¡Descarga acces 11 y más Apuntes en PDF de Informática Jurídica solo en Docsity!
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. (^1)
1. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS EN LA HOJA DE DATOS
hora que ya sabemos lo que son los campos de las tablas y sus propiedades , podemos ver algunas otras opciones más avanzadas relativas al trabajo con estos elementos.
Ya hemos visto cómo, desde la vista (^) Diseño de una tabla, podemos añadir o modificar campos en la misma. Sin embargo, esto también se puede hacer desde la vista Hoja de datos.
Al abrir una tabla en su vista Hoja de datos , la pestaña Campos de la Cinta de opciones contiene varios controles que te permiten trabajar con los campos de la tabla sin necesidad de irte a la vista Diseño de la misma.
Por ejemplo, desde el grupo de comandos Formato puedes especificar el tipo de datos del campo actual y su formato, así como aumentar o disminuir el número de decimales, en caso de tratarse de un campo numérico.
En el grupo Validación de campo puedes indicar si el campo será requerido, sus valores deben ser únicos o crear distintos tipos de reglas de validación.
En definitiva, en estos grupos de comandos tienes las propiedades más comunes de los campos de las tablas, para poder acceder directamente desde aquí.
Si queremos añadir un campo, puedes ponerte en la columna de la derecha de la tabla, etiquetada como Haga clic para agregar , y escribir o pegar los datos que quieras.
Access creará una nueva columna, a la que asignará el tipo adecuado, según los datos introducidos. De todas formas, luego puedes cambiar el tipo, si no es el correcto, o terminar de ajustar sus propiedades.
Si escribes un texto de menos de 255 caracteres, Access establecerá el tipo de datos Texto corto para dicho nuevo campo.
A
2
Si hubieras escrito una fecha o una hora, se habría asignado el tipo Fecha/Hora , y si el dato hubiera sido un número, el tipo de datos del campo sería Número. En estos casos, dependiendo del dato, también se habría establecido el formato correspondiente (entero largo, doble, moneda, etc.).
Para cambiar el nombre de este o de cualquier otro campo de la tabla, puedes utilizar el botón del grupo de comandos Propiedades de la pestaña Campos.
Otra forma de añadir campos a una tabla desde esta vista Hoja de datos es utilizar las opciones del grupo de comandos Agregar y eliminar de la pestaña^ Campos : simplemente debes pulsar el botón correspondiente al tipo de datos del campo a añadir.
Desde el botón desple- gable puedes elegir el campo a añadir desde una lista predefinida de campos, que no es más que una lista de campos con su tipo de datos, formato y propiedades.
Si quieres añadir un campo de alguno de estos tipos, puedes seleccionarlo desde la lista de este botón y se insertará al lado derecho del campo seleccionado actualmente.
Por último, en este grupo de comandos también dispo-
nemos del botón , que
elimina el campo en el que estemos situados.
También pue- des cambiar el nombre de un campo haciendo doble clic en el nombre de dicho campo, en el encabe- zado de la columna, y escribiendo el nuevo nombre.
4
De esta forma podemos saber, de una forma rápida y sencilla, el número de registros, el precio medio de un campo, el valor máximo o el mínimo, etc.
Para ocultar la fila Totales , vuelve a pulsar el botón para desactivarlo.
Si más adelante vuelves a mostrar esta fila Totales , Access recuerda la función aplicada a cada columna de la hoja de datos y la fila aparece tal como estaba antes.
3. CAMPO DE BÚSQUEDA
n campo de búsqueda (también llamado columna de búsqueda ) es un campo de una tabla cuyo valor se obtiene de otra tabla o de una lista de valores.
De esta forma, puedes utilizar la lista de un campo de búsqueda para seleccionar los valores de un determinado campo, lo que te puede ahorrar trabajo y facilitar la introducción de datos.
Para crear un campo o columna de búsqueda en una tabla, desde la pestaña (^) Campos de la vista (^) Hoja de datos , pulsa el botón y selecciona Búsqueda y relación. De esta forma se iniciará el Asistente para búsquedas , que permite crear^ campos de búsqueda de una manera sencilla, asignando las propiedades adecuadas al campo.
U
Ten en cuenta que la fila Totales no se puede cortar ni borrar, solo se puede activar o desactivar; sin embargo, sí que puedes pulsar en el marcador de esta fila para seleccionarla y copiarla en otro lugar.
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. (^5)
En el primer paso indicarás si los valores que se mostrarán en el la lista del campo de búsqueda se obtendrán de una tabla o de una consulta, o si, por el contrario, indicarás los valores directamente.
