ALCALDÍA DE BARRANQUILLA – GERENCIA DE GESTIÓN DE
INGRESOS
MANUAL DE USUARIO DEL PROGRAMA DE AYUDA PARA
REPORTE DE INFORMACIÓN EXÓGENA DE ICA - VERSIÓN 1.0.6
Abril de 2023
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MANUAL EXOGENA 2023_, Guías, Proyectos, Investigaciones de Contabilidad Pública
INFORMACIÓN IMPORTANTE- EXOGENA 2023
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
2022/2023
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ALCALDÍA DE BARRANQUILLA – GERENCIA DE GESTIÓN DE
INGRESOS
MANUAL DE USUARIO DEL PROGRAMA DE AYUDA PARA
REPORTE DE INFORMACIÓN EXÓGENA DE ICA - VERSIÓN 1.0.
Abril de 2023
MANUAL DE USUARIO DEL PROGRAMA DE AYUDA PARA REPORTE DE
INFORMACIÓN EXÓGENA DE ICA
Página 4 de 18 Información del Documento Nombre del documento: Manual de Usuario del Programa de Ayuda para Exógena Nombre del archivo: Manual de usuario del Programa de Ayuda para Exógena Fecha: 15 /abril/ Control de cambios del documento No. Ver. Fecha de la versión Preparado por Revisado por Descripción 1.0 7 /abril/2023 Equipo de Dinámica Ltda. Versión inicial basada en el documento de diseño y versión del programa 1.0.4. 1.1 11 /abril/2023 Equipo de Dinámica Ltda. Soporta la versión 1.05 del programa. 1.2 15/abril/2023 Equipo de Dinámica Ltda. Soporta la versión 1.06 del programa.
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MANUAL DE USUARIO DEL PROGRAMA DE AYUDA PARA REPORTE DE
INFORMACIÓN EXÓGENA DE ICA
1 Introducción
1.1 Propósito de este documento
Servir de referencia al usuario del programa de ayuda para el reporte de la información exógena del Impuesto de industria y Comercio establecido en la Resolución GGI-DE-RE No^ 00009 de 2022 de la Alcaldía de Barranquilla.
1.2 Versión del programa a la que aplica el manual
1.3 Documentos relacionados
- Resolución GGI-DE-RE No^ 00009 de 2022 de la Alcaldía de Barranquilla por la cual se establecen los plazos, contenido y características de la información exógena que deben suministrar las personas naturales o jurídicas, declarantes, contribuyentes o agentes retenedores del impuesto de Industria y Gerencia a la Gerencia de Gestión de Ingresos de la Alcaldía de Barranquilla por el año gravable 2022. Una copia puede encontrarse en el sitio web de la Alcaldía y en la carpeta “docs” del sitio donde se instale el programa.
- Manual de usuario del programa de ayuda para el reporte de la información exógena del Impuesto de industria y Comercio
1.4 Propósito del programa
El propósito del programa es facilitar al contribuyente de Barranquilla el cumplimiento de la obligación de suministrar información exógena del Impuesto de Industria y Comercio a la Gerencia de Gestión de Ingresos de la Alcaldía de Barranquilla de acuerdo con lo previsto en la Resolución GGI_DE-RE No 00009 de 2022.
1.5 Dificultades con la utilización del programa
El programa instalado cuenta con una guía de uso que puede ser de ayuda en la operación del programa. En caso de detectar errores o dificultades en la utilización del programa por favor dirija sus observaciones a [email protected] con el asunto "Ayuda para exógena - dificultad"
Página 7 de 18 Ilustración 1 - Inicio de la instalación Puede cambiarse la dirección asignada por defecto. Se recomienda incluir en la ruta el nombre de una carpeta como la que se muestra en el ejemplo (“Ayuda para Exógena”). Al dar “Siguiente” el instalador presenta una forma para definir si se quiere agregar un acceso directo en el escritorio: Ilustración 2 – Definir si se quiere crear acceso directo Al dar “Siguiente” el instalador resume lo definido así:
Página 8 de 18 Ilustración 3 - Resumen antes de instalar La instalación termina con el siguiente mensaje: Ilustración 4 - Fin de la instalación Mensaje de error si no está instalado el prerrequisito Al comenzar la instalación se verifica la existencia de la versión requerida de .NET Framework. Si no se encuentra sale el siguiente mensaje. La instalación no puede realizar hasta que no se instale ese prerrequisito.
Página 10 de 18 Ilustración 6 - Despliegue inicial La forma tiene las siguientes partes:
- Un "menú" en la parte superior izquierda con las opciones "Archivo" y "Ayuda".
- El título de la forma con la vigencia y la versión del programa.
- Una etiqueta "Vigencia que informa" seguida de una lista desplegable en la que se puede seleccionar la vigencia que se informa si es distinta de 2022. La lista incluye las vigencias de 2016 a 2022.
- Campos para registrar los datos de identificación del contribuyente.
- Botones para a) iniciar el registro de datos después de ingresar los datos de identificación y b) para salir del programa.
- Un área que usa el programa para dar información sobre los resultados de algunas operaciones o sobre errores detectados. Menú de opciones Cuando inicia el programa aparece un menú con un número reducido de opciones. El resto de opciones se despliega una vez se inicia el registro de retenciones o ingresos así: Ilustración 7 - Menú de opciones y "pestañas" Debajo del menú se muestran cuatro "pestañas" con los títulos de secciones de los tipos de retenciones o ingreso en las que se hace el registro de datos. La siguiente es la lista de opciones disponibles en los menús:
Página 11 de 18 Ilustración 8 - Opciones del menú
3.2 Acciones usuales con el programa
Nuevo reporte de datos Para iniciar un nuevo registro de datos se deben llenar los datos de identificación del contribuyente y presionar el botón "Iniciar registro". Los campos de identificación aparecen sin valores cuando se inicia el programa o cuando se utiliza el comando "Nuevo reporte" del menú "Archivo" Cargar un archivo existente La opción "Abrir existente..." del menú sirve para cargar un archivo que se ha guardado anteriormente.. Cuando se ejecuta, el programa despliega un diálogo para seleccionar el archivo. Ilustración 9 - Selección de archivo para abrir Cuando se abre el archivo seleccionado el programa llena los campos de identificación y mantiene los datos leídos para llenar los datos guardados en las pestañas de retenciones e ingresos fuera una vez se oprime el botón "Iniciar registro" Guardar lo que se ha registrado
Página 13 de 18 datos de todas las pestañas. Como resultado del proceso el programa deja un mensajes de error en cada una de las líneas erradas y un mensaje de resumen en la línea "Errores" en la pestaña "Identificación" Generar el archivo para reportar la información exógena Para este propósito se utiliza la opción "Validar/Exportar" del menú "Archivo". Cuando se ejecuta el programa se abre un diálogo para definir el nombre del archivo que se escribirá y el destino o ruta del mismo. El programa verifica que el nombre no exceda de 30 caracteres y procede a realizar las siguientes acciones: a) Valida que los datos registrados cumplan con las especificaciones de la Resolución GGI-DE-RE No 00009 de 2022. b) Consolida (suma lo valores de ingresos base y retenciones) de los registros de retenciones practicadas que tengan iguales los campos: identificación, vigencia, período, concepto y tarifa. c) Escribe el archivo definido por el usuario. d) En el campo Información de la pestaña "Identificación" escribe un mensaje con el nombre y ruta del archivo creado y el número y monto de las retenciones e ingresos fuera reportados. Nótese que el nú- mero de registros reportado es igual al número de registros de retenciones consolidadas. Al exportar se suman los valores de los registros que tienen valores iguales en el tipo de pestaña, identificación, vigencia, periodo, concepto y tarifa, tal como se ilustra en la siguiente imagen. Ilustración 11 - Mensajes al terminar la exportación de datos Una vez exportada la información al archivo plano debe realizar el cargue a través del portal web de la Alcaldía de Barranquilla ingresando al siguiente link https://orion.barranquilla.gov.co:8787/IndComercio/login.jsp, debe autenticarse e ingresar a la opción “Cargue de archivo con detalle de retenciones exógena”, en esta sección presiona el botón examinar y debe seleccionar el archivo que va a proceder a cargar y seguidamente proceder a presionar el botón enviar, al terminar el proceso le de mostrar un aviso con los datos del cargue como se muestra en la siguiente imagen.
Página 14 de 18 Salir del programa Para salir del programa puede emplearse la opción "Salir" del menú "Archivo" o el botón "Salir" de las pestaña "Identificación". Debe notarse que al salir no se verifica que se hayan guardado previamente los datos registrados. Registro de datos de vigencia anterior El programa presupone que se va a registrar la información exógena de 2022. Si se requiere reportar datos de vigencias anteriores debe iniciarse un nuevo reporte seleccionando la vigencia requerida en la pestaña "Identificación". Cuando se invoca una de las opciones "Validar…" ó "Validar/Exportar…" el programa verifica que la vigencia escrita en la columna "Vigencia" de las pestañas de retenciones sea igual a la vigencia seleccionada en la pestaña "Identificación". Obtener ayuda El menú Ayuda incluye el acceso a una guía de uso y una descripción de la vigencia y número de versión del programa (se obtiene por medio de la opción "Acerca de"
4 Registro de datos
4.1 Datos de identificación Ilustración 12 - Datos de identificación
- La “Vigencia que informa” selecciona la vigencia que se va reportar y es un valor entre 2016 y 2022.
- El "Tipo de contribuyente" es el régimen al que pertenece quien va a reportar la información exógena.
- La "Clase de identificación" y el "Número" de la identificación deben ser iguales a los informados en la última declaración de ICA.
- "DV" es el dígito de verificación del contribuyente. Su valor es obligatorio para los grandes contribuyentes y los agentes retenedores.
- El apellido y nombres o la Razón Social deben ser iguales a los informados en la última declaración de ICA.
Página 16 de 18 Para moverse entre columnas se puede emplear la tecla de tabulación o la selección con el mouse. Ilustración 13 - Error en valor entrado Esto no impide seguir con el registro, pero si se ejecuta la acción de validar (opción "Validar" del menú "Archivo") aparecerá un mensaje de error en la línea correspondiente. 4.3 Retenciones practicadas La pestaña "Retenciones practicadas" se emplea para reportar las retenciones que practicó el contribuyente durante el año. Está compuesta por una hoja de cálculo con los siguientes campos en cada línea de la hoja: Tabla 3 - Pestaña "Retenciones practicadas" Campo Comentario Nro. Identificación Es el número de identificación de la persona natural o jurídica a la que le practicó retención. Debe ser un número entero. No deben contener puntos, comas u otro separador DV Dígito de verificación del número de identificación. No es obligatorio para las retenciones practicadas. Razón Social Nombre o razón social de la persona natural o jurídica a la que le practicó retención. No debe exceder los 150 caracteres. Concepto Si la entrada de datos es manual, el programa ofrece los siguientes posibles valores. "COMPRAS", "SERVICIOS", "VENTAS CON TARJETAS", "HONORARIOS-PERSONAS NATURALES" Si se copian datos de otras fuentes a este campo debe tnerse en cuenta que solamente son admisibles los conceptos anteriores, escritos de igual manera. Base Es el valor sobre el cual se practicó la retención. Debe ser un número entero. No debe contener puntos, comas u otro separador. Tarifa Es la tarifa que se aplicó al momento de hacer la retención. Debe ser un número mayor de 0 y menor de 10. Puede incluir un punto “.” o una coma “,” y un dígito decimal. La utilización del punto o la coma dependerá de la configuración del computador en la que se hace el registro. Valor retenido Es el valor que se retuvo. Debe ser un número entero. No debe contener puntos, comas u otro separador. Año El programa escribe en esta columna la vigencia que se seleccionó en la pestaña “Identificación”. Como se explicó antes, el valor seleccionado corresponde a la vigencia que se está reportando, la cual es 2022 a menos que se escoja algo diferente. Período Es el período en el que se hizo la retención. El período es seleccionable de una lista que ofrece el programa al seleccionar celdas de esa columna. Debe tenerse en cuenta que el período debe ser uno de los períodos bimestral o mensual según el régimen del contribuyente que está informando.
Página 17 de 18 Campo Comentario Errores Es una descripción del error o errores que encuentra el programa cuando se ejecutan las opciones "Validar datos..." o "Validar/Exportar datos..". No es necesario escribir nada en ese campo. 4.4 Retenciones que le practicaron La pestaña "Retenciones que le practicaron" se emplea para reportar las retenciones que le practicaron durante el año. Está compuesta por una hoja de cálculo con los siguientes campos en cada línea de la hoja: Tabla 4 - Pestaña “Retenciones que le practicaron” Campo Comentario Nro. Identificación Es el número de identificación de la persona natural o jurídica a la que le practicó retención. Debe ser un número entero. No deben contener puntos, comas u otro separador DV Dígito de verificación del número de identificación. Es obligatorio y debe corresponder al del Nro. de identificación (NIT) Razón Social Nombre o razón social de la persona natural o jurídica a la que le practicó retención. No debe exceder los 150 caracteres. Concepto Si la entrada de datos es manual, el programa ofrece los siguientes posibles valores. "COMPRAS", "SERVICIOS", "VENTAS CON TARJETAS" Si se copian datos de otras fuentes a este campo debe tenerse en cuenta que solamente son admisibles los conceptos anteriores, escritos de igual manera. Base Es el valor sobre el cual le practicaron la retención. Debe ser un número entero. No debe contener puntos, comas u otro separador. Tarifa Es la tarifa que le aplicaron cuando le hicieron la retención. Debe ser un número mayor de 0 y menor de 10. Puede incluir un punto (“.”) o una coma (“,”) y un dígito decimal. ,La utilización del punto o la coma dependerá de la configuración del computador en la que se hace el registro. Valor retenido Es el valor que le retuvieron. Debe ser un número entero. No debe contener puntos, comas u otro separador. Año El programa escribe en esta columna la vigencia que se seleccionó en la pestaña “Identificación”. Como se explicó antes, el valor seleccionado corresponde a la vigencia que se está reportando, la cual es 2022 a menos que se escoja algo diferente. Período Es el período en el que le hicieron la retención. El período es seleccionable de una lista que ofrece el programa al seleccionar celdas de esa columna. Debe tenerse en cuenta que el período debe ser uno de los períodos bimestral o mensual según el régimen del contribuyente que está informando. Errores Es una descripción del error o errores que encuentra el programa cuando se ejecutan las opciones "Validar datos..." o "Validar/Exportar datos...". No es necesario escribir nada en ese campo.