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Microsoft Word XP
Introduzione I word processor, o programmi per l'elaborazione dei testi, sono le applicazioni per PC più diffuse. La maggior parte dei documenti, infatti, oggi sono prodotti mediante programmi computerizzati. Nel corso degli anni i word processor si sono arricchiti di funzioni e strumenti che permettono di realizzare in modo sempre più agevole documenti articolati nei contenuti e sofisticati nell'impaginazione. Uno dei word processor più diffusi è Microsoft Word XP. Microsoft Word fa parte della suite Microsoft Office, la quale contiene le applicazioni usate in ufficio e che saranno oggetto del corso ECDL, quali EXCEL, ACCESS, POWERPOINT.
Per aprire il programma Microsoft Word XP si può procedere in diversi modi:
- da StartÆProgrammiÆMicrosoft Word
- facendo doppio click su un documento di Word In quest' ultimo modo si apre il documento entro l'applicazione, pronto per essere modificato. Un documento di Word può essere aperto in diversi modi. La via più semplice è quella di fare doppio click sulla sua icona se essa è visibile sul desktop o nella finestra che la contiene. Se non si sa dove si trova il documento da aprire si può cercare con l'utilità TROVA e quindi farci doppio click sopra. Poiché è presumibile che i documenti vengano conservati nella cartella Documenti o in una cartella personale, la via più naturale è quella di aprire il documento attraverso il menu
File Æ Apri dell'applicazione. Nella finestra di dialogo che appare occorre cercare il documento
e farci doppio click sopra oppure cliccando sul pulsante Apri.
Per facilitare la ricerca del documento da aprire, Word XP offre una finestra di dialogo ricca di possibilità:
il pulsante Cronologia presenta un elenco di documenti creati o modificati in ordine di data. Questo elenco, sotto forma di collegamenti ai file, è contenuto nella cartella File Recenti , il cui indirizzo si può vedere aprendo la casella di testo a discesa Cerca in.... il pulsante Documenti , che è quello selezionato di default, presenta l'elenco dei file contenuti nella cartella Documenti il pulsante Desktop presenta l'elenco dei file contenuti nel Desktop il pulsante Preferiti presenta un elenco di collegamenti ai file contenuti nella cartella Preferiti, il cui indirizzo può essere visto aprendo la casella a discesa Cerca in... il pulsante Cartelle Web presenta l'elenco di file e cartelle presenti nella cartella Cartelle Web presente in Risorse del computer Aprendo il menu File appare in fondo un elenco degli ultimi file aperti, fra cui si può scegliere il file desiderato. Il pulsante Apri è costituito, in realtà, di due pulsanti: cliccando sulla freccetta a destra si apre un menu che permette di scegliere di aprire il documento per modificarlo, oppure in sola lettura, come copia per non modificare l'originale, oppure nel browser se si tratta di documento HTML. Microsoft Word possiede diversi filtri che permettono di aprire e modificare anche documenti scritti con altre applicazioni o con formato diverso da quello di default, che è .doc. Nella casella di testo a discesa Tipo File si può scegliere fra una serie di formati; all'apertura della finestra di dialogo, comunque, viene selezionato il formato proprio di Word XP.
In Word XP si possono aprire più documenti contemporaneamente. Ciascun documento viene aperto in una finestra diversa di Word. Ciascuna finestra è indipendente e può essere configurata con le barre e i pulsanti che si desidera. Le finestre dei diversi documenti sono gestibili dalla barra delle applicazioni o dal menu Finestre. Ciò significa che per passare da un documento aperto ad un altro è sufficiente ciccare sul menù Finestre e scegliere il nome del documento.
Mentre sono aperti documenti per la modifica o in sola lettura per la consultazione,
possono essere creati nuovi documenti semplicemente scegliendo File Æ Nuovo , oppure
premendo i tasti CTRL+N, oppure cliccando sul pulsante nuovo della barra degli strumenti. Un documento viene aperto senza specifiche di tipo o altro. Tutte le indicazioni si potranno impostare al momento del primo salvataggio nella finestra di dialogo che si apre.
Fatte le operazioni di lettura o di modifica del documento, esso può essere chiuso. Per far ciò scegliere Chiudi dal menu File. Per chiudere tutti i documenti aperti senza uscire dal programma, tenere premuto MAIUSC, quindi scegliere Chiudi tutto dal menu File.
Le potenzialità di Word XP sono tante. Talvolta, pur essendo il programma molto intuitivo, non si riesce a risolvere un problema o non si capisce come arrivare ad una certa soluzione. In questo caso indispensabile risulta l'Help in linea. Ad esso si accede mediante il pulsante sulla barra dei menu, oppure premendo il tasto funzione F
Word XP dispone dell'assistente, che guida e suggerisce soluzioni nel contesto in cui si sta operando. Cliccando sull'assistente se è visibile, oppure cliccando su Guida in linea Microsoft Word compare l'assistente, che propone una casella di testo in cui si possono digitare parole chiave per la ricerca dell'argomento. La voce di menu Nascondi Assistente di Office permette di nascondere l'assistente se si ritiene sia ingombrante, ma esso è pronto a ricomparire non appena si clicca sulla guida. Il pulsante permette di attivare la guida rapida cliccando col cursore col punto interrogativo su una parola o un oggetto. Se è disponibile un argomento collegato all'oggetto o alla parola, esso viene mostrato. Se il pulsante non è visibile sulla barra degli strumenti, è possibile inserirlo mediante Visualizza Æ Barre degli strumenti e poi Personalizza. Trovato il pulsante nell'elenco, è sufficiente trascinarlo su una barra degli strumenti visibile.
Modificare le impostazioni di base Quando si esegue il programma, Word visualizza immediatamente un nuovo documento vuoto sul quale è possibile iniziare il proprio lavoro. Il foglio di carta è rappresentato da un'ampia area bianca all'interno della finestra di lavoro. I righelli posti sui lati sinistro e superiore della finestra di lavoro indicano in centimetri le dimensioni del foglio elettronico e permettono di metterlo in relazione con le dimensioni del foglio di stampa. Sul lato inferiore e su quello destro della finestra sono posizionate le barre di scorrimento, che consentono di "scorrere" il foglio o la sequenza di fogli in direzione verticale o orizzontale: le pagine di un documento elettronico non si possono "sfogliare", infatti, ma soltanto visualizzare nello spazio bidimensionale dello schermo. Per visionare le pagine in successione bisogna utilizzare la barra di scorrimento verticale.
Per spostarsi si può anche trascinare con il mouse la casella di scorrimento: apparirà una piccola finestra che mostra il numero e l'eventuale titolo della pagina che si sta sfogliando. Nella barra di scorrimento si trova anche un altro strumento che può risultare utile per sfogliare
documenti che hanno una struttura complessa: si tratta del pulsante Seleziona oggetto da sfogliare, rappresentato sulla barra da un pallino.
Word permette di vedere la pagina in modi diversi, che risultano più o meno utili a seconda delle operazioni che si stanno compiendo, attraverso le opzioni presenti nel menu Visualizza. La visualizzazione Normale, in cui appare soltanto il righello orizzontale, è quella predefinita per la maggior parte delle operazioni di elaborazione del testo. Per vedere il file suddiviso in pagine secondo le impostazioni che avrà una volta stampato si deve utilizzare la modalità di visualizzazione Layout di stampa. Un'altra opzione del menu Visualizza è Layout Web, introdotta con Office 2000. Questa modalità di visualizzazione permette di vedere il documento come se fosse visualizzato da un browser Web, ovvero dal programma per la navigazione in Internet: è l'opzione da utilizzare quando si vuole trasferire un documento scritto con Word in una pagina Web, perché mostra come apparirà il testo "tradotto" nel linguaggio HTML, il formato tipico dei documenti del Web. La modalità di visualizzazione Struttura , infine, offre una mappa del documento che mostra l'organizzazione del testo in titoli di diverso livello e in paragrafi. È un'opzione utile per esaminare e modificare la struttura del file e può essere d'aiuto per meglio organizzare il contenuto del documento. È possibile cambiare modalità di visualizzazione non solo dal menu Visualizza ma anche utilizzando i pulsanti posti sul lato sinistro della barra di scorrimento orizzontale
: quando si sceglie una modalità di visualizzazione del documento, il pulsante relativo viene attivato e appare "evidenziato" rispetto agli altri.
creando barre personali. Per visualizzare una barra degli strumenti basta aprire la voce di menu Visualizza Æ Barre degli strumenti e scegliere se aprire o chiudere una barra spuntando o togliendo il segno di spunta dall'elenco. Per modificare una barra degli strumenti, personalizzarle e crearne di nuove selezionare Visualizza Æ Barre degli strumenti Æ Personalizza. Si apre la finestra di dialogo seguente.
Nella scheda Barre degli strumenti si possono attivare, nascondere, creare o eliminare barre. Attraverso il pulsante "Tastiera" si possono collegare tasti di scelta rapida alle voci di menu. Nella scheda Comandi compaiono accanto alle voci di menu i pulsanti relativi ai vari comandi contenuti nella voce di menu. Per inserire un pulsante in una barra visibile nella finestra di Word, è sufficiente selezionarlo dall'elenco e trascinarlo sulla barra nel punto in cui si vuole inserire. Allo stesso modo si può eliminare un pulsante da una barra trascinando fuori dalla barra in un punto qualunque.
Finita la personalizzazione, i cambiamenti si possono salvare scegliendo nella casella di riepilogo Salva in… Normal oppure Documento1. Nel primo caso i cambiamenti si riferiscono a tutte le finestre di Word, nel secondo solo alla finestra del documento attivo. Nella scheda Opzioni si possono impostare alcune preferenze, come attivare icone grandi, animare i menu e altro.
Salvare documenti per il WEB Da quando Internet è diventato WWW (World Wide Web) è nato un nuovo formato, il quale può essere letto e interpretato dai browser internet, come Explorer o Netscape: il formato HTML (Hyper Text Markup Language). HTML è un vero e proprio linguaggio di programmazione col quale può essere impostata una pagina così come la vediamo quando navighiamo in rete. Scrivere una pagina Web in Html non è facile, poiché bisogna conoscere il linguaggio; per questo motivo Microsoft Word e gli altri Wordprocessor hanno dato la possibilità di salvare una pagina, scritta e formattata normalmente, in formato HTML. Per farlo è sufficiente scegliere il comando File Æ Salva come pagina Web …
Inserire caratteri speciali o simboli Un carattere speciale o un simbolo può essere inserito dal menu Inserisci Æ Simbolo. In questo modo appare l'elenco dei simboli disponibili: La finestra di dialogo è formata da due schede. Nella scheda Simboli si può scegliere il font nella casella Tipo di carattere e poi il carattere cliccando su di esso. Selezionato il carattere o il simbolo, se esso viene utilizzato spesso, si può assegnate un tasto di scelta rapida mediante il relativo pulsante. Se al simbolo è già associato un tasto di scelta rapida, esso appare scritto in basso. Col tasto Inserisci viene inserito il simbolo e se ne può scegliere un altro.
Nella scheda Caratteri speciali si trova un elenco dei caratteri adoperati da Word nella formattazione con i relativi tasti di scelta rapida:
Inserire un'interruzione di pagina Word impagina automaticamente il testo in funzione della grandezza dei caratteri e delle altre formattazioni di cui parleremo. Talvolta si rende necessario cambiare pagina volutamente.
In questo caso è sufficiente inserire una interruzione di pagina da Inserisci Æ Interruzione..>di pagina dal menu Inserisci.
Selezionare i dati In Word,come in tutti i programmi che girano sotto windows, tutte le operazioni vengono eseguite sull'oggetto o sul testo selezionato. La selezione appare in negativo rispetto al resto del testo. Vi sono molti modi per selezionare una parte di testo. Per selezionare il testo e la grafica è possibile utilizzare il mouse o la tastiera. Sono inoltre disponibili metodi per la selezione di elementi di una tabella, disegni o testo nella visualizzazione Struttura.
Selezione di testo e grafica con il mouse
Per selezionare Procedura
Una quantità qualsiasi di testo Trascinare il puntatore del mouse sul testo che si desidera selezionare.
Una parola Fare doppio clic sulla parola.
Un elemento grafico Fare clic sull'elemento grafico.
Una riga di testo
Spostare il puntatore del mouse a sinistra della riga finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare clic.
Più righe di testo
Spostare il puntatore del mouse a sinistra delle righe finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso.
Una frase Tenere premuto CTRL, quindi fare clic in un punto qualsiasi della frase.
Un paragrafo
Spostare il puntatore del mouse a sinistra del paragrafo finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare doppio clic. In alternativa, fare triplo clic in un punto qualsiasi del paragrafo.
Più paragrafi
Spostare il puntatore del mouse a sinistra dei paragrafi finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, fare doppio clic, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso.
Un blocco di testo
Fare clic all'inizio della selezione, scorrere fino alla fine della selezione, quindi tenendo premuto MAIUSC fare clic.
Un intero documento Spostare il puntatore del mouse a sinistra del testo del documento in un punto qualsiasi
Intestazioni e piè di pagina
In visualizzazione Normale scegliere Intestazione e Piè di pagina dal menu Visualizza. In visualizzazione Layout di pagina, fare doppio clic sul testo inattivo dell'intestazione o del piè di pagina, quindi spostare il puntatore del mouse a sinistra dell'intestazione o del piè di pagina finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra e fare triplo clic.
Commenti, note a piè di pagina e note di chiusura
Fare clic nel riquadro, spostare il puntatore del mouse a sinistra del testo finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare triplo clic.
Un blocco verticale di testo, a eccezione del testo contenuto nella cella di una tabella
Tenendo premuto ALT, trascinare il puntatore del mouse sul testo.
Selezionare testo ed elementi grafici Selezionare il testo tenendo premuto MAIUSC e premendo i tasti di DIREZIONE.
Premere Per estendere la selezione
MAIUSC+Freccia DESTRA Di un carattere verso destra
MAIUSC+Freccia SINISTRA Di un carattere verso sinistra
CTRL+MAIUSC+Freccia DESTRA Alla fine di una parola
CTRL+MAIUSC+Freccia SINISTRA All'inizio di una parola
MAIUSC+FINE Alla fine di una riga
MAIUSC+HOME All'inizio di una riga
MAIUSC+Freccia GIÙ Alla riga successiva
MAIUSC+Freccia SU Alla riga precedente
CTRL+MAIUSC+Freccia GIÙ Alla fine di un paragrafo
CTRL+MAIUSC+Freccia SU All'inizio di un paragrafo
MAIUSC+PGGIÙ Alla schermata successiva
MAIUSC+PGSU Alla schermata precedente
CTRL+MAIUSC+HOME All'inizio di un documento
CTRL+MAIUSC+FINE Alla fine di un documento
ALT+CTRL+MAIUSC+PGGIÙ Alla fine di una finestra
CTRL+5 (Tn) All'intero documento
CTRL+MAIUSC+F8, quindi utilizzare i tasti di direzione. Premere ESC per annullare la modalità di selezione
A un blocco verticale di testo
F8+tasti di direzione. Premere un tasto di direzione per annullare la modalità di selezione
A un punto specifico del documento
Le funzioni Taglia e Incolla permettono di manipolare con estrema facilità le parti del testo, in modo del tutto simile agli altri applicativi di Windows. Per spostare o copiare un testo, selezionatelo e scegliete l'azione appropriata dal menu Modifica: Taglia o Copia. Poi fate clic nel punto in cui volete inserire il testo e scegliete Incolla. In alternativa, dopo aver selezionato il testo, potete seguire altre procedure:
- Usate il pulsante destro del mouse per svolgere le operazioni che preferite sul testo, senza passare dal menu Modifica.
- Utilizzate la tecnica di drag and drop: per spostare il testo in questo modo posizionate il puntatore del mouse in un punto qualsiasi del testo selezionato, trascinate il testo nella nuova posizione e rilasciate il pulsante del mouse. Durante il trascinamento apparirà un quadratino tratteggiato che indica lo spostamento del testo.
- Per spostare il testo fate la stessa cosa ma tenendo premuto il tasto CTRL (il pulsante del mouse deve essere rilasciato prima del tasto CTRL). Durante il trascinamento il puntatore visualizza insieme al quadratino un segno +, per indicare che si sta facendo una copia del testo selezionato.
- Per rendere più veloci queste operazioni usate le combinazioni di tasti corrispondenti: CTRL+C per copiare qualcosa, CTRL+V per incollare, CTRL+X per tagliare i testi da spostare in qualche altra parte.
Copiare e spostare testi fra documenti Le funzioni Taglia Copia e Incolla di Word possono essere usate, naturalmente, anche fra documenti diversi aperti. E' evidente che per usare le tecniche di drag & drop occorre avere sott'occhio contemporaneamente le finestre su cui si deve operare; usando invece le voci di menu o la tastiera le finestre d'origine e d'arrivo possono essere attivate una alla volta dalla barra delle applicazioni. In ogni modo le tecniche per copiare o spostare testo sono identiche, sia che ci si trovi nello stesso documento, sia che si stia operando con più documenti.
Usare i comandi Trova e Sostituisci Word predispone una serie di strumenti avanzati per compiere ricerche all'interno del testo e sostituire in modo automatico gli elementi trovati con altri giudicati più appropriati. La funzione di ricerca e sostituzione permette di compiere in modo automatico le revisioni sul testo, senza che sia necessario leggere tutto il documento. Per attivare la funzione di ricerca selezionate il menu Modifica e scegliete la voce Trova. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono presenti tre schede: Trova, Sostituisci e Vai a.
La scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci offre molte possibilità di ricerca personalizzata. Se si seleziona il pulsante Altro la finestra si allarga ed evidenzia le opzioni di ricerca disponibili. I pulsanti di selezione esclusiva posti sul lato sinistro della finestra, per esempio, permettono di restringere o allargare il campo della ricerca secondo parametri predefiniti. Il pulsante Maiuscole/minuscole consente di cercare le parole soltanto nell’esatta sequenza di maiuscole e minuscole con cui sono state digitate nel campo Trova. Quando si attiva questa opzione il programma cerca una parola trascurandone tutte le occorrenze in contesti inutili. Se si sta cercando la parola alba, per esempio, il programma ignorerà il termine ogni volta che compare con la A maiuscola come nome proprio di persona. Il pulsante Solo parole intere elimina dalla ricerca parole che sono contenute all’interno di altre parole. Per fare un esempio, mentre la ricerca semplice individua la sequenza di caratteri "mente" anche all’interno della parola "generalmente", questa opzione permette di evidenziare solo le occorrenze in cui questa parola compare da sola e non come parte di altre parole. L’opzione Cerca caratteri jolly permette di cercare caratteri speciali ed effettuare ricerche specifiche attraverso l’introduzione di una serie di simboli chiamati caratteri jolly. Word fornisce un elenco di tutti i caratteri jolly che è possibile inserire per rendere specifica la ricerca. Selezionando il pulsante Speciale , infatti, è possibile visualizzare una lista di tutti i caratteri disponibili associati alla loro funzione di ricerca.
Infine, è possibile cercare parole in base al loro formato o a determinate caratteristiche grafiche. Attraverso il pulsante Formato si possono cercare soltanto le parole evidenziate o scritte con un determinato carattere, le tabelle o gli elementi grafici di un certo tipo. Per questa opzione non è necessario specificare nessun elemento testuale nella casella Trova , in quanto la ricerca procede non sulle parole ma sugli attributi di formattazione che le caratterizzano.
Formattazione L'aspetto del testo è determinato dal formato del carattere. È possibile scegliere il tipo di carattere (font), rendere più grandi o più piccole le lettere, trasformarle in grassetto, corsivo o sottolineato. Font è l'insieme di lettere, numeri e simboli che formano un particolare carattere tipografico.
I termini font e carattere tipografico sono utilizzati con lo stesso significato. Di solito il font predefinito in Word è il Times New Roman. Per modificarlo si possono scegliere due strade. La prima consiste nel selezionare il menu Formato dalla barra dei menu e fare clic sulla voce Carattere: Word apre una finestra per la modifica approfondita, completa di tutte le opzioni per personalizzare i caratteri. Se si apre la finestra Formato Carattere si può lavorare con tre schede: Tipo, Spaziatura e posizione ed Effetti di testo.
L'altro metodo, più veloce ma meno ricco di opzioni, consiste nel lavorare direttamente sulla barra degli strumenti Formattazione, modificando il tipo di carattere nella casella Tipo di carattere e scegliendo la sua dimensione nella casella Dimensione carattere. In questo caso è sufficiente selezionare il pulsante freccia posto a lato del menu a discesa a fare clic: compare la lista di tutti i tipi di caratteri, e ciascuna voce è visualizzata secondo l'impostazione grafica del carattere corrispondente, in modo da dare un'idea dell'effetto grafico prodotto dal carattere.
A (l'ultimo colore utilizzato); per selezionare un carattere diverso fate clic sulla piccola freccia nera a lato del pulsante e scegliere il colore preferito dalla finestra di opzioni. È anche possibile mettere in evidenza frasi e parole con un evidenziatore colorato, proprio come si fa quando si scrive o si legge un documento su carta. Per evidenziare il testo
fate clic sul pulsante Evidenzia e poi selezionate con il mouse (il cui puntatore nel frattempo si è trasformato in un pennarello) la parte di testo interessata. Per disattivare l'evidenziazione è sufficiente selezionare il testo e fare clic sulla casella Non presente che si trova tra le opzioni di colori. Per modificare il colore dell'evidenziazione fate clic sulla freccia accanto al pulsante Evidenzia e selezionare il colore preferito.
Allineamento del testo Buona parte della formattazione, cioè dell'aspetto attribuito al testo, avviene a livello di paragrafo: rientro del paragrafo, spaziatura tra le righe, tabulazioni, allineamento dei testi e così via. Per impostare questi elementi fate clic sulla voce Paragrafo del menu Formato: Word apre una finestra di dialogo nella quale sono visualizzate due schede, Rientri e spaziatura e Distribuzione testo.
La scheda Rientri e Spaziatura permette di definire lo spazio tra le lettere e tra le righe del paragrafo, il rientro di paragrafo e l'allineamento del testo. La casella Allineamento contiene un menu a discesa dal quale è possibile scegliere l'allineamento a sinistra, a destra, centrato o giustificato. Di solito l'opzione più utilizzata è la
giustificazione del testo, che permette di ordinare il testo in modo che sia perfettamente allineato con i margini sinistro e destro del foglio. Quando si seleziona questa funzione Word calcola per ogni riga lo spazio tra i caratteri presenti e li dispone in modo che le righe siano tutte della stessa larghezza. Dopo aver selezionato il testo è possibile scegliere l'allineamento preferito semplicemente facendo clic su uno dei pulsanti che si trovano nella barra degli strumenti
Formattazione. La casella Livello struttura, invece, permette di scegliere, da un menu a discesa, i livelli di testo da assegnare ai paragrafi del documento. I livelli non hanno rilievo grafico: si tratta dì strumenti che permettono di ordinare e gestire in modo gerarchico i contenuti del testo. I diversi livelli dì struttura assegnati ai paragrafi potranno essere visualizzati con l'opzione Struttura del menu Visualizza.
Rientri dei paragrafi Nella scheda Rientri e spaziatura si trovano anche i comandi che permettono di dare rilievo grafico ai diversi paragrafi in cui è diviso il documento. E' ormai convenzione, infatti, evidenziare con accorgimenti grafici i diversi paragrafi di un documento: per farlo è possibile dividere i paragrafi lasciando una riga di spazio, oppure introdurre per la prima riga di ciascun paragrafo un rientro di riga che aumenti la distanza dal margine. La prima area della finestra, chiamata Rientri, contiene diverse caselle per stabilire un margine di rientro, per la prima riga di ciascun paragrafo. Per introdurre il rientro basta fare clic sui pulsanti di incremento e decremento di ciascuna casella e continuare fino a quando si raggiunge il livello di rientro desiderato: di solito si usa non superare il mezzo centimetro. Il rientro più utilizzato è quello del margine sinistro, ma è possibile anche applicare dei rientri a destra, o dei rientri sporgenti, utili quando si creano elenchi o bibliografie.
Cambiare l'interlinea testo La seconda area della finestra è chiamata Spaziatura e permette di introdurre degli spazi tra i diversi paragrafi e tra le righe all'interno di ciascun paragrafo. Infatti, se nelle relazioni e nei documenti lunghi è maggiormente utilizzato il rientro di paragrafo per evidenziare i paragrafi, nelle lettere formali e nei documenti brevi si usa spaziare con una riga vuota i diversi paragrafi del testo. È possibile impostare questa opzione per l'intero documento modificando i valori delle caselle Prima e Dopo all'interno dell'area spaziatura: la casella Prima indica lo spazio da lasciare sopra ciascun paragrafo selezionato, mentre la casella Dopo imposta lo spazio tra un paragrafo e quello successivo. La casella Interlinea, invece, non modifica solo la distanza tra i diversi paragrafi, ma si applica a tutte le righe del documento. Diversi tipi di documento richiedono impostazioni di interlinea differenti: se si vuole dare maggiore leggerezza al testo per facilitare la lettura di documenti lunghi, per esempio di relazioni, è utile aumentare il valore della spaziatura da quello di interlinea singola, che è il valore predefinito, a un valore superiore, per esempio interlinea 1,5 righe o addirittura interlinea doppia, cioè uno spazio di due righe vuote tra ciascuna riga di scrittura. È possibile modificare i rientri di paragrafo in modo rapido utilizzando gli indicatori
posti sul righello orizzontale di Word. AI confine tra l'area bianca del foglio, che indica la parte in cui è possibile scrivere, e quella grigia, che rappresenta i margini, si trovano gli indicatori, che permettono di modificare le impostazioni della larghezza di rientri, margini e colonne. Puntando il mouse sul punto di incontro dei due indicatori, in modo che il puntatore si trasformi in una freccia orizzontale a due punte, e trascinandolo, si può spostare il margine del foglio.
