admin for proces finan, Apuntes de Administración de Empresas

¡Descarga admin for proces finan y más Apuntes en PDF de Administración de Empresas solo en Docsity!

VERSION 3.

Timothy lives in the remote village of Kambishi in Zambia. Children like Timothy are able to attend school y receive healthcare when their parents’

MICROFINANCE

FINANCE POLICIES

VERSIONING TABLE

Versio n

Descripcion de la Enmienda Cambio relaizado por:

Fecha de la Ultima Actualizaci on

1.0 Politicas elaboradas por Nino Gonjilashvili; Revisadas por el Equipo de Finanzas de VFI de la HO (Oficina Central).

Natalia Zalba- Grindley

05-Julio-

1.1 La retreoalimentacion de los Revisores de Primera Instancia es agregada en forma de ‘comentarios’ a traves de todo el documento.

Natalia Zalba- Grindley

10-Agosto- 2012

2.0 La retreoalimentacion de los revisores de Primera Instancia fue evaluada e incorporada o desestimada por el Propietario de la Sección

Natalia Zalba- Grindley

20-Agosto- 2012

2.1 La segunda ronda de edicion proviene del Propietario de la Sección para hacer que el document sea mas ‘conciso’

Natalia Zalba- Grindley

22-Agosto- 2012

2.2 Retroalimentación de: Richard Reynolds, Jacqueline Bergen, Paul Elliot, Stephen Lockley, Phillip Jones, David Kombanie, Max Robinson, Paulo Orozco, Jaime Arguello, Launce Moses, Larry Patapoff, Johanna Ryan, Rommel Caringell

Natalia Zalba- Grindley

Septiembre- 2012

3.0 Las actualizaciones por parte de los Propietario de la Sección despues de la retroalimentacion recibido de los Revisores de Segunda Instancia

Natalia-Zalba- Grindley

Septiembre

3.1 Las actualizaciones por parte de los Propietario de la Sección despues de la retroalimentacion recibido de Stephen Lockley

Natalia Zalba- Grindley

Noviembre

3.2 Las actualizaciones se basan en las ediciones y retroalimentacion de Stephen Lockley.

Natalia Zalba- Grindley

Noviembre

3.3 Reformateado por Brad Stave. Cambios menores por parte de Barry Firth y Jaime Arguello

Brad Stave / Natalia Zalba- Grindley

06-Diciembre

SECTION 21. – Conciliaciones....................................................................................... 41

CAPÍTULO VIII. ............. REPORTAJE FINANCIERO & REQUERIMIENTOS

SECTION 22. – Reportaje Financiero & Requerimientos................................................ 43

CAPÍTULO IX. ....................................................................... SISTEMAS IT

SECTION 23. – Sistemas IT .......................................................................................... 45 SECTION 24. – Sistemas y Procesos............................................................................. 46

CAPÍTULO X. ......................................................... IMF FINANCIAMIENTO

SECTION 25. –IMF financiamiento................................................................................ 47 SECTION 26. –IMF plan de financiamiento.................................................................... 49

CAPÍTULO XI. .......................................... PLANIFICACION ESTRATEGICA

SECTION 27. – Resumen de Planificación..................................................................... 54 SECTION 28. – Documentos de Planificación (Negocios & Planes Financieros)............. 54

CAPÍTULO XII. ........................................................ GESTION DEL RIESGO

SECTION 29. –ALM & ALCO........................................................................................... 57 SECTION 30. – Gestión del Riesgo Financiero............................................................... 59 SECTION 31. – Gestión del Riesgo................................................................................ 63 SECTION 32. – Seguro Corporativo............................................................................... 65

CAPÍTULO XIII.GASTOS ACUMULADOS Y ANTICIPADOS................ 70

SECTION 33. – Gastos Acumulados y Anticipados........................................................ 70

CAPÍTULO XIV.REVISION FIN DE AÑO......................................... 71

SECTION 34. – Revisión y Cierre de Fin de Año............................................................. 71

CAPÍTULO XV. ............................................... CONTABILIDAD PROYECTO

SECTION 35. – Contabilidad de Proyecto...................................................................... 73

CAPÍTULO XVI.RETENCION Y ALMACENAMIENTO DE REGISTROS

CONTABLES 75

SECTION 36. – Retención y Almacenamiento de Registros Financieros........................ 75

