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AUDITORIA TRABAJO FINAL - EJE 4
Tipo: Apuntes
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Informes de Auditoría Alejandra Elizabeth Giraldo Alvarez Cristina Esperanza silva Diaz Yenny Astrid Alvarez Torres Nicolas Sierra Hernandez Fundación Universitaria Del AREANDINA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DOCENTE David Andrés Suarez 04 de abril de 2022
Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado
Combinar los Hallazgos y Diagnosticar Combinar los hallazgos para diagnosticar sobre el total de las operaciones conociendo la ejecución real de la empresa, y los factores limitadores que deben estudiar se con más detalle. Capacidad óptima para el logro de los objetivos La capacidad óptima para el logro de los objetivos se basa en una planeación y estructuración de los procedimientos a realizar para la compañía Alpina, el equipo de auditoría se encargará de la evaluación y análisis de las políticas, estados financieros lo anteriormente mencionado con el fin de mitigar los riesgos, operación eficaz de las áreas gestión humana y administrativa que componen la empresa. Propuestas: ✔ Estudio y análisis de los procedimientos de Alpina. ✔ Verificación del cumplimiento de las normas y lineamientos. ✔ Orientación en los procesos de las áreas intervenidas. Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado De manera inicial el auditor de la organización realiza una planeación estratégica determinando objetivos principales y diferentes factores como recursos disponible y personal, además, se establecen encuestas para aplicar según los requerimientos, se establecen formatos de análisis de la información y toma de decisiones, para plantear diferentes actividades, continuando con el plan el estratégico se organizaron reuniones para discutir el progreso de la auditoría y revisar los procesos siguientes, finalmente se completa con una evaluación que determinará el trabajo de la organización en comparación con los objetivos establecidos, realizando mejoras ya sea en la planeación y en la ejecución.
Factores que no permiten que se logren los objetivos con claridad En toda organización existen factores críticos que pueden hacer que una empresa fracase incluso sin haber iniciado por lo cual debemos enfocarnos en los factores que afectan las organizaciones, estos pueden ser mucho pero siempre encontraremos 3 a 5 factores que no permiten que llevemos a cabo los objetivos con gran claridad. ✔ Falta de compromiso. ✔ Falta de comunicación entre las áreas. ✔ Ambiente poco propicio. Estos tres factores son uno de los factores que conllevan a que las organizaciones lleguen al fracaso ya que muchas de ellas las pasan por alto, pero no saben lo importante que son dentro de cualquier área. Tomando desde la perspectiva de nuestra empresa ALPINA, es fundamental que cada día se mejore el ambiente poco propicio y el compromiso hacia los deberes o actividades que se desarrollen dentro de las áreas de nuestra empresa. A qué factores debemos poner mayor atención Basándonos en las pruebas de auditoría realizadas, se deben identificar hallazgos e inconsistencias que se presentan en la ejecución de los diferentes procesos administrativos. Estos hallazgos son los que deben ser los factores donde debemos enfocar la atención, con el fin de mostrarlos en el informe de diagnóstico para detectar falencias, debilidades, riesgos y de esta manera realizar las medidas correctivas que correspondan. Para el caso puntual de la empresa que tomamos para modelo de estudio: Alpina, se debe considerar que por ser una empresa de gran tamaño que tiene presencia en diferentes Países, se deben mostrar diferenciados los resultados encontrados. Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuál no Gracias a la implementación de controles internos, se pueden percibir distintos procedimientos que ayudan a mejorar los procesos operativos de las organizaciones, así mitigando los factores de riesgos y adecuándose con a las disposiciones legales, los objetivos de controles intentes se pueden clasificar así:
diagnóstico por planta y con subdivisiones por áreas de cada una de las plantas que hay en cada País. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan Después de ser ejecutado todo el proceso de auditoría, se deben consolidar las pruebas y los hallazgos identificados, para construir el informe final de auditoría en el cual se debe dar a conocer el resultado de la auditoría, y desglosar cada una de las problemáticas para ser socializadas con las principales áreas que requieren mejoras; la auditoría debe ser vista como una herramienta que tiene la administración para reconocer sus procedimientos y evaluar su ejecución. Exponer a las personas involucradas Las áreas de intervención por parte del equipo de auditoría son gestión humana y área administrativa las funciones principales a realizar son revisión de informes e inconsistencias financieras, análisis de riesgos potenciales y preparación de informes, para obtener un mayor éxito en esta intervención se sugiere el apoyo por parte de los colaboradores de la empresa en donde tendrán participación en los procesos y en el seguimiento. Adicionalmente a través de dicha auditoría se establecerán soluciones precisas y lineamientos de las normas por parte de los entes de control permitiendo el crecimiento de la organización implementando procedimientos de mejora y mayores niveles de satisfacción de los empleados. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan Se sugiere continuar presentando constantes estrategias de mejoramiento y planes de acción, para estar atentos a posibles cambios y establecer mejoras necesarias, llevando un control de los aspectos más importantes a mejorar como prioridad, además, es necesario mantener informado al personal sobre los cambios establecidos y hacer un feedback sobre las decisiones tomadas dentro de la organización.
Desarrollo de Auditoría Bajo la metodología de análisis factorial para el proceso gestión humana de la empresa Alpina. Alcance y limitación : La presente Auditoría Administrativa está enfocada en cumplir con los objetivos propuestos de acuerdo a los parámetros que se deben tener en cuenta para el desarrollo de la misma, analizar conforme a los mismos el cumplimiento de las buenas prácticas administrativas y operativas dentro de la unidad productiva objeto de estudio tomando como referencia la gestión interna del talento humano. La Auditoría Administrativa se realizó únicamente en la empresa Alpina para apreciar el panorama y determinar de manera correcta los problemas potenciales, áreas oportunidad, fortalezas y debilidades dentro de las funciones administrativas en el proceso de contratación interna de la compañía verificando con observación y objetividad la organización y la cadena de procesos que permita cumplir con todos los requerimientos de las áreas funcionales en cuanto al talento humano contratado, conservando la normativa y debida diligencia de los procesos administrativos. Planear la investigación: Item Análisis objetivo. Realizar un proceso de auditoría al proceso de gestión del talento humano - subproceso: contratación. tiempo de trabajo. “3 días comprendidos entre el 30 (treinta) y el 1 (primero) del mes de abril del año 2022. fases y las condiciones del trabajo Realización de entrevista inicial Inspección de las áreas de estudio Recolección de la información Consolidación y análisis
Desarrollo del trabajo
Por medio de la entrevista y enfocados al subproceso de contratación hicimos una revisión a las hojas de vida verificando que tengan toda la documentación pertinente para el proceso. Verificación de la información En este caso verificamos: ❖ Los documentos personales: hoja de vida, copias del documento de identidad, títulos de estudio, certificaciones laborales, antecedentes disciplinarios, exámenes médicos de ingreso, periódicos (si aplica). ❖ La afiliación a seguridad social: afiliación a arl, afiliación a eps, afiliación a caja de compensación, afiliación a pensiones y cesantías. Verificación documental ❖ Al azar se eligió una carpeta de un colaborador de cargo crítico ❖ Verificación de todo el proceso documental desde el reclutamiento. ❖ Verificación del contrato y soportes. Logro de objetivos La empresa tiene como tal un procedimiento estipulado para la contratación, así como para cada subproceso, es decir un flujograma, lo ideal para lograr los objetivos propuestos es seguir ese procedimiento a cabalidad. Resumen Ejecutivo Hallazgos El proceso de contratación se está ejecutando de manera correcta, pero evidenciamos una falencia, se está desarrollando de manera extemporánea, es decir, se están tardando en culminar el proceso de contratación por falta de organización con los tiempos estipulados, es decir se realizó la contratación y días después no se ha complementado la carpeta del nuevo trabajador con todos sus respectivos documentos para finalmente archivar la hoja de vida del mismo en carpeta física.
Se evidencia que en las personas que intervienen en el proceso no tienen buen relacionamiento lo que afecta con el logro de los objetivos, dado que no se baja la información de la manera correcta. En entrevista con la Directora de Talento Humano, confirmó que aún no cuentan con una herramienta tecnológica, para almacenar la información de los colaboradores, esta es archivada en carpetas físicas , lo que permite que cualquier persona pueda tener acceso a ella. Se evidencia que la persona que realiza este archivo está en cargo una aprendiz de archivo persona que está rotando cada 6 meses. Se puede evidenciar que validando las hojas de vida de los perfiles críticos estas no cuentan con estudios de seguridad, teniendo en cuenta aquellas funciones asociadas a procesos altamente sensibles en términos de confiabilidad y continuidad operacional. Conclusión de la auditoría El análisis del área de contratación intervenida por parte del grupo auditor nos permitió precisar los procesos y métodos que lleva la organización. Con esta información se logró establecer, planear y proyectar estrategias y objetivos dirigidos a la búsqueda del buen funcionamiento de dicha área, desarrollando las acciones propuestas por la auditoría. Permitiendo conocer más allá la organización, detectar los problemas internos de esta y ofrecer un paso a paso a paso para solucionar y promover la mejoría en la organización. Recomendaciones ❖ Adopción de nuevas tecnologías (análisis de datos y bases de datos o backup de almacenamiento). ❖ Atraer el talento humano adecuado. ❖ Asignar una persona de planta fija para este proceso de archivo ❖ Capacitaciones periódicas a los colaboradores para trabajo en equipo. ❖ Sugerir a la alta dirección la implementación de un programa exclusivo para talento humano que digitalice las hojas de vida. ❖ Contratar una empresa externa que realice estudios de seguridad para cargos críticos. ❖ Indicar a la Alta dirección la importancia del área de contratación ya que gracias a ella contamos con el personal adecuado para cada requerimiento de las áreas y el buen funcionamiento de todos los procesos. Adicionalmente una correcta contratación permite evitar procesos legales y blindar a la empresa de ellos.
