MODULO EXCEL ECDL, Sintesi del corso di Elementi di Informatica

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INDICE DEGLI ARGOMENTI

• FOGLIO EXCEL ‘
• INIZIARE A LAVORARE IN EXCEL___________________________________________
• PER SPOSTARSI CON LA TASTIERA_________________________________________
• SELEZIONE DELLE CELLE__________________________________________________
• INTRODURRE SEMPLICI FORMULE_________________________________________
• COPIARE E SPOSTARE I DATI______________________________________________
• UTILIZZARE ANNULLA E RIPRISTINA_______________________________________
• STAMPARE FOGLI DI LAVORO______________________________________________
• IMPOSTARE LA PAGINA DI STAMPA_________________________________________
• FORMATTARE NUMERI___________________________________________________
• FORMATTARE IL TESTO__________________________________________________
• LAVORARE CON RIGHE E COLONNE______________________________________
• FORMATTARE LE CELLE__________________________________________________
• LAVORARE CON FOGLI MULTIPLI_________________________________________
• LA FUNZIONALITÀ INCOLLA SPECIALE____________________________________
• ORDINARE I DATI________________________________________________________
• IL FILTRO AUTOMATICO__________________________________________________
• CREARE UN GRAFICO____________________________________________________
• DISEGNARE IN EXCEL____________________________________________________
• CHIEDERE AIUTO IN EXCEL_______________________________________________

contenuto del foglio di lavoro. Trascinando la casella di scorrimento nella barra di scorrimento la/e lettera/e della colonna o il numero della riga compaiono in un rettangolo vicino alla barra di scorrimento. Introdurre del testo nelle celle di un foglio di lavoro dell’ Excel è semplicissimo, basta posizionarsi in una cella e cominciare a scrivere. Se il testo è troppo lungo e non può essere contenuto in una cella deborderà nella cella accanto. Se in questa cella scriveremo dei dati, questi si sovrapporranno al testo precedente “cancellandolo” solo ai fini della visualizzazione.  Se il foglio di lavoro è nuovo, comparirà la finestra “ Salva con Nome ” dove si dovrà dare un nome al foglio.  Se il foglio è già stato aperto, premendo il tasto, si salverà il contenuto ma non verrà visualizzata nessuna finestra. Una volta che il file è stato salvato sul disco, Excel aggiorna il file esistente con le modifiche che si apportano in tempi successivi e di conseguenza con salvataggi sequenziali della cartella di lavoro. A volte potrebbe essere necessario salvare la cartella corrente di lavoro con un nome diverso o in una locazione diversa. Questa possibilità consente di salvare gli aggiornamenti di una cartella di lavoro e di conservare lo stato precedente intatto. È possibile salvare la cartella di lavoro esistente con un nome diverso e/o in una locazione diversa mediante la finestra di dialogo del comando “ Salva con Nome ”… SELEZIONE DELLE CELLE Molti comandi di Excel sono eseguiti dopo aver selezionato un insieme di celle. I comandi avranno effetto sulle caselle selezionate. L’insieme delle celle è identificato dagli indirizzi delle celle stesse considerando come inizio l’indirizzo della cella situata nell’angolo alto di sinistra e concludendo con l’indirizzo della cella situata nell’angolo in basso a destra del blocco selezionato. I due indirizzi sono separati da due punti. È possibile selezionare celle con: La visualizzazione decala in direzione della freccia Barre di scorrimento Per salvare un foglio di lavoro fare click su Per aprire un foglio fare click su Per chiudere un foglio fare click su

