¡Descarga Concepto y tipología de documentos en la disciplina de la Documentación - Prof. Beltrán y más Apuntes en PDF de Comunicación Audiovisual solo en Docsity!
Tema 1. Introducción a la Documentación y a la Documentación Informativa
- El concepto y objeto de la Documentación
- Fases del proceso documental
2.1. Funciones de entrada
2.2. Funciones de tratamiento/análisis
2.3. Funciones de salida/difusión
2.4. Funciones de mantenimiento
- Historia y evolución de la Documentación
3.1. La evolución del concepto de Documentación
- El profesional y la profesión de la Documentación
- La sociedad de la Información y del Conocimiento
5.1. La Documentación como disciplina autónoma y auxiliar
5.2. Relaciones de la Documentación con otras disciplinas científicas
- Concepto y tipología de documentos
6.1. Concepto y tipología de obras de consulta/referencia y su uso
- La Documentación informativa: concepto y características
7.1. Variantes de la Documentación Informativa
7.2. Documentación Informativa y centros especializados
1. El concepto y objeto de la Documentación
Como tantas otras disciplinas sociales que han entrado a formar parte de las disciplinas científicas y, por ende, de las enseñanzas superiores, la Documentación tiene una historia breve. Tienes sus inicios en el siglo XIX , como la práctica totalidad de las Ciencias Sociales. Y, también como las restantes disciplinas que vieron la luz en estos momentos, la Documentación se ve mediatizada por el discurso de la Filosofía positiva (August Comte), cuyas consecuencias en los ámbitos científicos y del conocimiento en general son decisivas. En palabras de Antonio García Gutiérrez:
“...la filosofía de August Comte permea el pensamiento de la Academia y la Política decimonónicas. La confianza en el hombre, en la maquinaria y en la Ciencia no había alcanzado cotas tan elevadas desde el Renacimiento y, en términos absolutos, poco comparables... La producción y difusión, en el último cuarto del XIX y sin precedentes, de periódicos, revistas y libros de Ciencias y Artes, de
divulgación, de información política y de interés general, la invención de la Fotografía, del Cinematógrafo, de la Telegrafía y de la Radiodifusión consolidan los primeros vestigios de uno de los fenómenos de mayor interés actual (...) para la investigación en Comunicación y en Documentación: la globalización”.
Las Ciencias Sociales tienen un alto grado de subjetividad , por lo que no se habían estudiado hasta el momento.
Ej. Saber sí un programa que vas a lanzar en TV va a funcionar, depende de una serie de estudios para conocer a los seres humanos que van a ver ese programa.
En las Ciencias Sociales existe la intersubjetividad.
De una forma similar a como han nacido prácticamente la totalidad de las restantes disciplinas científicas, la Documentación empezó ofreciendo una serie de soluciones concretas relativas a un ámbito reducido de la realidad que pretendía explicar, es decir, de lo que terminaría siendo su objeto de estudio como disciplina científica, en concreto, tal como afirma García Gutiérrez, “...la disciplina Documentación aparece para dar respuesta al incremento de la propia documentación mediante criterios científicos de organización y circulación”.
Se identifica a los belgas Paul Otlet y Henri La Fontaine como los impulsores definitivos de la Documentación en tanto que disciplina científica, en especial al primero.
Paul Otlet (1868-1944) comienza a trabajar en 1891 en el seno de la Societé des Etudes Sociales et Politiques de Bruselas. Desde allí comienza a llevar a cabo sus primeros trabajos documentales como el Sommaire périodique des revues de droit. A juicio de Rayward, a Otlet le movía principalmente la preocupación por la duplicación de los trabajos en el campo de la Sociología, por lo que la finalidad que guía sus primeros trabajos de recopilación bibliográfica (repertorios bibliográficos: clasificación de documentos, indización y resumen de los contenidos de cada una de ellos) era el intento de evitar la duplicidad de contenidos que se estaba produciendo en los trabajos de este campo, facilitando a toda la comunidad científica sociológica el acceso a los resultados de todos los sociólogos a nivel mundial, a través de los repertorios bibliográficos.
