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LibreOffice

Primeros Pasos con Base

1. ¿Qué es una base de datos?

Una fuente de datos, o base de datos, es una colección de pedazos de información que se pueden consultar o gestionar desde LibreOffice.org (OOo). Por ejemplo, una lista de nombres y direcciones es una fuente de datos que se puede usar para combinar correspondencia. Una lista de existencias de una tienda puede ser una fuente de datos gestionada con OOo.

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LibreOffice.org usa los términos Fuente de datosy Base de datospara referirse a lo mismo, es decir, bases de datos de tipo MySQL, dBase, hojas de cálculo o documentos de texto que contengan datos.

Este capítulo abarca cómo crear una base de datos, cómo mostrar el contenido de una base de datos y cómo usa OOo las distintas partes. También explica cómo usar el componente Base de datos de OOo para registrar otras fuentes de datos. Las fuentes de datos pueden ser bases de datos, hojas de cálculo o documentos de texto. En este capítulo sólo se introducen las fuentes de datos. Para una información más detallada sobre el uso de las bases de datos, véase la Guía de bases de datos.

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El componente Base, la base de datos de OOo, usa el motor de búsqueda HSQL. Todos los archivos creados con este motor se conservan en un archivo comprimido. Los formularios de la base de datos se incluyen en ese mismo archivo.

Una base de datos consta de un número de campos que contienen los pedazos de información individuales. Cada tabla de la base de datos es un grupo de campos. Al crear una tabla, también se determina las características de cada campo de la tabla. Los formularios son entradas de datos en los campos de una o más tablas asociadas al formulario. También se pueden usar para visualizar los campos de una o más tablas asociadas al formulario. Una consulta crea una nueva tabla a partir de tablas existentes, pero basándose en cómo se crea la consulta. Un informe organiza la información de los campos de una consulta en otro documento y según sus necesidades.

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La base de datos de OOo necesita el entorno de ejecución de Java (Java Runtime Environment o JRE). Si su equipo no lo tiene instalado, puede descargárselo de www.java.com e instalarlo siguiendo las instrucciones del sitio web. Deberá instalar Java 5.0 o superior. En OOo, use Herramientas > Opciones > LibreOffice.org > Java para registrar Java. La versión de Windows del JRE no es válida, pero existen otras que sí.

Base crea bases de datos relacionales. Esto facilita bastante crear una base de datos cuyos campos estén relacionados. Por ejemplo: Piense en una base de datos para una biblioteca. Esta contendrá un campo para los nombres de los autores y otro campo para los nombres de los libros. Existe una relación obvia entre los autores y los libros que han escrito. Por otro lado,

