capítulo 1 SIG, Apuntes de Administración de Empresas

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Capítulo 1 El sistema de información y la información . El Sistema de información de la empresa . La información: definición y conceptos asociados . La gestión de los recursos de información . Los flujos de información de la empresa . La gestión del conocimiento PURO» . La industria de la información: análisis del hipersector de la electrónica, las telecomunicaciones, las TIC y los contenidos digitales 7. La sociedad de la información 8. Las TIC verdes Resumen Comenzamos este capítulo poniendo de manifiesto algunos aspectos esenciales relacionados con el objeto de este texto: el sistema de información empresarial. En qué consiste, cuáles son sus objetivos, qué funciones tiene, cuáles son sus integrantes, qué coste representa, cuáles son sus características más significativas, son algunas de las preguntas que vamos a responder en el primer apartado de este capítulo 1. A continuación abordaremos el primer componente del sistema de información: la información. Definiremos este recurso, su diferencia con el concepto de dato y dare- mos a conocer los significados de otros conceptos, como el de ruido, redundancia, incertidumbre, decisión y conocimiento, asociados a este activo empresarial. Las características y cualidades que debe presentar la información manejada en el entor- no empresarial, así como las de su gestión serán otros de los contenidos relevantes que se desarrollarán en este tema. En el apartado tercero de este capítulo se dan a conocer los tipos de información utilizada por las empresas: la procedente del exterior, la que circula en el interior de la compañía y la que se emite hacia el exterior. De cada una de estas tipologías se explicitan sus características y algunas de las fuentes donde se puede obtener infor- mación relevante para la gestión empresarial. Posteriormente, realizaremos un recorrido sobre uno de los activos intangibles más determinantes en la generación de ventajas competitivas por parte de las empre- sas: el conocimiento. Dentro de la gestión de este factor clave de éxito empresarial, analizamos su cadena de valox, las tecnologías de la información relacionadas con la gestión del conocimiento y las ventajas que le pueden reportar a una organización la gestión del mismo. Y para finalizar, exponemos las principales líneas de un método de medición y gestión del capital intelectual de las organizaciones: el modelo INTELEC, formulado por investigadores y profesionales del mundo académico y empresarial. ón en la empresa tustria de la is de la Ley 0, SON OLTOS apítulo, s constituti- del conoci- añola, están ecial impor- la sociedad icintamente, in ido adop- información (ué es un sis- eguidamente rmación y de re el SI y las zolucionando nes debe rea- an sus costes. ción vamos a apo- ra determinar era muy habi- políticos, sis- de seguridad, ar un concep- 1 determinada vocablo siste- sí contribuyen (TGS) o enfo- zracción diná- Malátama de Información y la información 21 A partir de aquí podemos establecer que los principales elementos integrantes O intervinientes de un sistema son: sus componentes, sus interrelaciones (la estructura del sistema), su objetivo, su entorno y sus fímites. Asf pues, basándonos en la TGS, podemos definir un sistema de información (SD empresarial como «wr conjunto de recursos técnicos, humanos y económicos, interre- luclonados dinámicamente, y organizados en torno al objetivo de satisfacer las necesi- dades de información de una organización empresarial para la gestión y la correcta adopción de decisiones». De la definición anterior podemos señalar los elementos o componentes funda- mentales que constituyen un Sistema de Información empresarial actual: - La información, es decir todo lo capturado, almacenado, procesado y distribui- do por el sistema Las personas, quienes introducen y utilizan la información del sistema - Los equipos de tratamiento de la información e interacción con los usuarios, hardware, software y redes de comunicaciones Las normas y/o técnicas de trabajo, métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desarrollar sus actividades Por otro lado, un sistema de información será eficaz si facilita la información necesa- ría para la organización y lo hace en el momento oportuno, y será eficiente si lo realiza con los menores recursos tecnológicos, humanos, temporales y económicos posibles. Por su parte, el sistema informático de la empresa es un subsistema dentro del sis- tema de información de la misma, y está formado por todos los recursos necesarios para dar respuesta a un tratamiento automático de la información y aquellos otros que posibiliten la comunicación de la misma. En definitiva, por tecnologías de la informa- ción y de las comunicaciones (TICs). Por medio de la comunicación se transforman los hechos y acontecimientos del entorno o del ámbito interno de la empresa en información. Ahora bien, para ser útiles esas informaciones, han de seguir algún proceso de transformación. El sistema de información empresarial constituye el conjunto de recursos, componentes y medios de comunicación de la empresa que sirven como soporte para el proceso básico de transformación de la información. Más del 80% del tiempo total de trabajo de los directivos de una empresa esta dedí- cado al procesamiento de la información: buscándola, recibiéndola, procesándola y utilizándola en una amplia variedad de tareas. La información está en la base de todas las actividades realizadas en la administración empresarial; por ello, resulta conve- niente diseñar sistemas para producirla y gestionarla, con el objeto de asegurar que la información sea fiable, exacta y esté disponible de manera inteligible y en el momen- to oportuno de tomar una decisión. Organización y Transformación de los sistemas de información en la empresa El reconocimiento de la información como recurso estratégico, así como la acepta- ción de las tecnologías de la información y de las comunicaciones como recurso vital para la empresa, hacen imprescindible que la misma sea canalizada y transformada de forma adecuada a través de los sistemas de información. Dicho proceso es crucial para el logro y sostenimiento de cualquier estrategia competitiva. El tercer concepto que vamos a definir es el de tecnología de la información y de las comunicaciones. En esta ocasión nuestro diccionario de la Lengua nos ofrece cua- l tro acepciones distintas del término tecnología: «lenguaje propio de una ciencia o | un arte»; también nos lo presenta como «tratado de los términos técnicos» y como «conjunto de los conocimientos propios de un oficio mecánico o arte industrial», y por último, como «conjunto de los instrumentos y procedimientos industriales de un deter- minado sector o producto». Sólo el último aspecto nos resulta relevante desde el enfoque de la Economía de la Empresa. Desde esta perspectiva y siguiendo a distintos autores, podemos definir la tecnología como «un conjunto sistematizado de conocimientos aplicados a las dife- rentes áreas del ser humano, unidos para la consecución de un fin, que es la creación o invención de algo, que puede ser desde la fabricación o mejora de un producto hasta la simplificación o el cambio de un determinado proceso» (Navas, 1994). De esta manera, podemos definir las tecnologías de la información y de las I comunicaciones (TICs) como «un conjunto de dispositivos, soluciones y elementos de 0 tipo hardware, software y de comunicaciones aplicados al tratamiento automático ul de la información y de la difusión de la misma para satisfacer las necesidades de in- ll | formación». [ Entre las diferencias que se pueden establecer entre sistemas de información y tec- l nologías de la información, cabe destacar que las TICs son de carácter genérico y a I disposición de las empresas según los presupuestos que puedan o quieran destinar a su obtención en el mercado o creación propia y, en cambio, el SI empresarial es especí- fico y exclusivo de cada organización, aspecto este de gran significación porque es aquí en donde las distintas compañías pueden obtener ventajas competitivas. 1.2. Evolución del sistema de información en la empresa El sistema de información y su funcionamiento en la empresa han experimentado un proceso evolutivo a lo largo del tiempo. Así, el proceso de evolución o aprendiza- je a partir del cual la empresa ha ido generando un sistema de información cada vez más capaz de satisfacer sus necesidades de información, se puede entender a partir de las cinco fases o etapas siguientes: 1. En una primera etapa, muy elemental, a través del análisis del Sistema de Información se pretenden desarrollar únicamente procedimientos de tipo ma- nual, para organizar mejor los documentos o papeles que genera el proceso de Éltletaiña de informaci sdounistr con mayc utilización vado prec Incorpora supone es Internas a etapa ader tamiento implantar 2, A medida empieza a de datos ( las comun ganizacio unidades e formación muy elem 3, Con el cre riores (añc a consider estructura: mática o d blemas de los Sistem 4. A medida dad, las o comprome ción de cz actual y fu La alta din tión de la 1 sición se « grados, as soporte p: Expertos). 5. En una fas la informa de informa productos tes, y nuev Organización y Transformación de los sistemas de información en la empresa La cuestión ahora no es dar respuestas válidas mediante la tecnología de la información a las necesidades de tratamiento informativo, sino algo más: tratar de lograr ventaja competitiva mediante un uso adecuado de las tecnologías de información. 