En la Societé... , Otlet empezó a colaborar con La Fontaine, encargado de la Sección Bibliográfica de la misma, quien, en su escrito de 1894 “Organisation internationale et collective du travail intellectuel”, hacía públicos los objetivos de sus trabajos y las iniciativas para llevarlos a la práctica. Entre sus iniciativas estaba la creación de una Federación mundial que permitiera la centralización y conservación de fondos, así como la cooperación en lo relacionado a la creación de un depósito mundial que permitiría el intercambio y la difusión mundial de las ideas recogidas en los trabajos científicos. En 1895, consiguen la fundación del Instituto/Oficina Internacional de Bibliografía Sociológica. A lo largo de su historia, el Instituto ha sufrido varios cambios de denominación, debidos a distintos cambios
2º La conservación, circulación, utilización, catalogación, descripción y análisis de estos documentos.
2. Fases del proceso/cadena documental
La propuesta inicial de trabajo documental (clasificación, indización y resumen) que iniciaron Otlet y La Fontaine se fue extendiendo a las bibliotecas y archivos y, en los últimos años, a los centros de documentación, denominación que ha terminado imponiéndose como el término genérico para los tres tipos de centros (bibliotecas, archivos y centros de documentación). Con el tiempo, como veremos más adelante, se han ido ampliando estas tareas.
En la actualidad y como siempre, los trabajos realizados en un centro de documentación relacionados directamente con los documentos se hacen con dos finalidades últimas: facilitar la recuperación y uso de los mismos por parte de los usuarios, y garantizar su conservación. Así, desde que el documento entra en el centro hasta que el usuario puede hacer uso de él, se llevan a cabo distintas tareas que persiguen la óptima organización para que el usuario pueda buscar y recuperar los documentos de una manera clara y rápida, y en óptimo grado de conservación.
Cuatro son las funciones en las que se engloban todas estas actividades:
2.1. FUNCIONES DE ENTRADA
En las funciones de entrada, las operaciones realizadas son: selección, adquisición y registro de los documentos.
La operación de selección se realiza tanto por parte de los documentalistas como por las demandas de los usuarios. De esta manera se consigue elaborar un listado de los documentos de interés, los que van a ser más utilizados, en el centro de documentación.
La selección de documentos
La selección, valoración y adquisición de los documentos se encuentran, junto con el registro*, en la primera fase del proceso documental.
Del resultado de esta primera fase dependen los fondos (colección) que un Centro de Documentación posea y, consecuentemente, la utilidad que para los usuarios tenga el mismo. Si un Centro de Documentación no tiene los documentos adecuados a las necesidades de sus usuarios, no tiene sentido su existencia. Y cuanto más adecuados a los usuarios y sus necesidades sean los documentos que posea, mayor uso y rentabilidad tendrá.
Uno de los principales problemas con los que se han enfrentado históricamente los Centros de Documentación ha sido el de la financiación.
En todas las organizaciones, exceptuando las Bibliotecas Nacionales y las bibliotecas especializadas de carácter científico e investigador, el Centro de Documentación (denominado también archivo o biblioteca, según los casos), ha sido siempre el gran olvidado. Los documentos generados por las organizaciones eran destruidos por razones de espacio, de falta de
mantenimiento o de deterioro. Con este proceder se ha perdido buena parte del patrimonio cultural humano a lo largo de la Historia, en general, y las distintas organizaciones, en particular, han desperdiciado mucho esfuerzo y conocimiento adquirido durante mucho tiempo.
Hoy en día, los avances tecnológicos están permitiendo conservar una cantidad ingente de documentos, y los problemas de espacio, mantenimiento y deterioro se han minimizado en gran medida gracias a los formatos y soportes electrónicos en los que se recogen los documentos.
No obstante, han aparecido otros nuevos problemas asociados a estos nuevos soportes que tienen que ver con la producción de documentos. Si hasta la década de los 70 del siglo XX el número de publicaciones estaba en buena medida controlado al ser en papel, durante estos 30 años hemos asistido a la mayor eclosión de publicaciones que ha conocido la Humanidad. Para muchos autores 3 son los hitos que marcan la cultura occidental: el primero, la invención de la escritura; el segundo, la invención de la imprenta y, el tercero, la impresión electrónica.
La gran cantidad de documentos que de cualquier tema podemos encontrar en la actualidad, impresos en los distintos soportes a nuestra disposición, hacen que la tarea de selección se haya vuelto aún más necesaria.
Como factores indispensables de carácter general que influyen en la selección y posterior adquisición de los documentos están:
1. Financiación del centro de documentación. Es decir, de cuánto dinero disponemos para adquirir fondos, suscribirnos a revistas, a bases de datos de interés para nuestros usuarios,... 2. Recursos humanos. Poder comprar los documentos no es suficiente, necesitamos, además, contar con el número suficiente de personas, documentalistas, que puedan trabajar en las siguientes tareas de tratamiento y difusión para poder ponerlos a disposición de los usuarios. Si el documento está metido en una caja, o se trata de una base de datos que no sabemos cómo usar, ningún usuario podrá acceder a ellos. 3. Las necesidades de los usuarios a los que va dirigido. Sería absurdo, por ejemplo, comprar una colección de películas de dibujos animados para una biblioteca de un centro de la tercera edad, o comprar una colección de grandes pensadores en un centro de educación infantil.
4. La saturación informativa. Aunque dispongamos del dinero y los recursos humanos suficientes, no por ello debemos adquirir en nuestro centro un número ilimitado de documentos, porque el usuario se perderá entre tanta información y será difícil que encuentre todo y sólo lo que va buscando.
- El registro es una tarea documental que no tiene repercusión en la recuperación, y que se encarga de dar constancia de la entrada de un documento en el Centro de Documentación. Suele ser una clave numérica que sólo tiene relevancia para la
científicos, usuarios del centro de documentación de su lugar de trabajo rara vez necesitarán consultar allí estas obras; quizá las lean por curiosidad, pero lo harán en sus ratos de ocio fuera de su ámbito de trabajo.
- Valor temporal.
El principio referido al valor temporal, está relacionado fundamentalmente con la posible reutilización futura de los documentos. Es uno de los factores importantes en la selección de los documentos, la posibilidad de revalorización (por uso, por tratarse de un documento histórico,…) futura del documento a la hora de invertir en él en nuestro centro de documentación.
Una vez seleccionados los documentos relevantes para el centro se procede a su compra o inclusión, en el caso de que se ofrezcan gratuitos a través de Internet. Por último, se procede al registro de entrada de los documentos en el centro.
2.2. FUNCIONES DE TRATAMIENTO
El Análisis documental en sus dos vertientes, formal y de contenido, con todas sus tareas, es el que engloba todas las funciones de tratamiento de los documentos, es decir, qué se hace con cada uno de los documentos desde que entran al centro de documentación hasta que se ponen a disposición de los usuarios.
En el Análisis formal de los documentos se atiende a los aspectos formales que sirven para describir cada documento, mientras que en el Análisis de contenido se examina el contenido cognoscitivo de los documentos. Siguiendo a Pinto Molina, el Análisis documental “está constituido por un conjunto de operaciones (unas de orden intelectual y otras mecánicas y repetitivas) que afectan al contenido y a la forma de los documentos originales, reelaborándolos y transformándolos en otros de carácter instrumental o secundario, que faciliten al usuario la identificación precisa, la recuperación y la difusión de aquéllos”.
Conviene, no obstante, matizar muchos aspectos de la definición de Pinto que nos podrían llevar a equívocos o a conclusiones erróneas. El análisis consiste en un conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas y repetitivas que afectan a la forma y al contenido de los documentos originales, no puede interpretarse de manera literal ya que las operaciones que se realizan desde el análisis no alteran el documento original en ninguna medida, de hecho, uno de los principios fundamentales del análisis es el respeto por el documento original hasta extremos tales como respetar las erratas que puedan estar contenidas en él (por ejemplo en el título). El analista/documentalista debe respetar el original hasta el extremo de no cambiar ninguna información que en él se contenga, ni siquiera en el caso de que se haya producido una errata de imprenta. Cualquier cambio introducido por el analista debe ir debidamente señalado con algún signo de puntuación, normalmente se emplean [ ], y dentro de introduce la información corregida o que no aparece en el original por olvido.
Cuando Pinto afirma que en el análisis se reelaboran y transforman los documentos originales en otros de carácter instrumental o secundario, para facilitar la búsqueda, recuperación y difusión de los mismos, tampoco debemos entender que se produce un cambio en el original, sino que, a partir de los datos que se extraen del documento, se elaboran otros documentos secundarios (bibliografías, catálogos de bibliotecas, boletines de novedades,…) a través de los cuales podemos obtener información condensada de cada documento (de muchos documentos que traten, por ejemplo, de un mismo tema) sin tener que revisar los documentos originales y como paso previo a los documentos completos originales que nos interese consultar.
