Système d'Information et Traitement de Données dans une Organisation, Lecture notes of Management Theory

Download Système d'Information et Traitement de Données dans une Organisation and more Lecture notes Management Theory in PDF only on Docsity! 1 L3 Management, année 2020-2021 Biblio – Université de Bejaia Nadia Halfoune Systèmes d’Information & Informatique 2 Introduction aux Systèmes d’information I.1 Notion d’organisation : Définition : Une organisation est un ensemble de personnes, de techniques, de procédés, de méthodes, de matériels,etc. mis en œuvre de façon coordonnée dans un but économique, social, administratif,…etc. - Organisation économique : entreprise - Organisation Sociale : caisse d’assurance - Organisation pédagogique : Université, école..etc. - Organisation Administrative : APC, rectorat, Daïra,..etc. I.2 Notion de système Définition 1 : Un système est un ensemble d’éléments accomplissant un certain nombre d’actions coordonnées dans l’atteinte d’un but. Définition 2 (E. Schwartz 1927): Un système est un tout organisé de composants en interaction, nous avons : - Le monde des objets (composants) - Le monde des relations (les interactions) - Le monde de la totalité Fig I.1 . Représentation schématique d’un système Exemple : Un véhicule, un moteur, un ordinateur, etc. Remarque : 1. Les ressources humaines d’un système lorsqu’elles existent sont dites les acteurs de ce système 2. Les moyens mis en œuvre pour un système sont dites ressources de ce système. Conséquence : - Toute organisation est système - Un système n’est pas forcement une organisation. II.3 Notion d’information : L’information est tout élément de connaissance qui peut être perçu par l’un des cinq sens humains. Exemple : Totalité Objet Relation 5 En particulier un système d’information automatisé (SIA) est un système d’information qui fait intervenir des moyens automatiques de traitement notamment des ordinateurs. Les ordinateurs n’étant pas capable de traiter les informations dans sa forme naturelle, il est nécessaire de faire subir à cela un processus de structuration pour en extraire les données assimilable par l’ordinateur. I.5 Définition d’un Système d’information [Reix 1995, Morley 2000] : C’est un ensemble organisé de ressources : matériels, logiciels, personnel, données, procédures, permettant  D’acquérir  De traiter  De communiquer  De coopérer Des informations (sous diverses formes) dans les organisations. Ressources du SI : Deux composantes s’imposent : Composante Informatique  Matériels  Logiciels,  Réseaux, Composante humaine  Personnel informatique  Utilisateurs (vision global du SI)  Et managers impliqués dans les projets Usage des SI :  Collecter les données o Des sources internes ou externes  Les traiter o Dans des applications de gestion (comptabilité, production, achats, …) o Dans des applications d’aide à la décision  Les stocker o Dans des bases de données, o dans des bases de connaissances Qu’attend-on d’un SI ? Ce qui est attendu su système d’information est un vari changement et une bonne concrétisation des objectifs de l’organisation sous différents angles : - Economie (Diminution des coûts) - Maitrise des délais - Meilleurs sécurité du système o Fiabilité o Confidentialité o Disponibilité - Meilleure organisation du travail Le Système d’information peut ainsi être perçu selon 04 visions : - Vision Systémique - Processus cognitif humains 6 - Théorie des organisations - Technologie de traitement de l’information Différentes visions du SI I.6 Notion de donnée : Une donnée est une information structurée généralement extraite de l’information qui lui a donné un sens. On peut par exemple s’entendre sur les écritures suivantes : Il pleut  pluie= vrai L’individu X est brun  teint(X) = brun Y est âgé de plus de 60 ans  age(Y)>60 On peut par exemple rencontrer le programme suivant : Les individus de plus 60ans seront mis à la retraite De façon général, l’information a pour but d’associer une description a un individu, un objet, ou bien un concept ou un événement du monde réel. Cette description consiste en un certain nombre de caractéristiques appelé attribut, prenant un ensemble de valeur respective, l’objet décrit est appelé entité. Exemple : On souhaite décrire un individu X et l’on dispose de son nom, prénom, date de naissance, adresse. 