informatica utilizzo WORD, Slide di Informatica

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STAMPA UNIONESTAMPA UNIONE

5. 1 P R E P A R A Z I O N E

5. 2 S T A M P E

WORD PROCESSING

PANORAMICA BARRE

barra delle applicazioni barra multifunzione barra di stato barra scorrimento verticale barra scorrimento orizzontale - ZOOM barra accesso rapido

5.1 PREPARAZIONE

5.1.1 Aprire, preparare un documento da utilizzare come documento principale (lettera, etichette di indirizzi) per una stampa unione Nella scheda Lettere clicchiamo prima sul pulsante Inizia stampa unione e poi, dal menu a tendina che compare, sull’ultima opzione: Creazione guidata stampa unione. Sulla destra dello schermo comparirà la colonna Stampa unione che ci guiderà a una procedura guidata, formata da sei passaggi: Nel primo passaggio sceglieremo il tipo di documento da preparare:

• Lettere: prepara una lettera o apre un documento esistente.
• Messaggi di posta elettronica: consente d’inviare e-mail.
• Buste: stampa gli indirizzi sulle buste.
• Etichette: stampa gli indirizzi su etichette.
• Elenco: crea una specie di lista degli indirizzi Per avere maggiori informazioni sulle diverse opzioni basta selezionarne una per ricevere, nel riquadro in basso, una breve descrizione.

5.1 PREPARAZIONE

5.1.1 Aprire, preparare un documento da utilizzare come documento principale (lettera, etichette di indirizzi) per una stampa unione Nel nostro caso ipotizziamo di dover preparare una serie di lettere, ognuna delle quali deve contenere nell’intestazione un diverso indirizzo; dovremo quindi prima scegliere Lettere e poi cliccheremo, in fondo, sulla scritta Successivo: Documento di partenza. Nel secondo passaggio sceglieremo il documento da inviare fra:

• Usa il documento corrente: se stiamo usando Word significa che abbiamo un documento al quale stiamo lavorando e potremo usare quel documento (scrivendo in esso la lettera) per la Stampa unione.
• Inizia da un modello: consente di creare un nuovo documento partendo da un modello esistente, che potremo scegliere premendo su Seleziona modello. Dopo aver aperto il modello, potremo modificarlo come desideriamo e salvarlo con un nuovo nome.
• Inizia da un documento esistente: consente di aprire un documento già esistente, selezionandone uno dall’elenco o premendo su (Altri file…) e quindi su Apri. In questo caso dovremo trovare il documento nella memoria del computer, in una penna USB, ecc.

5.1 PREPARAZIONE

5.1.2 Selezionare una lista di distribuzione, un altro tipo di file di dati, da utilizzare per una stampa unione Dovremo scegliere fra:

• Usa elenco esistente: significa utilizzare un elenco già esistente nel computer. Potremo utilizzare file contenenti indirizzi creati precedentemente mediante Word, Excel o Access. Premendo su Sfoglia comparirà la finestra Selezione origine dati, nella quale potremo scegliere – cercando fra le cartelle – un file adatto, che contenga la lista degli indirizzi. Quando la lista degli indirizzi sarà completa, con aggiunte o esclusioni, potremo cliccare su OK e nello specchietto della creazione guidata – nel campo Usa un elenco esistente – apparirà il nome e il percorso del file che sarà utilizzato per preparare la lista di distribuzione.
• Seleziona dai contatti di Outlook: consente di prelevare un elenco di indirizzi dal programma di posta elettronica che fa parte del pacchetto Office.

5.1 PREPARAZIONE

5.1.2 Selezionare una lista di distribuzione, un altro tipo di file di dati, da utilizzare per una stampa unione

• Crea un nuovo elenco: dovremo preparare la lista di distribuzione scrivendo gli indirizzi mediante una Maschera, ed è l’opzione che sceglieremo per continuare nel nostro esempio. Premendo su Crea, presente nel riquadro Crea un nuovo elenco, apparirà la finestra Nuovo elenco indirizzi, che costituisce la Maschera nella quale potremo inserire i nominativi. Nella maschera troveremo, accanto ai campi dove inserire i dati, la descrizione del dato da inserire: Nome, Cognome, Indirizzo, ecc

5.1 PREPARAZIONE

5.1.3 Inserire campi di dati in un documento principale di una stampa unione E’ sempre possibile controllare che stiamo facendo dalla finestra d’anteprima a lato sulla destra

• Formula di apertura: premendo sul comando si aprirà l’omonima finestra, nella quale potremo decidere la formula di apertura della lettera che riteniamo più adatta. Nei vari campi è possibile scegliere fra varie impostazioni come i saluti iniziali, il nome, la punteggiatura; nel riquadro sottostante osserveremo il risultato. Al termine cliccare OK.
• Affrancatura elettronica: consente di usare programmi di affrancatura elettronica (se installati).
• Altro: premendo su questo comando si aprirà la finestra Inserisci campo unione, nella quale potremo inserire altre informazioni presenti nella nostra lista di distribuzione. Per continuare nel nostro esempio agiremo soltanto su Blocco di indirizzi, controllando che tutto sia a posto, vale a dire che ai campi corrispondano le informazioni in Corrispondenza campi. Se qualche campo che abbiamo inserito nella maschera compare con la dicitura “non disponibile”, dovremo aprire il menu a tendina e assegnare il corrispondente campo. Al termine, cliccheremo su Successivo: Anteprima lettere e apparirà il quinto passaggio della Creazione guidata

5.2 STAMPE

5.2.1 Unire una lista di distribuzione o un altro tipo di file di dati a una lettera o a un documento di etichette per produrre un nuovo file Nel quinto passaggio potremo vedere i risultati delle nostre scelte comparire nella lettera che abbiamo scritto. Nella lettera compariranno le intestazioni e, premendo nel Riquadro attività sulle due doppie frecce in alto, potremo far scorrere i vari destinatari nell’intestazione della lettera

5.2 STAMPE

5.2.2 Stampare i risultati di una stampa unione, quali: lettere, etichette Per stampare automaticamente gli indirizzi sulle buste basterà tornare al primo passaggio della Creazione guidata e, invece di Lettere, scegliere Buste. Il processo che segue è pressoché identico a quello di creazione delle lettere: occorrerà selezionare solo il formato delle buste e il tipo d’intestazione, perché i destinatari saranno gli stessi del precedente processo di creazione delle Lettere. Prima di attivare la procedura per le Buste, dovremo avere l’accortezza di salvare il documento contenente le Lettere giacché, per visualizzare le buste dove inserire gli indirizzi, il programma dovrà chiudere il documento delle Lettere, e invierà una finestra d’avvertimento alla quale potremo rispondere affermativamente (sempre se abbiamo salvato tutte le modifiche nel documento Lettere

ESERCITAZIONE STAMPA UNIONE

• CREARE una stampa Unione di una lettera che va spedita a una comunità di persone che si occupano di Cucina
• Trovare testo su internet di una ricetta
• Aprire stampa unione dalla scheda lettere  Selezionare il documento lettere
• Utilizzare il modello corrente della ricetta scaricata da internet
• Creare un nuovo elenco di indirizzi ( caricare almeno 6 nominativi con informazioni correlate di fantasia)
• Inserire blocco indirizzi in alto a destra della ricetta (colore blu)
• Cliccare su altro ed aggiungere indirizzo posta elettronica
• Stampare solo i primi 3 nominativi della lista in formato pdf
• Tornare indietro e stampare tre buste in cui inserire le lettere inserendo l’indirizzo e la posta elettronica