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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: Vigencia: 00 13/06/ Nombre Comercial: SERVICIOS NAVALES Y FERRETERIA EN GENERAL MAYED E.I.R. L. Página: 1 de 12
1. OBJETIVO: Definir conceptos, pautas y responsabilidades para la elaboración, codificación, revisión y aprobación, difusión y destrucción de todos los documentos sujetos al presente Sistema de Gestión Integrada de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente de la empresa SERVICIOS NAVALES Y FERRETERIA EN GENERAL MAYED E.I.R.L 2. ALCANCE Y EXCLUSIONES: Es aplicable al personal propio, con participación directa o indirecta en el desarrollo y ejecución de un trabajo o proyecto de la empresa. 3. ROLES Y RESPONSABILIDADES: 3.1. Dueño del Proceso 3.1.1. Gerente General a) Brinda las facilidades para el cumplimiento del presente procedimiento. 3.2. Actores del Proceso 3.2.1. Administrador: a) Es responsable de cumplir y verificar que todas las disposiciones del presente procedimiento sean cumplidas por la cadena de áreas. 3.2.2. Coordinador de Sistema Integrado de Gestión: a) Es el responsable de implementar, controlar, actualizar, archivar y verificar el cumplimiento del presente procedimiento, además de la distribución, divulgación y actualización de los documentos vigentes; así como recoger y destruir los documentos no vigentes cuando corresponda. 3.2.3. Trabajadores: a) Responsable de cumplir con el procedimiento. Este documento impreso se considera Copia No Controlada
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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS: 4.1. Leyes y Normas: 4.1.1. Ley N° 29783 , Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo. 4.1.2. Norma ISO 14001:2015, Sistemas de Gestión Ambiental 4.1.3. Norma ISO 45001:2019, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (SSO) 4.1.4. Norma BASC (Business Alliance For Secure Commerce). 4.1.5. Normativa ISO 9001:2015, Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos. Este documento impreso se considera Copia No Controlada
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: Vigencia: 00 05/11/ Nombre Comercial: SERVICIOS NAVALES Y FERRETERIA EN GENERAL MAYED E.I.R. L. Página:^^4 de^12 trabajadores (incluyendo a los trabajadores temporales y personal contratado), visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo. m) Puestos Claves y/o Críticos: Se refiere a las personas de las diferentes áreas que son responsables de ejecutar las operaciones asociadas a la inocuidad, calidad, aspectos ambientales significativos, seguridad y salud en el trabajo y seguridad BASC. Se denomina puesto crítico para el sistema de gestión en control de seguridad BASC y para los demás sistemas se denomina puesto clave. n) Grupo de Interés : Son las personas, instituciones o colectivos que son o podrían verse afectados por las operaciones del negocio, y que debido a esto, mantienen vínculos con la empresa e influyen en el desarrollo del mismo. Cada grupo de interés tiene diferente nivel de involucramiento, características e intereses. o) Sistema de Calidad : La estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad. p) Objetivo Ambiental y SSO : Fin ambiental o de SSO de carácter general coherente con la política de gestión que una organización se establece. q) Meta Ambiental / SSO: Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y de SSO y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos. 5.2. Consideraciones Generales: 5.2.1. Todos los documentos que formen parte del Sistema Integrado de Gestión de Calidad serán redactados en forma clara, precisa y libre de expresiones ambiguas. 5.2.2. Todos los documentos que formen parte del Sistema de Aseguramiento de Calidad serán difundidos y accesibles a todo el personal que labore en la empresa y una copia controlada que se mantendrá administración para uso general (inducciones, etc.), estos documentos no deben ser extraídos del establecimiento y en caso de pérdida, la administración deberá hacer la denuncia ante las autoridades policiales. Los documentos deben redactarse de manera secuencial, tratando de que cada actividad conlleve a la siguiente de un modo natural, indicando en qué momento se realiza, quién es el DOCUMENTO CONTROLADO Prohibida su reproducción sin la autorización de la Gerencia General de MAYED EIRL
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: Vigencia: 00 05/11/ Nombre Comercial: SERVICIOS NAVALES Y FERRETERIA EN GENERAL MAYED E.I.R. L. Página:^^5 de^12 responsable y qué documentos o formatos se deben utilizar para su registro en caso se requiera. 5.2.3. Los documentos deben redactarse de manera secuencial, tratando de que cada actividad conlleve a la siguiente de un modo natural, indicando en qué momento se realiza, quién es el responsable y qué documentos o formatos se deben utilizar para su registro en caso se requiera. 5.2.4. Todos los documentos que formen parte de la Gestión Integrada de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente serán controlados con el R_MAYED-001: Lista Maestra de Documentos, en el cual se detalla el código, nombre, versión vigente y la próxima fecha de revisión de los mismos. 5.3. ELABORACION: 5.3.1. ENCABEZADO Todas las páginas de los procedimientos deben contar con un encabezado, según se detalla a continuación: Primera página: Logo de la empresa, título, código, número de versión, emisión, página y nombre del establecimiento. Páginas siguientes: Logo de la empresa, título, código, número de versión, emisión, página, nombre del Establecimiento. 5.3.2. ESTRUCTURA Los documentos serán elaborados según la estructura detallada en la Tabla 1; a excepción de los formatos, instructivos, programas y manuales, cuya estructura es libre. TABLA 1: ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS Procedimientos Formatos Otros Documentos
- Objetivo
- Alcance y Exclusiones
- Roles y Responsabilidades
- Referencias
- Disposiciones
- Título Título DOCUMENTO CONTROLADO Prohibida su reproducción sin la autorización de la Gerencia General de MAYED EIRL
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: Vigencia: 00 05/11/ Nombre Comercial: SERVICIOS NAVALES Y FERRETERIA EN GENERAL MAYED E.I.R. L. Página:^^7 de^12 Evidencia de Lectura y comprensión: Al final de los documentos se muestra una tabla donde se requiere las firmas de las personas involucradas en el desarrollo del procedimiento, con ello se demuestra que tienen conocimiento del mismo. 5.3.3. CODIFICACION Tabla 2: CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CÓDIGO X_YYY-ZZZ X Tipo de Documentos P Procedimientos R I Formato de Registro Instructivo PG M E Programas Manuales Etiquetas D Otros Documentos YY Y Establecimiento que genera el Documento MAYE D
SERVICIOS NAVALES Y FERRETERIA EN GENERAL
ZZZ Número correlativo MAYED E.I.R.L A,B ,C … etc. Para la numeración de los registros, Instructivo, programas, etc. se utilizará el mismo número del procedimiento al que pertenece y se colocará una letra mayúscula correlativamente 5.3.4. MANEJO DE LOS REGISTROS: Permanente: La información no puede cambiarse, borrarse Legible: La información se puede leer fácilmente. Exacta: Los cálculos son correctos. Puntual: La información se registra a tiempo, inmediatamente después de la acción, nunca antes. DOCUMENTO CONTROLADO Prohibida su reproducción sin la autorización de la Gerencia General de MAYED EIRL
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: Vigencia: 00 05/11/ Nombre Comercial: SERVICIOS NAVALES Y FERRETERIA EN GENERAL MAYED E.I.R. L. Página:^^8 de^12 Clara: Todo el que lee el documento lo entiende igual. Completa: Se incluye toda la información requerida. Directa: Toda la información se registra inmediatamente en el formulario correcto o según corresponda. Cierta: Toda la información y conclusión registrada es verdadera, según el conocimiento y la habilidad del escritor. 5.3.5. REVISION Y MODIFICACION 5.3.5.1. En caso que no se indique lo contrario, los documentos deberán ser revisados en un lapso de un (1) año contado a partir de la fecha de aprobación, siempre y cuando no requieran ser modificados por alguna circunstancia en particular. 5.3.5.2. En caso de que el documento haya pasado el año, después de su emisión no tenga cambios, se imprimirá de nuevo con nueva fecha de emisión, y conservará su versión dichos cambios serán controlados con la Lista Maestra de Documento. 5.3.5.3. La Lista Maestra de Documentos refleja el estado de los documentos. Este documento debe ser actualizado cada vez que se genera, modifica o elimina un documento. 5.3.5.4. Cada vez que se genere un cambio el personal involucrado será comunicado y capacitado y se mantendrá un registro de ello en el Formato de Registro para Difusión, Charla de 5 minutos, Reunión y Capacitación 5.3.5.5. Los documentos se modifican cuando existen cambios en los procesos, cambio de Normatividad, tecnología, como resultado de auditorías, reclamos de clientes, mejoras en la seguridad y salud del trabajador y en otras circunstancias que se estimen convenientes. 5.3.6. APROBACION 5.3.6.1. La aprobación de los documentos estará a cargo del Gerente; la elaboración está cargo del Coordinador de Sistema Integrado de Gestión (según corresponda) o un consultor externo, la revisión lo DOCUMENTO CONTROLADO Prohibida su reproducción sin la autorización de la Gerencia General de MAYED EIRL
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6. DESCRIPCIÓN: N/A Este documento impreso se considera Copia No Controlada
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7. ANEXOS: 7.1. R_MAYED-001: Lista Maestra de Documentos USO E LEC TR ÓNIC O (^) IMP R ESO FOR MA D EUSO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 RUC 20606677856 RAZÓN SOCIAL O DENOMINACIÓN SERVICIOS NAVALES Y FERRETERIA EN GENERAL MAYED E.I.R.L JR. SAN MARTIN NRO. 437 P.J. MIRAFLORES ALTO ANCASH - SANTA - CHIMBOTE DOMICILIO DATOS DEL EMPLEADOR Nº TRABAJADORES 2599 - FABRICACIÓN DE OTROS PRODUCTOS ELABORADOS DE METAL N.C.P. < TIPO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA No. F EC HA DE VIGE NC IA VER SIÓN ÁR E A T IP O DOC UME NTO^ A LM A C ENAM IENTO^ R ESP ONSA B LEP R OT EC C IÓN^ FR EC UENC IA DE R EC UP E R A C IÓN LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS R-MAYED- C ÓDIGO NOM BR E DE L R EGIST R O FE C HA R ET ENC IÓN DISP OSIC IÓN FINA L Este documento impreso se considera Copia No Controlada
