Ajustes Contables: Un Análisis Práctico de los Ajustes Contables, Apuntes de Contabilidad

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Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I.

RESUMEN DE CLASES

TEMA: Asientos de Ajustes

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I. Los asientos de ajustes surgen usualmente de transacciones que afectan a más de un período contable y los cuales deben reconocerse para poder cumplir con el postulado básico de devengado. Este tipo de asientos forman parte del libro diario de una empresa, por tanto son parte del proceso contable. Por lo cual, el libro diario de una empresa está formado por las transacciones que van ocurriendo día por día en esta más los asientos de ajustes. Estos asientos tienen ciertas características, las cuales se mencionan a continuación

• Mezclan cuentas de resultados (ingresos y gastos) con cuentas que forman parte del estado de situación financiera (activos, pasivos y patrimonio).
• Se registran a la fecha de presentación de los estados financieros. Por ejemplo, si los estados financieros se presentan al 31 de diciembre de un respectivo año los asientos de ajustes se deben registrar a esa fecha.
• Existen 5 tipos de ajustes: o Distribuir costos registrados (gastos pagados por anticipado). o Distribuir ingresos registrados (ingresos recibidos por anticipado). o Contabilizar gastos no contabilizados. o Contabilizar ingresos no contabilizados. o Provisiones.

I.- Gastos pagados por anticipado

Estos ajustes surgen cuando una empresa paga en forma anticipada gastos (remuneraciones, publicidad, arriendos, seguros etc.) los cuales se consumirán o devengarán en el futuro. Por tanto, al momento en que sucede esta transacción se debe hacer lo siguiente:

• Disminuir la cuenta de activo “Caja” o “Banco” dependiendo de cómo se realizó el pago de estos.
• Aumentar una cuenta de activo “………. Pagados por Anticipado”, cuyo nombre dependerá del servicio que se está pagando en forma anticipada, por ejemplo: si la empresa paga arriendos en forma anticipada los cuales se consumirán en el futuro, en este caso la cuenta se llamará “Arriendos Pagados por Anticipado”. Esta cuenta se contabiliza como un activo debido a que la empresa tiene el derecho a utilizar estos servicios en el futuro, por tanto en el momento del pago estos representan beneficios a futuro para la empresa. Por tanto, no los puedo contabilizar como gasto inmediatamente debido a que la empresa a esa fecha aún no utiliza o consume esos servicios. Lo anterior se refleja en el siguiente asiento:

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I. Se pide: Contabilizar en el libro diario de la empresa las transacciones que se pueden derivar del enunciado, asumiendo que la fecha de presentación de los estados financieros es al 30 de junio de 2010. Solución:_________________________________________________________________ Los registros contables que se derivan del enunciado son: De la solución planteada se puede concluir:

• El 15 de marzo se contabiliza como un activo ese pago debido a que la empresa a contar del 01 de abril de 2010 tiene el derecho a utilizar los servicios de arriendo por 36 meses, por tanto representan beneficios a futuro para la empresa a esta fecha.
• Al 30 de junio ya se han utilizado o consumido 3 meses de arriendos (Abril, Mayo y Junio), por tanto debemos reconocer un gasto por $900.000 ( ($10.800.000 /36) * 3) para contabilizar los beneficios utilizados hasta esa fecha. Además, se debe disminuir el activo por ese mismo monto ya que este debe representar solamente los beneficios a futuro que a la empresa le quedan por recibir a contar del 30/06/2010, los cuales corresponden a 33 meses ($9.900.000). Lo anterior se representa a continuación: Fecha Cuentas DEBE HABER 15-03-2010 Arriendos Pagados por Anticipado 10.800.00 0 Caja 10.800. Glosa: Pago de gastos en forma anticipada 30-06-2010 Gasto Arriendo 900. Arriendos Pagados por Anticipado 900. Glosa: Arriendos devengados 30-06-2010 Gasto Seguro 1.200. Seguros Pagados por Anticipado 1.200. Glosa: Seguros devengados Arr. Por Anticipado DEBE HABER 15-03-2010 10.800.000 900.000 30-06- 10.800.000 900. S.F. 30-06-2010 9.900.

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I.

• Al 30 de junio ya se han utilizado o consumido 6 meses de seguros (lo correspondiente desde la última presentación de estados financieros (31/12/2009) hasta la fecha actual de presentación de estados financieros (30/06/2010)), por tanto debemos reconocer un gasto por $1.200.000 ( ($2.000.000 /10) *
  6. para contabilizar los beneficios utilizados hasta esa fecha. Además, se debe disminuir el activo “Seguros Pagados por Anticipado” por ese mismo monto ya que este debe representar solamente los beneficios a fututo que a la empresa le quedan por recibir a contar del 30/06/2010, los cuales corresponden a 4 meses ($800.000). Lo anterior se representa a continuación:

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II.- Ingresos recibidos por anticipado

Estos ajustes surgen cuando una empresa recibe en forma anticipada dinero por parte de los clientes por la prestación de un servicio o venta de bienes que se realizarán en el futuro. Por tanto, al momento en que sucede esta transacción se debe reconocer lo siguiente:

• Aumentar la cuenta de activo “Caja” o “Banco” dependiendo de cómo se recibió el dinero de parte de los clientes.
• Aumentar una cuenta de pasivo “Ingresos Recibidos por Anticipado”. Esto se contabiliza como un pasivo debido a que la empresa tiene la obligación de prestar los servicios comprometidos o vender mercaderías en el futuro hasta el monto recibido de los clientes. Por tanto, no se puede contabilizar como un ingreso o utilidad inmediatamente debido a que ese servicio o venta aún no ha sucedido (no se ha devengado). Lo anterior se refleja en el siguiente asiento: Fecha Cuentas DEBE HABER xx-xx-xx Caja / Banco $xx Ingreso por "……………" $xx Glosa: Dinero recibido de clientes en forma anticipada Arr. Por Anticipado DEBE HABER S.I. 01-01-2010 2.000.000 1.200.000 30-06- 2.000.000 1.200. S.F. 30-06-2010 800.

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I. Se pide: Contabilizar en el libro diario de la empresa las transacciones que se pueden derivar del enunciado, asumiendo que la fecha de presentación de los estados financieros es al 30 de junio de 2010 y que la empresa a esa fecha ha cumplido en un 100% con la venta de mercadería comprometida (costo de la mercadería vendida de $500.000). Solución:_________________________________________________________________ Los registros contables que se derivan del enunciado son: De la solución planteada se puede concluir:

• El 20 de abril se contabiliza como un pasivo ese dinero recibido por la empresa debido a que esta debe prestar servicios de arriendo por un período de 4 meses a contar del 15 de mayo de 2010. No se puede reconocer la ganancia de esta operación a esa fecha debido a que todavía no se ha prestado el servicio (no se ha devengado).
• El 25 de abril se contabiliza como un pasivo ese dinero recibido por la empresa debido a que esta tiene la obligación de vender mercaderías en el futuro hasta ese monto. No se puede reconocer la utilidad de esta operación a esa fecha debido a que todavía no se ha llevado a cabo la venta (no se ha devengado). Fecha Cuentas DEBE HABER 20-04-2010 Caja 4.000. Ingresos Recibidos por Anticipado 4.000. Glosa: Dinero recibido de clientes en forma adelantada 25-04-2010 Caja 2.000. Ingresos Recibidos por Anticipado 2.000. Glosa: Dinero recibido de clientes en forma adelantada 30-06-2010 Ingresos Recibidos por Anticipado 1.500.00 0 Ingreso Arriendo 1.500. Glosa: Pretación de servicios pagados en forma anticipada 30-06-2010 Ingresos Recibidos por Anticipado 2.000.00 0 Ingreso por Venta 2.000. Costo de Venta 500. Mercaderías 500. Glosa: Venta de mercaderías pagadas en forma anticipada

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I.

• Al 30 de junio la empresa ha prestado servicios de arriendo a sus clientes por 1 mes y medio, por tanto se debe reconocer la ganancia por esos servicios ya devengados por un monto de $1.500.000 ( ($4.000. /4) * 1,5). Además, se debe reconocer la disminución del pasivo “Ingresos Recibidos por Anticipado” debido a que la empresa ya ha cumplido con parte de esa obligación. A contar del 30 de junio de 2010 la empresa solamente tiene una obligación de prestar servicios de arriendo por 2 meses y medio ($2.500.000), lo cual se representa a continuación:
• Adicionalmente al 30 de junio la empresa debe reconocer la utilidad por las ventas de mercaderías efectuadas hasta esa fecha, representada en el aumento de las cuentas ”Ingreso por Venta” y “Costo de Venta”. Además, se debe reconocer completamente la disminución del pasivo “Ingresos Recibidos por Anticipado” debido a que la empresa ya ha cumplido en un 100% con la obligación asumida por la venta de mercaderías. Por último, se debe registrar la disminución de la cuenta “Mercaderías” por el monto que se está vendiendo, que en este caso equivale a $500.000. Por tanto, al 30 de junio de 2010 el pasivo por este motivo es de $0, lo cual se representa a continuación:

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Ingresos Recibidos por Anticipado DEBE HABER 30-06-2010 1.500.000^ 4.000.000^ 20-04- 1.500.000 4.000. 2.500.000 S.F. 30-06- Ingresos Recibidos por Anticipado DEBE HABER 30-06-2010 2.000.000 2.000.000 25-04- 2.000.000 2.000. 0 S.F. 30-06-

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I. Solución:_________________________________________________________________ Los registros contables que se derivan del enunciado son: De la solución planteada se puede concluir:

• El 28 de febrero se contabiliza el préstamo aprobado por la institución financiera. Se registra el dinero recibido en la cuenta de activo “Banco” debido a que la institución financiero deposita el dinero en la cuenta corriente de la empresa. Además, se debe reconocer el aumento del pasivo “Préstamo bancario” para registra la obligación de pagar ese dinero a la institución financiera en el futuro.
• Al 30 de junio se deben reconocer los intereses devengados hasta esa fecha, ya que la empresa ha recibido por ese período los beneficios de ese financiamiento por lo cual debe asumir un costo financiero (tasa de interés). En este caso los intereses que se deben reconocer son solamente por 4 meses, desde la fecha en que se solicita el préstamo (28 de febrero de 2010) hasta la fecha de presentación de los estados financieros (30 de junio de 2010), los cuales se reconocen en la cuenta de gasto denominada “Gasto Interés” por un monto de $400.000 ($10.000.000 * 0,01 * 4). Por otra parte, hay que reconocer el incremento del pasivo “Interés por Pagar” debido a que esos intereses aún no se han pagado, ya que el enunciado dice que estos se cancelarán al vencimiento.
• Hay que tener en cuenta que los intereses que la empresa tendrá que asumir después del 30 de junio de 2010 no deben reconocerse en los estados financieros ya que aún no se han devengado, es decir, aún la transacción no ha ocurrido. Por tanto, los intereses deben ir reconociendo a lo largo de la vida del préstamo.

Fecha Cuentas DEBE HABER 

28-02-2010 Banco 10.000. Préstamo Bancario 10.000. Glosa: Solicitud de préstamo bancario 30-06-2010 Gasto Interés 400. Interés por Pagar 400. Glosa: Intereses devengados

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IV.- Ingresos no contabilizados

Estos ajustes corresponden a ingresos que se han acumulado (devengado) hasta la fecha de presentación de los estados financieros, los cuales aún no han sido recibidos por la empresa en dinero. Por ejemplo: intereses de cuentas por cobrar o intereses originados de inversiones. El ajuste a la fecha de presentación de los estados financieros consiste en:

• Aumentar una cuenta de ingreso denominada “Ingreso ……..” por el valor devengado hasta esa fecha. El apellido de esa cuenta dependerá del motivo por el cual se está reconociendo este ajuste, por ejemplo: ingreso por interés.
• Un incremento en una cuenta de activo denominada “………. por Cobrar”, porque a esa fecha aún no ha sido cobrados esos ingresos. Por ejemplo: interés por cobrar. Por tanto, el ajuste se refleja en el siguiente asiento: Ejemplo: La empresa “Conta 1 S.A.” vendió mercaderías el 15 de marzo de 2010 a crédito a 180 días por un monto total de $200.000, cuyo costo de venta es de $100.000. Este crédito devenga un interés de 0,5% mensual simple, los cuales se pagarán al vencimiento junto a la devolución del capital. Se pide: Contabilizar en el libro diario de la empresa las transacciones que se pueden derivar del enunciado, asumiendo que la fecha de presentación de los estados financieros es al 30 de junio de 2010. Fecha Cuentas DEBE HABER xx-xx-xx "………" por Cobrar $xx Ingreso por "……………" $xx Glosa: Intereses ganados

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I.

V.- Provisiones

Una provisión consiste en estimar el monto de un gasto que se debe reconocer a la fecha de presentación de los estados financieros debido a que la empresa ha utilizado o consumido (devengado) un beneficio, sin embargo no tiene la certeza de cuanto es el monto exacto debido a que la fecha de presentación de los estados financieros aún no se ha recibido la información. En este apunte solamente consideraremos las provisiones por concepto de servicios básicos utilizados, ya que usualmente la información del monto ($) exacto utilizado en el último mes que se incluye en los estados financieros se conocerá dentro del siguiente mes. Usualmente el cálculo del monto estimado se basa en información histórica. Por ejemplo, podría realizarse la estimación en base al promedio de los últimos 3 meses o tomar como aproximación lo utilizado en el mismo período del año anterior, etc. El ajuste a la fecha de presentación de los estados financieros es:

• Un aumento de una cuenta de gasto denominada “Gasto Generales” por el valor de la estimación realizada.
• Un incremento de una cuenta de pasivos, porque a esa fecha aún no ha sido pagados esos servicios utilizados. En este caso la cuenta de pasivo se llama “Provisión Gastos Generales”, la cual representa una cuenta por pagar estimada. Por tanto, el ajuste se refleja en el siguiente asiento: Ejemplo: La empresa “Conta 1 S.A.” reconoce los servicios básicos utilizados en el mes de junio 2010, para lo cual realizó una estimación de $90.000 basada en el promedio de los últimos 2 meses, debido a que a la fecha de los estados financieros aún no ha llegado la factura de estos servicios. Fecha Cuentas DEBE HABER xx-xx-xx Gastos Generales $xx Provisión Gastos Generales $xx Glosa: Servicios básicos consumidos

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I. Se pide:

1. Contabilizar en el libro diario de la empresa las transacciones que se pueden derivar del enunciado, asumiendo que la fecha de presentación de los estados financieros es al 30 de junio de 2010.
2. ¿Qué sucede si al 24 de julio de 2010 la empresa recibe la factura por los servicios utilizados en el mes de junio 2010 por un monto de $120.000, los cuales se pagan en efectivo inmediatamente?. Asuma que la provisión realizada para el mes de julio por los servicios básicos utilizados en ese mes fue por $75.000.
3. Como cambia su respuesta en 2) si el monto de la factura hubiera sido por $60.000. Solución:_________________________________________________________________ Parte 1) El registro contable que se deriva del enunciado es: En este caso se están provisionando los servicios básicos utilizados en el mes de junio de 2010 debido a que la empresa no conoce el importe exacto de estos para ese mes, por lo cual se debe realizar una estimación ya que se deben reconocer estos en los estados financieros preparados al 30 de junio de 2010 debido a que dentro de ese período se utilizaron (devengaron) estos servicios. Parte 2) Los registros contables que se derivan de esta parte son: Fecha Cuentas DEBE HABER 30-06-2010 Gasto Generales 90. Provisión Gastos Generales 90. Glosa: Servicios básicos consumidos Fecha Cuentas DEBE HABER 24-07-2010 Provisión Gastos Generales 90. Gasto Generales 30. Caja 120. Glosa: Pago de servicios básicos junio 2010 31-07-2010 Gasto Generales 75. Provisión Gastos Generales 75. Glosa: Servicios básicos consumidos

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I.

• El asiento al 31 de julio representa la estimación efectuada para el mes de julio por la empresa para reconocer los servicios básicos consumidos en ese mes. En este caso no se reconoce un monto de $75. debido a que en el mes anterior se provisiono $30.000 en exceso, cuyo error se rectifica en la siguiente provisión a efectuar. Por tanto, solamente se debe reconocer para el mes de julio 2010 un gasto por servicios básicos de $45.000 ($75.000 - $30.000).