Paralelo de Clases de Documentos: Archivos y Documentos Electrónicos, Apuntes de Archivística

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EVIDENCIA ACTIVIDAD 2

DOCUMENTO “PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”

SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE

Cindy Dayann Camargo Giraldo

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN

ELENTORNO LABORAL

Documento “Paralelo Clases de Documentos” De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada documento. INTRODUCCIÓN Los documentos son instrumentos que son escrituras o escritos con los que puede justificar, comprobar o confirmar alguna cosa, estos por su naturaleza se clasifican en públicos o privados. Un documento publico que se otorga o se autoriza con las solemnidades requeridas por la ley ya sea por un registrador, un secretario judicial, notario u otro ente público para con esto acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y las fechas en las que se realizan. En cuanto al documento que es privado; puede ser radicado por las partes interesadas con testigos o sin ellos, pero sin ser intervenidos por un registrador, funcionario publico o notario que de fe de ello. En las actividades administrativas se diferencian por su carácter documental, quiere decir que pueden reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Estos son documentos que tiene un soporte en el cual materializan los distintos actos de la administración y la forma externa en la que se realizan dichos actos. Un documento asegura la pervivencia de las acciones administrativas al cual se constituye un soporte material. Con este se garantiza la conservación de los actos y la posibilidad de poder demostrar su existencia, sus posibles errores o vicios y sus efectos, como también le da el derecho a los ciudadanos para acceder a los mismos.

SENA CLASES DE

DOCUMENTOS

DIFERENCIAS USO

DOMUMETO DE

ARCHIVO

Son los que se determinan por el lugar en donde se encuentra toda la información generada o recibida por una entidad pública o privada debido a sus funciones o actividades. El contenido es inseparable de su medio o soporte. Permite que el registro este acogido en un medio ya que su información se hace accesible a través se simbología implícita en él. Su valor probatorio por las características de autenticidad de las firmas que están en los mismos. Nos permite la comunicación a otros órganos o entidades de la administración o a terceros que estén interesados, ya sean personas jurídicas, publicas y privadas o personas jurídicas naturales. Permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa. DOCUMENTO ELECTRONICO Es toda la información generada, recibida, envida, acumulada o almacenada por un medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivos que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos de gestión, central e histórico Su autenticidad depende del software y hardware en el cual fue creado, y esta solo se podría mantener si se conserva en su estructura original. Recopila información en un medio cuyo símbolo solo pueden ser leídos por un Se puede controlar el acceso a la información por niveles de seguridad y conservación de estos a largo plazo. Permite fácil acceso a toda la información, disminuyendo los tiempos de entrega de los documentos solicitados.

ordenados. Su contenido puede ser separado de su soporte original, para poder ser transferido a otros.