 Mouse : basta far click sulla cella dell’angolo alto di sinistra, tenere tenuto il tasto Maiusc e fare click nella cella finale dell’insieme, situata nell’angolo basso di destra. Tutte le celle selezionate tra i due angoli sono selezionate.  Tastiera : basta premere la combinazione di tasti Maiusc + Pag , Maiusc + Pag o i tasti direzionali. La cella attiva, in un insieme di celle selezionate, non sarà annerita e sarà quindi possibile vedere l’introduzione dei dati in questa cella. INTRODURRE SEMPLICI FORMULE Le formule sono necessarie per eseguire calcoli utilizzando i valori presenti nelle celle di un foglio di lavoro. Le formule si basano sugli indirizzi delle celle che contengono i valori e dell’appropriato operatore matematico. Una formula inizia con il segno uguale (=) in quanto contiene gli indirizzi delle celle. La formula deve essere scritta nella cella che deve contenere il risultato. Quando una cella contiene una formula, la formula stessa compare nella barra delle formule. Excel possiede delle funzionalità implicite che consentono di velocizzare la stesura delle formule. Una di queste è la Somma la quale calcola il totale dei valori contenuti in un insieme di celle. Usando questa funzione è facile digitare in una formula gli indirizzi individuali delle singole celle. Oltre alla funzionalità somma sono disponibili altre funzionalità quali Media, Max, Min e Conta.valori o Conta.numeri. Tutte queste funzioni sono introdotte con la stessa sintassi ovvero iniziando col segno uguale (=), digitando il nome Celle selezionat e Cella attiva Formula Celle utilizzate nella formula Per eseguire la funzione di somma automatica premere

colore nero. In questa condizione tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinare la selezione fino all’intervallo desiderato. È possibile utilizzare il mouse per spostare o copiare i dati nel foglio di lavoro, con la sola differenza che non sono salvati negli Appunti rispetto a utilizzare i relativi comandi. Le celle che possono essere spostate o copiate con il mouse devono essere contigue. Quando le celle sono spostate col mouse Excel non aggiorna i riferimenti nelle formule: questo avviene solo in caso di copia. UTILIZZARE ANNULLA E RIPRISTINA Lo strumento Annulla consente di annullare l’effetto di un comando o di un’azione e ritornare allo stato precedente di quel comando o di quell’azione. All’utilizzo dello strumento Annulla, lo strumento Ripristina diventa disponibile. Lo strumento Ripristina consente di ritornare allo stato precedente prima dell’utilizzo dello strumento Annulla, per annullare l’effetto del comando o dell’azione precedente. STAMPARE FOGLI DI LAVORO Excel offre, a chiunque voglia stampare, degli strumenti per migliorare il formato del foglio di lavoro. Lo strumento Anteprima di Stampa visualizza il foglio di lavoro nella finestra dell’Anteprima di Stampa. Questa finestra consente di vedere la veste grafica che il foglio di lavoro assumerà quando sarà stampato, impaginazione inclusa. È quindi raccomandato di utilizzare questa funzionalità prima di eseguire la stampa fisica del foglio di lavoro. Questa finestra consente inoltre di apportare se necessario qualsiasi modifica di impaginazione, al foglio di lavoro, prima della stampa. Celle selezionate tramite il quadratino di riempimento Tasto annulla Tasto Ripristina Per vedere l’Anteprima di Stampa fare click su Finestra Anteprima di Stampa

