Manual de gestión de documentos en archivos de trámite - Prof. Estrada, Ejercicios de Contabilidad Financiera

¡Descarga Manual de gestión de documentos en archivos de trámite - Prof. Estrada y más Ejercicios en PDF de Contabilidad Financiera solo en Docsity!

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

DEL INSTITUTO ESTATAL PARA LA EDUCACIÓN DE

JÓVENES Y ADULTOS

INEEJAD

Contenido

• Introducción
• Marco Legal
• Objetivos
• Sistema institucional de archivos
• Ciclo vital de la documentación
• Valoración y vigencia...............................................................................................................................................
  • a) Valores primarios.............................................................................................................................................
  • b) Valores secundarios
• Clasificación de la información................................................................................................................................
• Proceso de clasificación y descripción en los archivos
  • a) Recepción y despacho de correspondencia
  • b) Seguimiento de asuntos en trámite
  • c) Integración de archivos y control de documentos en trámite.........................................................................
  • d) Elaboración de expedientes
  • e) Expurgo..........................................................................................................................................................
• Proceso de transferencia documental
  • a) Obligaciones de las Dependencias
  • b) Obligaciones del Archivo de Concentración
  • c) Puntos a revisión en la entrega de documentos
• Proceso de consulta interna
• Proceso de depuración............................................................................................................................................
• Archivos electrónicos
  • a) Preservación digital y cadena de custodia
  • b) Políticas de digitalización
  • c) Correos electrónicos
  • d) Seguridad de la información
• Archivo Histórico
  • a) Adquisiciones
  • b) Principio de Procedencia y Orden Original
  • c) Organización
  • d) Descripción
• Proceso de consulta externa
• Prevención y conservación de documentos
  • a) Prevenciones en el local
  • b) Prevención general para el personal
• Verificación archivística
  • Objetivos
  • Ámbito de aplicación
  • Método de aplicación
  • Guía para la verificación archivística.................................................................................................................
• Glosario
• Bibliografía
• Anexo 1. Metadatos................................................................................................................................................

⌐ Lineamientos generales en materia de clasificación y desclasificación de la información, así como para la elaboración de versiones públicas ⌐ Lineamientos en materia de valoración documental, gestión documental y organización de archivos del INAI ⌐ Lineamientos para el Cumplimiento de Obligaciones de Transparencia, Acceso a la Información Pública Gubernamental, Incluida la Organización y Conservación de Archivos, Respecto de los Recursos Públicos Estatales Transferidos Bajo Cualquier Esquema al Gobernador Electo del Estado de Jalisco, por parte de las Secretarias, Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco

Objetivos

 Instruir y/o apoyar al personal del INEEJAD sobre la organización de los documentos en sus archivos de trámite y las transferencias al Archivo de Concentración.  Establecer el procedimiento para las consultas de documentos tanto internas como externas.  Indicar la forma en que se establece la valoración y vigencia de la documentación que se genera, así como determinar cual deberá conservarse permanentemente por contener información de valor histórico.  Aplicar un proceso sistematizado para la depuración de documentos a fin de cumplir con el ciclo vital de la documentación.  Garantizar el crecimiento efectivo del Archivo Histórico de acuerdo a sus funciones.

Sistema institucional de archivos

Para el desarrollo de sus actividades y procesos archivísticos, el INEEJAD contará con un Sistema Institucional de Archivos de conformidad con lo establecido en el artículo 20 de la Ley General de Archivos, y los numerales del séptimo al décimo primero de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos del Sistema Nacional de Transparencia, determinado como un conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos, procedimientos y criterios que se desarrollan en el INEEJAD, a través de la ejecución de la Gestión Documental. En razón de lo anterior, el Sistema Institucional de Archivos del INEEJAD operará a través de las siguientes instancias: 1.-Normativas: Comité de Valoración y Disposición Documental: Cuyas atribuciones se encuentran determinadas de conformidad con el numeral cuarto del Manual de Operación de dicho Comité. Coordinador de Archivos: Cuyas funciones están establecidas en el artículo 28 de la LGA, el numeral Décimo, fracción I de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. Comité de Transparencia: Cuyas funciones y responsabilidades se encuentran determinadas en el artículo 29 y 30 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios.

2. Operativas: Oficialía de Partes: Cuyas actividades se encuentran determinadas el artículo 29 de la LGA, y el numeral Décimo Primero, fracción I de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos del SNT. Responsable del Archivo de Trámite: Cuyas funciones están establecidas en el artículo 30 de la LGA, y en el numeral Décimo Primero, fracción II de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos del SNT. Responsable del Archivo de Concentración: Cuyas funciones se encuentran establecidas en el artículo 31 de la LGA, el numeral Décimo Primero, fracción III de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos del SNT.

Valoración y vigencia

Cada documento que se genera o se recibe en las áreas que integran el INEEJAD, tienen diferentes valores, dependiendo de su naturaleza, importancia o finalidad, estos se dividen en dos tipos: primarios o secundarios. Estos valores determinan los plazos de conservación de los documentos y su disposición final; depuración (baja documental) o transferencia al Archivo Histórico.

FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO

ACTIVA

PRIMARIO

• Administrativo
• Fiscal o contable
• Legal o jurídico Institucional frecuente (consulta alta) Institución Productora Trámite SEMIACTIVA

PRIMARIO

• Administrativo
• Fiscal o contable
• Legal o jurídico Institucional Ocasional (consulta baja) Institución Productora Concentración INACTIVA

SECUNDARIO

• Evidencial
• Testimonial
• Informativo Social Investigador, público en general Histórico

a) Valores primarios

Administrativo Legal o Jurídico Fiscal o Contable

Aquellos que se refieren a políticas y procedimientos relacionados con las actividades de determinada área, como lo son oficios, memorandos, circulares, solicitudes, etc. El lapso de vigencia de los documentos administrativos está determinado por la utilización que le dé el área que lo generó. Los documentos normativos del Estado que afecten el orden general; los que sustentan derechos u obligaciones de derechos reales y de la propiedad como los son Leyes, Acuerdos, Reglamentos, Contratos, Convenios, etc. La vigencia de los valores legales está presente mientras no se derogue, cesen o prescriban. Los que expresan movimientos de dinero. Incluyen los registros y cuentas especiales a que obliguen las leyes fiscales y reportes de saldos diarios en cuenta de cheques o inversiones, conciliaciones bancarias, libros de actas de comité de compras, documentales comprobatorios de los asientos contables respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales. Los documentos contables prescriben desde uno a diez años según sea el tipo. Para tal efecto las dependencias se regirán conforme lo dictaminen las leyes y códigos.

Proceso de clasificación y descripción en los archivos

Es a partir de la recepción o creación de los documentos, que toda actividad administrativa dentro de las dependencias tiene sustento; también es a partir de ese momento que se inicia el ciclo de vida en los archivos. Por tanto, del manejo de los archivos dependerá que la ciudadanía que realiza trámites en el INEEJAD y que los funcionarios que tienen que cumplir con sus funciones, puedan hacerlo de una forma oportuna y ágil. De ahí que es el inicio donde se sentarán las bases para contar con archivos organizados. La serie de criterios o lineamientos, dentro de los cuales se realizan las actividades archivísticas de una institución, consta de los siguientes aspectos:

a) Recepción y despacho de correspondencia

La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la dependencia como tal para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional. Objetivos:  Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la dependencia, desde el momento de su ingreso.  Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su trámite.  Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones. Para garantizar estos objetivos, cada oficina debe de contar con una unidad o responsable de correspondencia u oficialía de partes que realice las siguientes funciones: I. Llevar a cabo los servicios centralizados de recepción, distribución y despacho de correspondencia; II. Elaborar los reportes diarios de correspondencia; III. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

b) Seguimiento de asuntos en trámite

El seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en la dependencia para su trámite, constituye un aspecto medular tanto para el correcto y oportuno desarrollo de la gestión administrativa, como para la adecuada integración y preservación de los recursos informativos de las instituciones. En esta actividad, destaca la vinculación entre la labor administrativa y el trabajo documental, lo que hace que su cumplimiento efectivo requiera de la participación respetuosa y corresponsable de administradores y archivistas. Objetivos:  Garantizar que las gestiones que tengan lugar en la unidad de la dependencia, con el ingreso de la documentación oficial, se lleven a cabo con la debida oportunidad y calidad.  Que la documentación tramitada sea sistemáticamente recuperada y conservada a nivel institucional, a efecto de brindar antecedentes completos y precisos para la correcta toma de decisiones en los trámites futuros.

c) Integración de archivos y control de documentos en trámite

Objetivos:  Mantener el seguimiento y el control de los documentos sujetos a trámite hasta su integración final al archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean conservadas de manera institucional.  Asegurar que al archivo ingresen sólo documentos oficiales, en el momento y del modo adecuado.  Garantizar la fácil localización de los expedientes para su consulta.

d) Elaboración de expedientes

Expediente es la unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,

ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. 1.- Orden de los documentos en el expediente:

• Todo documento oficial se ordenará e integrará en una carpeta tamaño carta u oficio, siendo el mismo asunto o trámite según el tipo de expediente.
• Los documentos deberán llevar un orden dentro de la carpeta, que será cronológico, del documento de fecha reciente al más antiguo. Los expedientes de mayor tamaño, pueden llevar el orden temático, geográfico u otro, según sea la necesidad.
• En la cejilla de la carpeta escribir a mano el título del contenido documental. No se deberán utilizar etiquetas o cinta adhesiva, ya que tienen muy poca duración. Tampoco se utilizarán títulos como “varios”, “pendientes”, “oficios enviados”, “oficios recibidos”, “correspondencia”, “nombres de oficinas” “para firma” u otros que no indiquen el contenido real del expediente.
• Al conformar el expediente se deberá retirar todo el material metálico (clips, grapas, broches Baco, u otros) para evitar el daño de la documentación con el paso del tiempo. También se quitarán documentos repetidos, copias que no sean útiles, papel carbón y todo aquello que no sea parte del expediente. 2.- Orden de los expedientes en las oficinas:
• Los expedientes de asuntos en trámite de reciente ingreso que demandan atención en un lapso no mayor de dos semanas, deben estar en un lugar al alcance de la autoridad responsable.
• El responsable de archivo de trámite de cada oficina deberá dar seguimiento a los expedientes en trámite. Se encargará asimismo de ingresar al archivo de asuntos vigentes los documentos que tengan trámite concluido o que requieran de más de dos semanas para resolución.
• Cada oficina tendrá en su archivero principal los expedientes con asuntos vigentes y generales.

• Todos los expedientes de trámite, formarán parte del archivo de asuntos vigentes de la oficina y se acomodarán en los archiveros o cajas, por la clave del orden adoptado (alfabético, numérico, decimal, entre otros).
• Los archiveros (o cajas de archivo) deben llevar en su exterior una indicación en etiqueta, del orden en que se encuentran los expedientes y de un número o letra consecutiva para su fácil localización.
• El responsable del archivo de trámite deberá separar aquellos documentos que no se consulten, que hayan concluido en su trámite y que cumplieron con su vigencia en esta etapa para elaborar un inventario de transferencia primaria y trasladarlos al Archivo de Concentración. Esta actividad será anual.
• Toda oficina deberá llevar un inventario de sus cajas y/o expedientes por cada año, indicando su ubicación, ya sea en el archivero o estantería, además de los inventarios de la documentación que han mandado al Archivo de Concentración, así como los que han sido depurados. Éstos deberán estar accesibles al personal autorizado.
• El inventario en las oficinas deberá llevar por lo menos los siguientes datos: a) Nombre del área generadora de los documentos; b) Número consecutivo de identificación del expediente; c) Resumen del contenido del expediente; d) Fechas extremas; e) Valor documental; f) Plazos de Conservación (número de años que debe permanecer en el archivo de trámite, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental); g) Clasificación (Libre Acceso, Reservada o Confidencial, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental, la normatividad en Transparencia y Acceso a la Información, así como las clasificaciones y/o desclasificaciones del Comité de Transparencia; h) Ubicación física dentro de la oficina.

 Las hojas, tarjetas, formatos y formas valoradas que no contengan inscripción alguna, es decir, que estén en blanco.  Los documentos, formatos y formas hechas de manera múltiple para un mismo fin (cuestionarios, entre otras) cuya información se vació a una matriz.  Los boletos de eventos, tiras de cajas registradoras, volantes, recortes y copias de periódicos.  Los listados de computadora que ostentan información de actividades administrativas como: pre nóminas, altas y bajas de usuarios o de personal y de movimientos contables, entre otros similares, y que estén soportados y respaldados en un almacenamiento electrónico, deben sustraerse sin importar si son originales o copias.  El listado de documentos de comprobación administrativa inmediata autorizados por el Comité de Valoración y Disposición Documental del INEEJAD.  Estos documentos se podrán depurar en el archivo de trámite previa solicitud por escrito al Archivo General en el que se debe incluir un inventario que contenga descripción, volumen, peso, años documentales, valoración y clasificación. El Archivo General emitirá un dictamen corroborando que efectivamente se trata de documentación mencionada en este inciso, después se solicitará a la instancia correspondiente una valoración de que no representa un daño ambiental y posteriormente a la Contraloría la elaboración de un acta de eliminación de documentos.

