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4.1 COMBINAR CORRESPONDENCIA.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Así es la ficha Correspondencia (véase la figura4.1) con ella podrá configurar y eje-
cutar una operación de combinación de correspondencia.
Una combinación de correspondencia requiere seis pasos básicos, que pueden llevar- se a cabo utilizando las opciones de esta ficha de izquierda a derecha (si omitimos
por el momento el grupo Crear):
- Abra el documento que quiere utilizar en la combinación de correspondencia o comience con un documento en blanco y añada texto, ilustraciones y otros contenidos. Puede crear el documento más adelante en el proceso, aunque tiene que contar con al menos un documento en blanco abierto para activar
los comandos que necesita dentro de la ficha Correspondencia.
2. Haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y elija el tipo de com-
binación que quiera llevar a cabo: Cartas, Mensajes de correo electrónico,
Sobres, Etiquetas, Directorio o Documento normal de Word.
Nota: Un directorio es como un catálogo; incluye el mismo tipo de información sobre un conjunto de elementos (por ejemplo, el nombre, la descripción y un precio), aun- que la información es diferente para cada elemento.
- Haga clic en Seleccionar destinatarios y elija una opción para el origen de su lista de destinatarios. Utilice el comando Editar lista de destinatarios para seleccionar un subconjunto dentro de la lista de destinatarios y actualizar la información. En el cuadro de diálogo que muestra Word, puede ordenar y fil- trar la lista para organizar y encontrar entradas específicas.
4. Utilice los comandos del grupo Escribir e insertar campos para añadir un
fragmento de dirección, una línea de saludo y otros campos para la combina- ción, los cuales son marcadores de posición de la información incluida en la lista de destinatarios. Word inserta los detalles para cada registro del destina- tario cuando se ejecuta la combinación.
- Examine la vista previa de los resultados. Puede buscar un destinatario con- creto o pasar de registro a registro dentro de la lista. Word también puede buscar errores de forma previa y compilar estos en un documento aparte.
Figura 4.1 Ficha correspondencia
- Haga clic en Finalizar y combinar. El menú que se muestra al hacer clic en este comando le permite editar y guardar los documentos individuales, im- primir todos los documentos a la vez o enviar el documento como un mensaje de correo electrónico.
En los siguientes apartados vamos a ver cómo aplicar cada uno de estos pasos de forma detallada.
Nota: La última opción que se muestra en el menú Iniciar combinación de corres- pondencia es Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. El Asis- tente se abre como un panel y va a guiarle a través de los seis pasos del proceso de combinación.
CREAR UNA LISTA DE DESTINATARIOS EN WORD
Para crear y administrar una lista de direcciones:
1. En la ficha Correspondencia, haga clic sobre Seleccionar destinatarios
y sobre Escribir nueva lista.
2. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la informa-
ción para el primer destinatario y haga clic en Nueva entrada.
- Repita el paso 2 para añadir todos los destinatarios que tenga que incluir en la lista.
- Para eliminar una entrada seleccione la fila y después haga clic en Elimi- nar entrada.
- Para encontrar un destinatario específico, haga clic en Buscando. En el
cuadro de diálogo Buscar entradas, escriba la cadena de texto que quiera
encontrar. Puede tratarse de un nombre, un apellido, un nombre de ciu- dad o un valor relacionado con otro campo.
Figura 4.2 Cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones
La lista de comparación incluye los operadores es menor qué, es mayor qué, es
menor o igual qué, es mayor o igual qué y otros operadores. Puede utilizar estos
operadores para encontrar registros con valores numéricos específicos en un campo personalizado que haya creado.
AÑADIR CAMPOS DE COMBINACIÓN
Los campos de combinación se corresponden con las columnas de información de una lista de destinatarios. Para añadir la información almacenada en una lista de destina- tarios a un documento, puede insertar campos de combinación donde quiera que aparezca la información. Puede insertar ésta al principio del documento para definir un segmento de direcciones o una fórmula de bienvenida. También puede insertarla en el cuerpo del documento, donde puede incluir un nombre de empresa u otra in- formación.
Word incluye campos de combinación compuestos para un segmento de dirección y
una línea de saludo. El comando Bloque de direcciones del grupo Escribir e inser-
tar campos permite incluir información estándar, como por ejemplo un título, nom-
bre y apellidos, dirección postal, ciudad, estado, país y código postal. En el cuadro de diálogo (véase la figura 4.4) puede personalizar el bloque de direcciones para que se adapte a las necesidades de su proceso de combinación de correspondencia.
Figura 4.3 Cuadro de diálogo Filtrar y ordenar
Figura 4.4 Cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones
Estas son algunas de las formas en que puede modificar el bloque de direcciones es- tándar:
Seleccione un formato para los nombres de destinatario (sólo el nombre, nombre y apellidos, nombre y apellidos con título y otros).