La visualizzazione implicita della finestra dell’Anteprima di Stampa è la pagina intera e ciò potrebbe causare qualche difficoltà nella lettura. Pertanto esiste la possibilità di facilitare la lettura ingrandendo la visualizzazione, del foglio di lavoro, mediante la funzionalità di zoom della finestra dell’Anteprima di Stampa. Quando il cursore del mouse è all’interno del foglio di lavoro assume la forma di una lente di ingrandimento. In questa condizione, facendo click sull’area interessata otterremo l’ingrandimento di quest’ultima, in modo da poter prendere visione delle informazioni in essa contenute. Facendo nuovamente click all’interno del foglio di lavoro si annullerà l’effetto ingrandimento e la visualizzazione ritornerà in modalità foglio intero. È possibile stampare un foglio di lavoro utilizzando lo strumento Stampa sulla barra degli strumenti. Azionando lo strumento, il corrente foglio di lavoro è inviato direttamente alla stampante. Qualora si volesse apportare delle modifiche al foglio da stampare è possibile aprire la finestra “Stampa” tramite i tasti Ctrl + Maiusc + F12. Aperta la finestra è possibile scegliere di stampare una parte del foglio di lavoro fornendo questa indicazione nella sezione “Intervallo”. Se invece si vuole stampare una pagina un certo numero di volte, basta indicare il numero nella sezione “Copie”. IMPOSTARE LA PAGINA DI STAMPA I margini delimitano l’area di stampa della pagina. Dimensionano lo spazio bianco esistente tra il bordo fisico del foglio e i dati stampati sulla pagina. Esistono quattro margini : Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro. Implicitamente, l’unità di misura dei margini è il centimetro. È possibile centrare il foglio di lavoro, tra il margine orizzontale e verticale, sulla pagina. Questa funzionalità è utilizzata quando si stampa un foglio di lavoro di piccole dimensioni rispetto all’area della pagina. Per stampare fare click Finestra “Stampa” Stampare copie multiple Stampare copie specifiche Imposta pagina

barra Formattazione consente di cambiare rapidamente il tipo di carattere nel testo selezionato.)  Dimensionare il tipo di carattere determinando l’altezza e la larghezza dei caratteri che influisce su come appariranno nel foglio di lavoro. (L’elenco Dimensione carattere della barra Formattazione consente di cambiare la dimensione del carattere).  Formattare velocemente le celle in Grassetto, in Corsivo o Sottolineato utilizzando gli strumenti correlati. ( Grassetto evidenzia i caratteri nelle celle in quanto aumenta i contorni del carattere e le tonalità del colore. Corsivo evidenzia il contenuto delle celle coricando leggermente il carattere verso destra., Sottolineato aggiunge una linea sotto i caratteri di una cella  Evidenziare in modo inequivocabile parole e numeri nelle celle utilizzando lo strumento Colore carattere. È possibile utilizzare la tavolozza dei colori per scegliere il colore desiderato. Il colore selezionato in un dato momento è visibile nella parte bassa dello strumento. Per applicare il colore selezionato è sufficiente fare click sullo strumento e il contenuto delle celle selezionate apparirà di quel colore). È disponibile l’opzione Formattazione Automatica per assegnare un formato predefinito a un intervallo di celle. La formattazione automatica consente di applicare a un foglio di lavoro un formato tabellare, scelto tra 16 formati disponibili, a seconda delle necessità e delle esigenze dalla più semplice alla più ricercata. La formattazione automatica include lo stile dei bordi, la categoria dei numeri, l’ombreggiatura o sfondo… LAVORARE CON RIGHE E COLONNE Potrebbe essere necessario dover intervenire sulla dimensione delle colonne, incrementandone o decrementandone la dimensione. Cambiando il tipo di carattere o la categoria di rappresentazione numerica, il testo o il numero potrebbe diventare troppo lungo per essere contenuto in una colonna. Il testo deborderà nella cella immediatamente a destra, se vuota. Il segno pound (#) apparirà in una cella se il contenuto numerico è troppo lungo per poter essere contenuto nella larghezza della colonna. In altre parole i valori numerici contenuti nelle celle non deborderanno. Se nella cella adiacente, a una cella con testo debordante, c’è un testo la visualizzazione del testo debordante sarà troncata. 10 Tipo di carattere Sottolineato Dimensione carattere Grassetto Incorsivo Finestra Formattazione Automatica Nella cella B2 la parola Microsoft è stata in parte nascosta dalla parola Excel in quanto debordava. La cella B4 è debordata Nella cella B6 sono presenti segni pound (#) in quanto il contenuto numerico è troppo lungo.

