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PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

Elaborado por: Adriana Sarmiento Bohorquez Yolanda Cogua Amezquita Subdirección Asistencia al Cliente

Aprobado por: Adriana del Pilar Solano Cantor Subdirectota de Gestión de Asistencia al Cliente

Revisado por: Juan Francisco Andrade Castro jefe Coordinación Dinámica de los Procesos Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias Wilson Adolfo Becerra Mendez Coordinación Dinámica de los Procesos Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias

Diagramado por: César Augusto Barragán Bernal Coordinación Dinámica Los Procesos Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

El servicio de “PRESENTACIÓN DE

INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS”

le permitirá al usuario cumplir ante la DIAN

con la obligación de presentar información

exógena, la debe hacer de manera Virtual,

previo registro del tipo de responsabilidad,

código 14: “Informante de exógena” en el RUT

Los beneficios más importantes de este

servicio son:

1. Transmisión electrónica de información

masiva.

1. Presentación electrónica segura de la

información requerida por la DIAN, sin

desplazamientos físicos ni intermediarios.

1. Garantía de origen lo que implica

que el informante es quien presenta la

información y no otra persona por él.

1. Protección de la información contra la

alteración o manipulación de terceros.

INTRODUCCIÓN

Como apoyo a este proceso, en el portal

de la DIAN, www.dian.gov.co en el enlace

llamado Transaccional/ Otros Servicios/

Autoasistencia / Guía de Servicios en

Línea podrá acceder a los diferentes medios

que le ayudarán de una manera sencilla y

cómoda a conocer y familiarizarse con los

servicios electrónicos que la DIAN pone a su

disposición.

Allí podrá consultar y descargar las

siguientes cartillas:

1. Habilitación de Cuenta para Acceso a los Servi-

cios en Línea.

1. Presentación virtual de documentos.
2. Transacción de pago a través de canales

electrónicos.

1. Comentarios y quejas.
2. Presentación por envío de archivos

(exógena).

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

Proceso descarga

PREVALIDADOR TRIBUTARIO.

1. Ingrese al portal de la Entidad www.dian.gov.co , y de clic en la opción portal WEB

El servicio de presentación de información por envío de archivos le permitirá al usuario presentar la información de manera electrónica a la DIAN, la cual debe estar en archivos XML que el usuario podrá generar desde los sistemas internos de su organización o mediante el uso del “Prevalidador de Datos para Presentación de Información por Envío de Archivos” , herramienta que está dispuesta en el portal de la DIAN.

El PREVALIDADOR, herramienta informática construida en Excel que le permite al usuario registrar los datos solicitados, conformar los archivos y convertirlos en formato XML con las especificaciones técnicas exigidas por la DIAN, con la ventaja de minimizar errores.

Esta herramienta, propiedad de la DIAN, es de distribución gratuita. Su utilización en ningún momento exime al informante de la responsabilidad que se derive por errores de forma o de contenido de la información suministrada.

Siga los siguientes pasos para realizar la descarga del prevalidador desde el portal de la Entidad:

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

“NOTA: Verifique que siempre este usando la última versión del prevalidador”.

Cuando abra la carpeta le aparecerá un listado de Prevalidadores así:

Una vez ejecute y se descargue correctamente el prevalidador se debe guardar en el computador personal en disco D, el cual debe quedar con los siguientes archivos:

Luego debe dar clik en el nombre del prevalidador para su descarga.

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

Para ingresar al servicio de Presentación de información por envío de archivos, debe hacer primero lo siguiente:

Ingreso / Salida de los servicios

INfORMáTICOS ELECTRÓNICOS.

El prevalidador le permite ingresar manualmente los datos requeridos de la información a presentar y generar los archivos xml los cuales le quedan guardados en la carpeta salida.

También le permite copiar los datos de un excel siempre y cuando tenga las mismas columnas y se encuentren en formato texto. Tenga en cuenta que debe agregar las filas de acuerdo al numero de registros que va a copiar.

Una vez instalado el prevalidador en el disco duro de su equipo no copie o mueva ningún archivo de esta carpeta para evitar daños en el prevalidador.

El prevalidador solo permite diligenciar 65.000 registros, los cuales se los particionará a 5.000 registros por archivo conformado para su envió.

1. I ngrese al portal de la DIAN www.dian.gov.co y

haga clic en la opción Portal Transaccional.

Dmuisca_01 01001 08 2019 00000001.xml

Concepto

formato

Versión

Año Calendario

Consecutivo

_ .xml

El nombre del archivo XML està conformado por 33 caracteres y tiene la siguiente estructura:

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

Si la información a presentar es de una Persona Natural, diligencie los dato de tipo de documento, número de documento y la contraseña de ingreso.

Para el ingreso de la contraseña podrá escoger No Activar teclado virtual y diligenciarla directamente o Activar teclado virtual y se desplegará la siguiente pantalla:

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

Una vez haya seguido las indicaciones, habrá ingresado a los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN:

En la pantalla de Mis Actividades encontrará debajo de la sección Destacados del Mes la opción Presentación de Información.