Si pensamos en el caso de un catálogo de biblioteca, nosotros buscamos en él, por ejemplo, todos los documentos que en sus fondos haya de un autor, de un tema; de la información que obtenemos seleccionamos cuáles son los documentos que realmente nos interesa, a priori, consultar a texto completo y los solicitamos o los cogemos nosotros mismos. De esta manera usamos el catálogo como intermediario, como medio, para llegar a los documentos originales, y nos servimos de él como fuente/documento secundario que nos ofrece toda la información necesaria en un primer momento para saber con qué documentos que nos puedan interesar se encuentran en el fondo del centro (biblioteca, archivo, centro de documentación), del que el catálogo es el documento secundario que nos sirve de primer acceso. En el catálogo se encuentran reflejados los datos mínimos e imprescindibles para localizar todos los documentos del centro, nos ofrece (como un catálogo comercial) una primera información que nos orienta sobre lo que podemos encontrar en el centro en función de nuestra necesidad informativa concreta.
El Análisis documental, por tanto, lo constituyen el conjunto de operaciones, tanto mecánicas y repetitivas (las que lleva a cabo el análisis formal) como intelectuales (análisis de contenido), que tiene como finalidad facilitar al usuario la búsqueda y recuperación de los documentos que satisfacen su necesidad informativa.
La descripción física: análisis formal
La descripción física del documento incluye la descripción bibliográfica (todos los datos relativos a la información que recopilamos cuando realizamos una bibliografía, por ejemplo) y la catalográfica. En ella se atiende, como su propio nombre indica, al documento en su parte física/ formal (tamaño, soporte, etc.) y a los datos bibliográficos identificativos del mismo (autor, título, año, etc.). El análisis formal es llevado a cabo para elaborar los documentos secundarios denominados catálogos, que sirven al usuario para, como dijimos en el ejemplo anterior, saber qué hay en un determinado centro.
Aunque hasta hace muy poco los datos resultantes del análisis formal de los documentos se recogían en una ficha de cartulina física, con unas medidas fijas aceptadas internacionalmente (12.5 x 7.5 cm), actualmente estos datos se incluyen en una herramienta (en la mayor parte de los casos se trata de una herramienta informática para elaborar bases de datos documentales)
ISBD ( International Standard Bibliographic Description ). En ellas se recogen 7 áreas de descripción por cada documento:
- Título y mención de responsabilidad. En este apartado se recopilarán el título principal y los títulos paralelos (subtítulos, y otras aclaraciones del título, títulos en otros idiomas,…); y de la primera mención de responsabilidad (autor/res).
- Edición. Se consignará el número de edición, salvo en el caso de primeras ediciones. También si se trata de reimpresiones.
- Publicación, distribución, etc. Editor, lugar y año.
- Descripción física completa del documento (si libro, tamaño, tipo de edición, o cualquier otro soporte si es el caso).
- Serie. Si se trata de una serie especial.
- Notas. Cualquier otra información que el analista considere importante sobre el documento y que, cree, puede servirle al usuario.
- ISBN y modalidades de adquisición. Número normalizado del documento (ISBN si se trata de un libro, ISSN para revistas, por ejemplo) y si se trata de un documento adquirido, cedido, donado, o cualquier otra fórmula.
Estos son, para cualquier tipo de documento, los datos informativos que hay que recopilar, pero existen normas concretas, dentro de las propias ISBD, que se ocupan de la descripción de documentos no librarios como los audiovisuales, mapas, por ejemplo. En los temas finales nos ocuparemos de ellas en función de los tipos de documentos que os interesan en vuestra especialidad. Cada una de esas áreas y datos dentro de áreas, se separan por signos de puntuación. Aquí no vamos a entrar en esos detalles ya que vuestra especialidad no es la documentación. El resultado de cada uno de ellos es: el asiento, ficha, bibliográfico, en el del Análisis formal; y la clasificación (aunque aparece en la ficha del documento es fruto del análisis de contenido), indización (palabras clave) y resumen, en el del Análisis de contenido.
D. Registro de fichas.
Cada una de las fichas secundarias que posee un documento (actualmente son los enlaces desde el título, el autor, o la materia por ejemplo, los que conducen a las fichas secundarias que tiene cada documento).
E. Número de registro.
Es una clave numérica precedida por la letra R, que indica el número del orden que el documento tiene en el registro de entrada al centro. Tampoco se visualiza en la aplicación informática, pero sí que viene escrito a mano y a lápiz en el documento.