1.3. Funciones de un sistema de información empresarial Un sistema de información empresarial, para alcanzar sus objetivos, ejecuta al menos tres actividades claramente diferenciadas: | M — Recibe datos de fuentes internas o externas como elementos de entrada a un pro- ceso (INPUTS) Il — Almacena información y actúa sobre los datos para generar y producir informa- ción (PROCESSING) I — Distribuye información elaborada para el usuario final (directores, ejecutivos, | | administrativos, etc.) (OUTPUT) | Por tanto, para ser eficaz, debe realizar de forma sistemática cuatro tipos de fun- ciones generales: recogida y registro, acopio o acumulación, tratamiento o transfor- | mación y difusión de la información. | | 1, Recogida y registro de la información: l | Es la actividad de registrar o capturar la información para que pueda ser utilizada | de forma adecuada con posterioridad, sin errores y con el menor coste posible, Esta fase se materializa en la,creación de un soporte físico adecuado al tipo de información a captar. El problema principal de la recogida de información consiste en la identificación de dicho soporte, lo cual supone además la elección de un código eficiente de repre- sentación de la información. | La codificación tiene como misión transcribir una información de forma literaria o [ extensa a una forma condensada y normalizada (por ejemplo, la partida doble en con- tabilidad o las respuestas de los estudiantes de la asignatura recogidas en la hoja correspondiente del ejercicio tipo test), siendo el código un sistema simbólico que per- mite registrar y representar cualquier tipo de información. Para ser eficaz esa primera [ codificación, han de observarse tres reglas básicas: - Simplicidad: el código ha de ser fácil de entender para evitar errores de inter- pretación o reducirlos al máximo Il — Seguridad de utilización: han de preverse todas las posibilidades a representar, para evitar confusión Goneraln Montivos, Mi elerta p Conslste- Mempo, en e. Momento mí Donde un mación pued - Inforn formac soporte - Inforn por los - Inforn lizar se automá 3. Tratamic Supone le a los resultac operaciones distinguir tre = Operac mación — Operac — Operac Uno de k miento de la es, la separa armación en la empresa acnología de la Igo más: tratar 3 tecnologías de xresarial vos, ejecuta al itrada a un pro- aducir informa- :es, ejecutivos, > tipos de fun- nto O transfor- la ser utilizada 2 posible. Esta le información identificación ente de repre- rma literaria o doble en con- as en la hoja ólico que per- 1 esa primera ores de inter- a representar, 25 El sistema de información y la información — Facilidad de acceso: el código representado debe ser de fácil lectura e interpre- tación Generalmente los códigos se clasifican en torno a dos categorías: los códigos sig- nificativos, aquellos que se pueden interpretar por los usuarios de forma directa con una cierta preparación y los códigos de referencia, que son los que se interpretan mediante tablas de correspondencia, asociando a cada símbolo del código algún tipo de información lineal. 2. Acopio o acumulación: Consiste en agrupar informaciones recogidas en lugares o momentos diferentes del tiempo, en espera de ser tratadas en cantidades económicamente convenientes o en el momento más adecuado. Desde un punto de vista general, la información contenida en un Sistema de Infor- mación puede ser de tres tipos diferentes: — Informaciones elementales o datos de base, que representan todo tipo de in- formaciones que no han sufrido tratamiento alguno, excepto su registro en un soporte físico adecuado — Información elaborada o de resultados: información directamente utilizable por los miembros de la administración de la empresa para tomar decisiones — Información sobre tratamientos: definen operaciones de transformación a rea- lizar sobre los datos de base y que permiten diseñar los procesos manuales o automáticos de obtención de los resultados anteriores 3. Tratamiento o transformación de la información: Supone la manipulación a efectuar con la información para pasar los datos de base a los resultados utilizando unos medios concretos. Estas manipulaciones comprenden operaciones o cálculos elementales efectuados en un orden determinado, Se pueden distinguir tres clases de operaciones de este tipo: — Operaciones de orden o de clasificación a través de las que se ordena la infor- mación con arreglo a algún criterio establecido — Operaciones de cálculo elementales y de comparación -- Operaciones de transferencia de información Uno de los problemas más importantes a la hora de diseñar un sistema de trata- miento de la información, hace referencia a la selección de la información a tratar, esto es, la separación de la información que potencialmente es útil de la que no lo es. ón en la empresa sión para la : se adoptan se necesite, ción sino se siales: cómo soporte ade- a compañía seguido dis- » todas ellas pañía deben a: 3aria para la wpoyando la 3 sistema de vo asignado necesidades e la utilidad 102), los sis- 27 El sistema de información y la información temas de información serán de utilidad mientras no superen su alcance. Por aleance se entiende, según estos autores, las relaciones a establecer entre la posibilidad de con- seguir determinados datos, el coste de obtenerlos, almacenarlos, procesarlos y recupe- rarlos, y el valor que tenga la información de salida para el usuario de la misma. Es decir, el sistema de información será de utilidad mientras el valor de la información de salida proporcionada por el sistema supere al coste de obtenerla. 2. La información: definiciones y conceptos asociados Cada día más las empresas dependen en mayor medida de la información, de las tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC) que la procesan y de los sistemas de información (SI) en los que se apoya su gestión. La información es uno de los activos más importantes hoy en día de las organizaciones, y de manera especial para algunas compañías que operan en determinados sectores de actividad, en donde este recurso se convierte en crítico. En primer lugar, trataremos de arrojar algo de luz sobre la extendida y habitual con- fusión entre el término «dato» y el de «información». Con frecuencia, en el lenguaje coloquial ambos se utilizan como sinónimos. Se emplean indistintamente para signi- ficar o referirse a lo mismo. Pero no lo son. La diferencia principal estriba en que los datos elementales son la materia prima de la información. Un dato es un elemento de conocimiento que carece de significado por sí mismo, o que está fuera de su contexto. En definitiva, se trata de algo incompleto que necesi- ta un complemento en la forma de otro dato o un proceso de elaboración que le dé más sentido (De Pablo, 1989). Por tanto, el dato tiene un carácter individualizado y simple frente a un producto semielaborado como es la información. Ejemplos de datos podrían ser: Euro, día, 1, BCE, Central, 166,386, Europeo, pese- tas, cambio, 1,998... Por información entendemos un dato o conjunto de datos, elaborado y situado en un contexto, de forma que tiene un significado para alguien en un momento y lugar determinados (De Pablo, 1989). Un ejemplo de información podría ser: «El BCE, Banco Central Europeo fijó la paridad euro/peseta en 1 euro = 166,386 pesetas el día 31 de diciembre de 1998». Los datos pueden ser caracteres alfabéticos, magnitudes numéricas, símbolos espe- ciales alfanuméricos, colores, imágenes, grupos de símbolos no aleatorios que presen- tan cantidades, acciones, objetos, etc. Los datos no permiten tomar decisiones antes de ser tratados convenientemente, La información es el resultado de este tratamiento. El valor de la información se destaca de manera más significativa en el contexto de una decisión, Si no hubiese elecciones de alternativas actuales o futuras la información sería innecesaria. La información tiene valor en la medida en que afecte a las decisio- nes o acciones que se vayan a tomar. 28 Organización y Transformación de los sistemas de información en la empresa Definiremos a continuación una serie de conceptos relacionados con la informa- ción y la comunicación, que vamos a utilizar a lo largo del texto y que es necesario conocer su significación: decisión, incertidumbre, ruido, redundancia y conocimiento. Toda decisión supone, la elección entre cursos de acción alternativos. Desde el enfoque de la «racionalidad limitada», se puede entender la decisión como un proce- so: complejo proceso de «transformación» de información en acción. Para adoptar una decisión, el sujeto decisor necesita disponer de información: — Información sobre los estados del entorno y posibilidades de ocurrencia de cier- tos eventos — Información sobre la situación del sistema y objetivos — Alternativas disponibles y consecuencias La empresa o unidad económica de producción, como sistema abierto, utiliza su estructura organizativa para coordinar todos sus elementos hacia el logro de unos obje- tivos comunes, mediante el proceso de decisión. Pero para alcanzar esa coordinación, es necesario asegurar una correcta comunicación entre los miembros, esto supone hacer circular la información. La información, desde esta perspectiva, se entiende como todo aquello que sirve para poner de manifiesto la situación del entorno o del sistema, sus objetivos o resul- tados y reducir la incertidumbre frente a un proceso de decisión. La incertidumbre es la diferencia existente entre la información necesaria y la información disponible en todo proceso de decisión. También podemos entender por incertidumbre la situación en la que conocemos los resultados posibles a los que lle- gar, pero desconocemos las probabilidades de que se materialicen cada uno de ellos. El ruido es un tipo de información no relevante para un proceso de decisión deter- minado. También son distorsiones o errores de transmisión de información. La redundancia es la repetición de parte o de todo un mensaje para evitar el ruido. En la transmisión de información con frecuencia existen elementos redundantes. La redundancia baja la eficiencia de una comunicación ya que se“trasmiten más códigos de los que serían necesarios para codificar un determinado mensaje. Sin embargo, la existencia de alguna redundancia es muy útil para el control de errores en la recepción del mensaje y para asegurarnos de enviar una información completa. El conocimiento es información valorada, lo cuál supone información que ha sido sometida a un proceso de juicio y sobre todo, es información relacionada. Si los datos son la unidad básica de información, la información los datos estructurados, el conocimiento lo podríamos también definir como información aplicada a la solu- ción de problemas. Volveremos más adelante sobre este concepto dada su relevan- cia actual. El sistema de información y 2.1. Tipos de Sin pretensione ticas y denominac organización. Teniendo en cl información inter el interior de la er se desarrollan en : das. La informaci la empresa está sit Podemos difen información de gc a la luz de las cua una voluntad: qué para establecer el externos. Refleja [ La informació tamiento, mientra algún tipo de mar Además en un sobre procedimier da o restringida, ] textual, numérica Por último, sig mación contable na en las áreas de la identificación administrativa pr empresa. Los co generales entrarí; ministrativa, El « funcionamiento « control y la toma La informacit tativa y ayuda a operaciones y ac Por su parte, 1 so de contabilidas rada para los dire formación de los sistemas de información en la empresa Flrtatiiua 30 Organización y Tran han puerto dde esmerete es de la información de 1 bormie dun dute A A A sol . asablle En el inicio de este epígrafe nos aproximábarmos con dos definiciones diferentes al dicndto concepto de información. Vamos a exponer a continuación otras dos nuevas formas de Y ade" entender la información: una como proceso y otra como TECurso. que lu La información se puede definir como el proceso mediante el cual alguien resulta informado. Un proceso en el que la emoción, el estado de ánimo, la predisposición, las y has expectativas, o la química entre el que informa (informador) y quien es informado tner: del informando (Cornellá, 1996). AA j (informando) son decisivas en la respuesta cognitiva darnos much: bien diferenciadas a la hora de procesar una información: lectura, selección, ordena- dos posibles si queremos que estos Caracte respondan a criterios de eficacia y eficiencia. .nder la información: una técnica conjunto de señales O bits que viajan desde un emisor a un rec (Figura 1.1). En len ala de información de un mensaje es pez managers comparar el rendimiento generales y tendencias de interés. Permite a los f0p áreas y divisiones de la empresa. planeado con el real en los distintos departamentos, 2.2. Características y cualidad empresarial No: pronupt Esta definición puede ayu: o ala hora de entender la información y tam- eo ctm bién en el diseño de sistemas de información. Cada persona tiene unas características gestión ción, interpretación, aplicación. Y esto nos lleva a anticipar aquí la necesidad de cons- truir sistemas de información Jo más personaliza: Desde esta perspectiva existen dos formas de ente y otra desde una perspectiva sicológica. La primera, define la información como un :eptor a través de algún ño, Rod medio o canal; es la concepción típica de la teoría de la información este modelo la cantidad rfectamente mensurable. de lime FIGURA 1.1 E COMUNICACIÓN SEGÚN LA TEORÍA DE LA INFORMACIÓN PROCESO D' FEEDBACK $ De Jecui Fuente: De Pablos et al. (2001). | mote | n la empresa «dimiento presa. erentes al formas de en resulta sición, las informado 11á, 1996). ÓN y tam- rcterísticas Mm, Oordena- id de cons- 5 que estos una técnica m como un és de algún ma 1.1). En 1ensurable, IÓN Elnixtema de información y la información EN La segunda manera de entender la información, desde una perspectiva sicológica, parto de dos mundos uno físico donde se producen los hechos que se traducen en datos Voneretos (un incendio en un número de hectáreas arrasadas, la riqueza de un país en tinow dólares per capita, la cultura....). Pero para que estos datos se conviertan en Información es menester entrar en el mundo mental de los humanos. Si se estructuran lus datos y se dan definiciones concretas de las variables utilizadas Para interpretarlos se obtiene una información que tiene un sentido general. Esta información estructura- da nólo sirve a quién espera utilizarla, para las personas que necesiten esa información. Y además si queremos que esa información se convierta en conocimiento se necesita Que la persona que la utilice tenga criterio para saberla interpretar. La información en la gestión empresarial moderna no puede ser considerada como Un mero apoyo o soporte de las actividades operativas de la empresa, sino que debe Iratarse como uno de sus principales recursos o activos. La información es un ele- onto imprescindible para el funcionamiento de las organizaciones, un recurso bási- €0 e importante que requiere por tanto que se le apliquen las tradicionales técnicas de gestión de recursos es decir planificación, organización, dirección y control. Características de la información No obstante, la necesidad de planificar la información, poder calcular sus costes, presupuestarla o evaluarla y por tanto considerarla como un recurso valioso y costo- Ho, no debe hacernos olvidar las peculiaridades de este bien frente a otros tradiciona- los a la hora de gestionarlo de una manera eficaz. Para ello vamos a recordar algunas de las características más representativas que posee la información: - Una información es difícil dividirla en partes diferenciadas - Una persona que disponga de información no la pierde cuando la transmite a otra - La información no se gasta con el uso, no se devalúa, sino que incluso mejora con el mismo — Una información puede tener valor hoy y carecer del mismo mañana. La evolu- ción en el tiempo del valor de la información es difícilmente previsible - Una información puede ser de inmenso valor para un sujeto y sin relevancia para otro. Por tanto, la información tiene valor en función de quien la use - Para que una persona pueda apreciar el verdadero valor de una información, es decir, si esta satisface sus necesidades, debería de poder conocerla. Por ello, resulta imposible facilitar una información para su evaluación sin entregar la propia información De la observación de estas características se desprende que la particularidad de este recurso hace que la forma de gestionarlo sea distinta a la manera de administrar y valo- tur otros bienes materiales, mercancías o recursos tradicionales de una empresa. la empresa aciones 5 acce- xanidad nomen- 95, para la inter- l recur- isponen uarla y 1Laspec- 10 más. rlo que dios de sentabi- ntes de lo con- sión de ¿distin- ho ade- falta de es. Necesi- la paja, ainfor- sión del nte a la estable- la cali- on: evante, El sistema de información y la información 33 — Fiabilidad, que la información sea cierta, que se confíe en la fuente de proce- dencia — Pireccionamiento, que llegue a la persona adecuada — Puntualidad, que lo haga en el momento oportuno, ni antes ni después de las necesidades del usuario — Con un nivel de detalle, ni excesivo ni insuficiente. Es conveniente que una misma información sea ofrecida en varias versiones para que el usuario pueda elegir aquella que le será relevante — Formato, que la presentación de la información, de manera textual, gráfica o combinada responda a las expectativas del usuario — Comprensil — Comunicabilidad, que se transmita a través de un canal adecuado idad, que se entendida por quien la vaya a utilizar 3. La gestión de los recursos de información Desde 1985 la gestión de recursos de información (GR) es una disciplina en la que participan profesionales de tres áreas: administración de empresas, informática y cien- cias de la información (en el sentido anglosajón del término, que abarca mucho más de lo que en España se conoce como información y documentación). Se dispone desde entonces de un conjunto de técnicas y metodologías concretas para gestionar los recur- sos de información. (Cornellá, 1994). Entre las múltiples definiciones de GRI existentes destacamos aquella que pone de manifiesto que la finalidad última de la Gestión de Recursos de Información es ofre- cer mecanismos que permitan a la organización adquirir, producir y transmitir, al menor coste posible, datos e información con una calidad, exactitud y actualidad sufi- cientes para servir a los objetivos de la organización (Taylor, 1986). A continuación, debido a su interés, copiamos los principios fundamentales de la filosofía de la Gestión de Recursos de Información o decálogo Cornellá basado en las reflexiones de este prestigioso investigador (Cornellá, 1994), quién con ellas nos ayuda a tener presentes una serie de criterios a la hora de gestionar eficientemente los recursos de información de nuestra empresa: 1 La información debe considerarse como uno de los principales recursos de la empresa y por ello manejarse con el mismo cuidado que los financieros, humanos, etc. 2. La información y los instrumentos de obtención, tratamiento y difusión debe- rían reflejarse en el balance de activos empresariales. 3. La información es patrimonio de la empresa en su conjunto, no de las perso- nas o de los departamentos encargados de su obtención o utilización. Organización y Transformación de los sistemas de información en la empres! La gestión de la información requiere de una planificación a escala global de * la empresa, no departamental. Debe ser considerada igual de relevante la información que se presenta de k manera formal que la de manera informal. La cuestión clave es qué información es necesaria en una determinada organi- zación para realizar correctamente las actividades fundamentales de la empresa. Las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones no deben seguir siendo consideradas sólo como instrumentos de reducción de costes. En la fase de análisis y diseño de un Sistema de Información, el énfasis debe ponerse en los datos o en la información más que en los procesos y proce- dimientos. El principal objetivo en el desarrollo de un Sistema de Información debe ser el de satisfacer en todo momento las necesidades de información de la comu- nidad de usuarios. La sigla TI designa a la disciplina Tecnologías de la Información. Hasta ahora las organizaciones han destinado la mayor parte del esfuerzo al desarrollo de la T, la Tecnología. Ahora el esfuerzo debe realizarse en el uso de información, en laL 4. Los flujos de información en la empresa Siguiendo la clasificación de Cornellá (1994), en toda empresa se producen tres flujos de información: la información entrante y procedente del entorno exterior de la empresa que denominaremos externa O ambiental; la información que circula en el interior de la compañía o interna; y por último la información que la empresa emite hacia el exterior a la que llamaremos corporativa. 1. Información externa O ambiental: información procedente del mercado con el fin de determinar cuales son las necesidades de los clientes y los mejores cana- les de distribución, y qué tecnologías existen para cubrir esas necesidades. 2. Información interna: La información externa almacenada es distribuida por la empresa a las personas que han de tomar las decisiones y convertir esta TE en conocimientos que les permitan desarrollar productos o servicios. 3. Información corporativa: La empresa da a conocer sus productos o servicios a sus posibles clientes proyectando información hacia el entorno. información externa o ambiental En este apartado vamos a analizar la importancia que tiene la información externa para las empresas desde el punto de vista de su utilización dentro de las mismas. Pos- Uno « li fuent Junto a li dnmente vando in Sobre Bxterna 1 Puedi las empr - In tífi tes es] ter na la de en Organización y Transformación de los sistemas de información en la empresa + Amadeus, base de datos en línea con información económica y financiera de más de 250.000 empresas europeas, públicas y privadas + Baratz, base de datos con referencias y resumenes de artículos de prensa y noticias publicados en periódicos españoles +» Econlit, base de datos en línea que recoge referencias bibliográficas y Tesú- menes de artículos de revistas, monografías y literatura gris de economía, empresas y ciencias sociales + ISI Web of Knowlegde, base de datos en línea con referencias bibliográficas de las citadas aparecidas en publicaciones periódicas especializadas. Son recogi- das por el Institute Scientific Information (1ISD) con una cobertura desde 1956 + SABI, Sistema de Análisis de Balances Ibéricos, base de datos que recoge información general y datos financieros de más de 200.000 empresas españo- las y 20.000 portuguesas, con una actualización trimestral + TESEO, base de datos del Ministerio de Educación del Gobierno de España con las tesis doctorales aprobadas en las universidades españolas desde 1976 + ISOC-DC, bases de datos de documentación científica accesibles en línea del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) español Por otro lado, significar las cinco primeras revistas científicas con mayor fac- tor de impacto a nivel internacional en 2010 en la categoría de management: la Academy of Management Review, la Journal of Supply Chain Management, la Academy of Management Annals, la Journal of Operations Management, y la Academy of Management Journal. Asimismo, y también a titulo de ejemplo indicar algunas de las principales revistas científicas españolas dentro del campo de la economía de la empresa: CEDE, Cuadernos de Economía y Direc- ción de Empresas, Esic-Market Revista Internacional de Economía y Empresa, ICE Información Comercial Española Revista de Economía, y Universia Busi- ness Review entre otras — Información técnica. Por ejemplo, sobre patentes y marcas. La mayoría de paí- ses disponen de una oficina de patentes que suministra información (escrita o electrónica). Existen bases de datos a escala nacional e internacional como las de la Oficina Europea de Patentes que permite el acceso a búsqueda de patentes (más de 50 millones) a través del portal espGcenet o también a través de la Ofi- cina Española de Patentes y Marcas encargada de otorgar la propiedad jurídica a las distintas modalidades de propiedad industrial: patentes, diseños industriales, marcas y nombres comerciales. Otros lugares de interés en este sentido son la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual encargada de velar por los derechos de los titulares de la propiedad intelectual en todo el mundo y el Regis- tro de la Propiedad Intelectual encargado de proteger las creaciones originales literarias, artísticas o científicas públicas + Empre Mnca o cen an d BR; consul KOMI das co Otras ; rios en menci de ser ejempl mucha - Informa presas, $ competic sultar dis -— Informa internaci etc. Entre di, los dis tín oficia directiva: — Informa ble impa Bases de (BPRO)- e información en la empresa El ntatama de Información y la información 37 jica y financiera de Información tecnológica y competitiva. Información que usualmente no es de fácil acceso, distribuida de manera irregular dentro de las empresas. Se trata de información acerca de la competencia, cuáles son sus productos, procesos productivos y tecnologías, que participación de mercado tienen, y cual es su entrategia. Antes se basaba principalmente en el espionaje industrial y cada vez más, aunque el espionaje continúa, se utilizan técnicas de «inteligencia com- petitiva», es decir, utilización de herramientas y métodos de búsquedas de inlormación totalmente legales. Según los expertos, en Estados Unidos un 95% de la información que necesita una empresa sobre sus competidores puede ser obtenida directamente y por procedimientos totalmente legales de fuentes públicas tículos de prensa y bliográficas y resú- 1 gris de economía, ias bibliográficas de alizadas. Son recogt obertura desde 1956 + Empresas de servicios de información sobre empresas y para empresas en línea o fuera de la Red, mediante pago por suscripción o adquisición, que ofre- cen anuarios sobre Sociedades, consejeros, directivos como DICODI, o DUN 8: BRADSTREET que ofrece servicios de informes comerciales, marketing y consultoría a través de su servidor en Internet. Fomento de la Producción, KOMPASS, ARDAN o INFORMA entre muchas otras son también destaca- das compañías que ofrecen servicios de información empresarial de datos que recoge 00 empresas españo- al Gobierno de España spañolas desde 1976 ccesibles en línea del español Otras guías de recursos, fuentes de información sobre empresas y /o directo- rios empresariales de acceso gratuito a través de Internet son entre otros la ya mencionada Guíame!, servicio de información de ESADE, Guiacom, Anuario de servicios a las empresas, Spainindustry y Seric de ámbito nacional y por ejemplo Europages y Thomas Register of American Manufacturers entre muchas otras en el ámbito internacional íficas con mayor fac- ía de management: la + Chain Management, wions Management, Y én a titulo de ejemplo españolas dentro del de Economía y Direc- Economía y Empresa, mía, y Universia Busi- Información técnico-económica. Información sobre la facturación de las em- presas, sus cuotas de mercado, su implantación, etc., (clientes, proveedores, tompetidores...). Para obtener y validar este tipo de información se precisa con- Kultar distintas fuentes que permitan verificar la exactitud de la información Información jurídica y reglamentaria. Consiste en la legislación (nacional e internacional), la reglamentación (normas, especificaciones), los actos jurídicos etc. Entre los ejemplos destacables se encuentran las bases de datos de Aranza- di, los distintos boletines oficiales de las comunidades autónomas, el BOE, bole- tín oficial del Estado a través de Internet, así como los tratados, legislación, directivas y reglamentos de la Comisión Europea (Figura 1.2) cas, La mayoría de paí- información (escrita O termacional como las de a búsqueda de patentes nbién a través de la Ofi- la propiedad jurídica a tes, diseños industriales, is en este sentido son la cargada de velar por los ado el mundo y el Regis- las creaciones originales Información sobre el entorno y de seguridad. Aplicable a empresas con posi- ble impacto ambiental o tóxico, principalmente las químicas y eléctricas. Ej: Bases de datos de Medio Ambiente, Legislación (BLEG) y Productos y equipos (BPRO) de la Asociación Española de Fabricantes de Bienes de Equipo