¡Descarga Procedimiento para control de documentos y registros y más Monografías, Ensayos en PDF de Derecho solo en Docsity!
REGISTROS
PROCESO GESTIÓN HSEQ
Código HSEQ-PR- 001 Fecha 01/07/2022 Versión 007
1. OBJETIVO: Determinar el procedimiento para revisar, aprobar, actualizar y controlar el uso de los documentos del Sistema de Gestión Integral. Estandarizar la presentación de documentos internos y externos Establecer el procedimiento de codificación de documentos de ECOPLANTA PRI SAS. Mejorar el manejo de la información generada en las diferentes actividades desarrolladas en ECOPLANTA PRI. Determinar el procedimiento para revisar, aprobar, actualizar y controlar el uso de los documentos del Sistema de Gestión Integral. Prevenir el uso de documentos obsoletos 2. ALCANCE: Aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión Integral, Este procedimiento se aplica a los documentos internos para su identificación, aprobación, revisión, actualización y localización, además de la identificación y distribución de documentos externos y la prevención en la utilización de documentos obsoletos. 3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ✓ Caracterización de Procesos: Descripción detallada de los procesos. ✓ Copia Controlada: Documentos del Sistema de Gestión Integral, los cuales se mantiene un control de cambios y deberán estar identificadas. ✓ Copia no Controlada: Copias de los documentos del Sistema de Gestión Integral, para las cuales no se pretende mantener un control de cambios y que deberán estar identificadas como copia no controlada. Pueden ser emitidas para efectos comerciales tales como presentación de ofertas entre otras. ✓ Documento: Información y su medio de soporte. Para el Sistema de Gestión Integral ECOPLANTA PRI, se han definido los siguientes documentos: Manuales, Procedimientos, Instructivos, Guías, Reglamentos, Formatos, Caracterización de Procesos, Registros y documentos externos. Nota. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. ✓ Documento Externo: Aquel que tiene su origen en otras organizaciones y es usado en ECOPLANTA PRI ✓ Documento Interno: Aquel que tiene su origen en ECOPLANTA PRI. ✓ Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos. Mientras los formatos estén en blanco, constituyen un documento de Calidad de naturaleza instructiva,
REGISTROS
PROCESO GESTIÓN HSEQ
Código HSEQ-PR- 001 Fecha 01/07/2022 Versión 007 tan pronto como se diligencie la información y datos, éstos se convertirán en registros del Sistema de Gestión Integral. ✓ Guía: Documento que establece recomendaciones o sugerencias. ✓ Instructivo: Descripción escrita y detallado sobre como efectuar las actividades y procesos de manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio; en la mayoría de los casos se derivan de los procedimientos. ✓ Listado Maestro: Relación de todos los documentos que componen el Sistema de Gestión Integral. ✓ Manual de Gestión: Documento que enuncia las Políticas integrada, los objetivos establecidos y describe el Sistema de Calidad y de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente de la Empresa. ✓ Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. ✓ Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultados. ✓ Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados. ✓ Reglamento: Documento que contiene una colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una organización, una dependencia o un servicio. ✓ SGI: Sistema de Gestión Integral. ✓ Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración ✓ Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la para alcanzar unos objetivos establecidos. ✓ Formato; Documento estructurado para diligenciamiento ✓ Documento: Es toda información (datos que poseen significado), y su medida de soporte el cual puede ser papel, disco magnético u óptico, fotografía, videos sonido o una combinación de estos. ✓ Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. ✓ Manual: Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las tareas, funciones, procesos. Pueden contener información, autorizaciones o documentos necesarios, equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades ✓ Instructivo: Documento en el que se establece la secuencia detallada de pasos para realizar una actividad específica, en el que se establece la estructura general que debe contener otro documento.
4. CONTENIDO DEL DOCUMENTO
4.1 Identificación de los documentos internos
NOMBRE DEL DOCUMENTO
PROCESO
Código Fecha Versión
REGISTROS
PROCESO GESTIÓN HSEQ
Código HSEQ-PR- 001 Fecha 01/07/2022 Versión 007 SIGLAS PROCESOS GE (^) GESTION GERENCIAL TH (^) GESTION TALENTO HUMANO HS GESTION HS OP (^) GESTION OPERACIONES Y TRATAMIENTO TR (^) GESTION TRANSPORTES MT (^) GESTION DE MANTENIMIENTO
YYY: Carácter siguiente: correspondiente al tipo de documento generado, debe estar
separado de los dos primeros caracteres por un GUION.
TIPO DE DOCUMENTO SIGLA
PROGRAMA PG
MATRIZ MT
FORMATOS FO
PLAN PL
MANUALES Y REGLAMENTO MA
PROCEDIMIENTO PR
INSTRUCTIVO IN
PROTOCOLO O
REGLAMENTO RG
ZZZ: Últimos tres dígitos: finalmente se colocarán tres (3) números que indican el
consecutivo interno que cada proceso empleara para control de los documentos o
registros generados. Este código interno iniciara en el número 001 y aumentara de forma
secuencial en valor de 1 unidad.
- Tipo de Fuente: Todos los documentos de ECOPLANTA PRI deben elaborarse en fuente Arial, legible con un tamaño determinado según las necesidades del documento. 4.6.1 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS Los procedimientos del Sistema de Gestión Integrado deben elaborarse por procesos, cumpliendo con la siguiente estructura: 1. OBJETIVO: Describir el resultado esperado o propósito final del conjunto de actividades mencionadas en el procedimiento. 2. ALCANCE: Indicar el cubrimiento o limitación de la aplicación de las actividades. 3. DEFINICION Y TERMINOS: Escribir los términos que se consideren necesarios para un claro entendimiento del documento. 4. CONTENIDO DEL DOCUMENTO: Según el contenido se puede subdividir de acuerdo a las necesidades del documento.
REGISTROS
PROCESO GESTIÓN HSEQ
Código HSEQ-PR- 001 Fecha 01/07/2022 Versión 007
5. CONTROL DE CAMBIOS: Indicar el Nivel de aprobación especificando los cargos y personas que intervinieron en la actualización del documento; indicar el cambio realizado en el documento. Nota: El encabezado, elaboración, revisión, actualización y control de cambios aplican para todos los tipos de documentos definidos en el numeral 4. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. Para el caso de los formatos, el control de cambios se especificará en una hoja independiente evitando su impresión en el momento de uso del mismo.
6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS
Una vez transcritos los documentos y formatos, estos serán revisados por el Director HS y por el representante por la dirección. La revisión y actualización de los documentos se registrará en el listado maestro de documentos y en el control de cambios del documento. Las revisiones y las actualizaciones de los documentos se realizarán con una frecuencia según el cambio en el sitio, la ejecución del trabajo, solicitud del cliente, cambio legal entre otros, y será realizada por el líder del proceso, o operación o representante del contrato asignado por la empresa, junto con el representante del SGI y con Gerencia, en caso de que se requiera de algún cambio este deber ser aprobado por el Representante Legal, una vez aprobado se debe ajustar la versión y registrar la fecha de aprobación en el documento. Los cambios registrados en el documento deben especificarse al final del mismo en el cuadro de control de cambios indicando la fecha de aprobación y versión; inmediatamente se deberá realizar la actualización en el listado maestro de Documentos y Formatos. El documento obsoleto debe ser eliminado de los puntos de uso. Se deben divulgar los cambios generados en el documento al personal involucrado, ya sea verbalmente, por correo electrónico o medios electrónicos como WhatsApp , y esta divulgación una vez aprobado por Gerencia y Revisado por Lider del Sgi , debe realizarla el Representante del Sgi , por medios electrónicos , con esta se dará por afirmada la aprobación y revisión 6.1 LOCALIZACIÓN, DISPONIBILIDAD Y COPIA CONTROLADA: La localización de los documentos está determinada en el listado maestro el cual está bajo la responsabilidad de la dirección del SGI quien tendrá los documentos originales y en editables; los responsables de cada área tienen acceso a los documentos en formato PDF únicamente. Todos los documentos que son de uso interno de la organización deben llevar en la parte inferior como pie de página la frase “Copia Controlada” y para aquellos que son de uso con otras organizaciones o cuando estos procedimientos son puestos como respaldo en los procesos licitatorios deben ser colocadas las palabras “Copia No Controlada”. 6.2 TIEMPO DE RETENCION: Una vez aprobado el documento y se ingresa en el listado maestro, se le colocara en este listado el tiempo de retención
REGISTROS
PROCESO GESTIÓN HSEQ
Código HSEQ-PR- 001 Fecha 01/07/2022 Versión 007
seguridad social, correos electrónicos, firma electrónica, visitas a páginas web,
direcciones IP, Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que
contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado.
