Système d'Information et Traitement de Données dans une Organisation, Lecture notes of Management Theory

Download Système d'Information et Traitement de Données dans une Organisation and more Lecture notes Management Theory in PDF only on Docsity!

L3 Management, année 2020- 2021

Biblio – Université de Bejaia

Nadia Halfoune

Systèmes d’Information

& Informatique

Introduction aux Systèmes d’information

I.1 Notion d’organisation :

Définition :

Une organisation est un ensemble de personnes, de techniques, de procédés, de méthodes, de matériels,etc. mis en œuvre de façon coordonnée dans un but économique, social, administratif,…etc.

• Organisation économique : entreprise
• Organisation Sociale : caisse d’assurance
• Organisation pédagogique : Université, école..etc.
• Organisation Administrative : APC, rectorat, Daïra,..etc.

I.2 Notion de système

Définition 1 :

Un système est un ensemble d’éléments accomplissant un certain nombre d’actions coordonnées dans l’atteinte d’un but.

Définition 2 (E. Schwartz 1927):

Un système est un tout organisé de composants en interaction, nous avons :

• Le monde des objets (composants)
• Le monde des relations (les interactions)
• Le monde de la totalité

Fig I.1. Représentation schématique d’un système

Exemple : Un véhicule, un moteur, un ordinateur, etc.

Remarque :

1. Les ressources humaines d’un système lorsqu’elles existent sont dites les acteurs de ce système
2. Les moyens mis en œuvre pour un système sont dites ressources de ce système.

Conséquence :

• Toute organisation est système
• Un système n’est pas forcement une organisation.

II.3 Notion d’information :

L’information est tout élément de connaissance qui peut être perçu par l’un des cinq sens humains.

Exemple :

Totalité

Objet

Relation

1- Un sous-système qui se préoccupe de transformer les entrées proprement dites système en sortie : le système opérant (SO) 2- Un sous-système qui se préoccupe d’orienter le fonctionnement du système par des informations et des décision : le système de pilotage (SP) 3- Un sous-système qui se préoccupe de recevoir des informations de l’intérieur ou de l’extérieur de l’organisation de les traiter puis de les retransmettre vers l’intérieur ou l’extérieur : le système d’information (SI)

Schéma :

Organisation

Le Décisionnel : celui qui a le pouvoir, l’informationnel : celui qui sait, L’opérationnel : celui qui exécute

Exemple : Département des sciences de gestion

SO : Les enseignants et tout ce qu’ils utilisent SP : Le Chef de département SI : Le personnel qui ne sont pas enseignant, et qui sont chargé de recevoir des infos et les traiter (courriers, appels téléphonique…)

Ce schéma permet de rappeler le rôle du SI dans une organisation : 1- Permettre aux acteurs du système opérant d’obtenir les informations nécessaires à l’accomplissement de leurs taches. 2- Fournir au système de pilotage des informations sur l’état de l’organisation pour permettre aux décideurs d’orienter ce fonctionnement vers une meilleure concrétisation des objets. 3- Assurer la transmission des informations et des décisions aux différents acteurs concernés.

Objectifs Rapports

Informations Flux Financiers

Matières Produit Première

SP

SI

SO

Environnement

En particulier un système d’information automatisé (SIA) est un système d’information qui fait intervenir des moyens automatiques de traitement notamment des ordinateurs. Les ordinateurs n’étant pas capable de traiter les informations dans sa forme naturelle, il est nécessaire de faire subir à cela un processus de structuration pour en extraire les données assimilable par l’ordinateur.

I.5 Définition d’un Système d’information [Reix 1995, Morley 2000] : C’est un ensemble organisé de ressources : matériels, logiciels, personnel, données, procédures, permettant  D’acquérir  De traiter  De communiquer  De coopérer Des informations (sous diverses formes) dans les organisations. Ressources du SI : Deux composantes s’imposent : Composante Informatique  Matériels  Logiciels,  Réseaux, Composante humaine  Personnel informatique  Utilisateurs (vision global du SI)  Et managers impliqués dans les projets

Usage des SI :  Collecter les données o Des sources internes ou externes  Les traiter o Dans des applications de gestion (comptabilité, production, achats, …) o Dans des applications d’aide à la décision  Les stocker o Dans des bases de données, o dans des bases de connaissances

Qu’attend-on d’un SI? Ce qui est attendu su système d’information est un vari changement et une bonne concrétisation des objectifs de l’organisation sous différents angles :

• Economie (Diminution des coûts)
• Maitrise des délais
• Meilleurs sécurité du système o Fiabilité o Confidentialité o Disponibilité
• Meilleure organisation du travail Le Système d’information peut ainsi être perçu selon 04 visions :
• Vision Systémique
• Processus cognitif humains

2 éme^ avantage : le 2 éme^ avantage de cette écriture est liée au fête u’on général, il s’agit de décrire plusieurs entités de même type, par ex : l’ensemble des employés de l’entreprise peut être décrit par un tableau du faite que tout ces employés ont les même attributs, seul les valeurs de ces attributs changent.