APPENDICES

Apéndice A- World Vision Microfinance Governance Policy......... 78

Apéndice B – Tabular View on Approval y Authorization Levels... 79

Apéndice C - VFI minimum standard percentages for impairment

loss allowance calculations:..................................................... 80

Apéndice D – Detailed Examples of Method Used to Comply with

Local Regulatory Standards..................................................... 81

Apéndice E – Depreciation y Amortization Table According to VFI

Apéndice F – Partnership Real Estate Management Policy y

Lineamientos (Sept 2006)....................................................... 83

Apéndice G - Lineamientos for Real Estate Transactions v2....... 84

Apéndice H – Reconciliation List............................................... 85

Apéndice I – Standard Financial & Management Reports............ 86

Apéndice J – Incident or Loss Report Sample Form..................... 87

Apéndice K – Vehicle Accident or Loss Report Sample Form....... 88

Apéndice L – Sample of Schedule for Month-End Closure............ 89

VisionFund.

GC Centro Global WV La red global de entidades federadas de World Vision, conocida también como la “Confraternidad de World Vision”

GL Libro General WVI World Vision International, la organización líder en toda la Confraternidad de World Vision

HO Head Office YTD Year-to-Date (Acumulado a la Fecha)

INTRODUCCION

Las Políticas de la Confraternidad de WV aplican, en gran parte, a toda la Confraternidad de WV, lo cual incluye a VisionFund.

Una de estas es la Política de Gobierno de Micro Finanzas de World Vision (Consulte el Apendice A), la cual establece que todas las IMF y otros programas de micro finanzas, sean propiedad de, o controladas total o parcialmente por, VFI, o que operan como parte de la red de VisionFund, están sujetas a las políticas y normas comunes desarrolladas por VFI.

El propósito del Manual de Políticas Financieras es darle a la red de VisionFund un conjunto de políticas contables y financieras claras y concisas para manejar sus operaciones del día a día. Su objetivo es asegurar una sólida mayordomía de los recursos financieros para que su contribución al bienestar de los niños y niñas sea valiosa y mejore los medios de vida de nuestros empresarios. Deben asegurar además que se resguarden los activos de la IMF, que los estados financieros observen las normas de VFI y los principios contables locamente aceptados, y que las finanzas de la IMF se manejen con el debido cuidado, responsabilidad y profesionalismo.

Estas políticas se han dividido en tres categorías: GP Principios Orientadores – Declaraciones globales generales abarcadoras que comunican la filosofía, dirección o creencia de una organización. Sirven para guiar a las personas hacia las decisiones correctas y en la elaboración de políticas comprensivas Guid Lineamientos – Declaraciones o recomendaciones generales relativas a las acciones que se deben tomar y/o diseñar para lograr los objetivos de la organización. Un lineamiento no es obligatorio, más bien es una sugerencia de una mejor práctica. Req Requerimientos – Declaraciones específicas que define, como mínimo, CUAL acción se tomará (no es opcional). Los detalles adicionales incluyen persona(s) responsable por la acción, calendario/línea de tiempo, etc. El cumplimiento es obligatorio. Este documento de política se ha dividido en 16 capítulos (Capítulo I- XVI) que a su vez están sub-divididos en secciones (Sección 1- 36 ),

abordando los distintos aspectos del negocio:

Capítulo I: Política General

• aborda los principales conceptos financieros contables

Capítulo II: Roles y Responsabilidades Financieras – Traza los varios roles y responsabilidades en el Departamento de Finanzas de una IMF.

Capítulo III: Control Interno y Auditoria – aborda los principales conceptos y requerimientos clave relacionados con el marco de controles internos y procedimientos de auditoria.

Capítulo IV: Gestión y Registro del Proceso Contable

• aborda las políticas contables relacionadas con los principales aspectos de las operaciones de una IMF, incluyendo, ingresos, egresos, cartera y ahorros.

Capítulo V: Gestión de Efectivo y Banca– discute lo que se espera de las IMF en su gestión de efectivo y banca, así como de su manejo/proyección de ingresos y egresos.

Capítulo VI: Activos Fijos – aborda el reconocimiento, tratamiento, depreciación, adquisición y eliminación de activos fijos y de las transacciones de bienes inmuebles.