ECOPLANTA PRI, utilizara el método de Destrucción física, El objetivo de la destrucción
física es la inutilización del soporte que almacena la información en el dispositivo para
evitar la recuperación posterior de los datos que almacena. Se utilizara la técnica:
Desintegración, pulverización, fusión e incineración : el cual es un método diseñado
para destruir por completo los medios de almacenamiento. El cual cada líder de proceso
almacenara en USB o Disco Duro la información que considere como obsoleta y que sea
confidencial y se revisara equipos por el encargado de sistema que no quede información
alguna, luego se procederá a destruir el medio de almacenamiento.
7. IDENTIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
La identificación de los documentos externos se realizará de acuerdo a su nombre y su procedencia, la cual se registrará en el listado maestro de documentos externos. El responsable de la distribución de los documentos externos son los directores de Área y los involucrados en el proceso. En el listado maestro de documentos quedan registrados los cargos que pueden tener acceso a los mismos. Se debe actualizar el listado maestro cada año con las versiones vigentes de estos documentos ya que pueden ser modificados, estas versiones vigentes deben introducirse al Sgi, por el líder del proceso, comunicadas a quienes interactúan con el documento y aplicadas lo mismo actualizar la versión vigente y el listado maestro,.
8. CONTROL DE CAMBIOS
La parte final de los documentos tendrá un cuadro donde se van a registrar el tipo de
modificación realizada a los documentos y la fecha en la que se realiza.
Niveles de Aprobación Elaborado por: Modificado y Revisado por: Aprobado por: Nombre Nombre completo de la persona que realiza el documento Nombre completo de la Persona que modifica y revisa el documento Nombre completo de la Persona que Aprueba el Documento Cargo Cargo de la persona que elabora el documento Cargo de la persona que modifica y revisa el documento Representante Legal
REGISTROS
PROCESO GESTIÓN HSEQ
Código HSEQ-PR- 001 Fecha 01/07/2022 Versión 007 Historial De Modificación Versión Fecha Descripción Cambio
001 fecha de
creación
Creación
002 Fecha de
Modificación
Descripción de los cambios y modificaciones hechas (Ej.
Modificaciones de términos por actualización legal)
9. DOCUMENTOS Y FORMATOS ASOCIADOS
- Listado maestro de documentos y formatos
- Listado Maestro de Documentos Externos 10. DESCRIPCION DE ACTIVIDAD Inicio Operación Decisión Conector Fin ACTIVIDAD QUÉ
CÓMO / DÓNDE
RESPONSABLE
QUIÉN
REGISTRO
Identificar la necesidad de creación, cambio o anulación de los documentos del Sistema de Gestión Integral. Personal ECOPLANTA PRI Realizar la solicitud de gestión de documentos y elaborar la propuesta del documento de acuerdo al procedimiento de elaboración, y control de documentos y registros, y presentarla al líder del proceso para su revisión técnica. Responsable de la solicitud e-mail o verbal Revisar el contenido del documento y considerar su adecuación a las necesidades de documentación del proceso y solicitar la revisión por la dirección del SGI para asegurar el cumplimiento de los requisitos del Sistema. Líderes de Proceso los demás Auxiliares y Supervisores Involucrados en Cada Proceso e-mail
- Identificación de la necesidad documental
2. Solicitud de
gestión de
documentos
3. Revisión
técnica del
documento.
