Gestión Documental: Recepción, Registro y Distribución de Documentos, Apuntes de Archivística

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EVIDENCIA ACTIVIDAD 3

DOCUMENTO “PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”

SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE

Cindy Dayann Camargo Giraldo SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN ELENTORNO LABORAL

Informe "Administración Documental". De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto. INTRODUCCION Desde la perspectiva de la ley general de archivos, se define gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación. El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la importancia de un buen manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya que esto nos permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido de los documentos ya que si no se tiene clasificados seria una tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para la empresa y además una buena administración documental general una buena toma de decisiones. OBJETIVOS Reconocer que las entidades publicas cumplen y aplican las funciones básicas para el manejo de documentos como lo son la recepción o radicación, registros y distribución o embalaje Adquirir mayor conocimiento sobre la administración documental en el entorno laboral, con relación a la importancia de informe del paso a paso para la recopilación o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

RECEPCIÓN

En el proceso de recepción se desarrolla en una ventanilla única, la cual cumple con la tardea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo de esta manera con la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del programa de gestión documental. En este punto hablamos de tres pasos fundamentales del proceso de: Recepción: la recepción del documento, su radicación y finalmente su registro. Su función es recibir correspondencia emitida por personas ya sean naturales o jurídicas donde se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Que la comunicación este dirigida a la empresa o a un funcionario. El sobre debe esta correctamente marcado. Después de este proceso se debe clasificar en comunicación oficial o comunicación personal. La documentación recibida puede estar en diferentes medios y soportes, como lo son correo tradicional, revistas, fax, plegables, invitaciones, correo electrónico, entre otros. Allí se debe verificar que la documentación que se está recibiendo este completa, firmada, contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta y esta en buen estado. Apertura: Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y se verifican los anexos. Una ves se saque el documento del sobre se lee con el fin de: Comprobar las fechas de elaboración y recibido. Se revisa que este firmado y se verifican anexos. Nota: en caso de que la comunicación no cumpla con todos los requisitos correspondientes en el proceso de la revisión y verificación como por ejemplo no tenga las firmas, sea anónimo, entre otras deberá ser remitida sin radicar y deberá entrar en una respectiva investigación.

Registro y radicación: Después de haber recibido las comunicaciones por la ventanilla única, se deben ingresar todas las comunicaciones generadas o recibidas, al sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa). En el sistema SGD se ingresan los siguientes datos: Fecha Nombre del remitente Dirección, teléfono y correo electrónico Funcionario destinatario, dependencia y si lleva otra copia a otra dependencia Asunto Numero de folios y anexos Radicación e impresión del rotulo: Según la guía técnica colombiana Icontec del 2009 el espacio en donde se debe poner el sello en la elaboración de las cartas o de las comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento. al generar el registro de las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD se debe escanear el documento para de esta manera grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo inmediatamente le asigne el numero de radicado al documento. Después de esto se imprime el rotulo con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este rotulo es para que tenga una identificación el documento dentro de la base de datos de la entidad. Esto se hace con el fin de velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos. al comienzo de cada año laboral la numeración debe ser ascendente y continúa iniciando el 001 y finalizando en el ultimo consecutivo con el que se registre el cierre de labores administrativas de la empresa al finalizar el año.

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS (PQR)

Las PQR deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben contener la siguiente información: Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige. Nombre completo del solicitante o su representante. Dirección o correo electrónico, teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del peticionario y/o apoderado Los fundamentos de hecho o derechos de la PQR La relación de la documentación que sustentan la PQR La firma del peticionario y/o su apoderado Recibida la PQR en la dependencia correspondiente el funcionario encargado de ello verifica el cumplimiento de los requisitos anteriormente señalados y conforme al principio de celebridad que rige en las empresas de nuestro país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible. Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios Treinta (30) días hábiles para contestar consultas Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes Quince (15) días hábiles para atender reclamos Quince (15) días hábiles para dar respuestas a quejas Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información Procedimiento: la dependencia debe recibir el documento a través de la ventanilla única o de otra dependencia. Todas las PQR – peticiones, quejas y reclamos – deben ser atendidas en los términos definidos anteriormente. Si el documento amerita tramite o requiere respuesta, el jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario que corresponda para que proceda con la respectiva anotación del chequeo y control. El funcionario encargado basado en el derecho de turno y los tiempos de repuesta, analiza la solicitud, proyecta la respuesta y entrega al jefe para la revisión, este la revisa y procede a firmarla. Si la solicitud generada no esta clara, se solicita ampliar o precisar la información. El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envio del documento externo o interno según sea requerido.

terminado el tramite correspondiente se archiva el documento en la serie correspondiente.

COMUNICACIONES OFICIALES VIA FAX Las comunicaciones enviadas y recibidas por este medio su tramite se realiza teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en la tabla de retención documental, para realizar la radicación en la ventanilla única. cuando el fax se recibe por la ventanilla única y esta dirigido a un funcionario de la institución, se debe escanear, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y conservación, para de esta manera continuar con el proceso de registro y radicación, al igual que para las comunicaciones oficiales, posteriormente es distribuido a la dependencia respectiva.

MEMORANDOS Los memorandos deberán enviarse a través del aplicativo SGD, este no tiene necesidad de ser impreso, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un tramite administrativo o legal. Después de realizarse el envio del documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibido debe enviarse al mensajero interno junto con el formato comunicaciones internas despachadas relacionando: Asunto Numero de radicación generado por el aplicativo SGD De esta manera tener evidencia de que se envió el documento y fue entregado. Después que el destinatario recibe el documento en físico o electrónicamente debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisora para su debida verificación y control del envío.