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4.1 LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA
La comunicación es una herramienta esencial para fomentar la productividad y mantener relaciones laborales sólidas a todos los niveles de la empresa. Los empleadores que invierten tiempo y energía en entregar líneas claras de comunicación aumentarán rápidamente los niveles de confianza entre los demás, lo cual se traducirá en una mayor productividad, mejores resultados y en general, más ánimo. La comunicación efectiva es una parte integral en el lugar de trabajo. Para que un negocio o empresa sea eficiente y exitoso es necesario aplicar una comunicación óptima que favorezca a todos por igual. Líderes de las empresas: Por medio de una comunicación efectiva pueden transmitir sus conocimientos y experiencia, que inspiran a sus trabajadores y generan confianza. Vendedores: El valor principal es que les permite generar confianza que conduce al compromiso de sus clientes. Esto requiere no solo tener contactos frecuentes e informales con los proveedores. Gerentes: La comunicación efectiva mejora la experiencia laboral para los gerentes, ya que les permite crear cohesión dentro de sus equipos de trabajo. Con esto alcanzarán de manera óptima sus objetivos y aumentar la productividad, además de que los integrantes de los equipos comprenderán mejor sus funciones. Representantes de servicio al cliente: La comunicación efectiva contribuye a acrecentar la calidad de servicio al cliente y ayuda a los representantes a transmitir los mensajes de forma clara, para evitar cualquier tipo de confusión y brindar una experiencia exitosa al cliente.
4.2 CONCEPTO DE IMAGEN DIRECTIVA
Es un medio de comunicación su uso y su aplicación hora que una institución marche adecuadamente y ordenada y por ende el éxito de la empresa se verá con menado de prestigio, y confianza de la comunidad, para ello se requiere: Aprender lenguaje de comunicación. Comunicar efectivamente. Aplicar todas las habilidades comunicacionales que conozcamos. La imagen directiva es nuestra primera impresión para con subordinados, colaboradores, y clientes. Los aspectos de la dirección en las organizaciones son muy diversos, pero el ingrediente esencial de cualquier directivo es su habilidad para manejar eficientemente a las personas. El directivo necesita estar habituado al manejo de las habilidades humanas y sociales, y ser capaz de trabajar con y a través de personas. Detrás de cada acción o informe en una organización hay personas. Dentro de esas habilidades están: Palabras. Lenguaje corporal. Lo que entusiasma al cliente. La imagen personal. La ropa.
4.3 CONDUCCIÓN DE PRESENTACIONES ORALES Y ESCRITAS
La diferencia entre una presentación oral adecuada y una presentación oral profesional son muy sutiles. Sin embargo, es relevante fácil llegar a desarrollar una presentación altamente profesional si se le planifica de antemano y se práctica. El objetivo de este informativo es explicar aquellos factores que conducen a una presentación efectiva y exitosa. Pasos para preparar una presentación oral:
- Clarifique los objetos y determine los objetos específicos
- Analice la audiencia.
- Seleccione sus materiales
- Organice sus materiales. Presentación Escrita -Todo discurso puede a dividirse en tres partes: La apertura El cuerpo La conclusión.
4.4 CONDUCCIÓN DE ENTREVISTA
Para conducir una entrevista adecuadamente se deben de cuidar los siguientes aspectos Establecer y mantener un clima de comunicación de apoyo El clima de la entrevista se refiere al tono y a la atmósfera en general en la que ocurre la entrevista. Una entrevista, como cualquier otro evento de comunicación interpersonal, debe ser una interacción de apoyo en la que los participantes se sientan libres de comunicarse con precisión. Como entrevistador, usted establece el clima de la entrevista en la introducción cuando comienza a construir la armonía con el entrevistado. En general, debe buscar construir un clima cómodo, abierto, libre de incongruencia. Introducción de la entrevista La comunicación de apoyo comienza inmediatamente en la introducción, donde usted establece el tono y el clima de la entrevista. Debe saludar al entrevistado de tal manera que construya armonía positiva. En general, el cuerpo de la entrevista seguirá la guía de la entrevista, que es una secuencia predeterminada de preguntas. Conclusión de la entrevista La tercera etapa de la entrevista es la conclusión. Cuando concluye una entrevista, debe cumplir cuatro propósitos. Primero, asegúrese de indicar explícitamente que la entrevista está a punto de terminar. En segundo lugar, trate de resumir la información que obtuvo.
4.4.1 ¿QUÉ ES UNA ENTREVISTA?
