complessiva: l’archivio è il complesso di documenti (senza riguardo alla forma o al supporto), ordinati e legati da un vincolo naturale, prodotti o comunque acquisiti durante lo svolgimento della propria attività da soggetti pubblici o privati, da enti, famiglie o persone, per il
raggiungimento di finalità contingenti o di lungo respiro e per la conservazione della propria memoria, quindi con un contestuale valore amministrativo. Un archivio è un complesso vitale di documenti prodotti da attività umane e abbracciati gli uni agli altri. Un archivio è la forza chiara del diritto, l’urlo della trasparenza, il baluardo contro l’oppressione del pensiero. E poi è sogno, immaginazione, retaggio vitale di mondi circostanti spalancati sullo spazio e sul tempo. Memoria, senso di sé, identità. > definizione di Federico Valacchi in “ Archivio: concetti e parole ”, una definizione non canonica ma che comprende numerose informazioni: richiama il concetto di vincolo, il fatto che sia uno strumento che ci garantisce diritti e ci dà la possibilità di essere cittadini consapevoli e attivi, ci racconta cose anche lontane negli anni e nel tempo, gli archivi parlano e rappresentano qualcosa. L’archivio è un’istituzione di pubblica fede da cui dipende la nostra democrazia. Permette alla gente di ispezionare la documentazione di ciò che il governo ha realizzato. Mette i funzionari e le istituzioni in grafo di rivedere le proprie azioni e aiuta i cittadini ad assegnare le responsabilità a coloro a cui esse appartengono. > l’archivio contiene documenti a cui bisogna dare fiducia perché veri, formati secondo regole da strutture che ne avevano la titolarità e da questo dipende la democrazia, ovvero un archivio ben costruito, affidabile ed efficace. Con gli archivi in ordine si può essere più trasparenti ed efficienti, perché con tutta la documentazione di può anche verificare. L’archivio è l’insieme di documenti, il luogo e l’istituto. È formato da materiali di diversa natura collegati fra di loro. L’archivio è al centro di molte attività: a. Formazione: come si forma l’archivio. Avviene la registrazione, ovvero I documenti quando sono formati vanno identificati. Questi documenti arrivano poi in modo automatico e naturale. Si può fare anche un’operazione di raccolta interna o esterna (tramite acquisto/scambio). b. Gestione: come lo trattiamo. l’identificazione iniziale deve essere più esplicita e profonda, quindi tramite una descrizione, la quale deve essere poi inserita in una struttura più ampia e si creano inventari, guide. In questo contesto si fa anche ricerca, si descrivono le situazioni che ci permettono di capire meglio gli ambiti, dialoghiamo con le strutture di formazione dei documenti, dialoghiamo con l’esterno per arricchirci. c. Protezione: la protezione dei documenti. Vengono protetti fisicamente con un’attenzione ai locali, arredi, clima, condizioni ambientali, materiali di condizionamento (come cartelle o scatole dove sono custoditi), ma vanno anche monitorati, digitalizzati, restaurati. Bisogna fare anche salvaguardia, ovvero prestare attenzione che le condizioni migliori di conservazione siano mantenute. d. Promozione: va fatto conoscere come qualunque bene culturale. Si possono fare esposizioni e mostre, visite guidate, iniziative con scuole o gruppi, ricerche e pubblicazioni, pubblicazioni sul web, interagire tramite i social. IL VINCOLO ARCHIVISTICO
c. La natura commerciale dei libri: i libri si possono comprare e vendere, mentre i documenti di archivio sono inalienabili e commerciandoli si compie un illecito, perchè sono testimonianza di azione di un soggetto. d. l’indivisibilità dei complessi archivistici Biblioteca: i volumi a stampa e i manoscritti si accumulano con gli acquisti e donazioni conservando una loro reciproca autonomia con un contenuto informativo indipendente dal contesto e appaiono riuniti in modo artificiale, per una destinazione prettamente culturale. La biblioteca è una raccolta di libri riuniti in modo artificiale a scopo naturale. Archivio: l’attività degli enti e delle persone porta all’accumulo di raccolte di documenti. l’archivio ha una funzione prevalentemente amministrativa in cui i singoli elementi costitutivi presentano un’inerenza organica all’attività dell’ente e del soggetto produttore. l’archivio è un insieme di documenti prodotti per fini pratici che nel tempo possono assumere un valore storico e che chiunque voglia ricostruire un fatto o un avvenimento deve studiare. Archivio e biblioteca si differenziano anche: a. Nella funzione che svolgono: amministrativa e culturale. b. Nel modo in cui si sono formati: involontario o volontario. c. Nel rapporto che le parti che li compongono hanno fra di loro: legate da un vincolo naturale o autonome. Il loro rapporto è comunque importante, sono complementari nella ricostruzione delle vicende del territorio, delle storie delle persone e delle famiglie, dei luoghi e dei saperi. La collaborazione arricchisce entrambi. Spesso inoltre gli archivi vengono gestiti dalla biblioteca stessa. ARCHIVIO CORRENTE, DI DEPOSITO E STORICO L’archivio è unico, un complesso organico contenente documenti che hanno un valore amministrativo, giuridico e storico fin dalla loro formazione. Ragioni di opportunità, principalmente legate alla differente gestione delle carte recenti o antiche, fanno sì che comunemente l’archivio venga suddiviso in tre parti in rapporto all’età dei documenti. Tale ripartizione, tuttavia, non deve alterare l’unità concettuale dell’archivio. Archivio corrente: formato dalla documentazione relativa all’attività corrente e alla trattazione degli affari in corso. Il valore è soprattutto giuridico-amministrativo, il valore storico è molto ridotto. Archivio di deposito: costituito dalla documentazione riferita alle pratiche che, sebbene riguardanti affari definiti, possono essere riassunte in esame o per un’eventuale ripresa, oppure a motivo della loro analogia o connessione con altre pratiche successive. Il valore giuridico-amministrativo e storico-culturale si bilanciano. Archivio storico: è formato dalle pratiche definite destinate alla conservazione permanente. Il valore giuridico-amministrazione qui è più debole e residuale, mentre la parte storico-culturale è molto più forte.
L’archivio ha una funzione prevalentemente amministrativa in cui i singoli elementi costitutivi presentano un’inerenza organica all’attività dell’ente e del produttore. Così, anche nel contesto della Pubblica Amministrazione Digitale occorre occuparsi dell’archivio qualunque sia la sua età e qualunque sia la sua forma. La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in gestione e conservazione. Nell’ambito di ognuna di queste fasi che si distinguono per complessità, impatto, finalità e/o effetto, corrispondono approcci metodologici e prassi operative diverse. Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresentano una garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa tipici della gestione degli archivi pubblici. Dal punto di vista archivistico, si distinguono tradizionalmente tre fasi di gestione in ragione delle diverse modalità di organizzazione ed utilizzo dei documenti: archivio corrente, di deposito e storico. Gli elementi distintivi dell’archivio corrente sono: a. La registrazione e la segnatura (registro di protocollo) b. l’organizzazione mediante la classificazione della corrispondenza e degli atti interni c. La fascicolatura d. La definizione dei procedimenti e dei flussi documentali e. La stesura del manuale e di gestione f. La produzione a norma di documenti digitali g. La conservazione di documenti analogici e informatici Periodicamente ogni ufficio deve conferire al responsabile del servizio archivistico istituito all’interno della medesima area organizzativa omogenea, i fascicoli e le serie documentarie relativi agli affari e ai procedimenti amministrativi conclusi, o comunque non più necessari ad una trattazione corrente per l’inserimento nell’archivio di deposito. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente e previa compilazione di un elenco di consistenza. Il trasferimento di archivi informatici si attua trasmettendoli telematicamente altrove o scaricandoli su supporti stabili. Una volta chiusa la pratica e chiuso il fascicolo, si passa a sfoltire il fascicolo estraendo ed eliminando i documenti sicuramente non più utili quali, ad esempio: copie, minute, materiali acquisiti come documentazione o precedente, documenti interlocutori, ecc. Si tratta di un’operazione estremamente delicata che presuppone una perfetta conoscenza della documentazione riguardante il procedimento che ha portato alla formazione del fascicolo. Soprattutto in ambito digitale, l’operazione di sfoltimento può essere resa più semplice se il fascicolo elettronico è stato suddiviso in sotto fascicoli (caratterizzati da tempi di conservazione specifici) e se è stato previsto un sotto fascicolo per lo sfoltimento, quindi per l’eliminazione delle così chiamate “carta da cestino”.
L’archivistica è la disciplina che si occupa degli archivi, studiandone l’origine, la formazione, la gestione e il relativo quadro normativo. l’archivistica privilegia di volta in volta la rilevanza storica degli archivi come testimonianza del passato, oppure il valore giuridico-probatorio dei documenti, due concezioni complementari, come i volti di Giano bifronte, simbolo internazionale dell’archivistica. È, quindi, quella disciplina multiforme che studia gli archivi in tutte le loro forme e problematiche. Ha il compito di elaborare i criteri che sovrintendono alla corretta conservazione dei documenti, alla loro descrizione e al loro reperimento sia a fini giuridici e amministrativi che storici e culturali. L’archivistica informatica è la disciplina che, pur basando le proprie radici nell’archivistica tradizionale, pone attenzione nel momento della formazione delle raccolte documentarie, nell’archivio corrente e nella gestione digitale dei documenti. Quella speciale è l’archivistica che si occupa dello studio delle aggregazioni archivistiche in rapporto ai differenti soggetti produttori. Benché tutti gli archivi mantengano costanti le loro caratteristiche principali di strumento di lavoro e di testimonianza storica, i fondi documentari hanno proprie peculiari diversità che si possono riscontrare nella formazione e nell’organizzazione delle raccolte appartenenti al passato o al presente. La diplomatica è la disciplina che, avvalendosi di altre discipline come la paleografia, cronologia e storia del diritto, indaga sui processi di formazione del documento, e analizza i caratteri intrinseci, relativi al contenuto dello scritto, ed estrinseci, che riguardano gli elementi di convalida, permettendo di distinguere un originale da una copia e da un falso, inserendoli nella propria tradizione documentaria per attestarne o meno il valore giuridico e la sua capacità di provare un diritto. La paleografia è la disciplina che studia le scritture antiche e il suo scopo è quello di interpretare esattamente gli antichi manoscritti, ma anche datarli, localizzarli e, in genere, trarre dal loro aspetto esteriore tutti gli elementi utili allo studio del loro contenuto. La sfragistica è la scienza che studia i sigilli e l’attività di produzione degli stessi. La cronologia è la disciplina che si propone di chiarire i rapporti temporali dei fatti storici, collocando ciascuno di essi al posto che gli spetta nel tempo. La schedatura dei documenti che compongono un archivio è il passaggio necessario di ogni riordinamento. Si realizza con la descrizione in base ad uno schema formale delle singole unità archivistiche: fascicoli, registri, volumi, e se del caso, singoli documenti. La scheda di descrizione delle aggregazioni documentarie e dei documenti contiene almeno: a. La denominazione normalizzata del fondo b. I dati intrinseci dell’unità archivistica descritta: il titolo (originale e/o attribuito), la data e/o estremi cronologici, il contenuto, la segnatura originale se disponibile c. Le caratteristiche estrinseche (consistenza e supporto) d. Il codice identificativo dell’unità archivistica descritta
e. La responsabilità e la data della schedatura Uno standard per la descrizione può essere definito come il complesso delle norme e delle convenzioni adottate da esperti con il fine di uniformare il comportamento di coloro che creano le rappresentazioni e di coloro che cercano rappresentazioni. Nel corso degli anni è stata stabilita una gerarchia di standard: a. Tecnici: regolano l’uso e la compatibilità delle attrezzature informatiche. Si basano su accordi tra più istituzioni e nazioni, sono precisi e non soggetti a interpretazioni. b. Professionali: svolgono un’importante funzione nello sviluppo della terminologia comune e di sistemi di descrizione c. Linee guida: indicazione di massima per la realizzazione e valutazione di varie attività. La Commissione nell’ottobre del 1992 ha emanato un documento dal titolo “Dichiarazione dei principi relativi alla descrizione archivistica”, in base al quale lo scopo della redazione delle norme era: a. Assicurare l’elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate e auto esplicative b. Facilitare la ricerca e lo scambio di informazioni sul materiale archivistico c. Rendere possibile la condivisione di dati d’autorità d. Rendere possibile l’integrazione di descrizioni provenienti da diverse istituzioni archivistiche in un sistema informativo unificato Gli elementi principali di questo documento sono: a. Lo scopo della descrizione archivistica b. l’affermazione di alcuni principi basilari quali: a. Il rispetto dei fondi b. Il concetto di unità di descrizione c. La necessità di procedere nella descrizione generale al particolare d. Rendere disponibile il recupero della provenienza del materiale archivistico e. Il riconoscimento della valenza di elementi necessari alle chiavi di accesso e al controllo di autorità per la realizzazione di un sistema di discrezione archivistica sviluppato Lo standard internazionale di descrizione archivistica è stato elaborato tra il 1988 il 1993 dalla Commissione ad hoc per gli standard di descrizione del Consiglio internazionale degli archivi. La prima edizione dello standard è del 1994. L’adozione della seconda edizione, che attualmente è in uso, risale al 2000.
b. Indice generale del volume e indice struttura dei fondi archivistici c. Introduzioni: fornisce informazioni generali e particolari sull’archivio e i soggetti produttori e comprende la storia istituzionale del soggetto produttore e la sua organizzazione, le vicende dell’archivio, sia esterne che interne (in questa sezione occorre indicare con precisione i precedenti interventi di riordino, i criteri e le caratteristiche dei mezzi di corredo), le modalità di intervento sull’archivio adottate dall’archivista con l’indicazione dei criteri che hanno ispirato il riordino e l’inventariazione. d. Criteri redazionali e guida alla consultazione dell’inventario e. Descrizione dei singoli fondi f. Appendici g. Indici analitici Progetto di digitalizzazione Immagine fissa (foto, ecc), immagine in movimento (suono, audiovisivo), e rappresentazione 3d. Esistono diversi percorsi per digitalizzare questi tre oggetti, alcuni più semplici, altri più professionali. Il progetto deve essere fatto secondo regole ben precise, dunque bisogna definirlo secondo una serie di specifiche ed elementi. La fase di realizzazione è molto articolata e può essere suddivisa in tre parti: descrizione (per sapere di cosa si tratta), digitalizzazione (per far vedere il bene culturale), metadatazione (per condividere e riconoscere). La digitalizzazione è anche qualcosa che fa tutela e protegge i materiali. Descrizione: segue una serie di regole e standard, ma con un’idea ampia che guarda al mondo dei beni culturali in modo più libero e fluido. Un mondo non fatto solo di testi scritti, ma l’idea che per rappresentare eventi e situazioni, bisogna integrare fra loro documenti diversi anche di natura differente. Un archivio multi tipologico ha numerosi elementi e documenti di natura diversa, che possono essere analogici, digitali, tridimensionali. Per descriverli bisogna avere delle caratteristiche specifiche. Nell’archivio ibrido coesistono, arricchendosi l’un l’altro documenti di natura archivistica, libraria, ecc. Digitalizzazione: nella fase di preparazione, i progetti devono tener conto dll caratteristiche fisiche degli oggetti da digitalizzare e degli usi cui saranno destinate le risorse digitali. Prima ancora di digitalizzare bisogna valutare diversi elementi:
- Stato di conservazione e fragilità
- Dimensioni
- Supporto
- Legatura
- Ordinamento
- Maneggevolezza
- Presenza di altri elementi notevoli, come sigilli, miniature, annotazioni, timbri, ecc. Sulla base di questi elementi bisogna anche affrontare il problema dell’hardware, ovvero tutte le macchine che ci servono per digitalizzare. I responsabili della digitalizzazione devono garantire che le apparecchiature scelte generino oggetti digitali di qualità adeguata agli usi previsti. Bisogna stare attenti a illuminazione, banchi di ripresa, rete locale e collegamento a internet, caratteristiche dell’ottica, ecc. Importante è anche l’attenzione al software, bisogna garantire che offra le funzionalità necessarie per l’uso. Bisogna anche prestare attenzione alla questione ambientale, alla corretta movimentazione e manipolazione, valutando i rischi cui si va incontro. È necessario prendere provvedimenti in modo che gli oggetti originali non subiscano alcun danno durante il processo di digitalizzazione, soprattutto se si tratta di oggetti unici, preziosi o fragili. Esiste un disciplinare, ovvero insieme di regole, definito dal Ministero per i beni. (fasi descritte bene nelle slide del corso). Nelle modalità di acquisizione bisogna fare la scansione intera di tutte le pagine, comprese le pagine bianche, perché la riproduzione deve essere fedele all’originale. Bisogna anche riprendere immagini e documenti con la scala cromatica e millimetrica di fianco. Senza queste due scale non si ha la sicurezza delle dimensioni e dei colori. La scala cromatica deve essere posizionata in modo da non ostacolare la visualizzazione del documento stesso, mentre quella millimetrica viene posizionata esternamente alla carta e lungo il bordo inferiore, con lo “zero” allineato al bordo verticale della carta. Scelta dell’attrezzatura: è importante sapere quali strumenti specifici vanno usati per determinati materiali, non tutti possono essere scannerizzati con lo stesso strumento. Scanner a tamburo: sono caratterizzati da un alto livello qualitativo e grande produttività, ma aveva costi molto alti di acquisto. Sono consigliati solo per esigenze di grande precisione e di alta risoluzione. Al giorno d’oggi non sono molto comprati. Scanner a letto piano: facilità d’uso e molto accessibili. Hanno migliorato molto le loro prestazioni, sono più versatili e arrivano a risoluzione ottiche molto alte. Scanner per pellicole e diapositive: alta risoluzione ottica, che consente di effettuare un sufficiente ingrandimento di piccoli originali. Possono essere un’ottima alternativa per chi non può permettersi lo scanner a tamburo. Per coprire ogni esigenza, si raggiunge una buona combinazione unendoli a uno scanner a letto piano. La fotografia produce un negativo, la diapositiva produce un positivo, dove i colori sono quelli. Digitalizzare una diapositiva richiede una macchina specifica. Scanner planetari: dedicati alla digitalizzazione di grandi formati. Fanno la foto dall’alto e per le loro caratteristiche sono particolarmente adatti alla scansione di libri e documenti antichi. I motivi che inducono alla scelta di uno scanner di questo tipo sono molteplici: l’alta qualità di scansione, una grossa mole di lavoro, assenza di meccanismi che possono danneggiare le fonti.
La Direzione generali per gli archivi, secondo quanto previsto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio e nell’ambito delle linee di indirizzo indicate dal Ministero, promuove e coordina le attività relative alla conservazione, tutela e valorizzazione dl patrimonio archivistico nazionale. In particolare svolge funzioni di coordinamento e vigilanza, elabora e coordina metodologie archivistiche all’attività di ordinamento e inventariazione, esercita il coordinamento dei sistemi informativi archivistici sul territorio nazionale, studia ed applica sistemi di conservazione permanente degli archivi digitali, promuove l’applicazione di metodologie e parametri anche attraverso iniziative di formazione e aggiornamento, cura la pubblicazione di collane specialistiche, ecc. Gli Archivi di Stato sono presenti in ogni città capoluogo per un totale di 100 sedi. Conservano, in molti casi in edifici di rilevanza storica e architettonica, gli archivi delle amministrazioni centrali e periferiche degli Stati preunitari e gli archivi delle amministrazioni periferiche dello Stato unitario, che vi sono versati una volta passati 30 anni dalla conclusione della pratica. Otto di essi sono uffici di livello dirigenziale non generale, i restanti sono diretti da funzionari. Le selezioni di Archivio di Stato sono presenti in 33 città non capoluoghi di provincia, dove sono conservati rilevanti fondi archivistici relativi alla storia del territorio. Gli Archivi di Stato sono dotati di autonomia tecnico-scientifica e svolgono funzioni di tutela e valorizzazione dei beni archivistici in loro consegna, assicurandone la pubblica fruizione, nonché funzioni di tutela degli archivi, correnti, di deposito e dello stato. Compiti degli archivi di stato: a. Assistenza ai ricercatori in sala di stusio e ricerche per corrispondnza b. Acquisizione della documentazione storica degli uffici statali c. Edizioni in fonti d. Attività promozionale e di didattica e. Iniziative di ricerca scientifica e di valorizzazione dei documenti anche in collaborazione con altri istituti culturali Applicativi per la descrizione degli archivi. Parte del software. Come i modelli descrittivi possono essere applicati e messi in pratica. Alla fine degli anni 80 ci si rende conto che gli strumenti informatici sono molto utili e imprescindibili, ma al tempo stesso si comincia ad usare applicativi prima di carattere generalista e solo successivamente specialistici per il fatto che inizialmente erano ancora grezzi e facevano poche cose. Nella prima fase archivisti, bibliotecari, ecc sono totalmente impreparati ad affrontare l’informatica. In questa prima fase il mondo della cultura è totalmente alla mercè degli informatici. Il percorso di avvicinamento fra mondo della cultura e quello informatico da quegli anni non si è mai interrotto. La prima fase si può dire pioneristica. Vi è stata poi una fase caratterizzata dallo sviluppo di software specifici per gli archivi, fase che inizia ai termini degli anni 90 e termina intorno agli anni 10 del duemila. La terza fase invece è caratterizzata da sistemi informativi di nuova generazione.
I computer della prima fase consentono ad esempio di fare due cose, ovvero usare una videoscrittura tramite la quale si può correggere, stampare, salvare, che in confronto alla macchina da scrivere il cambio è gigantesco. La seconda cosa è il fatto che ci sono le tabelle, che permette di mettere all’interno informazioni che possono essere filtrate, messe in ordine, ecc quindi dava molte più capacità rispetto al mondo analogico. In Italia questo periodo tra anni 80 e 90 ci sono degli attori che incidono pesantemente nel mondo della cultura, ovvero stato e regioni. In quel momento lo stato è ricco e può varare grandi progetti e campagne di catalogazione su territorio, mette in gioco risorse di personale ed economiche che sono presenti in quel momento. Di fianco allo stato ci sono le Regioni che intervenivano sostenendo rilevazioni, attività di salvaguardia, vasti progetti di schedatura e inventariazione. Inoltre, la tecnologia inizia ad essere alla portata di soggetti non esperti. Alcune regioni sviluppano in modo autonomo degli applicativi, che formano tutta una generazione degli operatori. Un elemento derivato da stato e regioni, è che il fatto che ci sono risorse, campagne e lavori determinano che si formi una generazione di professionisti. Sono gli anni del progetto ANAGRAFE, anni in cui si fanno enormi campagne di rilevazione di beni culturali sul territorio. La prima fase è caratterizzata da strumenti semplici, di videoscrittura, che servono per realizzare schede, inventari, guide e testi migliori rispetto a quelli dattiloscritti. Sistemi di produzione e gestione di tabelle che presupponeva diverse fasi. In questa primissima fase si affaccia anche il primo in assoluto applicativo per la gestione degli archivi, sviluppato dall’UNESCO e messo disponibile gratis nel 1985. Questo applicativo si chiamava ISIS. Aveva una serie di facilitazioni specifiche, il problema era che era un applicativo chiuso molto rigido al quale non si potevano fare sviluppi, aggiornamenti e condividere modelli. Ad un certo punto viene usato sempre meno, non viene aggiornato, si affacciano sul mercato altri prodotti e dopo 7/ anni viene abbandonato totalmente. La seconda fase è caratterizzata da applicativi specifici, pensati, costruiti proprio per il mondo degli archivi e si ricompone un po’ un dialogo tra archivisti e informatici. Per la prima volta vi è una possibilità di scelta determinata anche dalle esigenze, dato che ognuno di loro era diverso e faceva cose diverse. I primi erano applicativi come guarini archivi, sesamo archivi, dams. Sesamo viene realizzato dalla Lombardia che funzionava bene. Guarini era un prodotto solido che permetteva di schedare bene e facilmente. Entrambi hanno dei problemi, ad esempio guardini li ha nella fase di confezionamento e stampa del prodotto finale, Sesamo ha delle resistenze su alcune cose. Sono due software di carattere generalista, ovvero venivano usati per archivi di ogni tipo Gea è un prodotto privato che nasce dal pubblico ed è un applicativo pensato esclusivamente per gli archivi del mondo privato nel 900, e per quelli funzionava molto bene. Guarini, sesamo, dams e arianna di fatto vivono ancora pur avendo cambiato nome. Gea ad un certo punto muore. La nascita degli archivi si confronta molto col dibattito sugli standard. Il dibattito sulla standardizzazione ha visto emergere una serie di problematiche per molti versi nuove.
La rete e l’accesso al web in questi anni è diventata una cosa molto presente e necessaria. Si da dunque origine a una nuova fase. Inoltre, è una fase in cui si consolida la disponibilità degli oggetti digitali, cambia la fruizione sul web della cultura, che diviene una cultura che inizialmente era solo raccontata e ora viene richiesto sia mostrata. Si comincia in quegli anni a intravedere quella che sarà la terza generazione degli applicativi, quella in cui siamo ancora oggi immersi, cioè una generazione di applicativi per la descrizione, organizzazione, condivisione degli archivi. Gli archivi trovano nella tradizione le proprie radici, ma allo stesso tempo un’informazione nuova che può intercettare anche pubblici prima non coinvolti e rispondere a domande a cui prima non si riusciva a rispondere. Nascono quindi applicativi identificabili come sistemi di informazione archivistica. Un insieme di risorse informative, di conoscenza archivistica. Questa nuova generazione è del tutto orientata al pubblico rispetto al passato dove si era più orientati a costruire la conoscenza. Il sistema odierno è molto complesso, è fatto da archivi di natura molto differenti, si guarda anche a tipi di produttori prima non considerati. L’obiettivo degli applicativi è quello di organizzare questa molteplicità e dare loro un senso. SIA: sistemi informativi archivistici. Hanno numerose caratteristiche proprie che ne definiscono la natura. Solitamente hanno delle licenze open source; sono orientati al web (applicativi che tendenzialmente risiedono sul web, e che non hanno necessariamente bisogno di installare, vantaggio anche per quanto riguarda gli aggiornamenti, il problema però riguarda la disponibilità o meno di rete); sono allineati ali standard; le informazioni devono essere organizzate; offrono una molteplicità di tracciati descrittivi MAB (i nuovi applicativi hanno fanno propria un’idea di archivio che considera i documenti in un modo molto più ampio, ovvero non solo quello scritto ma anche altri tipi di testimonianza che sia orale, video, altri tipi di rappresentazione. Questi però non si descrivono allo stesso modo. Capacità di offrire dei modi appropriati per descrivere materiali non strettamente archivistici.); consentono la possibilità di creare insieme omogenei o multitipologici; grazie ai loro strumenti si può rappresentare la complessità archivistica anche negli elementi che formano gli archivi; gestiscono in modo avanzato e ampio anche gli oggetti digitali (non solo descrizioni testuali) che sono di quattro tipi (immagini fisse, in movimento, suoni e immagini 3d), propongono diversi percorsi di ricerca e offrono la possibilità di crearne altri autonomamente. Gli applicativi di nuova generazione devono: a. recuperare le basi dati e la conoscenza delle generazioni precedenti b. fare un’attenzione speciale ad aspetti prima non considerati, in particolare ai diritti, ovvero i testi e gli oggetti digitali correlati devono essere valutati in termini dei diritti d’uso, economici, di proprietà intellettuale c. Essere almeno due: uno (continuare pc si è spento) 28.03.2023 (da recuperare) Tema della transizione amministrativa digitale, dunque da documenti cartacei al digitale.
