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TEMA 2: LOS ARCHIVOS. CONCEPTO E HISTORIA
**1. ¿Qué es un archivo?
- Funciones de los Archivos.
- Historia de los Archivos.
- Tipo de Archivos.
- Titularidad de los archivos.**
1. ¿Qué es un archivo?
Definiciones de Archivo
Diccionario de la Real Academia Española: "local en que se custodian documentos públicos o particulares y conjunto de esos documentos". Ambas definiciones se quedan cortas por cuanto el Archivo es mucho más que un local para la custodia y mucho más que un conjunto de documentos sin más.
Un Archivo se reconoce por su fundación, por su titularidad, por su tipología, por su contenido documental, por sus instalaciones, por sus recursos, por sus servicios. El archivo, por su parte, podrá estar constituido por uno o más fondos y hasta por alguna que otra sección.
Según el diccionario de terminología archivística:
- Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.
- La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
- El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
Vicenta Cortés: "conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores".
Antonia Heredia: "Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos y para servir de fuentes de historia".
Cruz Mundet: "Aquella parte del Patrimonio documental formada por un conjunto de documentos generados o recibidos por la institución municipal a lo largo de su proceso natural de gestión o actividad, conservado, organizado y ordenado convenientemente
por especialistas para poder proporcionar la mayor información posible de una forma rápida y eficaz".
Romero Tallafigo: "Archivo sería una colección de documentos reunidos por una entidad en el ejercicio de una actividad práctica y necesaria, conservados en un lugar seguro como memoria fiel para servir testimonio e información".
Alberch:
- Conjunto de documentos sea cual se su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral y por cualquier servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad, conservados por su productor o sus sucesores para sus propias necesidades o bien transferidos a la institución de archivos competente según el valor archivístico;
- institución responsable de la reunión, el tratamiento, el inventario, la conservación y la comunicación de los archivos, también denominada servicio de archivo (o archivos);
- edificio o parte de un edificio donde se conservan y comunican los archivos, denominado también depósito de archivos.
El concepto de Archivo va ligado indisolublemente a los documentos, pero no a cualquier documento sino a los documentos de archivo, y sobre todo al servicio y utilidad de esos documentos para la sociedad. Los Archivos se reconocen por los documentos que custodian y por las funciones que a partir de ellos se realizan, de aquí que exista un tercer elemento indispensable, el archivero, que ha de programar y llevar a cabo dichas funciones para el mayor servicio a los usuarios/clientes.
El Archivo está facultado por los respectivos Reglamentos de Archivos para programar y dictar enseñanzas archivísticas, lo que supone un rol importante a la hora de la formación general de los profesionales y de la formación permanente de estos. Aunque se diga en más de un texto legal que el Archivo es una institución cultural, y de hecho desde él también se difunde cultura, antes que nada es una unidad de gestión, de gestión documental.
Los Archivos están integrados en Sistemas, formando subsistemas y redes. El reconocimiento de un Archivo determinado empieza por su posición dentro del Sistema, que nos desvelará su titularidad y el lugar dentro de una red que a su vez nos hablará de sus funciones.
La caída de la frontera entre Archivos administrativos y Archivos históricos. La mayor manifestación de la integración es la constitución de Sistemas de Archivos donde cada uno de ellos tiene su sitio y está relacionado con los demás.
- Todas estas funciones han de ser plasmadas en un reglamento de funcionamiento del centro de archivo.
- Se deben establecer los mecanismos necesarios para servir la documentación a la administración que lo genera y a los ciudadanos.
- El archivo debe constituirse como un centro de investigación. El archivero no solo informará de todo lo que sea necesario para facilitar la investigación, sino que formará una biblioteca especializada, con los fondos que considere que pueden ser necesarios.
- En la medida de lo posible se deben publicar los instrumentos de descripción del archivo, para facilitar la tarea a los que se interesen por el fondo o fondos del mismo.
- Es fundamental difundir a nivel general todo lo relacionado con el archivo. Las exposiciones permanentes o itinerantes, relacionadas con los fondos, son un ejemplo. Las visitas también.
3. LA HISTORIA DE LOS ARCHIVOS
Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios, se trataban de unas herramientas de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y de su documentación, podemos considerarlos tan antiguos como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podriamos remontarlos a la aparición de la escritura. Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio Romano pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia, de la existencia de archivos y de fondos organizados.
Las excavaciones desde Tell Hariri nos han dejado muestras de la existencia de archivos en la antigüedad, archivos reales, de los templos, e incluso archivos bancarios. En Mari en el año 1700 a.C. se menciona al primer archivero del que se tiene noticia, Ia Sim Sumus. Después Ugarit , en sus excavaciones son las únicas que nos han dejado constancia de la organización de sus fondos. Se han estudiado 400.000 tablillas.
Los archivos y los documentos estaban a cargo de los escribas, y pertenecían a la clase dirigente, generalmente al servicio del templo, se crearon depositos especiales
para los documentos. También se podían colocar en sitios independientes, guardados en cajas de madera en cestas de paja, o en jarras de archilla. Normalmente los documentos eran de acceso restringido, solo podían consultarlos los productores de las mismas y los oficiales de la adminstración que tuvieran autorización para ello.