Capítulo VII: Conciliación – aborda las principales características de las conciliaciones y los requisitos conexos de la IMF.

Capítulo VIII: Reportes y Requisitos Financieros – trata con los principios y políticas relacionadas con el reportaje

financieros y reportes requeridos de las IMF

Capítulo IX: Sistema TI – presenta los puntos y normas clave de TI que son especificas a la función financiera.

Capítulo X: Financiamiento de la IMF – trata con las políticas en torno al financiamiento de terceros para las IMF, y la preparación de un plan de financiamiento.

Capítulo XI: Planificación Estratégica – presenta los conceptos y políticas principales en las áreas de presupuestos y proyecciones

Capítulo XII: Gestión de Riesgo – describe los roles y responsabilidades del ALCO aso como los varios aspectos de la gestión de riesgo financiero. Además, este capítulo ofrece una panorámica de alto nivel del riesgo integral y gestión de riesgo dentro de la IMF, incluyendo los seguros para la protección contra riesgos.

Capítulo XIII: Gastos Acumulados y Anticipados – mira el “como” y “cuando” de los Acumulados y Anticipados

Capítulo XIV: Revisión de Final del Periodo – describe el proceso y requerimientos para los cierres de cuenta de fin-de-mes y fin-de-año.

Capítulo XV: Contabilidad del Proyecto – Aborda los principales puntos contables, de reportaje y de sistemas relacionados con proyectos específicos, como los definidos en los acuerdos de grants (adjudicaciones).

tener en la exactitud o validez de una declaración.

 Principio de Divulgación Plena

• Requiera que todo la información importante acerca de la la posición u operaciones financieras sean divulgadas en los informes financieros con el propósito de brindar un amplio y justo panorama.

Principios Orientadores

GP 1.1 El principio de consistencia

asegura la comparabilidad entre

periodos.

GP 1.2 El principio de

calce/contraparte asegura un

reportaje oportuno y realista que

es importante para el proceso

gerencial de toma de decisiones.

GP 1.3 El principio de

acumulación constituye una

parte importante de las normas

contables, y permite

comparaciones valiosas basadas

en las operaciones reales del

negocio, no interrumpidos por el

calendario de pagos.

GP 1.4 El principio de

conservatismo resultará en que

se reconocerán las pérdidas

potenciales pero solo permitirá

reconocer los ingresos cuando

se realizan o aseguran.

GP 1.5 La materialidad es juzgada

en términos de su naturaleza

inherente, valor de su impacto

(influencia), valor de su uso, y

las circunstancias (contexto) en

que ocurre.

Lineamientos

Guid1.1 De conformidad con el Concepto de Divulgación Plena, los socios, donantes y prestamistas serán informados de toda actividad significativa y no se encontrarán con “sorpresas” relacionadas con alguna actividad no divulgada o no reportada. Guid1.2 De conformidad con el Principio de Transparencia, el sistema IT será capaz de proveer un claro rastro de auditoria y estará protegido de la manipulación. Guid1.3 Las IMF mantendrán registros contables que son clasificados de acuerdo con el Principio de Funcionalidad. Guid1.4 Las IMF aplicarán la consideración de materialidad a todas las aplicaciones contables y de reportaje. El costo de aplicar un principio contable no prevalecerá ante el beneficio recibido por su aplicación. Requerimientos Req 1.1. De conformidad con el principio de consistencias, si por cualquier motivo se cambia el método contable, la IMF proveerá una plena divulgación del cambio y explicará sus efectos en las partidas de los estados financieros en las notas que lo acompañan. Req 1.2. La información y actividades financieras serán reportadas y explicadas con precisión y de manera oportuna de acuerdo con las líneas de comunicación de la (tanto internas como externas). Req 1.3. Las IMF prepararán reportes financieros usando el método contable acumulativo. Req 1.4. Todas las transacciones registradas serán autorizadas y soportadas total y adecuadamente a través de los

documentos, descripciones y aprobaciones apropiadas para

justificar y explicar la naturaleza de la transacción.