1- Nom(X) = N1 Prénom(X) = P1 Date de naissance(X) = DatN1 Adresse (X) = Ad1 2- On peut écrire : X = individu (nom :N1, prénom :p1, date de naissance : DatN1, adresse :Ad1) On suppose que l’individu X est un employé d’une entreprise et que cette même entreprise a également besoin de conserver les informations de ses employés donc on a : X = employé (nom :N1, prénom :p1, date de naissance : DatN1, adresse :Ad1) Y = employé (nom :N2, prénom :p2, date de naissance : DatN2, adresse :Ad2) Z = employé (nom :N3, prénom :p3, date de naissance : DatN3, adresse :Ad3) 1er avantage : si l’on compare ces deux écritures, on se rend compte que la 2éme écriture présente l’avantage de ne pas répéter à chaque fois l’individu(X). on associe directement a l’individu(X) ses attributs au lieu que chaque attribut lui soit associé de façon indépendante comme dans la 1ére écriture. Si age (Y)>60 Alors Afficher (‘’ Y sera mis à la retraite ‘’) Vision Systémique Théorie des organisations Technologie de traitement de l’information Processus cognitif humains S.I 7 2éme avantage : le 2éme avantage de cette écriture est liée au fête u’on général, il s’agit de décrire plusieurs entités de même type, par ex : l’ensemble des employés de l’entreprise peut être décrit par un tableau du faite que tout ces employés ont les même attributs, seul les valeurs de ces attributs changent. Pour caractériser chaque entité (ex : l’individu), on peut écrire par exemple No nom prénom Date de naissance Marque voiture Wilaya 1 2 Benali Benai Ahmed Ali 18-06-60 12-02-75 Peugeot 307 Renault Megane Alger Bejaia On voit bien qu’il n’est pas nécessaire de répéter à chaque fois le nom de l’attribut puisqu’il est défini par la colonne du tableau à laquelle il appartient: On remarque que chaque ligne du tableau précédent contient la description d’un individu et d’un seul. On appellera une ligne d’un tableau d’information de ce type : Article (Record) I.7 Notion du fichier : Un fichier est un ensemble d’article ayant la même structure pouvant se trouver sur un support manuel (papier ou magnétique) Exemple : les habitants d’un immeuble No nom prénom No étage No appart 1 2 3 x y 1 1 Conséquence: un article est un élément d’un fichier regroupant les informations d’un même individu . Définition d’un enregistrement : Un enregistrement est la représentation physique d’un article sur le support d’un fichier (généralement magnétique) Définition d’une rubrique : Chaque colonne d’un fichier représenté sous forme d’un tableau est appelé : champ(Field). Le champ correspond a la description d’une rubrique Exemple : le fichier des habitants précédent est composé par 5 champs (rubrique No, rubrique nom, rubrique prénom, rubrique No étage, rubrique No appart) Conséquence: une rubrique est l’unité d’information la plus élémentaire (appelé aussi donnée) Définition d’une clé : la clé d’un fichier est une rubrique (ou unité d’information UI) permettant d’identifier d’une manière unique chaque article de ce fichier. Exemple : Dans le fichier des appartements d’un immeuble, le numéro est une clé car un appartement ne peut pas avoir deux numéro et deux appartement ne peuvent pas avoir le même numéro. 10 - Le domaine d’activité de l’entreprise précédemment identifié (la gestion des personnels, la comptabilité…). Remarque : on distingue deux types d’acteurs :  Acteur interne  Acteur externe a- Les acteurs internes Traduisent une répartition en suite de domaine, selon les choix de l’organisation. Les acteurs internes ont une existence éphémère (temporaire) et limitée à l’analyse des flux. Un acteur interne est au niveau le plus détaillé un poste de travail (ex. : une secrétaire, un responsable des ventes, un magasinier..). Il peut revêtir à un niveau plus général différentes formes d’abstractions (ex. : un bureau, un office, un service, un département, un secteur, une division, un ministère…). Ils sont représentés lors de la modélisation des traitements sous la forme d’un poste de travail. Formalisme : b- Les acteurs externes Sont d’une importance capitale dans l’étude et la modélisation d’un SI. Les flux entre les acteurs externes et le domaine sont des éléments stables. Formalisme : II.2 Les flux Le flux représente un échange d’information entre deux acteurs. Le flux d’information  Se caractérise par son support (ex. : papier, grille d’écran, appel téléphonique, fichier magnétique), sa syntaxe (ex. : formulaire 21 x 29,7 à marge de 3 cm avec police en taille de 10, ou fichier avec 2 types d’enregistrement) et sa sémantique (ex. : facture, décret, courrier)  Est émis à une période donnée (ex. : émission mensuelle des relevés d’opérations bancaires) par un acteur