Uno de los archivos más importantes de la antigüedad es el archivo de Ebla ( a.C.) , se han descubierto 17.000 tablillas de arcilla, estas tablillas se fechan en el 2250 a.C. Se encuentran libros de contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de la ciudad de Ebla con otras ciudades de su alrededor.
Tras las civilizaciones mesopotámicas, nos encontramos con Egipto. Donde el archivo se convirtió en una institución básica, ya que entendían que el estado no se podía mantener si no había registros de la propiedad. Las clases de documentos que se produciían en Egipto, aparte de los registros de la propiedad, eran listas de reyes/ faraones, cuentas, y en muchas ocasiones documentos privados. En cada provincia había un archivo y en ellos también se depositaba documentación privada, como por ejemlo actas matrimoniales, recibos, o transaciones capitulares. En Grecia, los archivos eran similares a los egipcios, los primeros archivos griegos que tenemos son los de la ciudad, siempre custodiados en templos, por ejemplo en Atenas, el templo de Cibeles, el acceso era público, el jefe del archivo era el presidente del comité ejecutivo de la asamblea nacional. Los primeros anales romanos que tenemos se conservaron en el capitolio “ Tabularium ”.
El Archivo etimológicamente deriva del griego arche (origen) y archaios (antiguo), y que los latinos tradujeron directamente por archivium. Sus antecedentes se hallan en culturas remotas donde están atestiguados lugares destinados a conservar documentos. Así en el mundo armenio y asirio-babilónico se puede afirmar que custodiaban documentos sobre materiales de barro o tablillas cerámicas. Otros testimonios los encontramos en Oriente Próximo, Egipto, India, China o en las culturas andinas o precolombinas. En aquellos orígenes, generalmente, el primitivo archivo iba unido a la biblioteca, sin que se diferenciase un lugar de conservación para cada uno, ambos estaban reservados y administrados por y para las clases religiosas y dominantes, únicas poseedoras de lo que hoy identificaríamos como un centro de cultura. Los pueblos sintieron el afán de guardar y conservar los documentos que mejor podían perpetuar la memoria de hechos e instituciones de sus antepasados. En la historia de Grecia existen muchos testimonios y referencias a archivos concretos. Los documentos más importantes para Atenas se guardaban en el Templo de Cibeles. Los primeros anales romanes se custodiaban en el Capitolio y posteriormente en el foro romano existió un Tabularum. Los visigótico, mozárabe y neovisigótico pervive en el incipiente Reino Astur del siglo VIII. De la relación de monarcas con la Iglesia, herencia del reino toledano, pervive en el reino asturiano el afán de guardar sus actas o diplomas. Nacen los primeros archivos, así como los primeros scriptoria en los primeros reinos de la
cambio sustancial, los archivos seguían sin ser públicos, siguen siendo los archivos del poder, pero con unas características especiales. En la Edad Media, en sus distintos reinos, instituciones jurídicas, políticas, militares, en todas ellas nos vamos a encontrar archivos, encontraríamos sistemas de archivos. Porque los archivos van a existir en función de estamentos y colectivos muy bien definidos. Las órdenes van a tener sus archivos, también los reinos, pero no olvidemos las grandes instituciones que son los señoríos, y luego a partir del siglo XIII encontraremos de nuevo los archivos municipales. Pero todos ellos serán archivos reservados para quien gobierna esa institución, ya sea la cabeza del señorío, el rey, el abad, nunca los podemos considerar archivos públicos. También esta proliferación de archivos, porqué hay más archivos. En estos momentos aparecen nuevos soportes más baratos, el pergamino malo, el papel, y el abaratamiento del pergamino, por ello hay una proliferación de archivos, también se produce el desarrollo del derecho. Aparecen el diploma y el códice (forma de conservar la documentación). Los mejores conocidos en esta época son los archivos reales, tenemos que olvidarnos de archivos permanentes, son archivos itinerantes (sobre todo en la alta Edad Media, y sobre todo de archivos reales). Se sabe que los visigodos cuando instalan la capital en Toledo hacen referencia a su archivo, y lo denominan el tesaurus. También aparecen algunas instituciones relacionadas con los archivos, como el chanciller y los secretarios. España en sus antiguos reinos peninsulares fue pionera en disposiciones sobre archivos, la primera ordenanza que se conoce para un archivo es una de 1384 y son las que da Pedro I para el archivo real de la Corona de Aragón (las ordinaciones). Es un documento en sí mismo de una gran modernidad. El resultado de estas ordenanzas indican que ya se estaban usado anteriormente, algunos dicen que se inspiraría en el archivo Vaticano o bien de las ciudades-estados de Italia, heredero de las prácticas romanas. Hay archivística antes de la archivística. Habla incluso de registros. En la época de los Reyes Católicos, hay una proliferación de instituciones y por tanto de archivos, los cuales van a estar bajo la tutela de secretarios, que va a ser el equivalente del archivero, aunque haya archiveros, los archiveros son los técnicos pero el responsable es el secretario, el que da fe pública, el que tiene que decir si este documento es original o no lo es. Esto arranca desde la segunda mitad de la Edad Media. Otro hito en España es la instrucción para el gobierno de la corona de Castilla, conocido como Archivo General de Simancas de 1588. Estas instrucciones serían un reglamento de archivo hoy en día. Estaba pensado para el patrimonio de la corona real. Es un archivo todavía relacionado con esos archivos de los príncipes. Los Reyes Católicos centralizaron el archivo itinerante en Valladolid, parece ser que Enrique IV ya lo intentó. Pero los Reyes Católicos fueron los que pusieron un secretario. En 1545 Carlos V lo que hace es establecer el archivo de la corona en la fortaleza de Simancas, para protegerlo. La documentación estaba organizada por Estados, clasificación orgánico-funcional. Son archivos de archivos. Tras la Instrucción el archivo tiene que ser más operativo, aquí hay una mención a otro tipo de usuarios: aquel que quiera hacer la historia de la corona, con autorización real, pero ya hemos avanzado un poquito.
En el extranjero se conocen también en 1578 de lo que se conoce como el State Paper Office, en Inglaterra, estaba en otro castillo también, en la Torre de Londres. El modelo español de 1545, 1588, inspira a muchos de los archivos de Francia, y de Italia, no obstante las familias reinantes estaban emparentadas o eran estados de la Corona española. Hay que avanzar bastante para un cambio en los archivos, que es la Ilustración, las Luces, introducen unos elementos nuevos de los archivos, es el deseo de saberlo todo. Un archivo que es hijo de la Ilustración es el Archivo General de Indias, responsabilidad de Gálvez, de un malagueño, es un archivo que es la suma de muchos archivos. Es el archivo de la Casa de la Contratación, el del Consejo de Indias, parte de la documentación que estaba en Simancas que era de ultramar, que la Ilustración dice que en un momento de conflicto con algunos territorios ultramarinos, se hace la verdadera historia de la presencia española en América, la historia verdadera en contra de la Leyenda Negra. Es un archivo creado exprofeso, es un archivo que suma archivos para un objetivo distinto, cuál ha sido la actuación española en Indias, ya había temas que justificar y que demostrar. Hay un problema, y es que envía a uno de sus primeros directores a Simancas a demostrar un problema con los jesuitas, tal era el desastre en el archivo, que no encontraba nada para justificar, y se concitaron todas esas necesidades. El archivo General de Indias, que también tiene sus ordenanzas, ya si se habla de los historiadores, en este caso el director del archivo es el que tiene que valorar y dar los permisos. En el siglo XIX, es el siglo de las historias nacionales, de los nacionalismos o de la defensa de la nación, como en el caso de España. Como fruto del siglo XIX en España hay dos fechas que debemos recordar, una es 1858, que suceden dos cosas: la creación del cuerpo facultativo de archiveros, y a la vez se crea el archivo General Central, otro hito de modernidad es como un archivo central administrativo, donde los ministerios y secretarías de estado iban a concentrar sus archivos, era una idea casi pionera (porque en Francia, ya hay algo parecido), su historia es frustrante, porque primero hubo un incendio, y después en 1939 durante la guerra civil, provocó una segunda destrucción del archivo. Heredero de él sería el Archivo de Alcalá de Henares. Y otra fecha a recordar es 1866, cuando se crea el Archivo Histórico Nacional, como en el resto de Europa, es fruto de esa tendencia de los estados de demostrar su historia, y también en España, junto a esa tendencia se concita otra y es que no sabían qué hacer con los archivos desamortizados, se concentra la documentación en la Academia de la Historia, en Madrid. Pero llegó un momento en que no supieron qué hacer, la creación del cuerpo de facultativo de archiveros tiene mucho que ver con esto, y por ello se crea el Archivo Histórico Nacional, a la par que casi la Biblioteca Nacional. No va a ser hasta el siglo XX, sobre todo en la segunda mitad, cuando los archivos sean considerados esas organizaciones básicas de la administraciones públicas. Y ese concepto de Records Managament. Es también en esta segunda mitad cuando aparece el concepto de usuario relacionado con el archivo. Como resultado de todo esto también en estos momentos es de aplicación el principio general de las tres edades del documento. Vamos a tener archivos y aparecen archivos de muy diversos carácter: de gestión, de oficina, centrales, intermedios, históricos. Hay una diversidad enorme. También la gestión de los documentos y nuevos tipos de usuarios, todos relacionados
oficina o de gestión y archivos centrales; en la segunda edad tenemos archivos intermedios; en la tercera edad sería histórico. Una archivo municipal es una red de archivos, y por lo tanto es un archivo de las 3 edades. El ejemplo más claro de archivo intermedio sería el archivo central general, que es el de Alcalá de Henares. La primera edad, administrativa, esos archivos es lo que en el mundo anglosajón se llama record managament.
Archivo aragón general
Por lo tanto segun hemos definido actualmente un archivo es cualquier documento sin importar el soporte y no como se entiende coloquialmente como un objeto comun Coloquiamente se entiende archivo como un objeto comun, y no como un documento de diferente fecha forma y soporte, y mucho menos se sabe la definicion de instituciñon y edificio. no Simanca general