CAPÍTULO I: ROLES

Y ROLES Y

RESPONSABILIDADE

S FINANCIEROS

Responsabilidad del Visto Bueno: VFI CFO

SECCIÓN 2 –

Responsabilidades del

Personal de Finanzas

Propietario de la Sección: Director Financiero Regional VFI, AFRICA

Principios Orientadores

GP 2.1 El CEO brinda dirección estratégica para la organización y es responsable por: 2.1.1 El rendimiento financiero y gestión de riesgo de la organización. 2.1.2 Proteger los activos y demás recursos de la organización. 2.1.3 Otras responsabilidades financieras según sean definidas por WVI, VFI, políticas de la Junta, estatutos de la corporación y leyes locales.

GP 2.2 El CFO o Director Financiero es responsable por: 2.2.1 La planificación, gestión y reportaje financiero de la organización 2.2.2 Cumplimiento fiscal y regulatorio de la organización 2.2.3 Preparación del presupuesto anual y proyecciones financieros para la organización 2.2.4 Asegurar la presentación a tiempo y precisa de los estados

financieros a la gerencia, Junta, VFI, donantes, inversionistas y prestamistas 2.2.5 Análisis financiero y recomendaciones para la toma de decisiones a nivel de gerencia 2.2.6 Gestión de activos – pasivos, incluyendo liquidez y movimientos de tesorería. 2.2.7 Interacción entre los sistemas de TI y Finanzas 2.2.8 Asegurar que las políticas y procedimientos financieros cumplan con las regulaciones locales y con las normas contables. 2.2.9 Control de los registro contables y asegurar que las cuentas sean autorizadas, conciliadas y rastreadas hasta los estados financieros. 2.2.10 Preparar los estados financieros para la auditoria externa y coordinación con el auditor. GP 2.3 Los Contadores Senior son responsables por: 2.3.1 Organizar las políticas, procedimientos y procesos contables. 2.3.2 Almacenaje y retención de registro financieros 2.3.3 Revisar y aprobar las conciliación de cuentas bancarias 2.3.4 Conciliar la información entre las plataformas bancarias y contables del sistema TI, asegurando que los balances concuerden con las cuentas del libro mayor, y que todas las cuentas transitorias tengan calendarios detallados y se

financieros con el propósito de asegurar que sean precisos y dentro de los tiempos programados.

SECCIÓN I –

Responsabilidades

Financieras del Resto del

Personal

Propietario de la Sección: Director Financiero Regional VFI, AFRICA

Principios Orientadores

GP 3.1 Los gerentes de soporte – como los de Operaciones, TI, Auditoria Interna, Comunicaciones, RH, Gerente de Programas - son responsables por : 3.1.1 Preparar el presupuesto anual de su departamento. 3.1.2 Aprobar las órdenes de pago y gastos presupuestados para su departamento. 3.1.3 Dar información correcta y de calidad para los informes mensuales.

GP 3.2 Los Gerentes de Agencia , posiblemente con un Contador de Agencia, son responsables por : 3.2.1 Protección de activos y oros recursos confiados a la agencia 3.2.2 Manejar y revisar diariamente las cuentas bancarias de la agencia, en caso de disponer de la información. 3.2.3 Preparar el plan de negocios anual de la agencia y la revisión presupuestaria mensual 3.2.4 Manejar los gastos de la agencia en cumplimiento con el presupuesto anual 3.2.5 Asegurar que todas las plantillas y la conciliación se

envíen a tiempo al HO y al Gerente de Finanzas GP 3.3 Los Cajeros son responsables por : 3.3.1 Manejar las cuentas por pagar de la agencia. 3.3.2 Conciliar diariamente los desembolsos y pagos con los Oficiales de Crédito. 3.3.3 Booking branch-based client transactions. 3.3.4 Manejar las libretas de recibos y registros de cheques, conciliación diaria de inicio y cierre de efectivo, supervisado por el Contador de la Agencia. Notificar al BM (Gerente de la Agencia) en caso de encontrar una discrepancia en al conciliación. 3.3.5 Brindar a los Contadores de la Agencias la documentación necesaria para el mantenimiento del libro contable for accounting journal maintenance.

SECCIÓN I – Niveles de

Autorización para

Aprobación y Firma

Propietario de la Sección: Director Financiero Regional VFI - AFRICA

Principios Orientadores GP 4.1 VFI aprueba las siguientes categorías y actividades : 4.1.1 Plan de negocios y presupuesto operativo anual. 4.1.2 Revisión del presupuesto. 4.1.3 Prestamos de la IMF. 4.1.4 Selección del sistema TI y presupuesto para la implementación. 4.1.5 Conversión de la estructura legal y/o propiedad.

4.1.6 Transformación para convertirse en entidad regulada/que acepta depósitos de ahorro 4.1.7 Intermediación para ahorros. 4.1.8 Nuevos productos, para consensuar el modelo operativo y las implicaciones financieras. 4.1.9 Nuevos proyectos, grants, o asocios que tendrán un efecto material en las finanzas o estructura de la IMF.

GP 4.2 La Junta aprueba las siguientes categorías y actividades: 4.2.1 Nombramiento y despido de los CEO, en consulta con VFI. 4.2.2 Prestamos por la IMF 4.2.3 Plan estratégico 4.2.4 Plan de negocios y presupuesto operativo anual 4.2.5 Estados Financieros auditados para el cierre de año 4.2.6 En base anual, los niveles de compra, mandatos y límites de aprobación para la gerencia. Consulte el Apendice B. 4.2.7 Adopción, cambios, etc., de la Política Financiera y Operativa, recibir la certificación de la gerencia y de VFI que las políticas locales están alineadas con las políticas y lineamientos de VFI, salvo que las autoridades regulatorias o leyes locales establezcan lo contrario. 4.2.8 Creación o cierre de cuentas bancarias, junto con los cambios de firmas bancarias autorizadas. Esta responsabilidad no será delegada a la gerencia. 4.2.9 Loan write offs of any amount.

4.2.10 Venta de activos con cantidades superiores a las definidas en los mandatos y límites anuales. 4.2.11 Cualquier requerimiento especifico de las regulaciones locales. GP 4.3 El CEO aprueba las siguientes categorías y actividades : 4.3.1 Aprueba las solicitudes de compra para las siguientes categorías que será aprobadas previamente por el presupuesto operativo de la organización: activos fijos y firma de órdenes de pago para el pago de activos fijos. 4.3.2 Aprueba las solicitudes de compra para activos fijos y de gastos operativos que no ha sido aprobados previamente por el presupuesto operativo de la organización, dentro de los mandatos y límites establecidos por la Junta. 4.3.3 El CEO buscará aprobación de la Junta para todas las demás cantidades que excédanlos límites establecidos 4.3.4 Aprueba el nombramiento y despido de empleados de la IMF, de conformidad con el Plan de Recursos Humanos anual y aprobado por la Junta. 4.3.5 Aprobar y firmar los estados financieros consolidados (hoja de balance, estado de ingresos y gastos, estado de flujo de caja) y los informes operativos (cartera y vencimiento, alcance, impacto y proporciones, etc.). 4.3.6 Forma la carta de participación de la auditoria externa después de recibir la aprobación de Comité de Auditoria y Riesgo. 4.3.7 Cuando es requerido por ley, firma el informe de auditoría externa.

empleado a cargo de las conciliaciones de efectivo y bancarias. 4.2.1 Además, cada agencia seleccionará a dos signatarios adicionales en caso que los signatarios principales no estén disponibles. 4.2.2 Por lo menos uno de los otros dos signatarios será del equipo ejecutivo (SMT – Gerente de Operaciones, CFO o un miembro del equipo gerencial designado por el CEO).

Req 4.3. El CEO y el CFO de la IMF serán firmas autorizadas en todas las cuentas bancarias.

Req 4.4. Las personas con autorizacion para aprobar transacciones financieras, gastos, recargos, etc. (p. ej. compras, transferencias,

facturas, etc.) no deberán aprobar una orden de pago bancaria como una firma autorizada única. Se utilizará una segunda firma autorizada para este fin. Req 4.5. Los gastos no planificados y/o fuera de los limites aprobados o niveles de autorización serán previamente aprobados por el CEO antes de hacer cualquier correspondiente transferencia bancaria. La omisión de este paso puede resultar en una inmediata amonestación por escrito. Req 4.6. Por lo menos uno de los dos signatarios de una transferencia externa o cheque tendrá el límite de aprobación para autorizar la transacción según sea delegada por la Junta.

