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Este informe explica el proceso completo de recepción, radicación y distribución de documentos en una institución, según lo estipulado por la Ley 594 de 2000. Se detalla el procedimiento de recepción de documentos, las actividades del registro y radicación, y la distribución de documentos internos y externos.
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
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Presentado por:
Helena margarita Piñeros Osorio SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENA FORMACION VIRTUAL COMPLEMENTARIA ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.
Desde la perspectiva de la ley general de archivos, se define gestión documental como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. La ley 594 de 2000, ley general de archivos, regulo la función archivística del estado; en el título V: gestión de documentos, articulo 21: “las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”. El presente informe sobre la “administración documental” tiene como finalidad exponer el paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de 5 documentos de diferente contexto.
A. D. DEPENDENCIA.
Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos ACTIVIDADES DE LA RADICACIÒN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rotulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas
En el sello debe aparecer: el número de registro la fecha el destinatario -Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envió de la correspondiente comunicación formato del registro de salida:
Este procedimiento consiste en la recepción de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el sistema de administración de correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto. Correspondencia Recibida Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del centro de sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo. Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato comunicaciones internas despachadas, relacionando en el asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisora para verificación y control del envió. Distribución de documentos /comunicaciones externas recibidas Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio de mensajería externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en la ventanilla única institucional y su distribución a las diferentes dependencias se realiza de la siguiente manera: La funcionaria de la ventanilla única, recibe, clasifica las comunicaciones externas en fuelle, o en carpetas, por dependencia. Relaciona estas comunicaciones en el formato comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su distribución. El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato para verificación y control del recibido en la ventanilla única. Distribución y envió de documentos externos Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por medio del aplicativo SGD y distribuidos a través de la ventanilla única institucional. La dependencia productora remite a la ventanilla única institucional para su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre diligenciado. Para lo cual se diligencia el formato comunicaciones enviadas al medio externo. La ventanilla única institucional verifica el cumplimiento de requisitos conforme a lo estipulado en la producción documental de la institución (código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos).
La ventanilla única institucional realiza el registro con los siguientes datos básicos: número de radicación, fecha del documento, hora, datos del destinatario (nombre, entidad, cargo, ciudad del destinatario, anexos). La ventanilla única institucional realiza las actividades de alistamiento físico, para el envió a través del servicio de mensajería externa diligencia y firma las guías para el control de entrega, y realiza la distribución utilizando los medios de mensajería. La ventanilla única institucional hace constar a la dependencia de envió de los documentos y da por concluido el trámite de entrega. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Ò VENTANILLA ÙNICA Tiene como función gestionar de manera centralizada y normalizada las Comunicaciones institucionales, recibidas y producidas por la universidad En cumplimiento de sus funciones. PROCEDIMIENT O
Recepción Distribución Trámite Radicación
Al finalizar el presente trabajo se puede concluir que la eficiencia en la gestión documental es un elemento vital dentro de las instituciones, tanto públicas como privadas, que en los últimos años se han desarrollado directrices gubernamentales desde varios ámbitos, con el fin de optimizar la labor archivística, la cual tiene como finalidad la gestión de la información documental. Por otro lado se pudo comprender que con el auge de las tecnologías de la información se han orientado los documentos hacia la utilización y conformación de bases de datos estructuradas y la mayoría de la información documental se está generando y conservando electrónicamente. Las directrices actuales apuntan a seguir la línea electrónica con la ley del cero papel.