de départ (ex. : la banque) et diffusée à un ou plusieurs acteurs d’arrivée (ex. : les clients)  Il transporte une certaine quantité d’informations (ex. : lettre de 25000 caractères) à un débit donné (ex. : 100 bons de commande reçus par jour). On distingue 2 types de flux:  Les flux d’opérations courantes (ex. : règlement de facture, bulletin de salaire, réservation d’hôtels)  Les flux de fonctionnement (ex. : marche à suivre, plan de travail , règles à appliquer, ordre de mission). Formalisme : Exemple : Les élèves se présentent auprès de l’administration de l’établissement d’enseignement munis d’un dossier d’inscription et d’un règlement des frais de scolarité pour la 1ere période d’étude. La liste des élèves est envoyée au secrétariat pour procéder à l’élaboration des certificats de scolarités. Ces dernières sont envoyées au directeur pour signature. Les élèves récupèrent leurs certificats de scolarité au secrétariat ainsi que l’emploi du temps préalablement établis. - Etablir le graphe des flux. A. Délimitation du SI : Nom de l’acteur interne Nom de l’acteur externe Nom du flux Acteur A Acteur B 11 L’objectif visé est la délivrance des certificats de scolarité ainsi que des emplois du temps, dont la responsabilité relève de l’établissement d’enseignement. Le système d’information à étudier est l’établissement d’enseignement et en particulier le sous système correspondant au service de scolarité. B. Identification des acteurs et des fonctionnements : Acteurs internes : Administration, directeur, et secrétaire. Acteurs externes : Elèves Les fonctionnements : 1. L’administration reçoit le dossier. 2. L’administration établit la liste des élèves et les emplois du temps. 3. La secrétaire établi les certificats de scolarité et les transmet au directeur. 4. Le directeur signe les certificats de scolarité. 5. La secrétaire transmet les certificats de scolarités et les emplois du temps aux élèves. C. Graphe de flux III. Circulation de l’information dans l’organisation Le graphe de flux met en évidence les flux échangé entre les différents acteurs mais cela est insuffisant pour comprendre comment circule les informations entre les acteurs. Il est nécessaire d’analysé les chemins suivis par l’information afin de connaître : a) Quelles sont les informations formelles (qui circules sur des documents) et les informations informelles (qui transitent de douche en oriel). b) Quels sont les acteurs par lesquelles l’information transite entre les différents acteurs. c) Quelles sont les informations qui ne par à leur destination (information perdues). d) Que deviennent les informations après avoir été utilisées. III.1 Formalisme graphique Pour représenter la circulation de l’information, on utilise un diagramme sous forme de tableau ayant la structure suivante : Délai Acteur 1 Acteur 2 … Acteur externe  La 1ére colonne permet de représenter les délais réels de transfert d’information.  Les colonnes Acteur 1, Acteur 2,…, Acteur n sont associés aux différents acteurs internes.  La dernière colonne concernera l’ensemble des acteurs. III.2 Formalisme symbolique C S non signés C S signé Emploi du temps Liste des élèves Certificat de scolarité Dossier Emploi du temps Elève Administration Secrétaire Directeur 12 Transmission directe La tache Mise à jour Le document Classement d’un document Duplication d’un document Bonde magnétique Transmission par téléphone Disque Dur De bouche à l’oriel Exemple : Etablir le diagramme de circulation de l’information (DSI) pour l’exemple précédent. Le diagramme DCI correspondant : Exercice : Considérant le système de gestion et de suivie de malades d’un hôpital, le bureau d’admission se charge de l’enregistrement de entrées et sortie des malade et les déclarations de décès. Quand un malade se présente à la réception muni d’une lettre d’orientation, le réceptionniste enregistre immédiatement les informations concernant l’identité du malade et son hospitalisation sur le journal de des entrées sorties. Après l’enregistrement du malade, le réceptionniste établie un biller de salle en deux exemplaire, un exemplaire est soumis au patient et un autre est transmis à l’attaché des statistiques pour mettre à jour le fichier répertoire qui permet de suivre l’effectif des entrées et sorties des malades de l’hôpital. En outre, le réceptionniste établie une fiche navette qui accompagne le malade dans le service médical pour inscrire les actes médicaux. Nom de la tache Numéro de la tache Nom du document Référence