El análisis de contenido
El análisis de contenido pertenece a lo que Pinto Molina llamaba trabajo intelectual y se ocupa de extraer los conceptos e ideas más importantes de cada documento, y de concretarlos lingüísticamente a través de términos/ palabras. Los frutos del análisis de contenido son fundamentalmente 2:
- Las palabras clave (descriptores) son entre 5 y 7 términos que reflejen el mapa conceptual del documento de la forma más precisa y escueta. Esos términos tienen que ayudar al usuario a identificar los temas más importantes que se tratan en el documento. Se podrían identificar como los temas específicos (dentro de la temática general a al que pertenece el documento) que se desarrollan en él.
Todas las palabras clave de los documentos de un centro formarán lo que se conoce como índice. En la elaboración del índice se normalizará el lenguaje usado; se eliminarán palabras repetidas, se elegirá un término entre varias formas posibles cuando sea el caso (masculino/femenino, singular/plural, por ejemplo), y se usarán términos preferidos frente a otros sinónimos o cuasi-sinónimos que serán remitidos al término preferente, el elegido.
Normalmente, el término preferente suele ser el que mejor define (por amplitud, profundidad o por uso en la temática de que se trate) el concepto al que se refiera; por ejemplo, en ámbitos temáticos relacionados con la educación, el término formación (superior, especializada, básica,…) será casi siempre remitido a otro más amplio que es el de estudios (superiores, básicos, especializados,…).
- En el resumen se debe tratar de condensar las principales ideas y aportaciones del documento en una extensión de no más de 250 palabras. Para eso es importante usar un lenguaje claro y directo, y evitar cualquier circunloquio o expresión introductoria que nos haga malgastar palabras.
Todos los resultados de cada una de las operaciones de los dos tipos de Análisis se unifican en una base de datos y son visualizados por el usuario cuando hace sus consultas.
2.3. FUNCIONES DE SALIDA/DIFUSIÓN
Además de la base de datos diseñada en el centro (catálogo, por ejemplo), que se consulta en los OPACs, y que constituye la principal fuente de difusión de los documentos de un centro, se realizan otro tipo de tareas para ayudar a los usuarios a que conozcan mejor el fondo documental, como son la elaboración de boletines de sumarios, boletines de novedades, por ejemplo, que contribuyen al conocimiento de los fondos por parte del usuario.
2.4. FUNCIONES DE MANTENIMIENTO
Para que un centro de documentación funcione correctamente, deben realizarse una serie de tareas de mantenimiento. Entre ellas están las administrativas, de gestión y planificación, que son comunes a cualquier
gestión, tratamiento, difusión y conservación de los documentos, aun manteniéndose como los fines últimos de la Documentación han visto transformarse su día a día hasta convertir a los documentalistas, en muchos casos, en tecnólogos de la información.
Dos hechos han contribuido a que en la actualidad el documentalista, tanto en su vertiente investigadora como en la profesional, se haya convertido en un tecnólogo de la información: a) la primera es la aparición de nuevas herramientas tecnológicas ( hardware y software ) que han permitido gestionar e integrar todo tipo de documentos (escritos, sonoros, visuales, audiovisuales y multimedia) en un mismo sistema gestor automatizado; y b) la segunda está relacionada con la cantidad ingente de publicaciones científicas y no científicas que ha posibilitado la edición electrónica, tanto en su vertiente física (en CD o DVD, por ejemplo) como en la virtual (Internet). Según el filósofo finés Ilkka Niiniluoto, estudios de finales del siglo XX demuestran que el 90% de los científicos que han existido a lo largo de la Historia de la Humanidad han vivido desde 1970 hasta principios del siglo XXI y, como consecuencia, el 90% de las publicaciones científicas que la Humanidad ha producido lo ha hecho también en esos años.
Si se reflexiona con detenimiento el dato se puede apreciar fácilmente la abrumadora realidad; hasta los años 70 del siglo XX el ser humano, el documentalista es concreto, sólo tenía que gestionar un 10% de los documentos que se manejan hoy en día, y los conocimientos científicos atesorados por la Humanidad en toda su historia eran, también, sólo el 10% de los actuales. La cantidad de documentos a gestionar y organizar es, actualmente, casi inabarcable (sobre todo si pensamos en la cantidad de documentos nuevos que cada día aparecen en Internet) y su crecimiento es, además, exponencial.
Todos estos hechos configuran las nuevas tareas que el documentalista debe llevar a cabo para conseguir cumplir los fines de su disciplina: gestión, tratamiento, difusión y conservación de los documentos. De esta manera, el documentalista ya no se limita a ayudar al lector/usuario a moverse entre los documentos, sino que debe analizar la calidad de los mismos, para seleccionar los que resulten útiles y organizarlos de forma que el usuario pueda tener un acceso fácil a todos los documentos que necesite en cada momento, y no se pierda en un océano de documentos. Por otra parte, el documentalista tiene como tarea primordial la de establecer estándares que permitan la identificación, organización e intercambio ordenado de documentos en el ciberespacio, lo que conduce a la destrucción del mito del documentalista (bibliotecario o archivero) como un profesional aislado e individualista ya que la consecución de estos objetivos (el intercambio a escala mundial de documentos en condiciones óptimas) conlleva que los estándares surjan del más amplio acuerdo posible, con el fin de que tengan una implantación mundial.
5. La Sociedad de la Información y del Conocimiento
Dentro del marco descrito anteriormente, la Documentación tiene un papel clave en el mundo actual, en la denominada Sociedad de la Información y
del Conocimiento, como gestora y organizadora del saber y del conocimiento que reside en las nuevas formas de documentos y que se intercambia a través de los nuevos canales de comunicación.
5.1. LA DOCUMENTACIÓN COMO DISCIPLINA AUTÓNOMA Y AUXILIAR
La Documentación se consolida, por su historia, como una disciplina con un doble nivel:
- Por un lado está su dimensión auxiliar de las restantes disciplinas. Cómo organice el conocimiento y qué tratamiento dé la Documentación a los documentos de las distintas ramas del saber, determinará lo que los usuarios que se acerquen a ellas podrán constatar como el universo de discurso posible dentro de cada una de ellas.
Así, los documentos que no hayan sido registrados, primero, y tratados y organizados, después, no pasarán a formar parte del acervo de la rama del saber a la que pertenezcan y, consecuentemente, los conocimientos que en ellos residan, tampoco.
- Y, por otro, su vertiente autónoma, en cuanto que se ocupa de estudiar y explicar cómo se producen de hecho: la fijación, transmisión y conservación de los conocimientos de cada disciplina o ámbito intelectual humano, a través de los distintos tipos de documentos que cada una genera con tal fin. En palabras de J. López Yepes en su artículo “¿Qué es Documentación?”, “la Documentación busca las causas últimas de la comunicación de la ciencia en todos los procesos que posibiliten la transmisión última de los conocimiento científicos con el fin de convertirse en nuevos conocimientos”20. Pero tenemos que añadir a esta descripción de los fines que persigue la Documentación que no sólo abarcan los correspondientes a la comunicación de los conocimientos científicos, sino que se extiende sobre cualquier área de especialización, sea o no científica, pudiendo tratarse de transmisión de saber (conocimiento) social, profesional, artístico, o cualquier otra manifestación que, como afirmamos anteriormente, constituya fuente de saber y cultura humanas.
5.2. RELACIONES DE LA DOCUMENTACIÓN CON OTRAS DISCIPLINAS CIENTÍFICAS
Cuatro son los factores que determinan el carácter de ciencia social de la Documentación y modulan sus relaciones con otras disciplinas científicas:
- El factor humano supone, en primer lugar, las vertientes psicológica y sociológica, y las relaciones con sus correspondientes disciplinas, de todos los actores de la actividad documental: productores de documentación, documentalistas y usuarios.
Los estudios de cada uno de estos colectivos en cuanto individuos con unos perfiles sociológicos (psicología social) concretos es uno de los factores más importantes para el progreso de la Documentación,
permitido alcanzar conclusiones cada vez más amplias y generalizadoras. No obstante, en el trabajo documental la tecnología no pasa de ser una herramienta, imprescindible, eso sí, pero una herramienta que ha facilitado los trabajos e Investigación es documentales y, en especial, poder hacerlos a una escala mayor que permite la obtención de resultados que puedan ser, en muchos casos, generalizables.
- El último factor es el económico-político. La documentación, la información que en ella reside en última instancia, es un bien económico imprescindible para el progreso y el desarrollo. Como un bien económico más, y uno de los más importantes por su peso en el desarrollo y el progreso, ha provocado su encarecimiento. Así por ejemplo, existen actualmente muchas empresas privadas de carácter documental que venden distintos productos fruto del tratamiento (en la mayor parte de los casos son estudios bibliométricos23) de grandes bases de datos documentales que elaboran y/o compran. Este factor ha hecho que, para muchos profesionales de la documentación, los conocimientos de las Ciencias Económicas y Empresariales sean cada vez más necesarios. 6. Concepto y tipología de documentos
Además del propio concepto de Documentación, el otro concepto fundamental sobre el que la disciplina gira es el de documento, objeto de estudio de la Documentación.
Según el diccionario Robert, documento es “todo escrito que sirve como prueba o información”.
Según la Union Française d’Organismes de Documentation , “todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba”.
Según la Norma UNE 50-113-92/1, “información registrada que puede considerarse como unidad en un proceso de documentación” (entendiendo por Documentación “Recogida tratamiento de información registrada, de forma continua y sistemática y que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión”).
De forma general, los documentos recogen el conocimiento humano que se ha registrado en un soporte físico (que puede ser virtual puesto que los ordenadores en los que se encuentran los documentos que se encuentran en Internet, el soporte físico, lo son). Este patrimonio documental es al que los documentalistas dan un tratamiento con el fin de conservarlo y difundirlo.
Los documentos tienen, desde el prisma documental, dos tipos de características, y desde cada uno de ellos son tratados los documentos:
- Características físicas. Éstas se refieren a los elementos materiales de los documentos naturaleza (textual, gráfica, sonora, audiovisual,
etc.) y soporte (papel, plástico, magnético, óptico,...), cuyo conocimiento es imprescindible para la conservación.
- Características intelectuales. Éstas están relacionadas con los elementos lingüísticos (semánticos) y cognoscitivos (conocimientos) del documento, desde los datos identificativos (autor, editorial, año, lugar de publicación,...) hasta los relativos al contenido de documento (ideas que recoge el texto, originalidad de las mismas, palabras clave o descriptores,...)
Aunque existen muchas clasificaciones de los documentos, la más aceptada es la que los divide en cuatro grupos:
- Obras/fuentes de referencia o de consulta. Son los documentos que suministran un conocimiento introductorio sobre un determinado tema. Nos sirven para resolver dudas concretas y muy limitadas, o para adquirir unas nociones mínimas que nos ayuden a seguir indagando sobre un tema. Este tipo de documentos son, por ejemplo, diccionarios y enciclopedias. En todo centro de documentación tienen siempre un espacio reservado.
- Documentos/fuentes primarios/as. Son aquellos que contienen conocimiento nuevo y original. Libros, revistas, periódicos, películas, páginas web,..., son ejemplos de documentos primarios. Son aquellos que usamos para conocer en profundidad todo lo relacionado con un tema.
- Documentos/fuentes secundarios/as. Son documentos elaborados siguiendo distintas normas documentales, cuyo contenido lo constituyen las referencias a documentos primarios (bibliografías, bases de datos, índices,...). Este tipo de documentos son usados para tener noticia de los trabajos que existen relacionados con un tema, un autor, novedades en un ámbito…
- Documentos/fuentes secundarios/as refundidos o terciarios/ as. Son documentos que resultan de la fusión de varias fuentes secundarias, normalmente de la misma temática, y que, en ocasiones, ofrecen otro tipo de recursos, además de los documentos secundarios. Un buen ejemplo lo constituyen los sitios web, directorios, que contienen una recopilación de recursos sobre un tema. Igual que los secundarios este tipo de documentos son usados para tener noticia de los trabajos que existen relacionados con un tema, un autor, novedades en un ámbito…
6.1. CONCEPTO Y TIPOLOGÍA DE OBRAS DE CONSULTA/ REFERENCIA Y SU USO
Las obras de referencia son, como se señaló anteriormente, documentos en los que el usuario busca la información mínima para iniciarse en un tema que desconoce.
En este tipo de fuentes, la información suele aparecer en forma de tablas en las que los datos deberían ser localizados con precisión y rapidez. Es importante que los indicadores estén bien definidos y debe quedar claramente expuesto si los resultados son directos o inferenciales.
En el caso de España, la principal fuente estadística es el INE (Instituto Nacional de Estadística).
- Fuentes cronológicas. Nos ofrecen datos sobre hechos históricos. Se trata de historias, o recursos con datos históricos.
