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INTRODUCCION DE COMO SE DEBEN REALIZAR LOS ASIENTOS DE AJUSTE Y A QUE CUENTAS SE ASOCIAN.
Tipo: Diapositivas
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"Antes de proceder a la preparación de los estados financieros, es necesario hacer un examen del saldo de cada una de las cuentas del Mayor, para saber si su valor coincide o no con la realidad, cuando no coincida la diferencia que resulte, se debe registrar por medio de asientos especiales que reciben el nombre de ajustes".
Al terminar el ejercicio, después de tener la seguridad, por medio de la Balanza de comprobación, de que todos los asientos del libro Diario han sido pasados correctamente al Mayor y que el saldo de cada una de las cuentas registradas en él coincide con el de su Mayor auxiliar correspondiente, se debe proceder a la formación de los estados financieros.
Por lo que se refiere a la formación del Balance general, éste no se debe elaborar con los saldos que arrojen las cuentas del libro Mayor, pues aunque no se hayan cometido errores al registrar las operaciones, los saldos de dichas cuentas no siempre coinciden con la situación real, debido a varias circunstancia entre las cuales podemos mencionar las siguientes:
a) Que se haya omitido el registro de una o varias operaciones, por no haber sido reportadas en la fecha en que deberían serlo, ya sea intencionalmente o por olvido.
b) Que el valor de los bienes del Activo fijo que aparece como saldo en las cuentas respectivas, ya no es el mismo, pues evidentemente el tiempo transcurrido y el uso al que han estado sometidos dichos bienes, han originado en ellos una disminución en su valor.
c) Que el valor de los conceptos del Activo diferido, por ejemplo, el de los gastos de instalación, papelería, propaganda, rentas, primas de seguros, etc., que figura como saldo en las cuentas respectivas, no corresponde al que realmente se tiene, debido a que su valor ha ido disminuyendo durante el ejercicio conforme se han utilizado, amortizado o disfrutado dichos conceptos,
d) Que existan cantidades a favor del negocio no cobradas, por ejemplo, rentas, intereses, dividendos, etcétera.
e) Que existan cantidades a cargo del negocio no liquidadas, por ejemplo, rentas, sueldos, impuestos, intereses, etcétera.
Éstas y otras circunstancias son las causas por las cuales los saldos que arrojan las cuentas del libro Mayor no coinciden con lo que realmente se tiene al terminar el ejercicio.
Por tanto, antes de proceder a la preparación de los estados financieros, es necesario hacer un examen del saldo de cada una de las cuentas del Mayor, para saber
casos anteriores.
Faltante por operaciones no reportadas por el cajero. El valor del faltante por operaciones no reportadas se abona en la cuenta de Caja y se carga en las cuentas que procedan en cada caso. Ejemplo:
El faltante en caja por $ 30 000.00 se debe al pago de una letra de cambio que, por esa misma cantidad, no reportó el cajero.
El ajuste para registrar la operación no reportada es el siguiente:
Como puede observarse, después del ajuste, la cuenta de Caja queda con un saldo de $ 170 000.00 que coincide exactamente con el saldo real, o sea, con la existencia según arqueo.
Faltante por cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de más. El valor del faltante por cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de más, se abona en la cuenta de Caja y se carga en la cuenta personal del cajero para asentar la obligación que tiene de pagar dicho faltante. Ejemplo:
Ajuste para registrar el faltante:
Después del ajuste, la cuenta de Caja queda con un saldo de $ 140 000.00, los cuales coinciden con el saldo real, o sea, con la existencia según arqueo.
Cuando el faltante en caja sea por una pequeña cantidad, su importe se puede considerar como una pérdida, siempre y cuando así lo autorice la gerencia. Ejemplo:
El ajuste para registrar el faltante es el siguiente:
Cuando el valor del arqueo sea mayor que el saldo de la cuenta de Caja, el sobrante puede tener su 558 origen en:
a) Operaciones no reportadas por el cajero.
b) Cantidades cobradas de más por el cajero.
A continuación se presentan los ajustes correspondientes a los casos anteriores.
Sobrante por operaciones no reportadas por el cajero. El valor del sobrante
por operaciones no reportadas se carga en la cuenta de Caja y se abona en las cuentas que proceden, en cada caso. Ejemplo:
El sobrante en caja por $ 15 000.00 se debe a una venta de mercancías por $ 7 826.09 y al cobro de una letra de cambio con valor de $ 6 000.00 no reportados por el cajero. El ajuste para registrar las operaciones no reportadas, es el siguiente:
Cuenta de Bancos. El saldo de la cuenta de Bancos representa el valor del efectivo depositado en distintas instituciones bancarias; sin embargo, hay ocasiones en que dicho saldo no coincide con el valor de los estados de cuenta de los bancos que manejan los fondos de la empresa.
Las circunstancias por las cuales el saldo de la cuenta de bancos no coincide con el valor de los estados de cuenta son varias, entre las cuales podemos mencionar
las siguientes:
a) Qué existan cheques expedidos aún no cobrados por las personas a quienes se dieron.
b) Que la diferencia sea por valores que el banco abona o aumenta en nuestra cuenta.
c) Que la diferencia sea por prestación de servicios que el banco carga o descuenta de nuestra cuenta de cheques.
A continuación se presentan los ajustes correspondientes a los casos anteriores.
Cheques expedidos aún no cobrados. Cuando el saldo de la cuenta de
Bancos no coincida con el valor de los estados de cuenta, por existir cheques expedidos que aún no han cobrado las personas a quienes se dieron, no es necesario
hacer ajustes, puesto que, al ser cobrados, el saldo queda correcto.
Valores que el Banco abona o aumenta en nuestra cuenta. Los valores que el
banco abona o aumenta en nuestra cuenta pueden provenir de intereses de inversiones a plazo fijo, bonificación improcedente de comisión cobrada por cheques
devueltos por falta de fondos, bonificación de intereses por pago anticipado de préstamo personal, etc., el valor de ellos se debe cargar en la cuenta de Bancos y abonar en la de Gastos y productos financieros. Ejemplo:
El ajuste para registrar la bonificación anterior, es el siguiente:
Prestación de servicios que el banco carga o descuenta de nuestra cuenta. La presentación de servicios que el banco carga o descuenta a nuestra cuenta puede ser por cobranza de documentos, situación de fondos, manejo de cuenta de cheques, libramiento de cheques sin fondos, impresión de chequeras especiales, alquiler de cajas de seguridad, etc., el valor de ellos se debe cargar en la cuenta de gastos que corresponda y abonar en la de Bancos; si la prestación de servicios causa IVA el valor de éste se debe cargar en la cuenta de IVA acreditable y abonar en la de Bancos. Ejemplo:
El ajuste para registrar el cargo por situación de fondos e IVA, es el siguiente:
Cuenta de Almacén. El saldo de la cuenta de Almacén constituye la existencia de mercancías; sin embargo, dicho saldo no siempre coincide con el valor del inventario físico, debido a varios motivos, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:
a) Que haya mercancías en malas condiciones; por ejemplo, rotas, pasadas, picadas, etcétera.
b) Que haya mermas de mercancías; esto sucede cuando la mercancía se despacha por peso o medida, y también cuando ella es susceptible de volatilizarse.
c) Que haya sin justificación faltantes de mercancías.
El asiento de ajuste, por los conceptos anteriores, se hace con abono en la
efectos de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y consistan en mermas, destrucción autorizada de mercancías o faltantes de bienes por caso fortuito o fuerza mayor.
Serán deducibles. Art. 22 de Ley del Impuesto Sobre la Renta fracción VI. Serán deducibles los créditos incobrables y las pérdidas por caso fortuito, fuerza mayor o por enajenación de bienes distintos a los que se refiere la fracción II de este artículo.
Art. 61 del reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Los contribuyentes podrán efectuar la destrucción o donación de las mercancías que hubieren perdido su valor por deterioro u otras causas, siempre que presenten aviso ante la autoridad administradora correspondiente, cuando menos treinta días antes de la fecha en que pretendan efectuar la destrucción o donación de las mercancías de que se trate, la destrucción sólo podrá efectuarse una vez por cada ejercicio.
Una vez ajustadas las cuentas de Caja, Bancos y Almacén se deben hacer los asientos de ajuste para determinar la utilidad o la pérdida en ventas; a continuación se enumeran los que proceden, de acuerdo con el registro de mercancía que la empresa
tenga establecido.
Procedimiento global
Procedimiento analítico
Procedimiento de Inventarios perpetuos
Cuentas de Clientes. El saldo de esta cuenta constituye el valor que los clientes deben por concepto de ventas a crédito; ahora bien, no sería correcto que el valor total de dicho saldo apareciera como un activo en el Balance general, puesto que no todas las cuentas se llegan a cobrar totalmente, debido a diferentes causas, entre las cuales se pueden mencionar la desaparición de clientes por fallecimiento, cambios de domicilio, quiebras, incendios, etcétera.
Por tanto, previamente a la presentación del balance general es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de la cuenta de Clientes, pues en caso de no hacerlo se tendrían que aplicar en ciertos ejercicios pérdidas por cuentas incobrables correspondientes a otros, lo que originaría que bajo ciertas circunstancias algunos ejercicios expresaran utilidades superiores a las reales, y otros, inferiores a las verdaderas.
Para determinar la pérdida probable por créditos incobrables, existen varios
valor de las ventas de esos mismos periodos, y multiplicar la tasa del tanto por ciento resultante por el valor de las ventas del ejercicio en el cual se va a calcular la pérdida probable por créditos incobrables. Ejemplo:
El valor de las cuentas efectuadas durante el siguiente ejercicio ascendió a $ 1
De acuerdo con lo anterior, al terminar el ejercicio, se deben considerar $ 36 000.00 de pérdida probable por créditos incobrables.
Un tanto por ciento sobre cada saldo de cobro dudoso. Este procedimiento consiste en examinar, cuenta por cuenta, para conocer tanto el tiempo que tienen de vencidas como los antecedentes de los clientes, y de acuerdo con el grado de riesgo, aplicar en cada caso un tanto por ciento de pérdida probable. Ejemplo:
Registro de la pérdida probable originada por crédito incobrable. Una vez calculada la pérdida probable causada por créditos incobrables, por cualquiera de los procedimientos anteriores, su valor se debe cargar en la cuenta de Gastos de venta, puesta que dicha pérdida proviene de la venta de mercancías, y abonar, por ser estimativa, en la cuenta complementaria del activo denominada Provisión para créditos incobrables.
Para entender con mejor claridad, tomemos como base la pérdida que resultó en el último procedimiento, para hacer el asiento de ajuste correspondiente.
Cabe indicar que la pérdida probable no se abona directamente en la cuenta de Clientes, pues si así se hiciera, su saldo resultaría evidentemente equivocado, ya que no se tiene la absoluta certeza de que dicha pérdida realmente sea incobrable; por ello, el abono se hace en la cuenta de Provisión para créditos incobrables.
La cuenta de provisión para créditos incobrables es de naturaleza acreedora; aparece en el Balance general disminuyendo el saldo de la cuenta de Clientes, de esta forma:
Cancelación de créditos incobrables. El valor de los créditos que se consideren absolutamente incobrables, se debe cancelar por medio de la cuenta de Provisión para créditos incobrables. Ejemplo:
Supongamos que el ejercicio anterior se constituyó una provisión para créditos
la cuenta de Documentos por cobrar, puesto que no se tiene la absoluta certeza de que realmente sea incobrable, es por ello que el abono se hace en la cuenta de Provisión para créditos incobrables.
La cuenta de Provisión para créditos incobrables es de naturaleza acreedora, aparece en el Balance general disminuyendo el saldo de la cuenta de Documentos por cobrar, en esta forma:
Cancelación de documentos incobrables. El valor de los documentos que se consideren absolutamente incobrables se debe cancelar por medio de la cuenta de Provisión para créditos incobrables. Ejemplo:
Supongamos que una letra de cambio por $1 400.00, a cargo del señor Alfonso Maldonado, se considera absolutamente incobrable; el asiento para cancelar dicho documento es:
Desde luego, la cancelación de estas cuentas se deben hacer después de haber agotado todos los recursos para su recuperación y tener el convencimiento de que realmente son incobrables.
Cuenta de Deudores diversos. Esta cuenta también se ajusta en la misma forma que la de Clientes, primero se calcula la pérdida probable, por cualquiera de los procedimientos ya indicados, hecho lo cual, su valor se carga en la cuenta de Gastos y productos financieros y se abona en la Provisión para créditos incobrables. Ejemplo:
Supongamos que sobre el saldo de la cuenta de Deudores diversos, que es de $ 20 000.00, se considera una pérdida probable de $ 500.00.
El asiento de ajuste y la presentación en el Balance general son los siguientes:
El valor de los créditos que se consideren absolutamente incobrables se debe cargar en la cuenta de Provisión para créditos incobrables y abonar en la de Deudores diversos, con lo cual quedan cancelados.
Recuperación de créditos incobrables. Si los créditos considerados incobrables procedentes de Cuentas por cobrar (Clientes, Documentos por cobrar o Deudores diversos) se llegasen a recuperar, su valor se debe cargar en las cuentas de Caja o Bancos, y abonar, por tratarse de un ingreso, en la cuenta de Otros gastos y productos.
Casos en que se considera un crédito incobrable.
Art. 25 del reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Las pérdidas por créditos incobrables, señaladas en la fracción XVII del artículo 24 de la Ley, se deducirán en el ejercicio en que se consuma la prescripción en los términos de las leyes aplicables o se dé notoria imposibilidad práctica de cobro.
Se considera que existe notoria imposibilidad práctica de cobro de un crédito, entre otros, en los siguientes casos:
I. Cuando el deudor no tenga bienes embargables.
II. Cuando el deudor haya fallecido o desaparecido sin dejar bienes a su nombre.
III. Cuando se trate de un crédito cuya suerte principal el día de su vencimiento no exceda el equivalente a 60 veces el salario mínimo general del área geográfica correspondiente al Distrito Federal y no se hubiera logrado el cobro dentro de los dos años siguientes a su vencimiento.
Intereses por cobrar. Los intereses por cobrar, por lo regular, los producen las cuentas vencidas y no pagadas por los deudores: su valor se debe cargar en la cuenta de Deudores diversos y abonar en la de Gastos y productos financieros: el IVA que causen dichos intereses se debe cargar en la cuenta del propio deudor y abonar en la de IVA por pagar. Ejemplo:
Supongamos que la empresa cobra a sus clientes el 2% de interés mensual a partir del vencimiento del crédito, y que, al terminar el ejercicio, aparece una letra de cambio con valor de $ 3 000.00 a cargo del señor Emilio Mora, vencida hace dos meses.
De acuerdo con los datos anteriores, al terminar el ejercicio se tienen intereses ganados por cobrar con valor de $ 120.00 e IVA a cargo del deudor por $ 18.00, los cuales se registran por medio del siguiente asiento de ajuste:
Este mismo asiento se hace cuando existan intereses ganados por cobrar a cargo de Clientes o Deudores diversos.
Por lo que se refiere a los intereses ganados por cobrar a favor de la empresa y a cargo de Instituciones de crédito por inversiones a plazo fijo o variable, también se
registran por medio del mismo asiento, con la diferencia de que dichos intereses no causan IVA.
Los intereses por cobrar a cargo de clientes o deudores diversos también se pueden cargar en una cuenta denominada Intereses por cobrar, la cual aparece en el Balance general en el grupo del activo circulante.
Rentas por cobrar. Las rentas por cobrar son los ingresos (utilidades) pendientes de cobro producidos por los bienes que el negocio ha rentado; su valor se debe cargar en la cuenta de Deudores diversos, y abonar en la de Otros gastos y productos; en caso de que las rentas causen IVA, el valor de éste se debe cargar en las propias cuentas de los deudores, y abonar en la de IVA por pagar. Ejemplo:
Pongamos por caso, que la Empresa tiene rentada parte de su edificio, y que, al terminar el ejercicio, existen rentas devengadas por cobrar a cargo de inquilinos por la cantidad de $ 20 000.00, las cuales sí causan IVA.
Las renta por cobrar también se pueden cargar en una cuenta denominada Rentas por cobrar, la cual aparece en el Balance general en el grupo del activo
circulante.
Dividendos por cobrar. Los dividendos por cobrar son los ingresos pendientes
de cobro producidos por las acciones que el negocio ha adquirido de otras compañías; su valor se debe cargar en la cuenta de deudores diversos, y abonar en la de Otros gastos y productos. Ejemplo:
Supongamos que al terminar el ejercicio existen dividendos por cobrar por $ 14 000.00.
Los dividendos por cobrar también se pueden cargar en una cuenta denominada
Dividendos por cobrar, la cual aparece en el Balance general en el grupo del activo circulante.
Depreciación del activo fijo. Como sabemos, el activo fijo de la empresa está formado por bienes que tienen cierta permanencia o fijeza y que han sido adquiridos con el propósito de usarlos; por ejemplo, el edificio, mobiliario, equipo de reparto, etc., los cuales debido al uso al que están sometidos o por el simple transcurso del tiempo están sujetos a una baja de valor que recibe el nombre de depreciación o demérito.
Para determinar la depreciación de los bienes del activo fijo, se deben tener en cuenta varios elementos, tales como el estado actual en que se encuentran, uso o servicio que han prestado, tiempo transcurrido desde la fecha en que fueron adquiridos, etcétera.
Existen varios procedimientos para determinar la depreciación que sufren los bienes del activo fijo, cuyo estudio corresponde a un curso más avanzado, por lo que, únicamente para tener una idea de ellos, se va a presentar el más sencillo, conocido con el nombre de Método de línea recta.
Para poder comprender en qué consiste el Método de línea recta, es necesario conocer los siguientes términos:
