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Análisis de puestos
Definición de análisis de puesto
- El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas
- (^) se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”
- Se denomina análisis de puesto o de trabajo, el proceso de estudio, investigación e identificación de todos los componentes del puesto, desde tareas, responsabilidades y funciones hasta el establecimiento de los requisitos de capacidad que demanda su ejecución satisfactoria.
- “El análisis de trabajo se define como el proceso por el cual se determina la información pertinente relativa a un trabajo específico, mediante la observación y el estudio. Es la determinación de las tareas que componen un trabajo y de las habilidades, conocimientos, capacidades y responsabilidades requeridas del trabajador para su adecuado ejercicio y que diferencian el trabajo de todos los demás”.
¿Qué es un análisis de puestos?
El análisis de puestos es un procedimiento que forma parte de las tareas administrativas de una empresa y que consiste en la determinación de las responsabilidades y obligaciones de las posiciones laborales.
A partir de dicho análisis, es posible decidir qué tipos de personas deberían ser contratadas para ocupar los puestos de acuerdo a su capacidad y experiencia. El análisis de puestos, en definitiva, no es más que la recopilación, organización y evaluación de la información referente a un puesto de trabajo. La fundación de una compañía u organización, la creación de nuevas posiciones laborales, la modificación de una estructura y la actualización de las remuneraciones son situaciones que llevan a desarrollar el análisis de puestos.
En otras ocasiones, la necesidad de llevar a cabo un análisis de puestos surge a partir de manifestaciones de los propios trabajadores, cuando no tienen en claro qué tareas específicas les corresponden o cuando surgen conflictos de competencia y autoridad entre los empleados.
Al realizar un análisis de puestos preciso, la administración logra mejorar su gestión de los recursos humanos, ya que puede contratar o designar a los trabajadores apropiados para cada puesto y fijar las remuneraciones que merecen.
Entre los datos que deben recopilarse durante el análisis de puestos se encuentran las actividades y procesos del trabajo; las responsabilidades; las acciones físicas; la comunicación; las máquinas y herramientas utilizadas; los conocimientos necesarios; las normas; y el contexto.
Análisis de puestos: El administrador del programa de análisis de puesto es el encargado de diseñar los modelos para recoger los datos, verificar el procedimiento y garantizar el cumplimiento del calendario de ejecución. Pero este proceso no puede llevarse a cabo sin la ayuda de ciertos individuos con conocimientos muy específicos, que no formen parte de la plantilla de recursos humanos, sino que entiendan en profundidad las destrezas necesarias para poner en práctica las tareas que se realizan en la empresa.
En una compañía dedicada al desarrollo de software, por ejemplo, para definir los perfiles de programadores necesarios es ideal consultar con alguien que tenga conocimientos muy avanzados en este campo, sobre todo si forma parte del personal, ya que en ese caso puede aportar opiniones referentes al plano personal de los grupos de trabajo, que también juega un papel importante a la hora de definir los perfiles.
Junto con los avances que se han producido y que continúan teniendo lugar a nivel tecnológico, las competencias esperables de cada trabajador dentro de una industria determinada han cambiado en las últimas décadas. Por un lado, cabe mencionar que hasta mediados de los años 90, en ciertos ámbitos era muy común que una misma persona llevara a cabo una serie poco definida de tareas, para las cuales eran necesarias muchas habilidades diferentes.
Esto era cierto, por ejemplo, en el mundo de la animación por ordenador y, continúa ocurriendo en la industria del videojuego, aunque en menor medida que hace unos años. La falta de experiencia del ser humano en campos de esta naturaleza obligó a los pioneros a dar sus primeros pasos sin saber a ciencia cierta en qué dirección se movían. Y fue gracias al empeño incondicional de unos pocos, que estuvieron dispuestos a sacrificar noches de sueño y fines de semana de descanso, que poco a poco se fueron redactando los manuales sobre los cuales se apoyan los trabajadores actuales.
Cuando no se conocen las necesidades de un mercado, es imposible realizar un análisis de puestos con precisión, y la falta de claridad en la visión de una empresa puede ser fatal.
- Los requerimientos. Aquí se mencionan los requisitos para desempeñar con éxito el puesto, al menos ésta es la finalidad. En la práctica, sin embargo, se colocan en este inciso sólo aquellos aspectos fácilmente detectables: edad, sexo, nivel de estudios y otras facetas demográficas. En realidad esta determinación resulta con frecuencia bastante subjetiva.
- Responsabilidad. Bajo este rubro se incluyen las diversas áreas bajo su obligación, prestando especial atención a los daños ocasionados en caso de no desempeñar adecuadamente su trabajo. Las categorías más comúnmente empleadas son: bienes (maquinaria, dinero y valores, instalaciones, etc.), relaciones (supervisión otorgada, contactos externos, etc.), informes (confidencialidad, periodicidad e importancia de los mismos) y así sucesivamente.
- Condiciones. Se incluyen aquí tres aspectos trascendentes: ambiente físico (temperatura, iluminación, humedad, ventilación, etc.), esfuerzo (tensión mental, fijación visual, tipo de movimientos, esfuerzo muscular, etc.), y riesgos de trabajo (enfermedades profesionales y accidentes de trabajo)
Ejemplo:
Identificación Puesto: chófer repartidor Fecha del análisis: Clave:
Ubicación: Departamento de reparto Nombre del analista: Puesto al que reporta: Supervisor de reparto Nombre del entrevistado: Puesto(s) supervisados: Ayudantes (2) Salario mensual:
Descripción General: Después de recibir las remisiones y mercancías respectivas, conduce el vehículo hasta el domicilio del cliente, para que los ayudantes entreguen las mercancías, obteniendo la firma de aceptación del cliente. Vigila el mantenimiento preventivo del vehículo y efectúa reparaciones sencillas de emergencia. Descripción Específica: Labores diarias:
- (^) Recibe el listado de remisiones del almacén y verifica que esté acompañado de las mismas.
- Controla que las mercancías estén cargadas en el camión de acuerdo con las remisiones.
- Elabora la ruta de entrega, de acuerdo con las direcciones de los clientes.
- Antes del reparto, verifica el estado del camión: aire de las llantas, aceite del motor y combustible. Si se requiere ir a la estación más cercana, a fin de reabastecerse.
- En caso necesario, solicita la factura por los servicios recibidos.
- Verifica también que los ayudantes hayan lavado la carrocería del camión.
- (^) Conduce el camión hasta el domicilio de cada cliente, siguiendo las normas de tránsito y las reglas de seguridad.
- Verifica que los ayudantes entreguen la mercancía amparada por la remisión en el domicilio del cliente.
- (^) Recaba la firma de conformidad del cliente.
- Después de terminado el reparto, regresa al almacén.
- Entrega el listado de remisiones y éstas al encargado del almacén.
Labores quincenales:
- Entrega la forma C-18, junto con las facturas de los gastos efectuados por combustible, aceite, etc. del camión, a la cajera y recibe el reembolso de las cantidades amparadas por esos documentos
- Verifica el kilometraje del camión y, en caso necesario, asiste a la estación para dar mantenimiento preventivo al camión: aceite, lavado y engrasado, etcétera.
Labores eventuales:
- En caso de avería del vehículo, la soluciona si es sencilla. En caso contrario, lo lleva al taller especializado y verifica que la reparación se haga de acuerdo con las normas.
- En caso de accidente, avisa telefónicamente a la compañía de seguros.
- Llena el formato A-l en caso de accidente y lo entrega al supervisor de reparto.
- En caso de una infracción de tránsito, entrega al supervisor de reparto la boleta respectiva, junto con el informe pertinente en la forma 1-2.
- Avisa al supervisor de reparto dé cualquier situación anómala en cuanto al estado del vehículo.
Requerimientos
Escolaridad: Secundaria. Experiencia: Mínima de un año en puesto similar. Sexo: Masculino Aspectos especiales: Debe tener agudeza visual y no padecer daltonismo así como reflejos ágiles en la coordinación motriz de brazos y piernas.
Responsabilidades
Bienes
- Vehículo. Si no conduce bien el vehículo puede dañarlo totalmente en caso de accidente. Si no cumple con el mantenimiento preventivo del vehículo, éste puede deteriorarse antes de tiempo.
- Mercancías. Las mercancías trasladadas pueden valer hasta $ __ o En caso de accidente severo, pueden deteriorarse por completo.
- Fondos monetarios. Tiene bajo su custodia hasta $ __ de "caja chica" para gastos de mantenimiento del vehículo. Cada dos semanas entrega las facturas por este concepto y recibe el rembolsó correspondiente. Relaciones
- Compromiso de sus miembros. En vez de un contrato legal de trabajo, las empresas y organizaciones mejorarán en la medida en que puedan lograr un contrato psicológico, de identificación de todos y cada uno de sus miembros con la organización. Esto se logrará mediante un liderazgo visionario y transformador así como mediante el establecimiento, la comunicación y la actuación cotidiana de la misión de la empresa (o la organización). Nuevamente, una de las ventajas competitivas de países y empresas radicará en el compromiso, la motivación y el interés de todos sus miembros para mejorar de manera continuada. En otras palabras, las empresas y las organizaciones también avanzarán por el corazón de obra, el cual quizá sea el ingrediente fundamental.
- Trabajo en equipo. Ya se mencionó en un capítulo anterior: mientras en una época se habló de "clientes externos e internos" (para referirse a quienes recibían los resultados del trabajo de una persona o de una empresa) ahora se prefiere emplear el término "asociados" para indicar la interdependencia de todos a fin de lograr las metas de todos. Así, cualquier persona está asociada con otras dentro de la misma empresa u organización para lograr la misión y elevar la calidad de vida. Incluso, si el centro de atención y la existencia de la empresa se justifica para atender al cliente o consumidor final, se establece una asociación entre éste y aquélla. En la actualidad y más aún en el futuro, resulta radicalmente imposible para una persona dominar siquiera un campo del conocimiento. La generación de nueva información es tan acelerada que estar al día presenta dificultades. Además, los problemas no presentan una sola faceta sino que constituyen un conjunto de diversos aspectos interrelacionados. Por tanto, el trabajo en equipo se hace cada vez más trascendente. Así pues, es preciso contar con una herramienta que integre los elementos mencionados en los incisos anteriores, sirviendo al mismo tiempo para las finalidades del análisis tradicional de puestos. Por tanto, a continuación se incluyen los nuevos elementos de esta técnica. Si bien puede seguirse hablando de puesto con el contenido mencionado en un inciso anterior, también es posible referirse a un trabajo, es decir, a un conjunto de resultados de la acción. El puesto generalmente significa una estructura estable, difícil de alcanzar hoy. En cambio, al referirse al trabajo, se incluyen los elementos de flexibilidad y otros mencionados anteriormente. En cualquier caso, es preciso referirse al proceso principal de la empresa u organización, en vez de la jerarquía o la fragmentación de las operaciones, como se efectúa en el análisis tradicional de puestos.
- (^) Misión. Aquí deberán responderse estas cuestiones: ¿Cómo se justifica la existencia de este puesto o trabajo dentro de la empresa? ¿Qué ocurriría si desapareciera? ¿Cómo se relaciona con la misión de la empresa u organización, así como del departamento o división?
- Estándares. ¿Cómo se decidirá si una persona muestra un alto desempeño en este puesto? ¿Cuáles son esos estándares o normas de calidad? Una diferencia trascendente con el análisis de puestos tradicional estriba en lo siguiente: en el perfil de alto desempeño no se describen las acciones de cualquier ocupante de un puesto o trabajo, sino de uno de actuación sobresaliente, uno que agregue valor a la empresa u organización, es decir, un miembro cuyo rendimiento sea máximo.
- (^) Acciones clave. Se trata de describir, mediante comportamientos observables, las acciones trascendentes para el puesto, incluyendo la mejoría constante (no sólo por medio del logro de los estándares sino también por vía de la aportación de ideas), el trabajo en equipo, la capacitación permanente y otros elementos ligados con los desafíos mencionados antes. Es necesario referirse en este apartado del perfil de alto desempeño sólo a las acciones cuyos resultados se reflejen en 80 % de la productividad. (Recuérdese la ley de Pareto: 80 % de la productividad proviene de 20 % de las acciones.) Se trata de referir a las acciones trascendentes, a aquellas que agreguen valor a la empresa u organización.
- Redes de trabajo y asociaciones. Ya se mencionó anteriormente: en la época moderna, el conocimiento y la tecnología se desenvuelven a tal velocidad que es imposible, para una sola persona, conocer y tener destrezas en todos los elementos relacionados con el trabajo. Por tanto, se hacen necesarias las acciones en equipo, en redes de trabajo. ASÍ, es necesario describir las asociaciones con otros puestos o trabajos. Una diferencia importante en relación con el análisis tradicional de puestos estriba en el enfoque del perfil de alto desempeño hacia la contribución de cada trabajo al proceso. Por esta razón resulta trascendente el análisis de las asociaciones.
- Medio ambiente y condiciones de trabajo. En este apartado se describen los aspectos sobresalientes de las situaciones bajo las cuales se llevan a cabo las labores. Un punto central es el relativo a las tensiones (físicas y mentales) a las cuales se ve sometido el ocupante.
- Competencias. El2 de agosto de 1995, por decreto presidencial, se instituyó en México el Consejo de Normalización y Certificación de Competencias Laborales (Conocer); una de sus funciones estriba en establecer consejos en diversas ramas de la actividad productiva para determinar las competencias necesarias así como la forma de certificarlas.
Competencia laboral
La acepción del perfil de alto rendimiento implica reconocer que la competencia laboral se conforma esencialmente con tres tipos de capacidades perceptibles por el desempeño de un individuo:
- La capacidad de transferir los conocimientos, habilidades o destrezas asociados al desempeño de una función productiva, a nuevos contextos o ambientes de trabajoLa capacidad de resolver problemas asociados a una función productiva.
- La resolución de problemas no sólo implica cumplir con los resultados esperados en la función productiva, sino va más allá, ya que refleja el dominio de los conocimientos, habilidades o destrezas requeridos para llegar al resultado, aun ante situaciones extraordinarias.
- La capacidad para obtener resultados de calidad en el desempeño laboral y que pueden expresarse - en un sentido amplio de la palabra por la satisfacción del cliente, pero que debe considerar también otros elementos tales como: oportunidad, precisión, eficacia y óptimo uso de insumos ...
- La Norma Técnica de Competencia Laboral, en lo individual, está considerada como una herramienta para la evaluación y se integra por el conjunto de planteamientos que al ser verificados en las situaciones de trabajo, significa que una persona ha alcanzado
Nivel Características
1 • Competencia en el desempeño de un conjunto pequeño de actividades de trabajo variadas.
- Predominan las actividades rutinarias y predecibles. 2 • Competencia en un conjunto significativo de actividades de trabajo, realizadas en diversos contextos.
- Algunas de las actividades son complejas o no rutinarias.
- Baja responsabilidad y autonomía.
- Se requiere, a menudo, colaboración con otros y trabajo' en equipo.
- • Competencia en una amplia gama de actividades de trabajo variadas, desempeñadas en diversos contextos, frecuentemente complejas y no rutinarias.
- Alto grado de responsabilidad y autonomía.
- Se requiere, a menudo, controlar y supervisar a terceros.
- • Competencia en una amplia gama de actividades complejas de trabajo (técnicas o profesionales) desempeñadas en una amplia variedad de contextos.
- Alto grado de responsabilidad y autonomía.
- Responsabilidad por el trabajo de otros.
- Responsabilidad ocasional en la asignación de recursos.
- • Considera la aplicación de una gama significativa de principios fundamentales y de técnicas complejas, en una amplia variedad de contextos y a menudo impredecible.
- Alto grado de autonomía personal.
- Responsabilidad frecuente en la asignación de recursos.
- Responsabilidad en análisis, diagnóstico, diseño, planeación, ejecución y evaluación.