L’altezza delle righe, in un foglio di lavoro, si uniforma automaticamente alla più grande dimensione di carattere presente nelle celle che la costituiscono. L’altezza standard di una riga è di 12,75 punti. In ogni caso è possibile manualmente incrementare o decrementare l’altezza di una riga seconda necessità. È possibile visualizzare l’altezza di una riga, nel suggeritore di schermo, facendo click sulla linea inferiore dell’intestazione di riga. La larghezza standard di una colonna è di 8,43 punti. Come con le righe è possibile incrementare o decrementare la larghezza facendo click sulla linea destra dell’intestazione della colonna. È possibile nascondere righe e colonne. Le righe o le colonne nascoste non saranno visualizzate sul foglio di lavoro e conseguentemente non saranno stampate. Per selezionare le colonne o le righe da nascondere il cursore del mouse deve avere la forma di una croce bianca. Per nascondere bisogna aprire il menù Formato, scegliere Riga o Colonna a seconda di ciò che si vuole nascondere e scegliere successivamente Nascondi. Per scoprire righe e colonne nascoste rieseguire la stessa procedura e premere Scopri. La riga 4 è stata modificata premendo sulla linea inferiore dell’intestazione e trascinandola verso il basso. È stata visualizzata poi l’altezza La colonna B è stata modificata e ne è stata visualizzata l’ampiezza Per nascondere o scoprire una riga o colonna

LAVORARE CON FOGLI MULTIPLI

I file delle cartelle di lavoro possono contenere diversi fogli di lavoro. L’utilizzo dei fogli di lavoro multipli può essere un modo conveniente per gestire le informazioni correlate nella stessa cartella di lavoro. È inoltre possibile creare fogli di lavoro di riepilogo che attingono le informazioni necessarie dai diversi fogli di lavoro costituenti la cartella di lavoro. Implicitamente una cartella di lavoro contiene tre fogli di lavoro. Il nome di ogni foglio compare sopra la barra di stato. Il nome implicito è Foglio seguito da un numero. È possibile cambiare questo nome. Se la cartella di lavoro è costituita da molti fogli di lavoro, non sarà comunque possibile vedere contemporaneamente tutte le linguette dei fogli di lavoro. È possibile sostituire il nome di un foglio basta fare doppio click sul nome implicito e scrivere il nome che si desidera. È possibile inserire nuovi fogli di lavoro in una cartella di lavoro. I nuovi fogli di lavoro saranno inseriti alla sinistra del foglio di lavoro corrente. Excel dà, il nome implicito, ai nuovi fogli di lavoro i quali, se necessario, possono essere rinominati. Selezionando fogli multipli adiacenti (tenendo premuto il tasto Ctrl e cliccando sul nome dei fogli) si potranno inserire fogli multipli. Per contro, non è possibile inserire fogli di lavoro non adiacenti. Per inserirli basta aprire il menù Inserisci e fare click su Foglio di lavoro. Spostandosi verso destra visualizza la linguetta del successivo foglio di lavoro Numero dei fogli contenuti in una nuova cartella Visualizza la linguetta del primo foglio di lavoro della cartella di lavoro Spostandosi verso sinistra visualizza la linguetta del precedente foglio di lavoro Visualizza la linguetta dell’ultimo foglio di lavoro della cartella di lavoro Facendo doppio click si può cambiare il nome del foglio

È possibile stampare alcuni o tutti i fogli di lavoro di una cartella di lavoro, per far ciò è necessario selezionare i fogli di lavoro che si desiderano stampare prima di aprire la finestra Stampa e, nella sezione “Stampa” selezionare l’opzione Fogli attivi. Tra fogli di lavoro è possibile copiare informazioni con lo stesso meccanismo utilizzato per copiare e spostare i dati all’interno di un foglio di lavoro. È possibile creare formule su un foglio di lavoro che referenziano numeri da altri fogli di lavoro appartenenti alla stessa cartella di lavoro o a cartelle di lavoro diverse. Allo scopo si possono utilizzare, nelle formule, i riferimenti 3D per identificare i dati di tutti i fogli di lavoro nella cartella di lavoro. Come avviene in tutte le formule, anche nelle formule con riferimenti 3D, il risultato della formula sarà aggiornato al variare dei dati indipendentemente dalla loro locazione. Nelle formule con riferimenti 3D, il nome del foglio di lavoro è separato dall’indirizzo di cella da un punto esclamativo (!). Risulta un formula del genere : LA FUNZIONALITÀ INCOLLA SPECIALE Copiando il contenuto di una cella o di un intervallo selezionato negli Appunti di Windows (Copia) oltre ai dati sarà copiata anche la formattazione associata al contenuto. Pertanto avverrà la stessa cosa anche nel procedimento inverso (Incolla), ovvero copiando il contenuto dagli Appunti nella nuova locazione troveremo oltre al contenuto originale anche la formattazione associata. A volte può essere necessario incollare solo alcuni aspetti delle celle copiate (come le formule, i valori o la formattazione). Il comando Incolla speciale consente di specificare cosa si desidera incollare nella nuova locazione. È possibile incollare tutti gli attributi della cella o solo quello selezionato. Inoltre è possibile combinare i valori provenienti dalle celle copiate con i valori esistenti nelle celle di destinazione dell’operazione incolla. Sono stai aggiunti due fogli accanto al foglio che si stava utilizzando (Foglio1) Opzioni dell’ Incolla Speciale Operazioni dell’ Incolla Speciale

Anche se il senso implicito di ordinamento è dall’alto verso il basso è possibile eseguire anche un ordinamento da sinistra verso destra. Per far ciò basta aprire la finestra Ordina , fare click su Opzioni e infine scegliere l’opzione desiderata. IL FILTRO AUTOMATICO Filtro automatico consente di creare e cambiare facilmente i filtri di una lista. Quando Filtro automatico è abilitato, vengono visualizzate le frecce di Filtro automatico nelle celle contenenti le etichette di colonna. A questo punto è facile selezionare i criteri di uno o più campi. Le etichette di colonna sono indispensabili per la funzionalità di Filtro automatico, in quanto i criteri di filtro si ancorano su queste etichette mediante una finestra a cascata. Dopo essere stato abilitato è possibile fare click su una freccia nell’etichetta di una colonna per visualizzare i valori contenuti in quel campo. È possibile selezionare un valore da quella lista per creare un filtro. Il risultato di questa selezione sarà la visualizzazione, su quel foglio, dei soli record che rispondono a quel criterio di filtro. I record che non incontrano i criteri di filtro saranno Opzione di ordinamento Elenco personalizzato Filtro Automatico

nascosti, ma non cancellati. Dopo aver applicato il filtro a un campo, le frecce di Filtro automatico diventano azzurre e il numero di record trovati viene visualizzato nella barra di stato. È possibile visualizzare :

 Tutte le righe della lista (posizionarsi su (Tutto)).

 Solo la parte iniziale o la parte finale della lista (posizionarsi su (Primi 10…)).

 Una parte di una lista (posizionarsi su (Personalizza…))

Per definire i criteri possono essere utilizzati anche i caratteri jolly quali punto di domanda (?) e asterisco (). Il punto di domanda (?) rappresenta un singolo carattere qualsiasi, mentre l’asterisco () rappresenta un insieme non specificato di caratteri. Per esempio, la condizione S* visualizzerà tutti gli elementi che iniziano con la lettera S. È possibile anteporre il carattere tilde (~) [Alt+126] per indicare che anche il punto di domanda o l’asterisco non è un carattere jolly ma è un carattere vero e proprio. È possibile utilizzare Filtro automatico per filtrare una lista mediante due criteri AND o OR. Il primo serve per far si che il record soddisfi la prima e la seconda condizione; il secondo serve perché soddisfi o la prima o la seconda condizione. CREARE UN GRAFICO Un grafico utilizza i valori di un foglio di lavoro per creare una rappresentazione grafica delle relazioni esistenti tra loro. Durante la creazione di un grafico ogni riga e ogni colonna di dati di quel foglio di lavoro diventa una serie di dati. Il grafico di un insieme può includere l’intestazione di riga e di Finestra Personalizza Filtro automatico Indicazioni per i caratteri jolly Operatori condizionali usati nel Filtro Automatico