Una entrevista es un intercambio de ideas, opiniones mediante una conversación que se da entre una, dos o más personas donde un entrevistador es el designado para preguntar. Todos aquellos presentes en la charla dialogan en pos de una cuestión determinada
generales. El entorno Los entornos neutrales crean una atmósfera relajada; hay que seleccionar un entorno que favorezca la comunicación. Preguntas de sondeo Usar el sondeo de elaboración cuando la respuesta sea superficial o inadecuada Usar el sondeo de esclarecimiento cuando se requieren respuestas específicas del entrevistado Usar el sondeo reflexivo cuando se requiera de una explicación, pero de manera indirecta Conclusión de la entrevista Hay que indicar que la entrevista está a punto de terminar Resumir la información que se obtuvo Indicar al entrevistado lo que sucederá después Expresar agradecimiento por su participación Registro de la información
4.5 CONDUCCIÓN DE ENTREVISTAS JUNTAS
Es verdad, las juntas son una verdadera calamidad para muchos ejecutivos y empleados, muchas discusiones, mucho bla, bla, bla, y pocos acuerdos, pocos compromisos. Lamentablemente en muchas ocasiones las juntas son consideradas como un mal necesario, un espacio donde tenemos la oportunidad para enterarnos de los chismes más recientes de la compañía, o el lugar dónde tal o cual persona aprovechan la oportunidad para regañar a los demás, o para lucirse y acaparar el micrófono ante el jefe. Una mala planeación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)El objetivo de la reunión no es claro para los asistentes a la reunión No se administra el tiempo adecuadamente y esto las hace eternamente aburridas y poco productivas. El contenido a discutir es demasiado ambicioso, de modo que lo que se debe discutir o analizar en varias reuniones se quiere discutir en muy poco tiempo. No se da un seguimiento adecuado a los acuerdos y compromisos adquiridos. No se asignan roles de trabajo y participación para la reunión. Discutir demasiado tiempo el tema de – “asuntos varios” -, lo cual solo hace que la reunión pierda su enfoque original y se disperse la atención y concentración de los participantes de la reunión.
4.5.1 ¿QUÉ ES UNA ENTREVISTA?
Una junta de trabajo es una reunión a la cual son convocados distintos miembros del equipo para trabajar juntos durante un tiempo determinado para poder cumplir con un objetivo en específico o atender a cierta problemática que se presente en la empresa, a la vez es un medio
de comunicación interna considerada una de las mejores herramientas para organizar al equipo de trabajo. Las finalidades de una junta de trabajo son la elaboración de planes, diseño de estrategias empresariales, la evaluación de las acciones ejecutadas o inclusive la gestión de recursos de la empresa. Dentro de las reuniones de trabajo encontramos dos tipos: las operativas y las estratégicas. Las reuniones operativas consisten en una junta que hace un departamento en específico para tratar temas relacionados únicamente con su operación, se plantean el pinto de acción para combatir las dificultades que se presentan cada día, estas reuniones también pueden estar enfocada en la revisión de proyectos.
4.5.2 ¿CÓMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA?
Hay distintas formas de organizar el tiempo y las actividades de una junta de trabajo en un grupo de autoayuda. Se suele variar el tipo de reunión conforme a las necesidades de cada situación. Aunque es común tener varias formas de trabajo, frecuentemente hay una que se aplica en la mayoría de los casos. En algunos grupos el formato más usado es flexible y abierto. En otros, lo normal puede ser la junta de estudio, llevada con base en una lectura hecha entre todos. Se genera así una situación que permite a cada uno compartir distintas experiencias personales. La forma de trabajo que se aplica define el tipo de trabajo a realizar, la manera de tratar los temas e inclusive la manera de sentarse. Sin embargo, es poco frecuente que el plan de junta se especifique por escrito. Generalmente se establece cada tipo de junta como parte de los usos y costumbres aprendidos con la participación.
4.5.3 ¿CÓMO CONDUCIR UNA JUNTA?
- Prepárate. Ten a la mano una copia de la agenda y resalta los puntos claveen los que quieras hacer énfasis. Si has preparado una presentación visual, asegúrate de haber dispuesto en el lugar de la junta toda la tecnología que vayas a necesitar y de que todo funcione adecuadamente.
- Pasa lista y repasa la agenda. Empieza la junta desplazándote alrededor de la sala y pidiéndoles a todos que se presenten y expliquen su papel. Esto es de ayuda si es que hay personas en la junta que no se conozcan, además de asegurar que sepas el nombre de cada una. Luego, explica con brevedad en qué se enfocará la junta.
- Establece un plan de acción para lograr cada objetivo. El plan de acción establece la forma como se manejará un ítem particular en la agenda. Incluye detalles junto con los nombres de todos los involucrados y plazos que aseguren que el equipo pueda cumplir sus objetivos.
- Haz que la discusión se limite a cada ítem de la agenda. A medida que vayas terminando con un ítem en la agenda, resume brevemente el resultado olas
