administracion "clases de archivos", Apuntes de Ciencia de la administración

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PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

APRENDIZ: ESTEBAN ANDRES ARISMENDY PADILLA

INSTRUCTORA: BELLANID RIVERA CHARRY

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CLASE DE

DOCUMENTO

DEFINICIÓN SIMILITUD DIFERENCIA

DOCUMENTO

DE ARCHIVO

Sitio en el cual se concentra toda la documentación creada en cualquier fecha, lengua, forma o soporte, por una entidad pública o privada. Se trata de una manifestación de testimonio que posee un carácter auténtico, objetivo e imparcial, es recíproca y está influenciada por otros y a su vez los influye. Cumple con la función de guardar información y mantener la continuidad de la gestión como evidencia en el cumplimiento de sus deberes jurídicos o administrativos. Similitud en la organización delos documentos. Tiene el mismo objetivo el cuales mantener la información organizada y protegida, a fin de que sea fácil su localización en el momento de que sea requerida la información. Se debe disponer de los elementos necesarios de equipo espacio y personal para el desarrollo de la función archivística. Igualmente se deben crear archivos para clasificar la información, tanto la que se produce como la que se recepciona. Se realiza la misma clasificación documental El registro se encuentra en un medio cuya información es accesible a través de la escritura manual y se mantiene en papel. El contenido no se puede separar de su soporte, por lo cual se garantiza la integridad de la información en el documento. El valor documental se puede determinar por su autenticidad, entre ellas por la firma. Los documentos se mantienen en carpetas tangibles, que se archivan en archivadores DOCUMENTO ELECTRÓNICO Son toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivos que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos de gestión central e histórica. La información se recibe en un medio cuyos símbolos solo puede ser leído por medio de la computadora. Su contenido puede ser desglosado de su texto original, para llevarse a otro documento, siendo así más fáciles de vulnerar su contenido alterándolos o perdiendo la información. Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o virtuales y se conservan en formatos digitales. La autenticidad del documento depende del programa en el cual se haya creado.