CAPÍTULO I

CONTROL Y

AUDITORIA INTERNA

Responsabilidad del Visto Bueno: VFI CFO

SECCIÓN 3 – Control

Interno

Propietario de la Sección: Contralor VFI

 Sistema de Control Interno – se refiere a todas las políticas y procedimientos adoptados por una IMF para ayudar a asegurar, hasta donde sea práctico, que el negocio se conduzca de manera ordenada y eficiente.

 Ambiente de Control es la actitud, nivel de concienciación, y acciones generales de la Junta Directiva y gerentes en relación con el sistema de control interno y su importancia.

 Actividades de Control son las políticas y procedimientos (además del ambiente de control) que la gerencia ha establecido para lograr los objetivos específicos de la entidad.  Riesgo es cualquier asunto que ponga en peligro el logro de los objetivos de la organización. Principios Orientadores GP 5.1 Control Interno está diseñado para lograr estos tres objetivos organizacionales: 5.1.1 Eficiencia y efectividad de las operaciones; 5.1.2 Confiabilidad del reportaje financiero; 5.1.3 Cumplimiento con las leyes y regulaciones que aplican. GP 5.2 Los factores reflejados en el ambiente de control incluyen: 5.2.1 La función de la Junta Directiva y de sus comités, 5.2.2 La filosofía y estilo operativo de la Gerencia,

5.2.3 La estructura organizacional y los métodos de asignar autoridad y responsabilidad, 5.2.4 El sistema de control de la gerencia, incluyendo la función de auditoria interna, 5.2.5 Políticas y procedimientos de personal, y segregación de deberes 5.2.6 Administración de la comunicación. 5.2.7 Respuesta al fraude

GP 5.3 El propósito del control interno es de proveer una seguridad razonable (no absoluta) de mitigar los riesgos y promover los objetivos organizacionales. Las limitaciones del control interno incluyen: 5.3.1Costo vs. Beneficio – El costo de implementar un control no debe exceder el beneficio. 5.3.2Anormalidades – Típicamente, los controles están orientados hacia las transacciones cotidianas normales: las transacciones extraordinarias quizás no estén cubiertas por los controles normales. 5.3.3Error humano – Este factor estará siempre presente a un nivel u otro. 5.3.4Colusion – Si un control es dependiente de la Segregación de Funciones, los controles internos pueden ser burlados cuando dos o más de las personas responsables trabajan en conjunto con el propósito de cometer fraude a la organización.

GP 5.4 Los roles y responsabilidades se separan de la siguiente manera: 5.4.1 La Junta Directiva, a través de sus Comités de Auditoria y

Riesgo, es responsable por la Política de Control Interno de cada IMF. 5.4.2 El CEO es responsable ante la Junta Directiva por el desarrollo e implementación del marco de controles internos. 5.4.3 La gerencia de una IMF es responsable por el desarrollo e implementación de actividades de control que aseguran lo siguiente:

 Que los registros financieros

y bases de datos pertinentes reflejen las actividades operativas reales, incluyendo transacciones y balances de clientes, intereses y cargos;

 Que los activos esta

protegidos de uso o disposición no autorizado;

 Que se eviten las

Irregularidades y fraude, y en caso de ocurrir, que se puedan detectar, reportar y corregir. Lineamientos Guid 5.1 Las Evaluaciones de Riesgos y Actividades de Control serán analizadas y desarrolladas para cada uno de los siguientes ciclos de transacción: 5.1.1 Ciclo de Ingresos – el conjunto de actividades y transacciones incluidas en la producción del ingreso. Para una IMF, esto incluye el ingreso por honorarios e intereses relativos a las operaciones de préstamos, ahorros y seguros. 5.1. Ciclo de Egresos – el conjunto de actividades y transacciones incluidas en la adquisición de bienes y servicios

5.2.2 Controles apropiados para los sistemas de TI y computación. 5.2.3 Procedimientos estandarizados para procesar las transacciones. 5.2.4 Conciliación regular de registros de la IMF con registro de clientes. 5.2.5 Conciliación regular de las balance sheet accounts y revisión de cuentas P&L. 5.2.6 Documentos y registros contables adecuados. 5.2.7 Control físico adecuado de los activos y registros. 5.2.8 Análisis regular de tendencias y presupuesto del desempeño financiero. 5.2.9 Verificación independiente del funcionamiento del control a través de auditoria interna y externa

Req 5.3. La IMF aplicará Actividades de Control en todos los niveles y funciones de la organización. 5.3.1 Las IMF harán cumplir las Actividades de Control a través de una serie de diversas actividades (tanto preventivas como de detección) como son las aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisión de desempeño, medidas de seguridad y la creación y mantenimiento de documentos y datos corporativos.