Pour caractériser chaque entité (ex : l’individu), on peut écrire par exemple No^ nom prénom Date de naissance Marque voiture Wilaya 1 2

Benali Benai

Ahmed Ali

Peugeot 307 Renault Megane

Alger Bejaia

On voit bien qu’il n’est pas nécessaire de répéter à chaque fois le nom de l’attribut puisqu’il est défini par la colonne du tableau à laquelle il appartient: On remarque que chaque ligne du tableau précédent contient la description d’un individu et d’un seul. On appellera une ligne d’un tableau d’information de ce type : Article (Record)

I.7 Notion du fichier :

Un fichier est un ensemble d’article ayant la même structure pouvant se trouver sur un support manuel (papier ou magnétique)

Exemple : les habitants d’un immeuble

No^ nom prénom No^ étage No^ appart 1 2 3

x y 1 1

Conséquence:

un article est un élément d’un fichier regroupant les informations d’un même individu.

Définition d’un enregistrement :

Un enregistrement est la représentation physique d’un article sur le support d’un fichier (généralement magnétique)

Définition d’une rubrique :

Chaque colonne d’un fichier représenté sous forme d’un tableau est appelé : champ(Field). Le champ correspond a la description d’une rubrique

Exemple : le fichier des habitants précédent est composé par 5 champs (rubrique No,

rubrique nom, rubrique prénom, rubrique No^ étage, rubrique No^ appart)

Conséquence: une rubrique est l’unité d’information la plus élémentaire (appelé aussi

donnée)

Définition d’une clé : la clé d’un fichier est une rubrique (ou unité d’information UI)

permettant d’identifier d’une manière unique chaque article de ce fichier.

Exemple :

Dans le fichier des appartements d’un immeuble, le numéro est une clé car un appartement ne peut pas avoir deux numéro et deux appartement ne peuvent pas avoir le même numéro.

Opération sur les fichiers :

1-Création, 2- Suppression, 3-Tri, 4-Réunion, 5-Eclatement

Opération sur les articles d’un fichier :

1-Saisie, 2- Suppression, 3-Modification, 4-Consultation

Remarque : le terme mise à jour (MAJ) désigne généralement toute modification du

contenu d’un fichier.

Exemple : Ecrire un pseudo algorithme calculant la moyenne de l’étudiant X

Définition types de fichier :

En fonction de leur utilisation on distingue généralement trois types de fichiers : 1- Fichier permanents 2- Fichier de mouvement 3- Fichier travail

Organisation et accès

Organisation d’un fichier :

Mode d’implantation physique d’un fichier sur un support magnétique.

Accès :

Façon de procéder pour rechercher les enregistrements.

Remarque : le mode d’accès à un fichier dépend de son organisation

• Organisation séquentielle : accès séquentiel
• Organisation indexé : accès indexé
• Organisation directe : accès directe

Début Ouvrir le fichier Tant que fichier étudiant non terminé Lire (article i) moy ← note1+note2+note3/

Afficher : nom = +nom# , prénom, +prénom#, moy,+moy# passer à l’article suivant fin tant que fin

• Le domaine d’activité de l’entreprise précédemment identifié (la gestion des personnels, la comptabilité…). Remarque : on distingue deux types d’acteurs :  Acteur interne  Acteur externe a- Les acteurs internes Traduisent une répartition en suite de domaine, selon les choix de l’organisation. Les acteurs internes ont une existence éphémère (temporaire) et limitée à l’analyse des flux. Un acteur interne est au niveau le plus détaillé un poste de travail (ex. : une secrétaire, un responsable des ventes, un magasinier..). Il peut revêtir à un niveau plus général différentes formes d’abstractions (ex. : un bureau, un office, un service, un département, un secteur, une division, un ministère…). Ils sont représentés lors de la modélisation des traitements sous la forme d’un poste de travail. Formalisme :

b- Les acteurs externes Sont d’une importance capitale dans l’étude et la modélisation d’un SI. Les flux entre les acteurs externes et le domaine sont des éléments stables. Formalisme :

II.2 Les flux Le flux représente un échange d’information entre deux acteurs.

Le flux d’information  Se caractérise par son support (ex. : papier, grille d’écran, appel téléphonique, fichier magnétique), sa syntaxe (ex. : formulaire 21 x 29,7 à marge de 3 cm avec police en taille de 10, ou fichier avec 2 types d’enregistrement) et sa sémantique (ex. : facture, décret, courrier)  Est émis à une période donnée (ex. : émission mensuelle des relevés d’opérations bancaires) par un acteur de départ (ex. : la banque) et diffusée à un ou plusieurs acteurs d’arrivée (ex. : les clients)  Il transporte une certaine quantité d’informations (ex. : lettre de 25000 caractères) à un débit donné (ex. : 100 bons de commande reçus par jour). On distingue 2 types de flux:  Les flux d’opérations courantes (ex. : règlement de facture, bulletin de salaire, réservation d’hôtels)  Les flux de fonctionnement (ex. : marche à suivre, plan de travail , règles à appliquer, ordre de mission). Formalisme :

Exemple : Les élèves se présentent auprès de l’administration de l’établissement d’enseignement munis d’un dossier d’inscription et d’un règlement des frais de scolarité pour la 1ere^ période d’étude. La liste des élèves est envoyée au secrétariat pour procéder à l’élaboration des certificats de scolarités. Ces dernières sont envoyées au directeur pour signature. Les élèves récupèrent leurs certificats de scolarité au secrétariat ainsi que l’emploi du temps préalablement établis.

