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EXPLICACIÓN DE CÓMO ES ACCESS Y COMO SON LOS REGISTROS QUE SE
INTRODUCEN EN LAS TABLAS.
Una base de datos es un almacén de información que se puede utilizar para multitud de operaciones en una empresa. Está compuesta por tablas en Access
Las tablas son el almacén de la base de datos, es decir información almacenada, está formada por filas y columnas o por campos y registros.
RELACIONES ENTRE TABLAS
La información en una base de datos cuanto más fragmentada este es mejor, ya que es bueno estructurar la
información en varias tablas que no una tabla con mucha información.
La relación entre tablas se realiza para facilitar y realizar consultas.
Clientes, productos, una tercera que refleja los pedidos de los clientes y en otra tabla de productos pedidos
refleja el numero de pedidos y dentro del pedido que articulo se ha pedido y las unidades.
A veces surge la necesidad de relacionar las tablas entre si. para realizar consultas
Podemos insertar una hoja secundaria de datos, es decir en una hoja de clientes, poner una hoja por detrás,
los pedidos para ello se va a mas de inicio donde aparece insertar hoja secundaria de datos y la hoja que se
le añade es la de pedido, de tal manera que cuando veamos al cliente aparecerá el pedido de cada cliente.
Gracias a que estas dos están relacionadas podré realizar consultas que tienen información en las tablas.
Por ejemplo, muéstrame los clientes de Barcelona a los que les he enviado el pedido.
Relaciones que se pueden dar entre tablas. El tipo de relación que se pueden dar entre dos tablas.
DE UNO A UNO.
Por cada registro que tenemos en una tabla hay un solo registro en otra tabla que está relacionada
DE UNO A VARIOS
Por cada registro de una tabla, puede haber varios registros de la otra tabla que está relacionada
DE VARIOS A VARIOS
Cuando para crear el nexo de unión o puente entre dos tablas se crea una tabla que realiza una
relación en cadena.
Por cada registro que tengo en la tabla primera, puede haber varios registros en la segunda tabla y también
al contrario, pero eso puede darse porque hay otra tabla que utiliza como puente para la relación de varios a
varios
Por ejemplo para relacionar clientes con productos pedidos se da esta relación ya que se está utilizando
como tabla puente la tabla de pedidos
Requisitos que han de darse para que dos tablas puedan relacionarse
1.- Ambas tablas tienen un campo en común, es decir que tengan la misma información aunque tengan
distinto nombre
2.- El campo común ha de ser clave al menos en una de las tablas (es un campo que identifica de forma
univoca a todos los registros de la tabla)
Para acceder a la propiedades de las relaciones se hace con el clic derecho y se abre, aparcera lo siguiente
En las relaciones integridad referencial si se activa se esta obligando a que por cada registro que tengas
en la tabla secundaria de pedido estoy obligando a que haya un registro de la tabla que cliente, es decir que
cada pedido ha de tener un cliente significa que por cada pedido ha de tener un cliente que ya que, si no
estuviese registrado como cliente, al estar dada la integridad referencial no dejaría agregar ese pedido
precisamente porque no existe el cliente
Actualizar si no está activada no te deja cambiar automáticamente un registro y los registros que están
relacionados. Estando activada puede cambiar un registro y aquellos que estén relacionados con el
Eliminar si esta desactivada no puede eliminar un registro que tiene otros registros relacionados si
esta activada si puede eliminarlos
LAS CONSULTAS
Su función es buscar información concreta de la base de datos o tabla de datos en general
CONSULTAS POR FILTROS
Si se quiere hacer una búsqueda puntual se puede hacer mediante un filtro.
Hay dos tablas una de clientes y otra de productos.
Tabla de clientes con 7 campos.
La tabla de productos con 8 campos
Si queremos ver los clientes de Barcelona se puede realizar una consulta por filtros
Hay filtros por selección. de tal manera que se localiza la palabra Barcelona, se pone el cursor en la
palabra y se da a la pestaña de inicio donde pone selección filtro y seleccionas igual a Barcelona y sale los
clientes de Barcelona
El filtro se quieta dando a la pestaña alternar filtro o el botón de filtrar
También se puede hacer un filtro de aquellos que no son de Barcelona, se da en el mismo y se pone
distintos de Barcelona.
Cuando se quiere filtrar aquellos artículos cuya sección es deporte y sean de estados unidos, es decir se
utilizan dos criterios.
Si utilizamos el filtro por selección, nos colocamos en deportes, y filtramos, una vez realizado se vuelve a
filtrar colocando el cursor en el de Estados Unidos y aparece ya solo los productos que cumplen las dos
condiciones.
Cuando se deben filtrar que cumplan una de las dos condiciones.
Se pueden hacer mediante filtro avanzado. Debajo de filtro por selección sale avanzada ofrece la
posibilidad de utilizar un filtro avanzado o un filtro por formularios.
Utilizando un filtro por formulario, es decir muestra los artículos que sean de deportes y si no son de
deportes que sean americanos. sale una pantalla con los campos para establecer los criterios y abajo sale
hay dos pestañas, (buscar y or), se pone sección deportes se pulsa el or y nos vamos a otro criterio que es el
A) CONSULTA DE ACTUALIZACION
B) CONSULTA DE ELIMINACION
C) CONSULTA DE CREACION DE TABLA. Se puede crear una tabla rápida de consulta por ejemplo de clientes de Barcelona
D) CONSULTA DE DATOS ANEXADOS. Unir datos de una tabla dentro de otra
3.- CONSULTAS ESPECIFICAS DE SQL: Solo es posible realizarlas programando con SQL
A) CONSULTAS DE UNION
B) CONSULTAS DE PASO A TRAVÉS
C) DEFINICIÓN DE DATOS
Consulta sencilla. Me muestre los clientes que son de Barcelona. Mediante el asistente o mediante vista diseño.
Se selecciona la tabla de clientes, se agrega. Hay dos zonas (zona tablas y otra que se llama QBE. Se agrega de la zona tablas a la zona de criterios. Para guardarla se le da a guardar y se le da un nombre y aparece un objeto nuevo que es una consulta.
La ventaja de las consultas es que también se actualizan, bien sea que se elimine o que se agreguen. y si se quiere modificar el diseño y agregar o quitar un campo para ver también se puede realizar
Si se desea cambiar su diseño se vuelve a vista diseño y puedo agregar o hacer otro tipo de consulta en la misma consulta.
Otra consulta en el que cumpla dos condiciones, que sea de la sección de deporte y además su precio es mayor de 100 euros. Se agrega la tabla de productos y se agrega a la zona QBE los campos que nos interesan. Ahora se establecen los criterios. En el campo sección se pone deportes y en el campo precio se debe poner >100. Si no va a ser una consulta puntual se puede guardar con el icono de guardar con el nombre de productos caros de la sección de deportes. Si se quiere añadir más tarde otra condición se abre otra vez la consulta y se pone por ejemplo País de origen: España. Se puede también eliminar
Otra consulta que se puede hacer es mostrar los artículos de deportes o de ferretería.
Se crea otra consulta de artículos. Nos situamos en la sección y ponemos deportes, en el campo productos ponemos en otra línea >100 y en el país de origen en otra línea china. Consulta donde se muestran los artículos que son de la sección deportes o que sean mayores de 100 euros o que sean de china. Saldrán todos los productos que cumplan alguno de esos criterios.
Si queremos establecer que se muestren los productos que sean de ferretería, juguetería o deportes, se puede poner uno debajo de otro, también se puede poner en la misma línea con el o entre cada sección.
O si se quiere mostrar los productos que sean mayores que 100 y menores que 300, se pone en el campo precio utilizando el operador y haciendo <100 y >300. Otra alternativa es poner el campo precio dos veces en el que en uno de ellos se escriba >100 y en el otro <300 en la misma línea de criterios.
El asterisco se utiliza para agregar todos los campos a la vez*. Aunque no se ven los campos se añaden a la consulta, si queremos añadir algún criterio se agrega el campo donde se quiere poner el criterio y se desactiva la casilla para que no aparezca.
En los criterios hay que tener cuidado con los acentos, si se pone el criterio acentuado saldrán aquello acentuados pero los que no están acentuados no salen. Para solucionar ese problema se utilizan los caracteres comodín , para despreocuparnos si están o no acentuados los modos de criterios.
Consulta que muestren todos los productos que sean de balón, como hay varios tipos de balón se puede realizar mediante el carácter comodín () poniendo en el campo nombre de articulo Balón y nos muestra los artículos que son balones de varios deportes. Si queremos consultar que nos devuelva todos los productos que sean de caballero y agregamos en nombre de productos *caballero, aparecen todos los artículos de caballero.
Otra consulta queremos saber los productos que son de balón, como lleva acento podemos asegurarnos de que van a salir todos los balones mediante el signo interrogación Bal?n* en el sitio donde va el acento. Hay versiones que dan error, esto se soluciona poniendo delante Como, ya que hay versiones que no lo pone solo, si da error es por eso.
Consultas paramétricas. Permiten introducir el parámetro o criterio en tiempo de ejecución.
Ejemplo. En la tabla clientes se va a hacer una consulta. En la zona de criterios en este caso de Población por ejemplo, [Introduce la Población]. Cada vez que hagamos la consulta aparece ese texto que se ha realizado en el criterio de Población. Si queremos utilizar otra vez, se puede realizar con otra población.
También permite mucho juego con campos numéricos. En caso de que se quiera consultar productos comprendidos entre dos precios. Se va a la pestaña de crear, diseño consulta y se agrega la tabla de productos, y campos que queramos ver y en el campo precio, en criterios se escribe >[Introduce precio inicial] y <[Introduce precio final], Se guarda consulta productos por precio. Aparecen las dos preguntas que deberemos rellenar para que salga la información. Precio entre 300 y 500 euros. También se puede realizar de otra forma poniendo Entre [primer precio] y [segundo precio].
También se puede hace con campos tipo fecha. Se agrega la tabla de productos y los campos que se quieran y en el campo fecha se pone en criterios Entre [Introduce la fecha inicial] y [Introduce la fecha final].
El operador no puede ser muy útil pues te muestra registros contrarios al criterio. Queremos ver los artículos menos los Españoles, en la tabla artículos y en el campo País de origen se pone No España. También se puede poner <> España y hace lo mismo.
Consultas de cálculo. Nos permiten agregar campos nuevos que no existen en la tabla que nos refleje un calculo que queramos ver en la tabla.
Abriendo la tabla de productos. hay un campo fecha y campo precio. En este caso la tabla no tiene el IVA así que se podría añadir a esa tabla el IVA, es decir que refleje el precio con el iva calculado. Se agrega productos con algunos campos de esa tabla, cuando queramos añadir un campo adicional se escribe el campo que queremos que aparezca en la tabla consulta por ejemplo Precio con IVA:[precio]1,21* y al ejecutar la consulta ya tenemos el campo nueva Precio con IVA. Tendremos que darle un formato a través del diseño de consulta y si pulsamos en cualquier sitio del campo habilitamos la hoja de propiedades y se establece el formato que se le quiera dar, como formato moneda.
Si queremos solo que aparezca el IVA pondríamos IVA:[precio]0,*
Por tanto el precio con IVA podría ser Precio con Iva:[precio]+[iva].
Se puede utilizar una función predefinida de Access por ejemplo Siinm nos permite evaluar una condición de tal manera que nos devuelva un valor si la condiciones es correcta y otra si es incorrecta.
Quiero saber si un artículo es o no caro. Valoracion:Siinm([precio]>300;"Articulo Caro";"Articulo Barato").
Consulta de cálculo. Calculo de agrupación o de totales. Sirven para hacer cálculos en grupos
Por ejemplo si quiero saber cuál es la media de la sección juguetería , o cual es el articulo más caro de Italia etc.
O cuantos artículos hay en el año 2000. el cálculo puede ser sumar, hallar la media, cual es el máximo,
Consulta de la tabla de clientes, por ejemplo cuantos clientes tengo por población. Como mínimo tenemos que agregar un campo o dos para poder realizar una agrupación y el otro para realizar el cálculo.
2.- C de eliminación
3.- C de datos anexados
4.- C de actualización
Consulta de Creación de tabla.
Si examinamos la tabla clientes, si quisiéramos crear una tabla exclusivamente de Madrid, diferente a las tablas que tenemos. Para realizarlo se podría hacer con una consulta de creación de tabla.
Diseño de consulta y se agrega la tabla de clientes, agregamos en la cuadricula de criterios los campos que tienes la tabla cliente y en población en criterio hay que poner Madrid. Seguidamente nos vamos a la cinta de opciones en herramienta de consultas, para ejecutar la consulta de crear tabla. Access nos pregunta el nombre de la consulta y la llamaremos clientes de Madrid, se puede ejecutar nada mas crearla o la podíamos guardar y ejecutarla en otro momento. Sale un mensaje de advertencia. Si se realiza este tipo de tablas no hay vuelta atrás sobre todo cuando se eliminan o actualizan. Hay un icono diferente.
Quiero crear una tabla nueva para que nos de todos los artículos de deportes o juguetería.
Creamos la consulta y añadimos la tabla productos y si queremos agregar todos hacemos doble clic en el asterisco. y para agregar los criterios añadimos sección y ponemos en criterio deportes o juguetería o juntos o separados en las líneas. y desactivamos la sección para que no lo agregue dos veces y creamos la tabla llamándola deportes y juguetería. En cuanto al campo importación se puede poner o cambiar dándole la casilla de verificación. Si se vuelve a ejecutar esa consulta se puede hacer para actualizarla ya que no se actualiza sola si se le añaden mas registros.
