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Diseño de un modelo para

el control de costos reales

de una construcción

Abstract

The purpose of this work was to establish

a procedure that allows the user to have

all the information about the actual costs

for one or more construction projects

accurately and on time. It also pretends

to minimize the errors on the processing

and handling of this information. It also

seeks to facilitate the creation of various

reports by orderly handing the data

generated by a construction project.

In order to meet these objectives,

employees of a construction company

were interviewed as well as other

professionals and business people from

this field. All of them considerer very

important to handle this information

properly and to have the cost data

available as soon as possible.

Commercial software packages that deal

whit this problem were analyzed,

concluding that they are complex and

expensive.

The work concludes with a series of

recommendations about handling cost

data and the design of a model to control

the actual costs of a construction project.

Finally, a software program was created

to handle basic cost information such as

materials, labor, sub-contracts,

transportation, etc., making it easy to

obtain useful cost information instantly.

(keywords: costos reales, control, programas)

Resumen

Con este proyecto, se pretende

establecer un procedimiento que

garantice contar con toda la información

de costos de uno o varios proyectos en el

menor tiempo posible, minimizar los

errores por el manejo y el procesamiento

de la información, a la vez, facilitar una

serie de labores complementarias

relacionadas con la elaboración de

informes, mediante el almacenamiento

ordenado de toda los datos generados

en el proceso constructivo.

Para alcanzar estos objetivos, se

obtuvieron opiniones de los empleados

de una empresa constructora, así como

las de profesionales en ingeniería

vinculados con la construcción de obras,

los cuales coinciden con la importancia

del manejo de la información y de contar

con datos reales en el menor tiempo

posible. Se analizaron algunos

programas existentes que resuelven

estos problemas pero que son

complicados y onerosos.

El trabajo concluye con una serie de

recomendaciones sobre el manejo de la

información y el diseño de un modelo

para el control de costos reales de una

construcción, así como la creación de un

programa para introducir la información

básica, resultado de la compra de

material, pago de planillas, subcontratos,

transporte, etc., y con ella obtener

información útil al instante.

Contenido

• PREFACIO
• RESUMEN EJECUTIVO
• INTRODUCCIÓN
• METODOLOGÍA
• RESULTADOS
• ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS......
• CONCLUSIONES
• APÉNDICES..........................................
• ANEXOS................................................
• REFERENCIAS

Prefacio

El tema de este trabajo, denominado “Diseño de un modelo para el control de costos reales de una construcción”, se sustenta en la importancia estratégica que tiene el manejo de la información de costos, que se genera al construir una o varias obras simultáneas.

Para aquellos profesionales que inician actividades como contratistas independientes, o aquellas pequeñas empresas que aún se les dificulta la adquisición de un software para administrar proyectos, el trabajo que se ha realizado adquiere una importancia relevante, pues le dará una guía interesante de cómo controlar los costos y aún más, le facilita ordenar dicha información y obtener diferentes informes que, a su vez, servirán para tomar decisiones de tipo estratégico.

El proyecto, en resumen, concluye con una serie de recomendaciones y observaciones sobre los procedimientos de cómo se debe realizar el flujo y control de documentos de gastos de un proyecto, así como un programa en su primera versión, que puede irse mejorando hasta donde los recursos y las limitaciones del motor de la plataforma utilizada lo permita.

Es entendido que, de no ser por la ayuda y la disposición de algunas personas, este proyecto no hubiera podido hacerse realidad. Nuestro sincero agradecimiento a todos aquellos que entrevistamos, por su gran aporte al suministrar información valiosa y que, en muchos casos, se considera secreta y estratégica.

A nuestro profesor guía, Ing. Eduardo Paniagua Madrigal por su aporte a este trabajo, al personal de la Escuela de Ingeniería en Construcción del Instituto Tecnológico de Costa Rica quienes, a través de su esfuerzo, han logrado consolidar el programa de licenciatura en la carrera de Ingeniería en Construcción, así como la acreditación sustancialmente equivalente

ante el Consejo Canadiense de Acreditación de la Ingeniería (CEAB).

Por último, reconocer a nuestras esposas e hijos su sacrificio y comprensión, por los ratos que no fue posible compartir por motivo de este trabajo.

mismo y hacer las recomendaciones necesarias, para evitar que el sistema falle.

Dentro del análisis de la situación actual de la empresa, se detectó que existen debilidades en el proceso, que afectan la llegada oportuna de la información y quizás alguna no llegue nunca.

Además, se obtuvieron opiniones de profesionales en ingeniería, vinculados con la construcción de obras, que coinciden con la importancia del manejo apropiado de la información, así como en la necesidad de contar con datos reales, en el menor tiempo posible, para tomar decisiones efectivas. Se analizaron algunos programas existentes en el mercado nacional e internacional que resuelven estos problemas, pero que son complicados y onerosos para un profesional independiente o una pequeña empresa.

El trabajo concluyó con recomendaciones sobre el manejo de la información y el control de costos reales de una construcción, así como la creación de un programa que se ha denominado CP-ALCO (v.1.0), en el cual se puede introducir la información básica resultado de la compra de material, pago de planillas, subcontratos, contratos, herramientas, alquileres, transporte, etc., y con ella obtener información útil al instante, el mismo se realizó en una plataforma versátil para los diferentes usuarios que mediante un panel de control principal, los hará viajar a varias alternativas según sea el caso..

Introducción

El problema y su

importancia

Es evidente que el conocimiento de los costos reales de una obra permite la toma de decisiones oportunas, que pueden corregir la dirección o el enfoque original de un proyecto. Este conocimiento debe ser compartido por todas las partes que se involucran en un proceso, para sus diferentes fines, según su enfoque como propietario, empresa constructora, administrador, inspector, ente financiero, etc.

Específicamente, desde un punto de vista de empresa, los costos de una obra son fundamentales para controlar los márgenes previstos de utilidad, o bien superarlos, sin detrimento de la calidad, de la seguridad y de las buenas relaciones humanas y comerciales con clientes, proveedores, personal, contratistas y subcontratistas.

Además de los costos de la obra, se deriva de ellos una información muy útil, que puede ser aprovechada como herramienta de negociación y así obtener ventajas competitivas. En la industria de la construcción, al igual que en otro tipo de industria, dependemos de una serie de interrelaciones con el entorno externo, que influyen directamente en los costos y por tanto en la competitividad.

A la luz de lo anterior, la información, por ejemplo, de ¿cuánto la empresa le ha comprado a un determinado proveedor?, y el hecho de que nosotros conozcamos esta información, puede ser un instrumento de negociación de precios y de servicios adicionales. Puede ser el caso de obtener mayores descuentos, cotizaciones o presupuestos, transporte incluido, accesoria técnica, garantías, etc.

Desde el punto de vista del cliente, sea una obra por contrato o por administración, la información actualizada de los costos proporciona un elemento de seguridad, en cuanto a la inversión que se está realizando y la aplicación de la misma en dicha obra. También es un sustento que le permite, con seguridad, realizar los desembolsos respectivos según el avance real mostrado.

Asimismo, cada uno de los involucrados en una obra, de querer ser competitivos y estar seguros de tomar decisiones oportunas, viables y confiables, la información de costos actualizada en el momento que se requiera es fundamental.

El problema que se presenta para obtener este tipo de información oportuna, es que los procedimientos que se utilizan para recavar toda la información, analizar su fuente, destino, clasificación, procesamiento, revisión y reporte, es muchas veces lento, complicado, tedioso y hasta inseguro e inexacto. Es por tanto necesario buscar un procedimiento y una herramienta que sea eficaz, eficiente y segura, que además, no requiera de mucha capacitación y tenga un bajo costo.

Antecedentes prácticos

del problema

Los proponentes de este tema, con amplia experiencia en la construcción y desde un enfoque como inspectores, consultores y constructores durante muchos años, hemos vivido la problemática de no contar con la información de costos de una obra en su debido tiempo, lo que nos imposibilita tomar decisiones sobre ampliaciones o recortes de contratos, sobre

importantes que alcancen varios objetivos específicos, que servirán de plataforma para que el usuario pueda ampliar o desarrollar su propio esquema de trabajo y consulta. Estos objetivos básicos son:

a. Revisión del procedimiento actual que una empresa constructora realiza para que todos los documentos de costos lleguen a conformar el costo real de una obra. Detectar sus fallas y debilidades, así como las fortalezas del sistema usado y recomendar, si fuera necesario, un nuevo sistema de flujo de este tipo de documentos, con el fin de que lleguen a su destino de una manera eficiente y efectiva y sobre todo, que sea oportuna para conocer el costo de la obra en el menor tiempo y que a su vez facilite la toma de decisiones.

b. Crear un programa de bajo costo y de sencilla operación, para que facilite la digitalización de la información de gastos de un proyecto y que, a su vez, este sea lo suficientemente dinámico para que se pueda obtener valiosa información de él. Este programa contendrá, como componentes, las bases de datos suficientes para obtener los siguiente informes:

Reporte de cada uno de los clientes o propietarios, tal como nombre, dirección, teléfono, etc. Con esto se podrá contar con un historial de clientes o propietarios.

Reporte sobre las características de la obra en cuanto a tipo de obra, área, costo presupuestado, fecha de inicio y conclusión, ubicación, costo final. Con esta información se dispondrá de un historial de proyectos.

Reporte de gastos de un proyecto o cliente específico en un periodo dado, detallando, por categoría, el monto por cada una de ellos, así como la sumatoria total. Este reporte enlistará todos los documentos de gasto del periodo, por fecha de compra o pago y por categoría y se utilizado principalmente para realizar cobros en caso de proyectos por Contrato de Administración.

Facturación de los gastos de un periodo dado, detallando el monto por categoría de gasto e incluyendo el monto por concepto de utilidad y administración. Esta factura es la que acompañará el informe que se envía a los clientes que le son administrados sus proyectos.

Reporte de gastos totales por periodo y acumulados, desde el inicio del proyecto hasta la fecha de solicitud del reporte, detallando, por categoría, el monto por cada una de ellas. Mide el porcentaje de cada categoría de gasto en relación con el total del proyecto. El fin principal es ejercer controles de gasto en relación con lo presupuestado y al avance de la obra. Para el caso de obra por contrato de administración, ayuda a tener un control sobre el costo acumulado de la obra y la disposición del capital a invertir.

Reporte de compras por proveedor o de pago a contratistas en un período dado, por proyecto o por la totalidad de proyectos generados en ese período. Este reporte detallará, una a una, cada factura o documento con las fechas de compra, el número de factura, el detalle u objeto y el monto. El objetivo es la negociación, como ventaja competitiva, para futuros proyectos y además ayuda a proveer los datos de aquellos comercios que deben de reportarse a las autoridades tributarias respectivas, por concepto de impuestos.

Reporte de estados de cuenta por cliente o propietario, o por un conjunto de ellos, en donde se detallan adelantos, incrementos de la cuenta, abonos de la misma y los saldos adeudados o favorables. El objeto es mantener informados a los clientes de la situación financiera de la obra. Para la empresa, el ejercer políticas de cobro o créditos adecuados y oportunos.

Metodología

El origen del trabajo que hemos desarrollado se inicia por la necesidad imperiosa que ha tenido una empresa Consultora y Constructora, localizada en la Ciudad de Cartago, Costa Rica, para resolver, de una manera práctica, la administración de los gastos de sus proyectos, tomando en cuenta que la empresa, desde su origen, ha venido construyendo proyectos de vivienda y edificios por la vía de Administración de Obra , principalmente.

El concepto de construir bajo la modalidad de Administración de Obra , en términos generales, consiste en que la empresa administra los dineros del cliente, realizando todo tipo de negociaciones tales como: compras de materiales, contratación del personal idóneo, negociación de los contratos y subcontratos, compra o alquilar de equipo, pago de seguros y derechos del trabajador, etc. Además, la empresa debe de realizar su función básica que es dirigir, en todos sus extremos, la obra. Todo lo anterior a cambio de un porcentaje preestablecido por cada comprobante de gasto realizado, que la empresa presente a su cliente.

Esta forma de trabajar, aunque en apariencia muy sencilla y poco riesgosa para el contratista, requiere de un trabajo muy serio y ordenado, con el fin de controlar los costos de la obra y garantizar que estos se mantengan dentro del rango del presupuesto. De igual manera, el sistema debe de permitir el cobro del porcentaje de administración y utilidad sobre los documentos que maneje la empresa.

Cuando la empresa realiza obras por contrato, esta aplica el mismo sistema de control de gastos con el fin de llevar un pulso sobre los costos versus presupuesto o monto contratado. Esta modalidad se define como Contrato por obra terminada , y es aquella en la cuál se cobra un monto fijo por la construcción que incluye todos

los materiales, mano de obra, cargas sociales, transporte, utilidad, imprevistos, entre otros.

Revisión de lo actuado

Como primer paso, se realizó una investigación sobre la actuación de la empresa, con relación al flujo de información y captura de datos provenientes de una obra y cómo estos son tabulados para conocer costos de la misma, generar informes, tomar decisiones, etc.

Esta investigación se hizo mediante la entrevista de todo el personal involucrado en una obra y que va, desde los operarios, maestros de obras, ingenieros, proveedor de la empresa, proveedores comerciales, transportistas, contabilidad y gerencia. De esta manera se reconstruyó el procedimiento empleado por la empresa, que por lo general nunca se encuentra por escrito o documentado.

Situación externa

Con el fin de contar con un panorama más amplio de la situación de otras empresas sobre esta misma problemática y de su importancia, se elaboraron una serie de entrevistas personales basadas en un formulario. Dichas entrevistas se hicieron a profesionales y propietarios de pequeñas y medianas empresas dedicadas, principalmente, a la construcción de vivienda y edificios.

El formulario incluyó consultas sobre los siguientes temas:

Importancia del costo real de una obra.

Resultados

Procedimiento utilizado

en el control de costos

Dentro del análisis de la situación actual de la empresa, se detectó que ésta mantiene varias categorías dentro de su esquema de costos de una obra, las que se clasifican en: Materiales. Mano de obra (planillas). Cargas sociales. Contratos. Subcontratos. Alquiler de equipos. Transporte. Pago de servicios. Administración y utilidad.

Control de costos de los materiales

Se pudo comprobar que la empresa mantiene un mecanismo de solicitud, compra y entrega de materiales para las diferentes obras de construcción. Básicamente, aunque no se encuentra establecido de forma escrita, las personas involucradas en el proceso como maestros de obra, ingenieros del proyecto, unidad de proveeduría, proveedores comerciales, transportistas y gerencia, conocen el procedimiento a seguir. Esta secuencia se describe a continuación:

La determinación de la necesidad del material es originada desde la obra a través del maestro de obras o bodeguero. También esta pude provenir del ingeniero responsable de la obra desde la misma oficina. La solicitud de pedido se realiza verbal o por escrito a la unidad de proveeduría. Para ello, la empresa cuenta con una solicitud de pedido de materiales que se encuentra en cada proyecto y que es enviada a la empresa

a través del primer medio de transporte que vaya hacia la oficina, sin embargo, el pedido puede ser realizado vía telefónica o por fax, en caso de emergencia. Recibida la solicitud de materiales, la unidad de proveeduría verificará con el ingeniero a cargo del proyecto, las calidades y características propias del material solicitado, para luego proceder a pedir, en caso de ser necesario, la cotización respectiva, o bien es solicitado directamente al proveedor comercial mediante la emisión de una orden de compra en original y copia. Recibidas las cotizaciones y junto con las ordenes de compra, son presentadas a la gerencia para ser aprobadas de acuerdo a las conveniencias de calidad, costo, especificaciones, condiciones de pago, transporte, etc. Aprobada la adquisición, la orden de compra es enviada por el trasporte propio de la empresa o vía fax (sustituyendo la original) en el caso de que el proveedor comercial envíe la mercadería o se contrate un transportista independiente. La copia de la orden es trasladada a contabilidad en donde se mantiene el consecutivo y posteriormente se podrá corroborar con la factura que corresponda, una vez esta llegue a la oficina. El proveedor comercial recibe la orden de compra vía fax, o personalmente a través del transportista, por lo que el material solicitado se factura al contado o al crédito, según sea el caso. El material es enviado directamente a la obra mediante: transporte propio de la empresa, transporte del proveedor, o transportistas independientes quienes además llevan la factura en original o copia, según la condición de compra establecida previamente. El material es entregado en la obra y recibido por el bodeguero o maestro de obras. Este último revisa la mercadería y firma la factura

de recibido. Las copias de las facturas de materiales, enviados durante la semana, son remitidas junto con la planilla al finalizar ésta. En ocasiones, son enviadas a través de los ingenieros, o por el transporte de la empresa, cuando se tenga la oportunidad. La oficina recibe la factura en original o copia a través de su unidad de proveeduría y confronta contra la orden de compra. Luego, traslada a la unidad de contabilidad para procesar el pago respectivo y archiva en la carpeta del proyecto, para luego, cada dos semanas, sean incluidas en la confección del informe de costos. Durante la confección del informe de costos, las facturas son clasificadas por fecha de compra e introducidas en una hoja electrónica en la categoría de materiales y con la siguiente información: fecha de facturación, número de documento, nombre del proveedor y monto de la compra.

Control de costos de la mano de obra

El procedimiento utilizado para este control se maneja de la siguiente manera:

La empresa asigna por cada proyecto a un ingeniero quien será responsable de la obra. Dentro de otras funciones, una de ellas es el de buscar el personal clave que ejecutará el proyecto tal como el capataz, y/o maestros de obras y el bodeguero. El salario y demás cargas del ingeniero entran, al igual que el personal de apoyo y gastos de oficina, dentro de los costos en la categoría de administración y utilidad. Este porcentaje es aplicado de forma automática en cada informe de gastos y su valor se basa en los análisis de los costos de operación de uno o varios periodos financieros. Con respecto a la mano de obra o planillas de cada proyecto, la empresa cuenta con cuadrillas básicas y ajusta con personal que contrata específicamente. La responsabilidad de las cuadrillas de la obra la tiene el capataz o maestro de obras quien, mediante una libreta de tiempos, reporta a la oficina sus horas laboradas y las del resto del personal. Este reporte es enviado a la oficina el último día de la semana, junto con las facturas de materiales recibidas en ese periodo.

La oficina, mediante la unidad de proveeduría, somete el reporte a revisión y visto bueno del ingeniero encargado del proyecto que, a su vez, traslada a la unidad de contabilidad para que se emita la planilla con sus respectivas cargas sociales, cuotas, deducciones, etc. La planilla elaborada se somete a aprobación de la gerencia, quien da la orden de ejecución del pago a través de transferencia bancaria a la cuenta de cada empleado. Los pagos de salarios son semanales, a diferencia de los salarios administrativos los que son quincenales. Como requisito, cada empleado que ingresa a la empresa deberá de contar con una cuenta electrónica con el banco con el que opera la empresa, en donde se le depositará su salario. El formato de planillas que la empresa maneja incorpora todos aquellos porcentajes de cargas sociales y deducciones, por lo que el monto allí consignado es aplicado directamente al informe de gastos del proyecto respectivo. En el caso de liquidaciones del personal, que se realizan por proyecto, generalmente se utiliza el mismo formato de la planilla o bien, en casos individuales, se cuenta con un formulario de cálculo, que es también incluido como parte de la categoría de mano de obra. Los documentos de las planillas, al igual que los materiales, se archivan en la carpeta del proyecto para luego, cada dos semanas, sean incluidos en la confección del informe de costos. Durante la confección del informe de costos, las planillas son clasificadas por fecha de pago e introducidas en una hoja electrónica en la categoría de mano de obra y con la siguiente información: fecha pago, número de planilla (que corresponde al número de semanas que lleva la obra), datos de las fechas de la semana que se paga y monto de la planilla, incluidas las cargas sociales y pólizas.

Control de costos de los contratos y

subcontratos

La empresa define con el nombre de “contratos” o “contratistas”, a todos aquellos trabajos que se le

El segundo objetivo del informe, y muy importante desde el punto de vista estratégico, es controlar los costos de la obra, para la toma de decisiones que puedan alterar positivamente la obra sean adecuadas y oportunas.

Por cada informe, se adjuntan fotocopias de las facturas, puesto que las originales pertenecen a la empresa debido a que las compras se hacen a nombre de ella.

El tiempo normal para la realización de los informes de gastos es de dos semanas. Dicho tiempo se debe, principalmente, porque existen varios proyectos a la vez, y además, la unidad de contabilidad, quien es la encargada de esta tarea, también ejecuta otras labores relacionadas con su fin.

Como ya se mencionó anteriormente, todos los documentos relacionados con los costos de una obra son archivados temporalmente, para luego ser digitados y procesados en varias hojas electrónicas, clasificando la información conforme a las categorías que ha establecido la empresa y que se enlistaron al inicio de este capítulo.

Se pudo observar que el trabajo es bastante delicado, lento y tedioso, además, que es muy sensible a errores considerando que para cada cliente hay una hoja electrónica diferente y que ésta debe de estarse ajustando al número de documentos y al número de categorías que se incluyan en el informe de ese periodo.

Resultado de la encuesta

De los datos que se generaron con la encuesta realizada a diferentes profesionales en la rama de la construcción, se desprende, de once entrevistados, la siguiente información:

El 91 % da importancia al hecho de conocer el costo de la obra en forma exacta y en cualquier momento. El 55 % tiene acceso al costo del proyecto en su lugar de trabajo, el 27 % lo tiene más o menos y del todo no lo tiene el 18 %.

Según los datos obtenidos, se tienen problemas para acceder a la información en su debido tiempo, ya que el 64 % opina que hay dificultades para tener al día los costos. El 73 % de los encuestados cuentan con su propio control, esto se refleja en que el 55 % no conoce de algún sistema o software para manejar la información. El 64 % opina que los costos reales los utiliza frecuentemente y solo el 9 % casi nunca; esto hace importante el hecho de que, conocer estos costos, manejados por las categorías de materiales, planillas, contratistas, subcontratistas, cargas sociales, transporte, equipo y herramientas, costos administrativos y cargas financieras, sean de vital importancia según el 91 % de la muestra. Para toda la población entrevistada, o sea el 100 %, es importante contar con un rubro de compromisos adquiridos, principalmente para tener a mano el costo real del proyecto.

Revisión de los

programas existentes

A lo largo de todo proceso constructivo y del desarrollo de la tecnología, las diferentes profesiones que se ven involucradas en las distintas etapas, han visto la necesidad de contar con armas que les permitan ejercer un control estricto del proyecto en el cual están involucrados y de aquellos en que forman parte importante.

Como la tecnología en computación es tan cambiante, se debe tomar muy en cuenta y con un estricto apego a la realidad, que también el proceso constructivo lo es, esto hace que cada etapa constructiva deba analizarse en forma adecuada para que, en un modelo ó paquete computacional, se tomen en consideración la mayoría de las variables que se generan.

Es así como en el mercado se pueden encontrar una serie de paquetes, o software, relacionados con el tema, la mayoría en el idioma ingles, que realizan diferentes controles para diferentes etapas de la construcción, los cuales nos llevan, desde la confección del presupuesto hasta el informe de gerencia de cómo se desarrolla el proyecto; nos permiten controlar la

contabilidad, la proveeduría, contratos y subcontratos, compras, bodega de materiales, etc.

Algunos de estos software están diseñados para que se le agreguen módulos, según sea la necesidad del usuario y su capacidad económica.

A su vez, cada profesional se ha visto en la necesidad de crear sus propios controles, a través de hojas electrónicas, que le permiten, según su necesidad y alcance, tener una información real de su proyecto o proyectos.

Lo anterior crea la expectativa, en el ámbito de la computación, de poder contar con paquetes más sofisticados de plataformas accesibles, que permitan unificar todas esas necesidades según las ocupen los diferentes usuarios.

En un pequeño estudio de mercado, se logro detectar, a través de una investigación vía Internet, entrevistas y la experiencia personal, que existen paquetes de computación relacionados con la administración de proyectos los cuales, según sea la necesidad del usuario, podrían ser valiosos en las diferentes etapas de la construcción.

Dentro de este estudio, se detectaron a los siguientes proveedores:

Lógica Tropical S. A. Presupuesto y Control Total de Obras de Construcción. Teléfono: 273- www.logicatropical.com. Este programa, según su proveedor, permite confeccionar y controlar, de manera rápida y sencilla, el presupuesto de cualquier proyecto de construcción.

Corporación Rempro de Costa Rica. O4B Enterprise. Teléfono: 574- www.geocities.com/remproo4b / Según su proveedor, el programa permite controlar cada una de las etapas del proceso constructivo, desde el presupuesto hasta el control de costos reales, contabilidad, proveeduría, etc.

Tekhne Ltda. Control integral de obras. Teléfono: (571) 636-4425, Bogotá, Colombia. www.tekhneltda.com En su manual de presentación, el proveedor ofrece un control preciso de la ejecución de una obra, organizar el proceso de control de pagos, control de presupuesto inmediato, informes gerenciales e informes operativos detallados.

Creación de programa

para control de costos

Como resultado final de la investigación realizada a la empresa constructora y dada la importancia que tiene el conocer la información de costos en el menor plazo posible y que ésta, a su vez, sea confiable, se decidió diseñar un pequeño programa que al menos pueda controlar, de manera fácil y sencilla, los costos de una obra, y que a su vez, pueda obtenerse una variedad de información complementaria.

Se utilizó Microsoft Access como plataforma para desarrollar el programa, logrando así el objetivo propuesto de que fuera de bajo costo, de fácil operación y además suficientemente dinámico.

Figura 1. Panel de control principal (formato bmp)

Otra opción para agregar más datos se puede hacer a través del botón del Panel de Control Principal “Introducir / Ver _ Categorías y Proveedores.” Para crear o ver otros clientes o proyectos, bastará con irse a la barra que se encuentra en el lado inferior de la ventana.

Ver / Crear _ Informes de gastos ... Dentro del formulario “Informe de Gastos por Cliente” se encuentran un botón que llevará al usuario a ver o crear el informe de gastos de un periodo para el cliente que en ese momento esté activo. (ver figura 4)

Figura 4. Formulario “Informe de Gastos” (formato bmp)

En esta nueva ventana, aparecerá alguna de la información incorporada en el formulario “Informe de Gastos por Cliente” y será llenada otra información, tal como el número del informe que se desea crear, descripción del contenido y el abono o adelanto que se haya hecho para el proyecto. Es aquí en donde la información recopilada de gastos es introducida, conforme a los datos que la empresa normalmente utiliza, tales como fecha del gasto, número de factura, proveedor, monto, y categoría. En la casilla del proveedor, el usuario podrá encontrar un menú desplegable, donde podrá

localizar la mayoría de los proveedores más frecuentes, para escoger el que corresponda a través de ese mismo menú, o digitando las primeras letras del mismo; sin embargo, si se desea introducir otra información, bastará con dar doble clic a la casilla correspondiente para abrir un formulario, y llenar los datos que se solicitan.

Otra opción para agregar más datos se puede hacer a través del botón del Panel de Control Principal “Introducir / Ver _ Categorías y Proveedores”.

Todo gasto deberá de ser identificado de acuerdo a su categoría, para que el programa pueda ordenarlo o clasificarlo según corresponda. Servirá para mantener un record de gastos por categoría para cada cliente o para un conjunto de ellos. (ver figura 5).

Figura 5. Reporte “Informe de Gastos” (formato bmp)

Esta ventana también suma los gastos que se han incluido, he indica el total de ellos, calcula la utilidad y administración negociada o asumida y el monto total del informe. Al pie, se localiza el botón que muestra previamente el informe y el que lo imprime directamente según el formato preestablecido.

El informe de gastos del periodo pretende informar, al usuario, al propietario o demás personas que tienen relación con el proyecto, a conocer en detalle y por categoría los gastos del proyecto en un periodo dado.

En el caso de cobro de los gastos para una obra por Administración, el sistema puede ver previamente, e imprimir, la factura que corresponda, incorporando el monto por utilidad y administración definido en el contrato, siguiendo un formato establecido de previo por el programador (ver figura 6).

Figura 6. Reporte “Factura” (formato bmp)

En el extremo inferior se encuentra la barra que desplaza al usuario entre varios informes, o para crear uno nuevo del cliente activo.

Vista previa estado cuenta ... Dentro del formulario “Informe de Gastos por Cliente” se encuentra otro botón que muestra una vista previa del estado de cuenta del cliente activo y a su lado el botón para imprimir este informe. Este contiene un detalle de los montos de todos los informes de ese cliente a la fecha, los abonos y el saldo respectivo. (ver figura 7)

Figura 7. Reporte “Estado de Cuenta” (formato bmp)

De vuelta al Panel de Control Principal, se localizan otras opciones dentro de las cuales una de ellas esta “Ver / Imprimir _ Informes” la que nos permite abrir el panel de control de informes, donde se contienen otras opciones de de consulta y de tipo estratégico, que ayudaran a la gerencia y otras unidades a recabar ciertas