Guía para la Elaboración de Documentos en las Organizaciones: Normas y Tipos, Apuntes de Archivística

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EVIDENCIA ACTIVIDAD FORO TEMATICO 3

“TIPO DE DOCUMENTOS”

Cindy Dayann Camargo Giraldo SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN ELENTORNO LABORAL

• NORMA ICONTEC NTC

PROPÓSITO

Tiene como propósito brindar

herramientas que faciliten la gestión

documental en las organizaciones, con el

fin de simplificar y organizar la

presentación y el manejo de las

comunicaciones impresas y electrónicas.

LA GUÍA GTC – 185 SE

PUEDE EMPLEAR EN:

Cartas Memorandos Circulares Actas Informes Certificados y constancias Hoja de vida corporativa Mensajes electrónicos

LO QUE DEBE CONTENER EL

DOCUEMNTO:

Código Lugar de origen y fecha de elaboración Destinatario Denominación o titulo académico Nombre del destinatario Cargo Organización Direccion Nombre del lugar de origen País Asunto Saludo Texto Despedida Remitente y firmas del responsable

CARTA

DEFINICION:

Es un tipo de comunicación, las cartas tienen un formato con un estilo de bloques, de los cuales hay por lo menos tres: el estilo de bloque estándar, estilo bloque modificado y estilo semi-bloque. Los estilos de letra mas nuevos, como el estilo simplificado, se basan en el estilo de bloque. Cada estilo prescribe ancho márgenes, espacio entre párrafos y el orden de los contenidos de la carta. El estilo de bloque estándar es una opción popular debido a que es la disposición mas sencilla del formato.

CARACTERISTICAS:

 (^) Hay un receptor (destinatario) y un emisor ( emitente).  (^) Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.  (^) Posee una actitud cortes y amable.  (^) Busca impresionar positivamente al destinatario.

CLASES DE CARTAS:

 (^) Catas de presentación  (^) Carta de agradecimiento  (^) Cartas de recomendación  (^) Cartas de despido  (^) Carta de solicitud  (^) Carta de disculpa  (^) Carta de reclamación

MEMORANDO

DEFINICION:

Es la manera de comunicar de forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. CARACTERISTICAS:  (^) Es una carta simplificada, su función es comunicativa y busca recordar acciones, actividades o establecer sanciones.  (^) Su texto es corto y trata sobre un único asunto.  (^) Su uso es interno en la organización.  (^) Los memorandos llevan membrete.  (^) Su redacción es lo mas simple posible y se suprimen las palabras de cortesía.  (^) No puede sobrepasar una cuadrilla.  (^) Lleva como titulo memorando

CLASES DE MEMORANDOS:

֍ (^) Memorandos informativos: son aquellos que informan a los empleados por cambios que se generen en la empresa. ֍ (^) Memorandos de directiva: se dirigen a sus empleados para que cambie su comportamiento o realicen algo. Su propósito es alertar a los empleados sobre un posible problema. ֍ (^) Memorandos de aclaración: su objetivo es explicar las políticas de empleados o discutir un rumo de la empresa, temas que deben ser atendidos a la brevedad posible. ֍ (^) Memorando de respuestas: responde a las solicitudes realizada por un departamento o grupo de empleados. ֍ (^) Memorando sociales: ֍ (^) Son los que avisan sobre eventos especiales como comidas informales