REGISTROS
PROCESO GESTIÓN HSEQ
Código HSEQ-PR- 001 Fecha 01/07/2022 Versión 007
11. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
Cuando se identifiquen documentos relacionados con el Sistema de Gestión Integral
suministrado por entes o personas externas a la organización.
Todos los documentos en físico o magnético relacionados con el Sistema de Gestión
Integral suministrados por entes o personas externas a la Empresa se llevan al
coordinador del sistema de gestión integral para evaluar la importancia de autorizar su
ingreso o no al listado maestro.
Todos los documentos externos aprobados para ingresar al Listado Maestro de Documentos
y Formatos Externos, este listado se discrimina de la siguiente manera: En el campo
Proceso es del área que manejara su custodia, código se le coloca para este tipo de
documentos, un número o código propio del documento si tiene, de lo contrario se registra
N/A, Nombre se describe el nombre tal cual registra el documento. Periodo de retención
determina si el archivo está activo inactivo y por cuánto tiempo se va a tener almacenado.
Disposición final Como se dispondrá especificando si está en físico o en magnético.
Ubicación es el sitio o dependencia que tiene el documento. Acceso o distribución de
los documentos Identifica los cargos que tienen acceso o a quienes se les entregan los
documentos, Estado, Identifica si el documento está Vigente o Obsoleto.
Inicio Operación Decisión Conector Fin ACTIVIDAD QUÉ
CÓMO / DÓNDE
RESPONSABLE
QUIÉN
REGISTRO
Su control se realizará en el Listado maestro de documentos y formatos con la información correspondiente. Líderes de Proceso Involucrados en Cada Proceso Listado Maestro de documentos La información cada dos meses por el Representante del sistema se realizará Backup, para protección de perdida de la información. Representante del Sistema Disco Duro
10. Control de
documentos
externos
11. Backup de
la Informacion
REGISTROS
PROCESO GESTIÓN HSEQ
Código HSEQ-PR- 001 Fecha 01/07/2022 Versión 007
Si en algún momento el documento externo es obsoleto, el usuario de este documento
debe informar al área HSEQ para que sea recogido dejando evidencia de su recolección
en el listado maestro, destruyéndolo si es en físico o eliminándolo si es en medio
magnético.
5. CONTROL DE CAMBIOS
6.1 Niveles de Aprobación Elaborado por: Modificado y Revisado por: Aprobado por: Nombre Lizeth Rangel
Lizeth Rangel Jaime Moreno
Cargo Coordinadora HSEQ Director^ HSEQ^ Representante Legal
6.2 Historial De Modificación
Versión Fecha Descripción Cambio
001 03/07/2010 Creación
002 27/03/2012 Estructura de los documentos
Cambio en el enfoque del documento puesto que el anterior
documento estaba basado en la forma de elaborar los
documentos más no en cómo controlarlos, se crea el flujo
grama de descripción de Actividades identificando
responsables y registros.
Se revisa y actualiza todo el documento; se establece como
medio para solicitud de creación o ajuste de documentos, e-
mail; cambio de código y estructura de acuerdo con la guía
de elaboración de documentos.
Se revisa y actualiza el documento; se establece control
de documentos de origen externo, se incluye destrucción
segura de información confidencial.
006 14/04/2021 Se incluye la actualización de listado maestro externo y
actualización de la vigencias de documentos externos
