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INTRODUCCIÓN A LA ECONOMETRÍA
Introducción a las herramientas básicas de tratamiento de información. Hoja de Cálculo EXCEL Autor : Jorge Rodríguez
Objetivo : Facilitar a los alumnos la destreza necesaria, en el programa excel, para poder acometer el resto de sesiones sin dificultades.
Contenido de la sesión :
I. Introducción:
¿Qué es Excel? Excel es una aplicación bastante amplia, que nos permitirá hacer desde las funciones más sencillas como sumar o guardar datos, hasta hacer complejas funciones, gráficos, estadísticas, podremos incluso hacer pequeñas aplicaciones para la vida cotidiana.
L os archivos de Excel se definen como libros, dentro de los cuales hay hojas de cálculo,
estas hojas se componen de celdas. Las filas y columnas de cada hoja tienen una nomenclatura para que cada celda se pueda identificar con coordenadas, las filas se identifican con números del 1 hasta la 65536 y las columnas se identifican con letras desde la A hasta la IV. Entonces la identificación de una celda sería (columna,fila), por ejemplo la celda B5 corresponde a la columna B y a la fila 5.
Cada celda tiene sus propiedades, que se pueden cambiar individualmente de acuerdo a nuestras necesidades. Las principales características de la interfaz de Excel se muestran en la siguiente imagen:
II. Operaciones Básicas:
II. a) Celdas:
Copiar
Copiar una celda es duplicar su contenido y formato a otra celda, hay muchas formas para copiar una celda o varias, explicaré la forma más sencilla:
- Hacemos clic con el Mouse sobre la celda que vamos a copiar, lo que estamos haciendo es seleccionar la celda y quedará marcada por un borde negro, si lo que queremos es copiar varias celdas a la vez, hay varias formas de hacerlo, una es haciendo clic sostenido sobre las celdas, o podemos recurrir a la tecla y haciendo clic en cada una de las celdas que queremos copiar.
- En la barra de menus hacemos clic en Edición/Copiar.
- Damos clic en la celda de destino, es decir a donde se va a copiar la celda.
- En la barra de menus hacemos clic en Edicion/Pegar.
Mover
Mover una o varias celdas es cortar su contenido y formato y colocarlo en otra(s) celda (s) respectivamente, hay dos formas de mover celdas, una de ellas es repitiendo los mismos pasos que hicimos para copiar, pero en lugar de pulsar Copiar pulsamos Cortar. Y la otra forma es la siguiente.
- Seleccionamos la(s) celda(s) que vamos a mover.
- Hacemos un clic sostenido en el borde negro que las rodea y lo arrastramos hasta el lugar donde queremos que quede.
Formato de Celdas
El formato de las celdas es la configuración que ésta tendrá, como tipo de fuente, colores, bordes, tipo de datos, etc. Para acceder a este cuadro de Formato de Celdas hacemos clic derecho en la(s) celda(s) que queremos cambiarle el formato y después en el menú que nos aparece pulsamos la opción Formato de Celdas.... Describiré cada apartado a continuación:
Número : Este apartado nos permite de darle una categoría a la celda, según el tipo de datos que valla a contener la celda, podemos seleccionar un tipo de configuración adecuado, por ejemplo si lo que queremos guardar es una fecha, entonces seleccionamos Fecha en el cuadro de Categoría y después en el cuadro Tipo seleccionamos el formato que más nos convenga.
Alineación : Aquí podremos manipular la posición de los datos en la celda. Este cuadro se divide en tres zonas:
- Alineación del texto: Sirve para centrar, justificar, etc. horizontalmente y verticalmente.
- Orientación: Donde podemos definir la inclinación del texto en la celda.
- Control del texto: La opción más común de estos es "Combinar celdas" la cual nos sirve para fusionar varias celdas a una sola. Las otras dos opciones sirven para que el texto se distribuya bien en una celda
Fuente : En este apartado podremos manipular el tipo de fuente, estilo, tamaño, color y otras cosas más, además podremos ver la vista previa de los cambios que realicemos.
Insertar comentarios
Cada celda puede contener su propio comentario, según sus necesidades. Para insertar un cometario se hace un clic derecho en la celda y luego seleccionamos la opción Insertar comentario , después de escribir el comentario podemos presionar la tecla ESC o simplemente
no hace falta eliminar la fila o columna, solo se selecciona y se oprime la tecla Suprimir o la opción Edición > Borrar y luego seleccionamos lo que queremos borrar, que puede ser solo el contenido, comentarios, formatos o todo.
Ocultar
A veces es necesario no mostrar algunas filas o columnas ya sea porque hay datos que no se deben de modificar ni de ver, pero que son utilizados por formulas o simplemente no son útiles en ese momento. Entonces podemos ocultarlas de la siguiente manera:
Seleccionamos la(s) fila(s) o columna(s) y luego sobre el área seleccionada pulsamos el botón derecho del mouse y seleccionamos la opción Ocultar.
Mostrar filas ocultas
Por ejemplo si tenemos oculta la fila 4, debemos seleccionar las filas 3 y 5, luego pulsamos el botón derecho del mouse sobre el área seleccionada y hacemos clic en Mostrar. La fila 4 debería de aparecer de nuevo entre las filas 3 y 5.
II. c) Hojas
Las hojas de cálculo de Excel son bastante grandes, ya que cuentan con 16.777.216 celdas. Además están compuestas por filas y columnas, por defecto solo hay 3 hojas cuando se crea un libro, pero se pueden insertar otras nuevas (hasta 255), eliminar y cambiar el nombre de dichas hojas. Se puede cambiar el numero de hojas en los libros nuevo en: _Herramientas > Opciones
General_ y luego se cambia el valor que hay en "Número de hojas en nuevo libro".
Insertar
Si necesitáramos una Hoja de cálculo nueva solo tendremos que ir a Insertar > Hoja de cálculo.
Eliminar
Para eliminar una Hoja solo tenemos que hacer clic derecho en el nombre de dicha Hoja y pulsar la opción Eliminar.
Cambiar nombre
El nombre de la Hoja de cálculo lo podemos cambiar por uno más significativo, sólo debemos de hacer doble clic sobre el nombre y de esta manera nos permitirá editarlo, cuando terminemos simplemente pulsamos la tecla Enter.
Mover
Para mover una Hoja, basta con hacer un clic sostenido sobre el nombre de la hoja y desplazarse hasta el lugar deseado.
Proteger
Significa que podemos bloquear la Hoja de cálculo para que no se puedan hacer cambios en las celdas, Esta opción solo tendrá efecto en las celdas que estén bloqueadas, por defecto todas las celdas de la hoja lo están. Si se desea desbloquear alguna celda basta con hacer clic derecho sobre ella, luego seleccionar la opción Formato de celdas , abrir el apartado Proteger y desactivar la casilla con el nombre Bloqueada. Después cuando ya tengamos las celdas correctamente bloqueadas, podemos proceder a proteger la hoja de la siguiente forma: Hacer clic en Herramientas > Proteger > Hoja , en la ventana que vemos a continuación debemos indicar que vamos a proteger en la hoja.
Contenido: Impide que se hagan cambios en las celdas de la hoja de cálculo y en los elementos de los gráficos.
Objetos: Impiden que otros usuario eliminen, muevan, modifique o cambien el tamaño de los objetos gráficos de una hoja de cálculo o de un gráfico.
Escenario: Impide que se hagan cambios en las definiciones de los escenarios de una hoja de cálculo.
Opcionalmente podemos poner una contraseña para que nos la pida en el momento que queramos desproteger la hoja de cálculo. Finalmente pulsamos la opción Aceptar.
II. d) Libros
Los libros de Microsoft Excel son los mismos archivos que él crea con extensión .xls, así como los archivos de Word se les llama documento o a los de PowerPoint se les llama Presentación, en Excel se llaman libros, los cuales se componen de varias hojas de cálculo.
Crear
Para crea un nuevo libro pulsamos Archivo > Nuevo en la ventana que nos aparece podemos especificar que tipo de libro queremos. Para crear un libro limpio, debemos seleccionar Libro , pero también hay otros tipos de libros predefinidos en el apartado Soluciones de hoja de cálculo.
La manera de hacer un hipervínculo a una celda, imagen o cualquier otro objeto es la misma, lo primero que se debe de hacer es pulsar clic derecho en el objeto que se le aplicará el hipervínculo, luego seleccionamos Hipervínculo y nos aparecerá la ventana donde podemos especificar la opciones de nuestro nuevo hipervínculo.
Tipos de Hipervínculos:
Archivo o página web existente: Sirve para hacer el vínculo a una página web de las que hallamos visitado previamente o también podemos agregar la dirección de otra web.
Lugar de este documento: Aquí podemos hacer un link a otra hoja de libro, incluso especificar la celda, la sintaxis se puede poner en cuadro que se llama texto: nombre de hoja! celda, ejemplo para que se desplace a la celda G6 de la hoja 2, tendríamos que poner: hoja2!G6.
Crear nuevo documento: Sirve para que crear un nuevo de Office incluso páginas web, debemos pulsar en el botón Cambiar y indicar la ruta y nombre que tendrá el nuevo archivo.
Dirección de correo electrónico: Por último tenemos la opción de hacer un hipervínculo a un correo electrónico, lo que debemos incluir es la dirección de email del destinatario. Pero hay que tener en cuenta que esto solo funciona cuando tenemos instalado algún programa de correo electrónico, como por ejemplo el Outlook.
II. f) Pegado Especial
¿Qué es?
Esta opción nos permite pegar una celda, grafico, tabla, etc. Como lo hacíamos con la opción Pegar convencional, pero éste nos permite seleccionar que es lo que queremos pegar exactamente, además de tener la opción de pegar el vínculo lo cual significa que cuando cambia el objeto de original en la copia se reflejan los cambios pertinentes.
Pegado especial de Excel a Excel
Primero que todo debemos seleccionar las celdas, luego seleccionar copiar y después ejecutar Edición > Pegado especial nos aparecerá la siguiente ventana.
En el apartado de "pegar" podemos indicar que es lo que queremos copiar de las celdas, puede ser todo, o solo las formulas, formatos, comentarios, etc.
En el apartado de "operación" podemos decir que operación se va aplicar a las celdas entre si (si el contenido de las celdas es numérico). Por Ejemplo si en la celda A1 tenemos el número 5 y en B2 hay un 3, podemos copiar la celda A1 y hacerle un pegado especial a la celda B2 y en operación seleccionamos suma entonces el resultado que obtendremos será B2 = 8.
También podemos copiar el vínculo presionando en la misma ventana sobre el botón Pegar vínculos , esto significa que siempre mostrará lo mismo que hay en la celda original, es una especie de espejo o copia que se actualiza a cada cambio que ocurre en la celda original.
III. FUNCIONES
¿Qué es?
Las hojas de cálculo de Excel permiten una gran cantidad de funciones divididas en categorías, quiere decir que permite hacer cálculos financieros, manipulamiento de fechas y horas, realizar operaciones matemáticas y trigonométricas, como también hacer estadísticas, realizar búsquedas de datos en las hojas, manejar bases de datos y por último tratamiento de textos, funciones lógicas y obtener información de las celdas.
La forma de utilizar cada función puede variar mucho pero todas tienen unos elementos básicos y comunes, por esta razón me limitaré a explicar solo las más fundamentales, ya que Microsoft Excel cuenta con más de 200 funciones.
¿Cómo hago una función?
Hay dos formas de crear una función:
La primera es la manual, esta forma requiere el conocimiento previo de la sintaxis que se va a utilizar, consta de posicionarse en la celda donde quiere crear la función y luego escribir la función manualmente empezando con el signo igual, luego el nombre de la función que quiere utilizar y por último los parámetro que ésta requiere.
La otra forma es mucho más sencilla, utilizando el asistente para funciones, el cual se encuentra el en menú Insertar > Función
III. a) Funciones Básicas
Dada la gran cantidad de funciones que tiene Excel, sólo explicaré las más básicas e imprescindibles:
Función Suma
En la primer celda debemos poner la condición que queramos, la condición se compone de mínimo dos valores lo cuales se comparan mediante signos de igualación, mayor que, menor que, etc. Para empezar haremos una condición de solo dos valores, los valores pueden ser explícitamente números o texto, pero también pueden ser celdas o el resultado de otra función, la condición que aparece en la ventana anterior significa "Si el valor de B11 es mayor que 0", a continuación debemos introducir el valor que queramos que aparezca cuando esta condición sea verdadera, y en la tercera celda pondremos el valor que aparecerá cuando la condición sea falsa.
Funciones anidadas
Una función anidada quiere decir que contiene otra función dentro de sí misma, esto lo podremos ver más claro con el ejemplo que haremos más adelante, además de las funciones anidadas, veremos como podemos utilizar valores de otra hoja en una función, y además utilizaremos una nueva función llamada PROMEDIO, hay que recordar que el nombre de las funciones está en mayúsculas ya que el ejemplo anterior se hace referencia a una hoja llamada Suma y no se debe confundir con el nombre de la función SUMA. La siguiente ventana muestra el resultado final de las dos funciones anidadas
En la ventana anterior tenemos dos funciones que intervienen, la función SI y PROMEDIO, tiene como objetivo informar con un mensaje al usuario el promedio de los valores de un conjunto de celdas de la hoja Suma. Para hacer esto primero debemos ir a _Insertar
Función_ y luego seleccionar la función SI, debe de aparecer una ventana como la anterior pero sin nada en las celdas, después en la celda de Prueba_lógica hacemos un clic para luego insertar allí la función PROMEDIO, para ello seleccionamos desplegamos la lista que aparece a la izquierda de la barra de fórmulas y seleccionamos la función PROMEDIO.
Luego de esto nos aparecerá la ventana correspondiente a la función PROMEDIO, donde tenemos que indicar a cuales celdas se le calculará el promedio, en este caso será a el rango de A9 a D9 de la hoja Suma, para hacer esto se puede digitar manualmente lo que sale en la celda Numero1 o hacer clic en el botón que aparece a la derecha de ésta y a continuación ir a la hoja Suma y seleccionar dichas celdas y por último presionar ENTER. Hasta aquí la función PROMEDIO estará concluida, ahora solo presionamos el botón aceptar para regresar a la función SI.
Ahora tendremos una ventana parecida a la siguiente, con la función PROMEDIO dentro de la celda Prueba_lógica de la función SI. Pero para que la condición esté completa hay que comparar el valor que devolverá la función PROMEDIO con otro valor en este caso 400, quiere decir que "si el valor que devuelve la función PROMEDIO es mayor o igual que 400".
Por último nos falta escribir los valores que la función SI devolverá en caso de que la condición sea FALSA o VERDADERA. Hasta aquí todo quedará como la ventana que visualizamos al principio de ésta explicación. Esto explica la forma de anidar función pero no precisamente se tiene que limitar a solo dos funciones pueden ser más, además también se pueden agregar más funciones en las celdas Valor_si_verdadero y Valor_si_falso.
IV. DATOS
IV. a) Ordenar Datos
Para ordenar una columna basta con seleccionarla y pulsar en Datos > Ordenar , si este método lo utilizamos en el ejemplo en la columna ID del cliente , estaremos cometiendo un error porque solo estaremos ordenando dicha columna y los datos de las demás columnas no se ordenarán con respecto al Id del cliente.
Entonces para ordenar toda la lista de forma correcta debemos seleccionar todas las celdas empezando desde el ID del cliente para que la lista quede ordenada con respecto a éste campo, es decir hacer clic sostenido desde la celda A7 hasta la celda F22, después pulsamos en el menú Datos > Ordenar , veremos el ID del cliente estará ordenado y con los datos que le corresponde.
IV. b) Buscar y Reemplazar
Buscar
A veces puede ser de gran utilidad buscar un dato de forma automática debido al tamaño tan grande que tienen las hojas de cálculo y a la gran cantidad de datos que puede contener. Para buscar un datos en la hoja de cálculo primero que todo debemos abrir dicha hoja y pulsar en Edición > Buscar, aparecerá una ventana como la siguiente.
En la celda buscar introducimos la información que deseamos buscar, aquí podemos utilizar comodines, por ejemplo el signo de interrogación (?) sirve para reemplazar un carácter y el (*) para reemplazar una cadena de caracteres. Por ejemplo, ca?a encuentra "casa", "caja", etc. y *este encuentra "sudeste", noreste".
En la parte de abajo de la ventana se puede especificar el orden en que se buscará la información que puede ser con filas y columnas; también se puede especificar en donde se buscará la información, en las fórmulas de las celdas, en los valores que éstas formulas devuelven o en los comentarios. Si activa la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas significa
solo tenemos que seleccionar el 3 en la lista desplegable de ID de empleado. Cuando queramos ver de nuevo todos los datos que existen solo tenemos que seleccionar la opción "todas" en las listas desplegables que seleccionamos anteriormente.
V. GRÁFICOS
V. a) Crear un Gráfico
¿Qué es un gráfico?
En Excel, un gráfico es la manera de representar visualmente unos datos numéricos. Esa representación visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre en que la persona que ve el gráfico pueda darse cuenta de una sola mirada de la información más importante contenida en los números de los que el gráfico procede.
Si comparas una tabla de datos con un gráfico creado a partir de ella, podrás comprobar que esto es cierto: mirar el gráfico es una forma mucho más rápida de conocer la información más relevante contenida en unos datos.
Nota: Para trabajar con gráficos necesitamos entender claramente dos conceptos, serie de datos y punto de datos. Una serie de datos es un conjunto de uno o más valores numéricos relacionados entre sí.
En el ejemplo siguiente cada apartado de gastos representa una serie de datos, (sueldos, alquiler, publicidad....). A los datos que forman una serie de datos se les llama puntos de datos. Si una serie de datos consiste en seis cifras de gastos para los meses de Enero a Junio, la serie tendrá seis puntos de datos.
Crear un gráfico rápidamente
Crear un gráfico en Excel es un procedimiento asombrosamente sencillo y rápido. En primer lugar selecciona los datos que quieras representar en el gráfico y luego pulsa la tecla F11.
Tras un instante, Excel te muestra una hoja nueva que contiene un gráfico de columnas, el cual representa los datos que has seleccionado en la hoja. A este gráfico automático que crea Excel con sólo pulsar una tecla se le denomina gráfico básico.
Las partes de un gráfico
Los gráficos están compuestos de diversas partes, las cuales puedes modificar a tu gusto a partir del gráfico básico que crea Excel. Por tanto, para poder manipular gráficos es imprescindible conocer cuáles son esas partes.
Las partes de un gráfico son:
a) El gráfico en sí es la representación visual de los datos de la hoja de cálculo. Además, hay distintos tipos de gráficos.
b) El título del gráfico es un texto que lo encabeza.
c) Una marca de datos es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por ejemplo, en un gráfico de columnas, las marcas de datos son las columnas; es decir, hay una columna por cada número representado.
d) Las líneas de división son unas líneas horizontales y/o verticales que aparecen al fondo del gráfico y que sirven para apreciar con más facilidad los valores que alcanzan las marcas de datos.
e) El texto puede ser cualquier palabra o frase que aparezca en el gráfico. El texto asignado está unido a un objeto del gráfico, mientras que el texto no asignado es libre.
f) La leyenda es un cuadro en el que se identifican las marcas de datos (habitualmente, mediante colores).
g) Los ejes son unas líneas perpendiculares que marcan la referencia para el gráfico. Normalmente hay dos ejes (en los gráficos tridimensionales hay tres): el eje de abscisas, eje x o eje de categorías, y el eje de ordenadas, eje y o eje de valores. En el eje de abscisas se representan las distintas categorías de los datos. En el eje de ordenadas se representan los valores de los datos.
h) Las marcas de graduación aparecen en los ejes y sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo.
i) El área de trazado es la zona del gráfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes.
j) Las series de datos son los conjuntos de datos que se representan en un gráfico.
Cómo seleccionar el rango para crear el gráfico
El primer paso para crear un gráfico consiste en seleccionar los datos que se quieren representar. Además, no sólo hay que seleccionar datos numéricos sino también texto, ya que Excel sabe cómo poner ese texto en el gráfico. Excel considera que determinados datos del rango que selecciones van a representar determinados rótulos en el gráfico. De esto puedes deducir que la forma resultante del gráfico dependerá mucho de cómo selecciones los datos.
Para que Excel muestre los datos tal y como tú desees, debes seleccionar el rango teniendo en cuenta lo siguiente:
Selecciona el rango de datos de la misma manera que has hecho hasta ahora. Ejecuta el comando Insertar > Gráfico. Entonces aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 1 de 4. Haz clic en Terminar para dar por buenas todas las opciones por omisión que ofrece el Asistente. El gráfico aparecerá incrustado en la hoja de cálculo.
Cambiar el tamaño y la posición de un gráfico incrustado
Es probable que cuando crees un gráfico incrustado, éste no aparezca ni con el tamaño ni en la posición idónea dentro de la hoja.
Para cambiar el tamaño de un gráfico incrustado, en primer lugar debes seleccionarlo haciendo clic sobre él. Cuando el gráfico esté seleccionado, aparecerán los cuadros de selección a su alrededor. Apunta con el ratón a uno de los cuadros de selección, haz clic manteniendo pulsado el botón de] ratón y arrástralo para cambiar el tamaño del gráfico. Cuando estés satisfecho con el tamaño del gráfico, suelta el botón del ratón.
Cambiar la posición del gráfico en la hoja de cálculo sigue un procedimiento idéntico, sólo que, en lugar de arrastrar uno de los cuadros de selección del gráfico incrustado, debes arrastrar el propio gráfico. Para ello apunta al interior del gráfico, haz clic y arrastra el gráfico a su nueva posición. Por último suelta el botón del ratón.
Imprimir el gráfico
Imprimir un gráfico es similar a imprimir una hoja de cálculo. En primer lugar es conveniente que realices una presentación preliminar del gráfico para ver el aspecto que tendrá una vez impreso.
En la pantalla de la Presentación preliminar puedes hacer clic en el botón Configurar para pasar al cuadro de diálogo Preparar página.
Ajusta la página y selecciona las opciones de impresión que desees y luego haz clic en Aceptar. Cuando estés de nuevo en la pantalla de la Presentación preliminar, puedes imprimir el gráfico como cualquier hoja de cálculo: haz clic en el botón Imprimir y luego en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Imprimir.
V. b) Tipos de Gráficos
Tipos y subtipos de gráficos
Hasta ahora sólo hemos utilizado un tipo de gráfico: el gráfico de columnas. Sin embargo, Excel dispone de muchos más tipos de gráficos. Cada tipo de gráfico se diferencia de los demás por la clase de marcas de datos que utiliza. Por ejemplo, el gráfico de columnas utiliza columnas como marcas de datos; el de líneas, utiliza líneas; etc.
El motivo de que haya tantos tipos de gráficos diferentes en Excel no es solamente estético. Cada uno de los tipos de gráficos está especialmente indicado para representar los datos de una manera distinta. Si quieres obtener la máxima eficacia al crear tus gráficos debes tener esto muy en cuenta.
Además de todos los tipos de gráficos, Excel dispone de varios subtipos para cada tipo. Un subtipo de gráfico es una variación del tipo. Cada subtipo puede ser muy diferente de los demás (o muy parecido a otros), pero todos los subtipos de un tipo siempre mantendrán en común el tipo de marca de datos que se utilice. Por ejemplo, el tipo de gráfico de áreas tiene seis subtipos distintos. Algunos son casi iguales y otros son completamente distintos, pero todos utilizan áreas para representar los datos.
Cambiar el tipo y el subtipo de un gráfico
Para cambiar el tipo y el subtipo de un gráfico primero debes seleccionar el gráfico que quieres modificar haciendo clic en la pestaña de su hoja. Luego ejecuta el comando Gráfico, Tipo de gráfico. Excel te mostrará el cuadro de diálogo Tipo de gráfico.
A la izquierda de este cuadro de diálogo puedes ver la lista Tipo de gráfico. En esa lista puedes seleccionar el tipo de gráfico que quieras usar. En la parte derecha del cuadro de diálogo hay una cuadrícula denominada Subtipo de gráfico. Cada una de las casillas de la cuadrícula contiene un subtipo del tipo seleccionado (también puede haber algunas casillas en blanco).
Para cambiar el tipo y el subtipo del gráfico sólo tienes que seleccionar las opciones que prefieras en este cuadro de diálogo. Cuando lo hayas hecho, haz clic en Aceptar.
V. c) Modificar Gráficos
Añadir texto al gráfico. Tipos de texto
Excel permite añadir al gráfico dos tipos de texto: texto asignado y texto no asignado. La diferencia entre ambos consiste en que el texto asignado está unido siempre a un objeto del gráfico, mientras que el texto no asignado es completamente libre.
Texto asignado
Texto no asignado
Habrá ocasiones en las que querrás dirigir la atención del lector hacia un aspecto concreto del gráfico. La mejor forma de hacerlo consiste en añadir al gráfico texto no asignado. Cuando vayas a añadir texto no asignado pulsa ESC para deseleccionar cualquier objeto del gráfico que tengas seleccionado. Ahora comienza a escribir e introduce toda la frase que quieras que aparezca como texto no asignado. Cuando termines de escribir pulsa Intro. Excel insertará un recuadro de texto no asignado en el centro del gráfico.
Ahora puedes mover y cambiar el tamaño del texto, Para moverlo, apunta al borde del cuadro con el puntero del ratón, pulsa y mantén pulsado el botón izquierdo del ratón y arrástralo a su nueva posición. Para cambiar el tamaño o la forma del texto no asignado, arrastra con el ratón cualquiera de los cuadros de selección.
Editar el texto
Si te equivocas o si cambias de idea sobre el texto que tengas en el gráfico, es sumamente sencillo editar ese texto. El procedimiento para modificar el texto de un gráfico es el mismo, tanto si el texto es asignado como si no:
Selecciona el objeto de texto. Por ejemplo, si deseas cambiar el título del gráfico, selecciona el título (haciendo clic sobre él), y si deseas cambiar un texto no asignado, selecciona ese texto no asignado.
Sitúa el puntero del ratón dentro del objeto de texto. Observa que se transforma en un punto de inserción. Apunta cuidadosamente y haz clic para situar el punto de inserción en el lugar que desees. Modifica el texto como si fuera el de cualquier celda de la hoja de cálculo. Pulsa ESC para introducir el texto modificado. Se debe pulsar ESC (y no Intro) para introducir un texto que se haya editado. Si después de editar el texto prefieres dejarlo como estaba, pulsa Esc para introducir el texto modificado y utiliza luego el comando Edición > Deshacer (o pulsa Ctrl+Z) para deshacer la operación.
Dar formato al texto
Una vez introducido un texto en un gráfico, puedes darle formato para modificar su estética o su importancia en el conjunto del gráfico.
En primer lugar debes seleccionar el objeto de texto haciendo clic sobre él. Cuando aparezcan los cuadros de selección que indican que el objeto está seleccionado, utiliza la barra de herramientas Formato de la misma manera que si estuvieras dando formato a una celda cualquiera de la hoja de cálculo. Cuando estés satisfecho con el resultado, pulsa ESC para deseleccionar el objeto.
Añadir bordes y sombreado al texto
En Excel es posible poner un borde alrededor de cualquier objeto de texto (como si fuera una celda normal de la hoja de cálculo) e, incluso, modificar su formato o añadirle un sombreado.
Para cambiar el borde de un objeto de texto debes seleccionarlo primero. Luego ejecuta el comando Formato, Objeto seleccionado (donde objeto es el objeto de texto que tengas seleccionado) y haz clic en la pestaña Tramas del cuadro de diálogo Formato del objeto que aparece.
Ahora puedes elegir entre seleccionar un borde Automático (es decir, el que Excel añade por omisión), seleccionar la opción Ninguno para que el objeto no tenga borde, o seleccionar la opción Personalizado y determinar exactamente el borde que desees.
También puedes lograr que el objeto aparezca sombreado seleccionando la opción Sombreado.