Consultas de eliminación.
Si queremos eliminar los clientes que sean de Madrid se puede hacer mediante este tipo de consultas. Hay que tener en cuenta que estas consultas no tienen vuelta atrás no se puede deshacer. Si nos fijamos entre la tabla de clientes y pedidos es una relación de una a varios. y además esta activada la opción de eliminar en cascada, no solo me va a eliminar los de la tabla clientes, sino que también me va a eliminar la información de la tabla de pedidos y a su vez elimino el registro que hay en la tabla de producto pedido. Esto significa que no podría conservar los pedidos que han hecho esos clientes. Si quiero solo eliminar a los clientes y no los pedidos tendríamos que desactivar la opción de eliminar en cascada.
Creamos la tabla de consulta y agregamos clientes y solo eliminamos los de Madrid solo hace falta agregar el campo del criterio que es la población y se le pone Madrid, se pulsa el botón de eliminar, se puede ejecutar la consulta directamente o más tarde.
Eliminar registros de dos tablas. Ejemplo Agrego la tabla clientes y la tabla pedidos en este caso hay que saber desde que tabla se eliminan los registros y donde voy a establecer el criterio.
Estoy buscando los clientes que no han hecho pedido. Se agregarán por tanto todos los campos de la tabla cliente (desde) y del campo numero de pedido. Si se realiza esto solo aparecerían los clientes que han hecho pedido y no los que no lo hicieron para resolver esto en la combinación se ha de cambiar a 2 ya que el 1 solo incluye los campos que están combinados son iguales es decir los que han hecho pedido. Una vez realizado esto se le da al botón de eliminar de tal manera que aparece desde y donde en clientes y numero de pedidos. Ahora se establece el criterio para que elimine aquellos clientes que no han hecho ningún pedido, es decir, que el numero de pedidos sea nulo. Se pone debajo de donde es nulo.
Consultas datos anexados
Como podría anexar o unir una tabla a otra. Une los registros de una tabla dentro de otra.
Que coja los registros de la tabla de clientes de Madrid, se coge primero la tabla que vas a unir a otra es decir agregamos clientes de Madrid, y si deseamos anexar todos los campos o no. Hay que tener en cuenta que hay un campo que es campo clave, así que se está obligado a anexar el campo clave.
Se pulsa el botón de anexar donde nos pregunta la tabla donde vamos a poner los registros de clientes de Madrid y se escoge la tabla de clientes y se acepta. Después se puede ejecutar.
las consultas de datos anexados permiten anexar registro en otro base de datos
Creamos una nueva base de datos con una tabla datos de pruebas Creamos una consulta donde aparezcan todos menos los de Barcelona así que en el campo ponemos <>Barcelona al crear la tabla con anexados nos dice si la queremos crear ahí o en otro archivo. Donde va a crear una tabla de clientes menos los de Barcelona. Asa tendremos el nuevo archivo con los clientes que hemos realizado
Consulta de actualización: actualiza un grupo de registros.
Por ejemplo Incremento de los productos en un 2% por ejemplo. Actualizan no solo numero y fecha sino también texto.
Ejemplo Incremento del precio de todos los artículos en un 2%.
Creamos un diseño de consulta, agregamos la tabla de productos, tan solo agregamos el campo a actualizar con el campo criterio. En ese caso el campo que agregamos es el que vamos a actualizar que es el precio en la cinta de opciones damos al botón de actualizar y aparece una línea que pone actualizar a.
Ponemos en campo precio la formula de incremento [precio]1,02.*
Otra forma de expresarlo sería [precio]+[precio]0.*
Se ejecuta en el momento o después. Cada vez que se da aumenta un 2% cada vez que lo ejecute.
Ejemplo Consulta de actualización que reste 3 euros a todos los artículos españoles. Creamos consulta añadimos productos y agregamos los campos precio y el campo país de origen para establecer el criterio. En el campo precio hay que poner [precio]-3 y en campo país de origen en criterio España.
Quiero fusionar dos secciones, de tal manera que los artículos de la sección de confección van a pasar a se de de ferretería. Se pretende que la sección de confección pase a ser de ferretería. Diseño de consulta, agrego la tabla productos, se agrega el campo sección y se da a la opción actualizar y nos aparece la línea de actualizar y el de criterio. En la línea actualizar a Ferreteria y en criterios se pone confección. Por tanto al ejecutarla la sección de confección ha desaparecido y en su lugar esta ferretería.
FORMULARIOS.
Es la creación de una interfaz para que se pueda manejar la información de forma mas facil, para que no sea tan cansada manejar mucha información en tablas, resultando muy fatigoso.
Y además permite realizar acciones avanzadas, con macros, operaciones avanzadas, filtrar registros etc.
Hay dos formas de crear formularios, a través de vista diseño o a través del asistente-
Creamos un formulario de la tabla de clientes. Una vez creado podemos incluso añadir registros desde el formulario, actualizando la tabla.
Se puede hacer un formulario de una consulta y se elige los campos que se quieren.
Se pueden crear formularios de más de una tabla por ejemplo clientes y pedido estos están relacionados entre si. Access crea un subformulario, es decir un formulario dentro de otro.
Ejemplo Asistente para formularios, incluimos tabla de clientes y todos los campos, pero antes de pasar al siguiente tenemos que agregar la segunda tabla, es decir, la de pedidos y agregar los campos de la tabla pedidos que deseemos ver, por ejemplo numero de pedido, fecha de pedido, forma de pago y descuento. Pregunta cómo queremos ver al formulario, formulario con subformulario. Siguiente, tabular, siguiente, nombre del formulario y subformulario
Creamos otra macro que abra una consulta. Abrir consulta de los artículos deportivos.
Volvemos al administrador de panel de control, modificar y botón de nueva y como texto abre clientes y ejecutando la macro abrir clientes.
Construimos dos botones más uno para abrir la consulta de artículos deportivos a través de la macro recién hecho y otro que abra el formulario de productos que se había hecho.
El ultimo botón se le llama abre formulario de productos y aquí se le puede dar una acción de abrir formulario- Se le da a cerrar y ya está.
Ahora tendríamos que hacer que la base de datos abriera el panel de control. Se puede hacer sin necesidad de hacer una macro-
Se da a archivo y damos a opciones y dentro de ella damos a base de datos actual y damos a que muestre el formulario desplegamos y damos a panel de control. se acepta y cerramos la base de datos, Al abrirla se nos abre el panel de control. Se llama formulario de inicio en el panel de control.
Se puede cambiar este panel de control mediante vista diseño. Sería importante que se modificara a través de las propiedades para que se abriera ya maximizado. Emergente si, modal si menú contextual no botón de cerrar no, minimizar y maximizar ninguno. Ojo emergente y modal porque al abrir tabla o consulta se abren por detra del panel.
Para maximizar utilizamos la macro maximizar y en el evento ya hay uno ocupado utilizarnos otro evento parecido al cargar maximice
LOS INFORMES
Saca la información de tablas y consultas en papel.
Elaboramos un informe donde veamos la información que hay en la tabla de clientes, damos a crear y allí
hay botones relacionados con el informe. La formula más sencilla es utilizar el asistente para informes que
nos guía paso a paso, escogemos la tabla de clientes y agregamos los campos que queremos que aparezcan
en el informe. Añado todos menos la del historial.
El asistente pregunta si deseamos darle un nivel de agrupamiento. Si agrupa por población, lo hará por
orden alfabético. Es decir que lo va a sacar mediante un nivel de agrupamiento.
También ordenar los registros de manera alfabética. Apariencia Tabular y conviene tener activa ajustar el
ancho del campo. y en modo horizontal, el último paso es darle el nombre.
Una vez realizado el informe se puede imprimir, aparecen en la parte de abajo registros.
Se puede modificar una serie de propiedades., como el tamaño de papel, los márgenes etc.
Ejemplo Vamos a hacer un informe de la tabla de productos. Por tanto vamos al asistente de informes y
cogemos la tabla de productos y añadimos los campos necesarios y establezca un nivel de agrupamiento
por países y dentro de cada país ordenados por secciones. Siguiente y que nos ordene por precio ascendente
y un segundo campo de ordenación nombre de articulo. Hay una opción de opciones de resumen que me
lleva a una ventana que nos da opciones sobre el precio y artículos. En este caso ponemos suma y saldrá la
suma del precio. damos al siguiente que lo ponga en horizontal. Los niveles de agrupamiento lo ha hecho
por países y después por sección y por ultimo ordena por precio y articulo. El cálculo esta en el final de la
sección.
Si queremos hacer que aparezca un campo en un informe que no existe. Desde vista diseño realizamos esa
tarea. Pulsamos cuadro ab y lo colocamos donde queremos. Se puede modificar la etiqueta "precio con iva"
y en el otro cuadro se pone la formula que nos muestre el precio con iva. =[precio]*1,21.
Si quisiera exportar el informe a Word, pulsamos el botón de mas y Word, la primera opción, nos aparece
el asistente y nos lo guarda con formato rtf, lo guardamos en el escritorio.
Para exportar a Excel igual que en Word. En Excel crea un esquema con la información.
A pdf también solo hay que escoger el botón.