2. Planificar una base de datos

El primer paso para crear una base de datos es hacerse unas cuantas preguntas. Anótelas y deje espacio entre pregunta y pregunta para escribir las respuestas. Algunas de las respuestas parecerán obvias después de pensar un poco sobre ellas. Deberá realizar este proceso unas cuantas veces antes de que todo se aclare en su mente y sobre el papel. Si usa un documento de texto para escribir las preguntas y respuestas, le resultará más fácil mover las preguntas de sitio, añadir preguntas o cambiar las respuestas. Aquí encontrará algunas de las preguntas y respuestas que yo desarrollé antes de crear una base de datos para los gastos del coche. Tenía una idea aproximada de lo que deseaba antes de empezar, pero cuando empecé a hacerme preguntas y anotar las respuestas, descubrí que necesitaba tablas y campos adicionales. ¿Qué campos deberé introducir? Mis gastos se dividían en tres grandes apartados: gasolina, mantenimiento y vacaciones. El coste anual del impuesto de circulación y la renovación del carné de conducir (en mi caso cada cuatro años) no encajaban en ninguno de esos apartados. Tendría que incluirlos en una lista aparte: gastos de licencias. ¿Qué campos deben figurar en el apartado de consumo de combustible? Fecha de compra, lectura del cuentakilómetros, precio del combustible, cantidad y forma de pago. (El ahorro de combustible puede calcularse con una consulta). ¿Qué campos deben figurar en el apartado de mantenimiento? Fecha de la revisión, lectura del cuentakilómetros, tipo de revisión, coste de la revisión y próxima fecha de una revisión de este tipo (por ejemplo, para los cambios de aceite, indique cuándo deberá efectuarse el próximo cambio de aceite). No obstante, también estaría bien poder agregar notas. Por tanto, agregué un campo de notas a la lista. ¿Qué campos deben figurar en el apartado de vacaciones? Fecha, lectura del cuentakilómetros, combustible (indicando todos los campos de la tabla de combustible), comida (incluyendo comidas y tentempiés), hotel, total de peajes y misceláneas. Dado que estos pagos pueden efectuarse mediante una de las dos tarjetas de crédito o en efectivo, quería un campo que especificara el tipo de pago utilizado para cada artículo. ¿Qué campos encajan en la categoría comida? Desayuno, comida, cena y tentempiés. ¿Hago una lista detallando los tentempiés o tengo en cuenta sólo el coste total diario? Decidí dividir los tentempiés en dos campos: número de tentempiés y coste total. También necesitaba introducir el tipo de pago para cada uno de ellos: desayuno, comida, cena y coste total de los tentempiés. ¿Qué campos son comunes a más de un apartado? La fecha aparece en todos ellos, al igual que la lectura del cuentakilómetros y la forma de pago. ¿Como usaré esta información sobre los tres campos? Durante las vacaciones, quiero hacer una lista con los gastos de cada día. Los campos de fecha sugieren una relación entre la tabla vacaciones y las fechas de cada una de estas tablas: combustible y comida. Esto significa que los campos fecha de estas tablas se vincularán al crear la base de datos.

Dado que estas compras se pueden pagar con dos tarjetas bancarias (crédito y débito) o con efectivo, quiero un campo que especifique el tipo de pago; lo usaremos en las listas desplegables de los formularios.

Consejo^ Mientras hacemos una lista de los campos que crearemos en las tablas de la base de

datos, existe otro campo que quizá necesitemos en una tabla: el campo de la clave principal. En algunas tablas, el campo de la clave principal ya figura en la lista. En otras tablas, como las del tipo de pago, tendremos que crear un campo adicional para la clave principal.

(el nombre de la base de datos) – LibreOffice.org Base.

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Al crear una base de datos deberá guardar el trabajo con regularidad. Esto implica guardar algo más que lo que acaba de crear; también tiene que guardar toda la base de datos. Por ejemplo, cuando cree su primera tabla, deberá guardarla antes de cerrarla. Una vez cerrada la tabla, mire el icono Guardar de la barra de herramientas estándar; estará activo. Haga clic en el icono Guardar y el icono volverá a estar sombreado. La tabla no sólo se ha guardado, ahora también forma parte de la base de datos.

4. Crear tablas en la base de datos

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En una base de datos, una tabla almacena información de un grupo de elementos llamados campos. Por ejemplo, una tabla puede contener una libreta de direcciones, un inventario, una agenda de teléfonos o una lista de precios. Una base de datos puede tener de una a varias tablas.

Para trabajar con tablas, haga clic en el icono Tablas del panel Base de datos, o use Alt+a. En el panel Tareas aparecerán las tres acciones que puede realizar (véase la figura 2).

Figura 2: Crear tablas.

4.1. Usar el Asistente para crear una tabla

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Toda tabla necesita un campo Clave principal. (Para qué sirve este campo se discutirá más adelante). Usaremos este campo para numerar nuestras entradas y queremos que el número aumente automáticamente al agregar cada entrada.

Dado que ninguna de las tablas del Asistente contiene los campos que necesitamos para nuestra base de datos, Automóvil, usaremos el asistente para crear una tabla sencilla que poco tiene que ver con nuestra base de datos. Este ejercicio será una buena forma de explicar cómo funciona el Asistente.

Figura 3: Orden de los campos.

Paso 2: Establecer tipos y formatos. En este paso aplicará propiedades a los campos. Al hacer clic sobre un campo, la información de la derecha varía. Es entonces cuando puede realizar cambios según sus necesidades. (Véase la figura 4_._ ) Haga clic en cada campo, de uno en uno, y realice los cambios que se indican debajo.

Figura 4: Cambiar tipos de campo.

PPRREECCAAUUCCIIÓÓNN Bajo la lista Campos seleccionadoshay dos botones: uno con un +, y otro con un -. Estos botones se usan para agregar o quitar campos de la lista Campos seleccionados. Si no está familiarizado con la creación de tablas, use estos botones con precaución (figura 3).

• IDColección: Cambie Valor automático de No a Sí.
• TítuloÁlbum :
  • Entrada requerida: Si toda la música está en álbumes, cambie Entrada requerida a Sí. En caso contrario, deje Entrada requerida como No.
  • Tamaño : Cambie el tamaño sólo si, incluyendo los espacios, algún título de álbum ocupa más de 100 caracteres de longitud.

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En Base, la longitud máxima de cada campo debe especificarse en el momento de crearlo. No resulta fácil modificar el tamaño posteriormente, por lo que, si tiene dudas, especifique un tamaño superior. Base usa VARCHAR como formato de campo de texto. Este formato usa únicamente el número de caracteres reales de un campo, hasta el límite establecido. Así, un campo que contenga 20 caracteres sólo usara un espacio de 20 caracteres aunque el límite esté establecido en 100. Dos títulos de álbumes que ocupen 25 y 32 caracteres respectivamente usarán un espacio de 25 y 32 caracteres, no uno de 100 caracteres.

Intérprete: Use el valor predeterminado. Y dado que la música siempre tiene un intérprete, establezca Entrada requerida como Sí. FechaDeCompra : Tamaño : configuración predeterminada. Entrada requerida debería ser No. (Puede no saber la fecha). a) Formato : Cambie sólo el ajuste Entrada requerida : de No a Sí. Notas : No es necesario realizar cambios. NúmDePistas : Cambie el Tipo del campo a Tiny Integer [ TINYINT ]. El número de pistas permitidas será de 999. Si necesitara más pistas, cambie a Small Integer [ SMALLINT ], que permite 99999 pistas. Foto : Use los valor predeterminados. Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente.

Paso 3: Establecer clave principal.

5. Deberá marcar la casilla de verificación Crear una clave principal.
6. Seleccione la opción Usar un campo existente como clave principal.
7. En la lista desplegable Nombre del campo , seleccione IDColección.
8. Si no estuviera activa, active la casilla Autovalor. Haga clic en Siguiente.

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Si alguno de estos campos necesita una entrada, establezca Entrada requerida como Sí. Si Entrada requerida se establece como Sí, este campo deberá incluir información. Por ejemplo, si tenemos establecido Entrada requerida de Intérprete como Sí, no se le permitirá dejar el campo Intérprete vacío. En general, establezca Entrada requerida como Sí sólo si el campo siempre debe contener información. De forma predeterminada, Entrada requerida viene establecido como No.

momento y el lugar en el que realizar cualquier cambio necesario. (Véase el apartado Precaución de debajo para saber por qué). Haga clic en Crear. Ya se ha creado la nueva tabla.

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Una vez creadas las tablas e introducidos los datos, deberá limitar u omitir por completo la edición de datos. Los campos se pueden agregar o borrar. Para agregarlos, hay que disponer de tiempo para introducir los datos de ese campo para cada registro que tenga una entrada en ese campo. Si borra un campo se borran todos los datos que contenía ese campo. Cambiar el tipo de campo puede provocar una pérdida parcial o total de los datos. Al crear una tabla nueva, vale la pena crear los campos con los nombres, los tamaños y los formatos correctos antes de agregar datos.

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Las tablas pueden eliminarse con facilidad, pero, si lo hace, eliminará todos los datos de la tabla. A no ser que esté completamente seguro, no elimine una tabla. Para eliminar una tabla, vaya a la lista de tablas y haga clic con el botón secundario sobre ella. Seleccione Eliminar en el menú contextual. Se abrirá un menú emergente preguntándole si está seguro de que desea eliminar la tabla. Cuando haga clic en Sí, la tabla y todos sus datos se perderán para siempre, salvo que disponga de una copia de seguridad.

4.3. Crear tablas en vista diseño

La vista Diseño es una forma más avanzada de crear una tabla nueva. Le permite introducir directamente la información de cada campo de la tabla. Usaremos este método para las tablas de nuestra base de datos.

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AunqueTipo del campo yFormato son distintos en la vista diseño, los conceptos son los mismos que en el Asistente.

En primer lugar crearemos la tabla Combustible. Sus campos serán IDCombustible , Fecha , CosteComb , CantidadComb , Cuentakm , y TipoPago. CosteComb tendrá formato de moneda con dos decimales. CantidadComb y Cuentakm usan el formato número con 3 decimales y 1 decimal respectivamente. TipoPago usa formato de texto.

• Haga clic en Crear tabla en vista Diseño.
• Entradas IDCombustible :

a) Escriba IDCombustible como primer Nombre del campo. b) Seleccione Integer [ INTEGER ] como Tipo de campo en la lista desplegable. (La configuración predeterminada es Text [ VARCHAR ]).

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Una forma rápida de seleccionar el tipo de campo de la lista desplegable: use la tecla de la primera letra del tipo de campo deseado. Quizá necesite presionar esa letra más de una vez para obtener la opción deseada. Puede recorrer todas las opciones de una letra concreta presionando repetidamente esa letra. Tras escribir el nombre del campo en la columna Nombre del campo, use la tecla Tabuladorpara desplazarse a la columna Tipo del campo. Así aceptará el nombre del campo y resaltará la lista desplegable. Luego puede usar la tecla de la primera letra del tipo de campo deseado para seleccionarlo. Sólo tiene que recordar usar la tecla el número de veces necesario.

c) Cambie las Propiedades del campo en la sección inferior. Cambie Valor automático de No a Sí (figura 5).

Figura 5: Propiedades del campo (Valor automático).

d) Establezca IDCombustible como Llave primaria (que es otro de los términos empleados para referirse a la Clave principal o Clave primaria ). Para ello, haga clic con el botón secundario sobre el triángulo verde que está a la derecha de IDCombustible (figura 6).

Figura 6: Campo Clave principal.

Haga clic en Llave primaria en el menú contextual. Aparece el icono de una llave al lado de IDCombustible.

• Resto de entradas:

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La clave principal sólo tiene una función. Puede usarse cualquier nombre para este campo. No es necesario usar IDCombustible como nombre del campo establecido como clave principal. Lo hemos usado para identificar a qué tabla pertenece por su nombre.

Figura 8: Opciones de Formato de campo.

• Repita estos pasos para cada campo de la tabla.
• Para tener acceso a opciones de formato adicionales, haga clic en el botón que está a la derecha en Ejemplo de formato, sección Propiedades de campo (botón Ejemplo de formato de la figura 7).
• Descripción puede contener cualquier cosa, o puede dejarse en blanco. (La figura 9 es un buen ejemplo).
• Para guardar y cerrar una tabla, seleccione Archivo > Cerrar. Llame Combustible a la tabla.

Siga los mismos pasos para crear la tabla Vacaciones. Los campos y sus tipos de campo se listan en la figura 9. Compruebe que ha establecido el campo Fecha como clave principal antes de cerrar. (Haga clic con el botón secundario sobre el recuadro gris que está a la izquierda de Fecha. Seleccione Llave primaria en el menú contextual). Guarde la tabla como Vacaciones.

Figura 9: Ejemplo de entradas de Descripción.

4.4. Crear tablas para las listas desplegables

Cuando pueda usarse la misma información en distintos campos, diseñe una tabla para cada tipo de información. Cada tabla contendrá dos campos: El campo información y el campo ID, en este orden.

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Es imperativo crear estas tablas con la información del campo primero y el campo ID después. No hacerlo producirá resultados no deseados. Para nuestra tabla de Pagos usaremos Nombree ID, y nuestras entradas serán Crédito, Débitoy Efectivo. Las entradas de ID respectivas son 0, 1, 2. Cuando se escribe primero el campo Nombre en la tabla, uno de los tres nombres aparecerá en el campo TipoPago de la tabla Combustible. Si se escribe primero la lista de campos ID, en lugar de los nombres aparecerá 0, 1ó 2.

• Siga las instrucciones de “ ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. ” de la página ¡Error! Marcador no definido.. En la tabla que vamos a crear, los dos campos pueden ser Tipo e IDPago. Compruebe que el ajuste de Valor automático del campo IDPago está establecido como Sí. Establezca el campo IDPago como clave principal. (Véase la figura 10.)
• Guarde la tabla con el nombre Tipo de pago

Una Vista es una consulta. Por esta razón, los detalles de cómo crear y usar una Vista están en la sección ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..

Figura 11: Vista de algunos campos de la tabla Vacaciones.

Una Vista también es una tabla. Sus campos provienen de los campos de una o más tablas de la base de datos. Proporciona una forma de mirar un gran número de campos sin importar la tabla a la que pertenece cada uno. Una Vista puede constar de algunos de los campos de una tabla, como en la figura 11., o puede constar de campos de más de un campo, como en la figura 12.

Figura 12: Vista de los campos desde las tablas Combustible y Tipo de pago.

PR PREECCAAUUCCIIÓÓNN Los datos no pueden introducirse en una Vista como se agregan a una tabla. Las vistas sólo sirven para ver datos introducidos previamente en la tabla.

5. Definir relaciones

Ahora que ya hemos creado las tablas, ¿qué relación hay entre ellas? Ahora es el momento de definirlas basándonos en las preguntas y las respuestas del principio. Cuando estamos de vacaciones, queremos introducir todos nuestros gastos diarios a la vez. La mayoría de estos gastos están en la tabla Vacaciones, pero el combustible no. Por tanto, relacionaremos ambas tablas por medio de los campos Fecha. Dado que la tabla Combustible puede tener más de una entrada por día, esta relación entre Vacaciones y Combustible será una relación uno a muchos (o varios). (Designación 1:n). Además, las tablas Vacaciones contienen varios campos para el tipo de pago realizado. Para cada campo que figura en la lista desplegable tipo de pago hay sólo una entrada de la tabla Tipo de pago. Esa es una relación uno a uno: un campo de una tabla a una entrada de otra tabla. (Designación 1:1). Hay otras tablas que también contienen campos del tipo de pago. La relación entre esos campos de esas tablas y la tabla Tipo de pago también es 1:1.

Dado que la tabla Tipo de pago sólo proporciona una lista estática, no definiremos una relación entre esa tabla y los campos de otras tablas que usen sus entradas. Eso lo haremos al crear formularios.

Las tablas Combustible y Mantenimiento no tienen una relación real, aunque comparten campos similares: Fecha y Cuentakm. A no ser que una persona tenga por costumbre llenar el depósito y pasar las revisiones, las entradas de estas tablas no tienen nada en común.

1. Empezaremos a definir relaciones seleccionando Herramientas > Relaciones en Automóvil – LibreOffice.org Base. Se abre la ventana Diseño de relación (figura 13). Usaremos los iconos Agregar tablas y Nueva relación.

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Al crear una tabla, también debe determinar cuales son las tablas relacionadas entre sí y cómo se relacionan.