Deseleccione la casilla de la opción Insertar nombre de la organización si
no quiere incluir esa información ( la casilla de verificación aparece seleccio- nada de forma predeterminada)
Deseleccione la casilla de la opción Insertar dirección postal. Por ejemplo,
puede que en el documento sólo aparezcan los nombres de los destinatarios y utilizar la información de la dirección para las etiquetas y los sobres. También puede especificar en qué condiciones va a aparecer el nombre del país en el bloque de direcciones.
El comando Línea de saludo (véase la figura 4.5) incluye un conjunto de opciones similar. Puede modificar el saludo a Estimado y configurar la forma en la que se
muestran los nombres de destinatario. Puede utilizar la lista Línea de salud para
nombres de destinatario no válidos para elegir la forma de saludo de Word va a
aplicar cuando la información en la lista de destinatarios no coincida con el formato seleccionado para un nombre.
Para insertar campos de combinación individuales, incluyendo cualquiera de los cam- pos personalizados definidos al crear la lista de destinatarios, seleccione los campos
de la lista Insertar campo de combinación o utilice el cuadro de diálogo del mismo
nombre. En este último, seleccione la opción Campos de dirección para ver una
lista de campos ampliada.
Tenga en cuenta que puede insertar estos campos en cualquier parte del documento donde tenga sentido hacerlo. Por ejemplo, en el párrafo final de una carta, puede repetir el nombre de un destinatario para dar más énfasis al mensaje. Por ejemplo: “Por último, <>, me gustaría darle las gracias por su apoyo”
Figura 4.5 Cuadro de diálogo Insertar línea de saludo
Para insertar un campo de combinación:
- Dentro del documento, coloque el cursor en la ubicación en la que quiera in- cluir el bloque de direcciones.
2. En el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en Insertar campo combi-
nado y seleccione el campo que quiera utilizar. También puede abrir el cua-
dro de diálogo Insertar campo de combinación, seleccionar el campo y ha-
cer clic en Insertar.
UTILIZAR REGLAS DE COMBINACIÓN
Las reglas de combinación de correspondencia le permiten añadir condiciones
a la forma en que se procesa su combinación de correspondencia. Las normas
se muestran en el menú Reglas (véase la figura 4.6), dentro del grupo Escribir
e insertar campos.
Una regla muy útil es Si…Entonces…Sino. En el cuadro de diálogo que se utiliza para
configurar esta regla (véase la figura 4.7), en primer lugar se especifica la condición
Si (por ejemplo, “Si el campo País es igual a Canadá”). En el cuadro Insertar este
texto, escriba el texto que quiera que Word inserte cuando la condición que defina
se cierta. En el campo Si no, insertar este otro, escriba el texto que quiera que
inserte Word cuando la condición Si sea falsa (coloque el cursor donde quiera insertar el bloque de texto condicional antes de definir la regla).
Hay dos normas adicionales que puede utilizar: Preguntar y Rellenar. Estas normas
van a preguntarle cuando se realice cada proceso de combinación de corresponden- cia, de forma que pueda cambiar la información sobre la marcha. Para configurar una
regla Preguntar, coloque el cursor donde quiera insertar el texto específico y haga
clic en Preguntar, dentro del menú Reglas. En el cuadro de diálogo Insertar campo
de Word: Preguntar (véase la figura 4.8), escriba un nombre para un marcador. Por
ejemplo, puede crear uno llamado Descuento en el que va a especificar el descuento
aplicable a un cliente. En el cuadro de diálogo Pedir información, escriba un men-
saje mediante el cual va a recordar o informar para usted mismo u otro usuario el
texto que se va a introducir. En el cuadro Texto predeterminado del marcador,
escriba el texto que quiera que se muestre por defecto.
Figura 4.6 Reglas de combinación de correspondencias
Seleccione la casilla de verificación Preguntar una vez si quiere que sólo se le pre- gunte una vez al comienzo del final de la combinación de correspondencia. Deselec- cione la casilla si quiere que el mensaje aparezca para cada registro. Haga clic sobre Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Preguntar y, a continuación haga clic en Aceptar de nuevo para mostrar el texto predeterminado. En este punto, sólo verá un marcador indicando que ha insertado el marcador.
Ahora, cambie la ficha Insertar en la Cinta, haga clic en Elementos rápidos y selec-
cione Campo. En el cuadro de diálogo Campo, busque en la lista Nombres de cam-
pos y elija el campo Ref. En el área Propiedades del campo, seleccione el nombre
del marcador que ha creado.