• Etablir le graphe des flux.

A. Délimitation du SI :

Nom de l’acteur interne

Nom de l’acteur externe

Acteur A Nom du flux Acteur B

L’objectif visé est la délivrance des certificats de scolarité ainsi que des emplois du temps, dont la responsabilité relève de l’établissement d’enseignement. Le système d’information à étudier est l’établissement d’enseignement et en particulier le sous système correspondant au service de scolarité. B. Identification des acteurs et des fonctionnements : Acteurs internes : Administration, directeur, et secrétaire. Acteurs externes : Elèves Les fonctionnements :

1. L’administration reçoit le dossier.
2. L’administration établit la liste des élèves et les emplois du temps.
3. La secrétaire établi les certificats de scolarité et les transmet au directeur.
4. Le directeur signe les certificats de scolarité.
5. La secrétaire transmet les certificats de scolarités et les emplois du temps aux élèves. C. Graphe de flux

III. Circulation de l’information dans l’organisation

Le graphe de flux met en évidence les flux échangé entre les différents acteurs mais cela est insuffisant pour comprendre comment circule les informations entre les acteurs. Il est nécessaire d’analysé les chemins suivis par l’information afin de connaître : a) Quelles sont les informations formelles (qui circules sur des documents) et les informations informelles (qui transitent de douche en oriel). b) Quels sont les acteurs par lesquelles l’information transite entre les différents acteurs. c) Quelles sont les informations qui ne par à leur destination (information perdues). d) Que deviennent les informations après avoir été utilisées.

III.1 Formalisme graphique

Pour représenter la circulation de l’information, on utilise un diagramme sous forme de tableau ayant la structure suivante : Délai Acteur 1 Acteur 2 … Acteur externe

 La 1ére^ colonne permet de représenter les délais réels de transfert d’information.  Les colonnes Acteur 1, Acteur 2,…, Acteur n sont associés aux différents acteurs internes.  La dernière colonne concernera l’ensemble des acteurs.

III.2 Formalisme symbolique

C S non signés

C S signé

Emploi du temps

Liste des élèves

Dossier Certificat de scolarité

Elève Emploi du temps

Administration

Secrétaire

Directeur

A l’arrivé au service concerné, le malade est accueille par le surveillant médicale à qui il remis le biller de salle et la fiche navette. Le surveillant attributs au malades un lit et lui affecte un médecin traitant puis enregistre l’amission du malade sur le registre des entrées sorties du service. 1) Identifier les poste de travail. 2) Déterminer pour chaque poste le documents entrants établis et sortant ainsi que les fichiers manipulé. 3) Faire l’étude du poste réceptionniste. 4) Etablir le graphe des flux. 5) Etablir le DCI. Correction : 1) Les postes de travail sont :

• Le réceptionniste,
• L’attaché de statistiques,
• Le surveillant médical, 2) Postes documents et les fichiers manipulés :

Poste de travail Document Entrant

Document Sortant

Document Etabli Fichier manipulé

Réceptionniste -Lettre d’orientation

-Biller de salle. -Fiche navette.

-Biller de salle. -Fiche navette

-Fichier malade (journaldes E/S) Attaché des statistique

-Biller de salle -Fichier répertoire Surveillant médical

-Biller de salle. -Fiche navette

-Fichier des entrées sorties 3) Etude du poste réceptionniste : Désignation : Réception Service de rattachement : service d’admission. Responsable du poste : réceptionniste. Responsabilité du poste : réception et orientation des malades.

• Les tache accomplies par ce poste :

Tache accomplies Fréquence Délais Remarque -Réception des malade -Enregistrement des informations sur l’identité du malade -Etablir le biller -Etablir la fiche navette

L’arrivé du malade Prévus Réel

• Document du poste : Parvenir à ce poste Etablie par ce poste Diffusé par ce poste De qui Désignation fréquence Désignation fréquence Désignation Vers qui

Malade Lettre d’orientation

Aléatoire -Biller de salle. -Fiche navette

Aléatoire -Biller de salle. -Fiche navette

-Surveillant médical -Attaché des statistique

• Fichier utilisé par ce poste : Désignation Support Localisation Opération réalisée Malade Registre Service des admission -Mise à jour (insertion des nouvelles admissions) -Consultation.

4) Le graphe des flux :

(1)

(2) (3) (2) (2) (3)

(1) : Lettre d’orientation (2) : Biller de salle (3) : Fiche navette 5) Le DCI :

Réceptionniste Malade

Attaché des stat Conseillé médical