SECCIÓN 3 – Auditoria

Externa y Proceso de

Diagnostico

Propietario de la Sección: Contralor VFI

Definiciones:

 Auditoria Externa es una revisión formal e independiente de los estados financieros, registros, transacciones y operaciones financieras, realizada por contadores profesionales con el propósito de:

 Dar credibilidad a los estados

financieros y otros informes de la gerencia

 Asegurar la responsabilidad

ante los fondos de los donantes,

 Identificar debilidades en los

controles internos y sistemas.  Los Servicios Comunes de Auditora Externa para una IMF incluyen:

 Auditoria de los estados

financieros anuales – confirma que los estados financieros están libres de errores materiales. Producto: Reporte de Auditoria, incluyendo una opinión, estrados financieros y notas

 Auditoria de propósito

especial – generalmente para auditar el cumplimiento con los requerimientos del donante, incluyendo el uso de los fondos.

 Procedimientos

Consensuados – obtiene resultados detallados de los procedimientos para pruebas específicas para transacción o balances de cuentas especificas  Comunicaciones Clave de Auditoria incluyen:

 Términos de Referencia –

documento que establece los requerimientos del cliente y sobre los cuales la firma auditora basará su propuesta.

 Carta de Participación –

Carta firmada por los auditores y la gerencia de la IMF que detalla los servicios que serán rendidos y las responsabilidades respectivas de cada una de las partes

 Carta de la Gerencia – Carta

de los auditores a la gerencia de la IMF y al comité de auditoría que contiene comentarios constructivos que la gerencia puede usar para mejorar las operaciones o controles internos.  Clasificación Externa – Distinta a una auditoria, una clasificación externa es la evaluación independiente de una IMF. La evaluación puede incluir la efectividad operacional, posición financiera a proporciones, impacto social, así como otros aspectos de ls operaciones.

Principios Orientadores

GP 6.1 Una IMF puede requerir de cuatro tipos de auditorías anuales: 6.1.1 Consolidación VFI (AF de Octubre a Septiembre).

 El trabajo de auditoria que se

requiera dependerá del tamaño relativo de la IMF ante la totalidad de VFI y puede variar desde procedimientos de pruebas consensuadas hasta una auditoria plena completa de los estrados financieros. 6.1.2 Auditoria Anual de los Estados Financieros

 El año fiscal puede variar

según la organización. La auditoría anual financiera probablemente coincida con la auditoria de VFI o con la auditoria Regulatoria. 6.1.3 Auditoria Regulatoria

 Tiene el propósito local de

cumplir con las regulaciones del Banco Central (generalmente, el Año Fiscal es de Enero a Diciembre) 6.1.4 Consolidación WVI (AF de Octubre a Septiembre).

 Se espera que también las

IMF que no son propiedad

directa de VFI participen anualmente en los procedimientos de prueba para la auditoria externa WVI. GP 6.2 El auditor externo es contratado por, y responsable final ante, la Junta Directiva y propietarios. 6.2.1 Es vital que la Junta se involucre en la planificación y supervisión de la auditoria externa. Ocasionalmente, esto se hace por medio del comité de auditoria de la Junta, o, en el caso de IMF más pequeñas, por medio de un solo Miembro de Junta que tenga experiencia financiera. GP 6.3 El proceso de encomendar/ comisionar o contratar una auditoria externa comienza con determinar un ámbito de trabajo que formará la base de los términos de referencia para la contratación. 6.3.1 Generalmente, los términos de referencia son aprobados por la Junta en pleno. 6.3.2 Los términos de referencia para la auditoria de consolidación de VFI son enviados, generalmente, por Auditores Externos VFI Global – Global External Auditors a los auditores externos individuales de las IMF. GP 6.4 Las firmas e auditoria se seleccionan en base a: Su habilidad de cumplir con los requisitos de los términos de referencia (incluyendo tiempos)

 Reputación local y/o

internacional de su calidad (imparcialidad /objetividad)

 Precio comparado con los

demás licitantes por el mismo trabajo