Ahora podrá ver que se muestra el texto predeterminado. Al comenzar a combinar documentos, se le pedirá que acepte el texto predeterminado o inserte una alterna- tiva para el documento concreto que se está generando.
La norma Rellenar funciona de forma similar. Coloque el cursor donde quiera que se le pida que incluya cierta información. Dentro del menú Reglas, seleccione Rellenar e introduzca un texto con el que se va a requerir información y el texto predetermina- do de relleno en el cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Rellenar (véase la figura 4.9).
Figura 4.7 Cuadro de diálogo Insertar campo de Word:Si
Figura 4.8 Cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Preguntar
Comprobación automática de errores. El cuadro de diálogo que Word muestra in- cluye tres opciones: una simulación de la combinación y notificar los errores en un documento nuevo, ejecutar la combinación y pausarla si Word detecta un error y notificar los errores directamente en un documento aparte. Los tipos de errores que Word busca incluyen la información ausente en la lista de destinatarios.
ENVIAR UN MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL A UN GRUPO DE DESTI- NATARIOS
Siempre que disponga de un programa de correo electrónico compatible ( por ejem- plo, Microsoft Outlook) y utilice la misma versión de Word y de Outlook, puede confi- gurar una operación de combinación de correspondencia para enviar un mensaje de correo electrónico a una lista de destinatarios.
Cada mensaje es un elemento individual que se envía a un destinario único (el men- saje no se envía al grupo de forma conjunta) y puede personalizar cada mensaje del mismo modo que haría con un documento de combinación, utilizando, por ejemplo, sólo un nombre.
Si elige Iniciar combinación de correspondencia>Mensajes de correo electróni-
co, la vista del documento pasa a Diseño Web. Puede trabajar en una vista diferen-
te si lo prefiere. Los mensajes de correo electrónico no se van a crear hasta que combine los registros de los destinatarios con el documento en el paso final.
Seleccione o cree una lista de destinatarios. Todas las opciones habituales están dis- ponibles y, además, el origen de datos debe incluir una columna titulada Dirección de correo electrónico. Configure el documento con un bloque de direcciones, una línea de saludo y otros campos de combinación del mismo modo que haría con una carta impresa. De la misma forma, puede ver una vista previa del mensaje que va a enviar.
Cuando esté listo para enviar los mensajes, haga clic en Finalizar y combinar y se-
leccione Enviar mensajes de correo electrónico. En el cuadro de diálogo combi-
nar el correo electrónico (véase la figura 4.10) seleccione el campo que quiere
utilizar para la línea Para (probablemente la dirección de correo electrónico), intro-
duzca el asunto y seleccione el formato del mensaje (Datos adjuntos, Texto sin
formato o HTML). En el área Enviar registros del cuadro de diálogo, puede especi-
ficar si va a enviar un mensaje a todos los destinatarios, al destinatario actual o a un subconjunto de los registros. Al hacer clic en Aceptar , Outlook (u otro programa compatible) llevará a cabo el envío de mensajes.
Figura 4.10 Cuadro de diálogo Combinar en correo electrónico
Para enviar un mensaje de correo electrónico personal como un documento de com- binación de correspondencia:
- Cree el documento que quiera enviar como un mensaje de correo electrónico
- Seleccione o cree la lista de destinatarios, inserte los campos de combinación y defina las reglas de combinación si es necesario.
3. En Correspondencia>Finalizar, haga clic en finalizar y combinar y seleccio-
ne Enviar mensajes de correo electrónico.
4. En el cuadro de diálogo Combinar en correo electrónico, seleccione el
campo que va a utilizar para la línea Para.
- Introduzca una línea de asunto para el mensaje y seleccione su formato.
- Seleccione a qué registros de destinatario se va enviar el mensaje y haga clic en Aceptar.
¡PRACTICA!
Los archivos se encuentran en la carpeta Word/capítulo_04. Cambie el nombre del documento para no sobrescribir los archivos de ejemplo.
Abra el archivo Solicitud empleo.docx y luego elija una opción para crear una combinación de mensajes de correo electrónico.
Utilizando la lista de nombres de la página 2 de este documento, cree
una lista de direcciones con un campo llamado Puesto.
Edite la lista de destinarios, añadiendo un contacto propio. Añada en- tonces su dirección de correo electrónico al campo de dirección de correo electrónico.
Inserte un bloque de direcciones e inserte el campo Posición en el
área resaltada del documento.
Cree una regla Si…Entonces…Sino para el campo Posición e inserte
el texto Estoy interesado en el puesto de redactor para aquellos re-
gistros en los que el valor del campo Posición sea Redactor. Para el
resto de registros, utilice el texto Estoy interesado en el puesto que recientemente han anunciado.
Examine la vista previa de los registros y ejecute la combinación de correo electrónico.