Si seleccionas la segunda opción, a continuación deberás indicar el número de columnas que deben aparecer en la lista del campo de búsqueda, así como los distintos valores que se mostrarán.
En caso de obtener los valores de una tabla o consulta, deberías seleccionarla y, a continuación, seleccionar el campo o campos que se mostrarían en la lista.
Lo más común es utilizar una tabla o consulta para obtener los valores de un campo de búsqueda, ya que así, si modificas los datos de esta tabla, podrás ver los cambios automática- mente en el campo de búsqueda.
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. (^7)
4. FILTROS
a sabes que puedes buscar valores en las tablas desde el
comando de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones.
Vamos a ver ahora otras opciones de Access relativas a este aspecto de búsqueda de datos.
En la parte inferior de la ventana de la tabla, en su vista Hoja de datos , se encuentra el campo Buscar , junto a los botones de la barra de navegación.
Puedes escribir lo que quieras en el campo Buscar para buscarlo en la tabla. Conforme escribas, Access te irá situando en la primera posición de la tabla que coincida con este criterio de búsqueda.
En el grupo de comandos Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio de la (^) Cinta de opciones , además de los botones que ya conoces para realizar la ordenación de la tabla, dispones de opciones para filtrar la misma.
Hay varias formas de aplicar filtros en una tabla. Por ejemplo, desde el botón se filtran los datos según lo que tengas seleccionado en la tabla o según el campo en el que te encuentres, si no tienes ningún texto seleccionado.
Por ejemplo, si tenemos seleccionado el texto noche en la tabla, podrías filtrar la tabla de forma que solo se muestren los registros que tengan la palabra noche en su campo Título , o que solo se muestren los registros que no tengan esta palabra.
Las columnas en las que se ha aplicado algún filtro se indican con un icono especial en la flecha de su encabezado.
Y
Las opciones disponibles en este menú cambian según el tipo de datos del valor seleccio- nado (texto, número, fecha, etc.).
Al aplicar un filtro, se muestran únicamente los registros que contienen valores que coincidan con los criterios de dicho filtro; el resto de regis- tros se oculta de la vista hasta que se quita el filtro.
8
En un campo solo puedes aplicar un filtro; si aplicas un filtro en un campo que ya tiene otro aplicado, se quita el anterior antes de aplicar el segundo. De todas formas, sí que puedes indicar un filtro diferente para varios campos distintos de la tabla.
Para dejar de aplicar un filtro y volver a visualizar todos los registros, pulsa el botón de la Cinta de opciones o el botón de la parte inferior de la ventana de la tabla, junto a los botones de la barra de navegación.
De esta forma realmente no se borra o elimina el filtro, sino que simplemente se deja de aplicar. Si quieres volver a aplicar los filtros más recientes, pulsa de nuevo el botón o el botón en la parte inferior de la ventana de la tabla.
Para quitar definitivamente un filtro, utiliza el menú del campo que tenga el filtro que quieres eliminar.
El menú de los encabezados de los campos es otra forma de aplicar filtros: puedes seleccionar los valores de los registros que quieres utilizar para filtrar la tabla.
Dependiendo del tipo de datos del campo, aparece un submenú con otras opciones de filtrado. Por ejemplo, en un campo de texto podrías crear un filtro según el principio o final del valor del campo, si tiene o no tiene determinado texto, etc. En las opciones de estos submenús de filtrado debes introducir los valores adecuados que se tendrán en cuenta para aplicar el filtro.
Si quitas los filtros de una tabla (es decir, que los eliminas, no que los desactivas), no aparecerán activos los botones ni.
En el menú del botón
está la opción Borrar todos los filtros, que elimina los filtros aplicados en todos los campos de la tabla.
10
La utilización de estos controles es relativamente sencilla, ya que son bastante descriptivos: cambiar la fuente o el tamaño de la letra , ponerla en negrita , cursiva o subrayado , cambiar el color del texto , etc.
Si utilizas estos controles en un campo de tipo Texto largo , no se cambiará la visualización de los otros campos y registros de la tabla, cosa que sí ocurría al activar, por ejemplo, (^) Negrita , (^) Cursiva o cambiar la fuente si nos encontramos en otro campo que no sea Texto largo con el texto enriquecido habilitado.
Otras opciones son aumentar
o disminuir la sangría, crear listas nume- radas o
con viñetas o cambiar el resaltado del texto (como si estuviera señalado con un marcador).