Quando un grafico o un oggetto del grafico è selezionato viene visualizzata la barra degli strumenti Grafico. La barra degli strumenti Grafico offre le stesse funzionalità di modifica sia per i grafici nel foglio di lavoro sia per i grafici su un foglio dedicato. Per esempio, se si vuole cambiare il tipo di grafico si può utilizzare lo strumento Tipo di grafico sulla barra degli strumenti Grafico. È possibile utilizzare gli strumenti Per riga e Per colonna per cambiare la direzione della scelta dei dati che genereranno il tracciato. Lo strumento Per riga rigenera il grafico derivando i valori delle serie dei dati dalle righe, mentre lo strumento Per colonna rigenera il grafico derivando i valori delle serie dei dati dalle colonne. È possibile cambiare il tipo di grafico e passare a un altro tipo quale : barre, istogramma, linee, torta, dispersione XY, area, radar, superficie, bolle, anello, cilindro, cono e piramide. Cambiare il tipo di grafico vuol dire cambiare il modo in cui vengono rappresentati i dati. I grafici inclusi in un foglio di lavoro sono stampati automaticamente quando viene stampato il foglio di lavoro. Se si desidera stampare solo il grafico è necessario selezionare il grafico prima della stampa, che posiziona l’opzione stampa nella finistra si dialogo si Stampa su Grafico selezionato. Per cancellare un grafico è necessario selezionare il grafico e premere il tasto Canc nella tastiera. DISEGNARE IN EXCEL Gli oggetti disegnabili sul foglio di lavoro sono i rettangoli, gli ovali, le linee, le frecce o i poligoni. Questi oggetti sono sovente usati per enfatizzare parti di un foglio di lavoro o di un grafico. Gli oggetti disegnati sopra le celle sono indipendenti rispetto alle celle stesse e possono essere spostati o copiati in 19 Per attivare l’Autocomposizione Grafico fare click su 1-Oggetto Grafico 2-Formato area grafico 3-Tipo di grafico 4-Legenda 8-Inclina tasto in alto 7-Inclina testo i basso 6-Per riga o Per colonna 5-Tabella dati Per colonna Per riga Per visualizzare la barra degli strumenti Disegno fare click su verrà visualizzato :

altre posizioni del foglio di lavoro. Una volta disegnati gli oggetti possono essere modificati nei loro attributi quali lo sfondo, la dimensione, il colore, il colore di riempimento, il motivo e numerosi altri. Lo strumento usato per disegnare gli oggetti si trova nella barra degli strumenti Disegno. Diversamente dai bordi delle celle i rettangoli possono essere disegnati al centro delle celle e successivamente ridimensionati e spostati secondo necessità. Gli oggetti perimetralmente chiusi come ad esempio i rettangoli sono implicitamente pieni. Quando si disegna un rettangolo il cursore del mouse diventa una croce sottile. Il centro della croce è il punto dal quale inizia il disegno della figura geometrica. Dopo aver creato un oggetto potrebbe essere necessario posizionarlo in un’area diversa sul foglio di lavoro. Per far ciò basta selezionare l’oggetto e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, spostarlo. È possibile aggiungere del testo in un oggetto disegnato, per originare un logo o una migliore intestazione. Il testo e l’oggetto che lo contiene formano un unico elemento. Per far ciò basta inserire un elemento perimetricamente chiuso e cominciare a scrivere. Gli oggetti disegnati possono essere facilmenti ridimensionati utilizzando i quadratini di selezione. Dopo essersi posizionati su un quadratino di selezione, tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e ridimensionare l’oggetto. Se il quadratino di selezione si trova :

 Al centro di un lato, allora si può ridimensionare l’oggetto solo in una

direzione. Per disegnare un rettangolo fare click su Sagoma dell’oggetto che sta per essere spostato Oggetto selezionato