“COMPETENTES EN LA CORRESPONDENCIA”
La entidad estatal JLM está evaluando los conocimientos, habilidades y destrezas que tienen
los funcionarios de la Unidad de correspondencia, con el fin de prestar un servicio de calidad y
mejorar la imagen corporativa de la entidad; para ello, quiere contar con personal cualificado en
las tareas de recepción, distribución y envío de comunicaciones oficiales, y decide evaluarlos
en los procesos que realizan, con el fin de establecer hallazgos o alertas que generen riesgos
en el patrimonio documental. El talento humano a cargo de la evaluación en la unidad de
correspondencia observa lo siguiente:
• María, una de las funcionarias del área de correspondencia, atiende de manera
presencial a un mensajero de la entidad financiera BOOM que desea radicar una
documentación. María inicia el proceso de recepción con la verificación de la
documentación, para revisar competencias, fechas y demás datos. Luego, procede a
radicar el documento y registrarlo en la planilla en físico que lleva como control de las
comunicaciones que entran a la entidad. Todas las comunicaciones que provienen de la
entidad financiera BOOM son tramitadas por la Unidad administrativa de cartera, por lo
que María no duda en distribuir la comunicación allegada, mediante el sistema de gestión
documental, a la unidad de cartera para el trámite.
• En horas de la tarde, el encargado de Talento Humano le entrega a María una
comunicación para que se radique y le indica que al documento le hace falta un anexo,
es decir, el medio magnético que complementa la información física, por tanto, una vez
lo radique, debe ser devuelto al área de Talento Humano para el complemento de la
información y posterior envío. María acata la orden dada por el área de Talento Humano,
radicando el documento, pero se olvida de que al documento le hace falta el anexo y
termina dándole salida al documento y haciendo entrega a la mensajería postal para su
envió.
Evidencia: Diagrama de procesos. AA1-EV01
El funcionario de correspondencia y administrador de las comunicaciones al interior de la
entidad posee criterios y lineamientos para efectuar su rol dentro del área de trabajo a través
de procesos que controlen qué hace, cómo lo hace y en qué momento lo hace; por ello, debe
elaborar un diagrama de procesos, comúnmente llamado flujograma, acerca de las acciones
que se despliegan en las unidades de correspondencia, y que, asimismo, permita complementar
el actuar de María en el área de trabajo según el caso planteado: Competentes en la
correspondencia.
El diagrama de procesos debe reflejar:
• Actividades adecuadas para el manejo de la correspondencia. Establezca una lista de
las acciones, actividades y técnicas necesarias en la correspondencia.
• Orden de importancia del proceso. Luego de haber analizado la lista, ordene de manera
escalonada cuáles son las primeras labores, cuáles proceden y, por último, con cuáles
finalizan los procesos de correspondencia.