La Pubblica Amministrazione (PA) è una struttura molto articolata e complessa, ha impegni molto forti nei confronti del cittadino. Lo sviluppo della PA comporta l’abbandono degli strumenti analogici per abbracciare quelli digitali, pur rimanendo efficienti ed operativi. Il percorso della PA non è slegato dal contesto sociale. Siamo totalmente immersi nella società della comunicazione, ovvero in tempo reale possiamo metterci in comunicazione con altre persone e possiamo accedere a numerose informazioni. Nel contesto della trasformazione digitale, c’è un particolare percorso: la gestione documentale. È l’elemento più importante, perché funzionale per fare qualunque altra cosa. “Transizione”, non trasformazione: richiama un passaggio da un punto all’altro. CAD: codice dell’amministrazione digitale. Norma che incide fortemente sulla vita delle persone. Il quadro normativo nel corso degli anni si è fatto molto ricco con numerose norme. Figure di responsabilità: definiscono le responsabilità e come viene guidato il percorso. Responsabile della gestione documentale: definisce i criteri per il trattamento e la gestione dei documenti. Il CAD: è un testo che contiene una parte iniziale che riguarda i diritti dei cittadini e imprese. Il CAD introduce anche quali sono gli strumenti per realizzare un’amministrazione digitale e di conseguenza i servizi che vengono garantiti a cittadini ed imprese. Tra questi strumenti troviamo i documenti informatici, i siti internet, identità digitale, la posta elettronica, carta dei servizi, carta di identità elettronica. Al suo interno il CAD dichiara anche i principi e le finalità con cui la PA opera. Il CAD comprende anche tutta una serie di norme per dare efficacia giuridica, ossia valore, ai documenti informatici, oltre ad indicare tutta una serie di obblighi e regole per le pubbliche amministrazione. Vi sono anche le sanzioni. Il CAD è una norma del 14 marzo 2005. In realtà nel corso degli anni è cambiata e aggiornata centinaia di volte e in alcuni momenti il suo intero corpus è stato riorganizzato. Ad esempio tra 2019 e 2021 sono stati modificati 23 articoli e aggiunti 5 nuovi. Il CAD ha avuto grandi fasi di trasformazione, tanto che si parla di lui come una norma che è caratterizzata da generazioni successive. FOIA: principio internazionale che indica che il cittadino ha il diritto di accedere ai documenti della pubblica amministrazione in modo totale e libero. L’accesso agli atti è un diritto sancito fin dal 1990 con la legge 241, la quale definisce che il cittadino ha il diritto ad un accesso documentale. FOIA sta per freedom of information act. Questa norma del 90 è stata rivista nel 2013 con il decreto legislativo 33 che introduce l’accesso civico, ossia una norma che obbliga le pubbliche amministrazioni ad esporre i propri documenti. Nel 2016 si introduce l’accesso generalizzato, ovvero la possibilità del cittadino di accedere comunque a tutta la documentazione della pubblica amministrazione. IDAS (pronunciato eidas): regolamento comunitario che si propone di risolvere il problema della comunicazione transfrontaliera. Riguarda il riconoscimento reciproco tra gli Stati membri dei mezzi di identificazione e autenticazione elettroniche per accedere a un servizio prestato da un organismo