Proceso de transferencia documental

Transferencia es el traslado controlado y sistemático de expedientes semiactivos al Archivo de Concentración y de los inactivos al Archivo Histórico. Una transferencia primaria se efectúa del Archivo de Tramité al Archivo de Concentración, consta de aquellos documentos cuya consulta se ha vuelto muy esporádica y que es necesario resguardarlos hasta que prescriban en su vigencia, conforme a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental. Objetivos:  Conservar los documentos semiactivos en forma adecuada en un lugar con los recursos destinados para tal fin, como es el Archivo General.  Contar en las oficinas con el espacio necesario para el desempeño cotidiano de sus funciones.  Recuperar documentos con valores secundarios que se encuentren en las oficinas, para transferirlos al Archivo Histórico.

a) Obligaciones de las Áreas que conforman el INEEJAD

1. Las dependencias deberán enviar al Archivo de Concentración todo documento de carácter público que hayan generado o manejen en el ejercicio de sus funciones y atribuciones, de cualquier tipo y soporte: documentos, manuscritos, mecanoscritos, planos, disquetes, CD, folletos, fotografías, microfilmes, audiovisuales entre otros.
2. Las dependencias que digitalizan sus documentos deberán entregar el respaldo correspondiente al acervo que transfieren. Aquellas que solamente tengan registros de sus documentos en la computadora con el programa Excel u otro deberán entregar los respaldos con los registros correspondientes a los documentos que entregan al Archivo de Concentración.
3. Las dependencias podrán enviar documentos semiactivos al Archivo de Concentración una vez al año como máximo. Sin embargo, se podrá recibir dos veces, cuando las condiciones físicas y de conservación de la oficina sean inadecuadas y el Archivo cuente con los recursos necesarios.

c) Puntos a revisión en la entrega de documentos

1.- Oficio.

• Dirigido al responsable del Archivo General del INEEJAD.
• Cantidad de cajas que se envían.
• Años correspondientes de la documentación.
• Tiempo que se resguardará la documentación.
• Valor de los documentos (administrativo, legal o fiscal).
• Carácter de la información (Libre Acceso, Reservada Confidencial)
• Con anexo impreso del inventario de los documentos (original y dos copias) y entregarlo en formato digital.
• Firma del titular de la dependencia al que pertenece la documentación y sello oficial. Lo anterior Conforme a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental. 2.- Revisión del inventario.
• Debe ser el formato de transferencia primaria establecido por el Archivo de Concentración. 3.- Cajas.
• De cartón modelo PC-40 de alta resistencia.
• No deben estar saturadas o semivacías.
• Caja numerada en forma progresiva. (Ejemplo: caja 1/5, 2/5, 3/5 etc.)
• Únicamente escribir el número de caja y el nombre de la dependencia que realiza la transferencia, en los espacios correspondientes de la caja.

4.- Revisión de documentos.

• La revisión se hará con personal del archivo y la persona que llenó el formato de transferencia primaria.
• La documentación debe ser solo oficial. (Para evitar un crecimiento irracional de la información documental de la administración del INEEJAD).
• Los expedientes deben ir relacionados alfabética y numéricamente, según su necesidad.
• La descripción del expediente debe de ir en la cejilla de la carpeta a mano y debe coincidir con el inventario.
• Los expedientes deben estar numerados, comenzando con el n° 1 en cada caja.
• No deben traer los expedientes nada de lo mencionado en el expurgo.
• No archivar inventarios de documentos remitidas con anterioridad al archivo, porque son el fundamento de su documentación resguardada, ni tampoco los inventarios de documentos depurados.
• Una vez cotejado el inventario con las cajas, se podrá recibir el oficio y la documentación. La falta de cualquiera de los puntos antes mencionados será motivo para que el Archivo de Concentración no reciba la documentación.