Un ejemplo lo encontramos en el sitio http:// www.culturageneral.net/ En el que podemos encontrar datos históricos fechados de distintos ámbitos (historia, literatura,…).
- Publicaciones oficiales. Son los boletines oficiales y publicaciones de organismos oficiales de las administraciones públicas.
Ejemplos son el B.O.E. (Boletín Oficial del Estado) y los de todas las comunidades autónomas.
- Directorios y Guías de Instituciones. Nos ofrecen datos de contacto (cargos y personas que los ocupan, números de teléfonos, direcciones postales y de correo electrónico,...) tanto de organismos públicos como privados.
Por ejemplo, el directorio del Ministerio de Economía y Hacienda.
- Anuarios, Memorias e Informes. En el caso de los anuarios, son recopilaciones de las noticias más destacadas que se han producido (publicado) en una institución (pública o privada) a lo largo de un año. Las memorias recogen las actividades, en un periodo concreto (mensual, trimestral, semestral, anual o plurianual), llevadas a cabo por una institución. Y, por último, los informes (informes técnicos) son recopilaciones de datos de carácter científico, o convenientemente documentado, sobre un hecho o suceso concreto.
Ejemplos: El País, El Mundo, Ministerio de Economía y Hacienda CSIC (Consejo Superior de Investigaciones Científicas) – Informes técnicos hecho por el caso Prestige.
- Fuentes geográficas. Son documentos en los que se pueden encontrar, fundamentalmente, datos sobre localizaciones geográficas.
Ejemplos: Atlas, Michelín, Campsa, Google…
- Fuentes biográficas. Cualquier obra de referencia nos puede ofrecer información de carácter biográfico. En Internet existen fuentes específicas dedicadas a las biografías de personajes importantes.
Un ejemplo, http://www.biografiasyvidas.com/
7. La Documentación Informativa: Concepto y Características
La Documentación, en tanto que disciplina auxiliar del conjunto de los saberes (culturales y científicos), tiene distintas ramas que se especializan en los distintos tipos de documentación que se usa y se genera en cada una de las áreas que conforman el saber humano. Así, existen especialidades de la Documentación que se centran en Documentación para Ciencias Sociales, Ciencias Humanas, Artes, Tecnología, Ciencias de la Salud,... Y los documentalistas que trabajan en los centros acaban especializándose en el tipo de documentación con la que se trabaja en su centro, ya que no sólo cambia la temática sino también el tipo de documento en función del tema o los temas principales del centro, esto es, la forma en la que se expresan y concretan sus obras los seres humanos. Pensemos, por ejemplo, en los documentos que podemos encontrar en una biblioteca universitaria de una Facultad de Derecho y los que nos encontramos en una de Comunicación. Aunque existen documentos compartidos, aquellos que tienen que ver con las leyes que rigen las actividades de la Comunicación social, la mayor parte de los documentos serán distintos. Mientras en la biblioteca de Derecho habrá fundamentalmente textos legales y bases de datos de leyes, jurisprudencia, etc., en la de Comunicación habrá muchos documentos de audio, audiovisuales, gráficos, etc., que ni en su contenido ni en su tratamiento documental pueden ser equiparables con los legales.
La Documentación Informativa es, pues, la rama de la Documentación que está especializada en la documentación que se usa y se genera en los medios de comunicación social.
Siguiendo a Codina, podemos definir la Documentación Informativa como: “Conjunto de ciencias y técnicas documentales al servicio de: a) la producción de informaciones de actualidad, b) el incremento de su calidad, c) su almacenamiento y conservación y d) su difusión y reutilización”.
Tal como se puede inferir de la definición, la tarea primera y fundamental de la Documentación Informativa es la de servir a los profesionales de la comunicación para producir informaciones de actualidad. Y los dos principales pilares en los que se apoya la información de actualidad son la verdad informativa, conocimiento exacto y lo más completo de la realidad o hecho del que se pretende informar, y la claridad expositiva imprescindible para que el público la entienda. Para que se cumplan estos dos requisitos imprescindibles debemos documentarnos, primero para asegurar la veracidad de nuestros datos y, segundo, para asegurar que la información elaborada tiene todas las explicaciones contextuales pertinentes que permitirán a los destinatarios comprender el mensaje.
A juicio de Galdón (p.24), el esquema básico del circuito informativo (sujeto emisor, sujeto receptor y medio) es aplicable, también, al proceso documental informativo, siendo en este caso:
