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guia de como trabajar con windows access
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
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Diseñar una base de datos con múltiples tablas.: Basándose en el funcionamiento de una empresa, tomando en cuenta que toda empresa tiene una actividad principal que es vender algo, lo cual se puede llamar PRODUCTO. Los datos que se necesitan para cada venta son: Qué se ha vendido ( Nombre de producto ), Cuanto se ha vendido ( Cantidad ), A quien se le ha vendido ( cliente ) y Numero de cuenta para cobrárselo ( NCcliente ).
Según se trabaje con estos datos se requieren otros datos del cliente, como son el nombre de la empresa para la que trabaja ( Empresa ), Sus apellidos ( Apellidos ), Puesto que desempeña ( Puesto ), Teléfono de contacto ( Teléfono ), Los datos para enviar los pedidos ( Dirección , Población , CP )
Posteriormente con la Tabla Producto " Código producto " es el campo clave necesario para distinguir unos productos de otros y relacionarlos con otras tablas.
Una norma es agrupar campos por afinidad y aunque es evidente que los campos del producto dependen de la tabla del proveedor, también es fácil ver que la tabla del proveedor no depende de los productos. Es decir que un solo proveedor tiene muchos productos pero que además podemos utilizar los datos de la tabla proveedores para otras funciones distintas, por ejemplo para tener contactos con los comerciales, o para desarrollar nuevas líneas de negocio.
Se crean las tablas desde la opción " Crear tabla en Vista de diseño " Vamos a crear primero la tabla " Cliente ". Introduciremos los campos ya diseñados y la columna descripción se escribirá una pequeña información que ayude a definir la función de cada campo. Es posible que cause extrañeza que los últimos tres campos los hayamos definidos como " tipo de datos " de " texto " cuando pudiera parecer más lógico definirlos como " numéricos ". La razón es muy sencilla, solo asignaremos tipos " numéricos " a campos con los que realicemos operaciones aritméticas.
Al campo " CódigoCliente " se le asignará tipo " Auto numérico " para asegurarnos que no haya ningún cliente repetido, Access se encarga automáticamente de asignar valor para cada nuevo registro que creemos. En la tabla " pedidos ", al contrario que en clientes, vemos que abundan los campos " Numéricos ", hay algunos que si utilizaremos para hacer operaciones con ellos, por ejemplo el campo " Cantidad ", es evidente que lo multiplicaremos con el campo " PrecioUnidad " para calcular el precio del pedido. Pero hay otros campos, como " CódigoCliente " y " CódigoProducto " que no vamos a utilizar en ninguna operación aritmética,
La primera vez que se guarda cada tabla Access avisa y pregunta si se quiere definir una clave principal. En el texto avisa que no es necesaria pero si recomendable. En este caso, al estar trabajando con tablas relacionales es imprescindible contestar afirmativamente a esta ventana de dialogo, ya que cada tabla podrá ser referenciada por las demás a través de esta clave principal.
Se ha definido el campo " CódigoProducto " como clave principal, se identifica por el icono de la llave que está junto al " Nombre del campo "
El Campo " Fecha/hora ", se utiliza para almacenar Fechas y horas, la fecha de la compra, la hora de la salida del producto... El campo " Si/No ", también conocidos como campos lógicos, solo pueden presentar dos estados, Si o No. Se utiliza principalmente para ahorrar espacio y tiempo, por ejemplo si se tiene una base de datos y se desea saber si el cliente esta casado o soltero, es más sencillo poner un campo Si/No, que teclear cada vez " Casado ", " Soltero ". El campo " Memo ", se utiliza cuado en el campo se pretende añadir información que no se sepa cuanto ocupará. El campo " Moneda ", debe utilizarse en lugar del numérico cuando manejemos precios y otras cantidades monetarias. El campo " Objeto OLE ", puede utilizar imágenes, audio y otros formatos como si fuera un dato más. Se puede utilizar para añadir una fotografía del articulo o una grabación de sonido que acompañe la ficha del registro que se quiera visualizar
La ventana de diseño de la tabla esta dividida en dos partes, la parte superior se utiliza para introducir las características básicas de los comandos. En la parte inferior se introducen las propiedades de los campos. Como se puede ver, en la parte inferior hay dos pestañas, la primera de ellas " general " se utiliza para definir las propiedades.
Las propiedades para un campo numérico son: " Tamaño del campo ", " Formato ", " Lugares decimales ", " Mascara de entrada ", " Titulo ", " Valor predeterminado ", " Regla de validación ", " Texto de validación ", " Requerido ", " Indexado "
Así con cada uno de los distintos tipos de datos. . " Tamaño del campo ": Determina el numero de caracteres que puede contener un campo de texto, en los campos de tipo numérico sirve para determinar el numero mas grande que se podrá introducir en ese campo. " Formato ": Permite mostrar las fechas y números con un formato determinado " Lugares decimales ": Determina el numero de cifras decimales que aparecerán cuando se use un formato con los campos numérico y moneda " Mascara de entrada ": Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a un formato determinado. " Titulo ": Especifica el nombre que se usara en los formularios y en los informes, en lugar del propio nombre del campo " Valor predeterminado ": Valor que tomara el campo por omisión cuando se agregue un nuevo registro a la tabla. " Regla de validación ": Determina las condiciones que debe cumplir el dato que se pretende introducir en el campo para ser aceptado " Texto de validación ": Establece el texto del mensaje que aparecerá si el dato que se pretende introducir en el campo no cumple la regla de validación " Requerido ": Indica que es obligatorio introducir un dato en el campo. " Permitir longitud cero ": Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo de tipo Texto o Memo " Indexado ": Determina si este campos será un índice de la tabla.
La propiedad de campo " Indexado " tiene tres opciones: No: No crea ningún índice para el campo, o si lo tiene ya lo borra Si (Con duplicados): Crea un índice para este campo Si (Sin duplicados): Crea un índice sin duplicados Esta ultima opción significa que no podrá haber datos que se repitan, por ejemplo no se puede crear un índice en un campo Nombre si dos o más registros se llaman igual. Se puede crear tantos índices como sea necesario, teniendo en cuenta de que estos aumentan mucho el tamaño de la base de datos, así pues solo es aconsejable crear índices de aquellos campos que sepamos que vamos a utilizar asiduamente para buscar registros. En el menú " Ver ", tenemos la opción " Índices "
Para la tabla " Pedidos " se ha definido dos índices, uno para " CodigoPedido " y otro para " Vendedor ". En la lista de índices aparentemente hay otro llamado " PrimaryKey ", pero es el mismo que " CodigoPedido ", teniendo en consideración que se estableció que " CodigoPedido " fuera la clave principal de la tabla pedido y por eso hay en toda tabla con una clave definida hay un índice llamado " PrimaryKey ", que hace referencia al campo " clave ", independientemente de los demás índices que se hayan creado. En la zona de las " Propiedades del índice " , se tienen tres características " Principal ": es la característica de la clave de la tabla, solo puede haber un índice que la tenga " Única ": indica si puede haber valores duplicados o no " Ignorar nulo ": Se excluye del índice los valore nulos, por ejemplo no se ordenan los registros vacíos