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

Colocar archivos en su

BANDEjA DE ENTRADA.

Haga clic sobre la opción Presentación de Información por Envío de Archivos (en cualquiera de los dos menús)

En el menú de Presentación de información por Envío de Archivos, escoja la opción Colocar archivos en su Bandeja de Entrada.

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

A continuación, digite el código y/o el nombre de los formatos que va a colocar y oprima el botón Buscar.

Ejemplo: formato 2516

Seleccione el formato teniendo en cuenta la versión que corresponda según la vigencia de la información a presentar y oprima el botón Continuar.

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

PASO 2

Haga clic sobre el botón Colocar una vez haya localizado el archivo XML y en la parte inferior aparece el archivo “Dmuisca…”

“NOTA: Tenga en cuenta que siempre aparece el botón de firma en el proceso de “colocar archivos en su bandeja de entrada”, algunos formatos no se requiere firma , sin embargo el sistema le permite seguir con el siguiente paso de “diligenciar solicitud de envío”.

PASO 3

A continuación, seleccione el nombre del archivo que tenga el número consecutivo más bajo (primer archivo) de la solicitud y de clic derecho en copiar, el cual lo necesitará al momento de ingresar por la opción de Diligenciar Solicitud Envío de Archivos.

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

PASO 3.1.

Cada vez que coloque un archivo, este aparece temporalmente en la lista que se despliega en la parte inferior.

Si requiere remover o quitar un archivo, debe marcarlo haciendo clic en la casilla que se encuentra a la izquierda del nombre y luego clic en el botón REMOVER.

“Recuerde copiar todo el nombre del primer archivo de envió (Dmuisca_010251601201800000002.xml) que se requiere para el siguiente paso”

Lista de archivos

colocados.

PASO 3.2.

Los archivos que pertenezcan a una misma información (formato) deberán ir en consecutivo para facilitar el envió con una misma solicitud.

Condiciones de los archivos.

Ejemplo: Si requiere colocar tres archivos del mismo formato con una misma solicitud; los archivos debe ir:

Dmuisca_010100109201800000001.xml Dmuisca_010100109201800000002.xml Dmuisca_010100109201800000003.xml

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

Diligenciar Solicitud

ENVíO DE ARCHIVOS.

En este punto se explica cómo debe diligenciar la solicitud de envío de archivos.

Una vez haya colocado los archivos en la Bandeja de Entrada, haga clic sobre la opción Diligenciar Solicitud de Envío de Archivos.

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx

Los datos de la sección Información General son diligenciados a u t o m á t i c a m e n t e por los servicios i n f o r m á t i c o s electrónicos. Verifique que estén correctos.

Seleccione el periodo de la información a suministrar.

PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

La forma correcta de colocar estos archivos a la DIAN es la siguiente:

Como los diez archivos del ejemplo corresponden al mismo formato, lo correcto es colocarlos todos en la Bandeja de Entrada, y luego diligenciar la solicitud de envío.

En consecuencia, el nombre del primer archivo sería: Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx1.xml

Debido a que usted también informa la cantidad de archivos que responden a esta solicitud en este ejemplo serán 10, que corresponde a los archivos generados.

Al informar el número total de registros para este ejemplo son 50.000, o sea 5.000 registros por 10 archivos generados.

Dicho en otra forma: Supongamos que la DIAN le requirió cierta información y que usted diligenció el prevalidador con 50.000 registros, al general el XML el prevalidador le genera 10 archivos.

Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx1.xml Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx2.xml Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx3.xml Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx4.xml Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx5.xml Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx6.xml Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx7.xml Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx8.xml Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx9.xml Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx10.xml

“NOTA: Tenga en cuenta que el máximo permitido en el Servicio Informático Electrónico es de 50.000 registros o 10 archivos xml (cada uno con 5.000), Ejemplo, si usted debe reportar en una solicitud o formato 68.500 registros puede realizar dos envíos uno de 50.000 registros y otro envío con 18.500, siguiendo los parámetros anteriores.

De igual manera, aparecen diligenciados los campos relativos al formato de los archivos que va a colocar (nombre, código, tipo de archivo y periodo informado cuando lo requiera).

•Año Informado: Escriba el año al que corresponde la información a presentar, debe ser un número de 4 dígitos.

•Nombre y extensión del primer archivo de envío XXXX.xml: De todos los archivos que componen la presente solicitud, escriba o pegue el nombre completo del que tenga el número consecutivo más bajo (primer archivo Dmuisca). Tal como lo muestra la imagen del Numeral 3 Colocar archivos en su Bandeja de entrada, paso 3.

•Cantidad de archivos: Informe la cantidad de archivos que va a enviar con el mismo formato.

- Número total de registros: Es la sumatoria de todos los registros contenidos en los archivos presentados con esta solicitud.

Diligencie los campos restantes de la siguiente manera: