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Documentación

Paloma Marinero Quintana.

3º publicidad y RR.PP.

Grupo: 2.

Curso: 07-

TEMA 1.- DOCUMENTACIÓN GENERAL

a) La documentación.- Concepto e historia

¿Qué es la documentación?

Concepto: práctica que consiste en recopilar toda la información sobre un tema. Iniciar un trabajo buscando lo que han dicho otros. El objetivo es agotar las fuentes (como en las tesis).

Orígenes: Esto se ha hecho siempre. Es una herencia de:

-la archivística -la museología estas ciencias no existieron hasta finales del S.XIX -la biblioteconomía pero lo que organizan existe desde que existe la escritura; esto surge por la necesidad de conservar el conocimiento, las actividades del ser humano; están separados por soportes.

Los archivos y la archivística: surge para conservar datos, asique surge para conservar, por ejemplo, pictogramas; la escritura nació para “anotar” pertenencias…su fin es contable.

Los archivos existen desde la invención de la escritura, que 1º sólo conocían los sacerdotes; su primer objetivo es conservar, lo que sirve para enseñar.

Los sacerdotes registraban datos económicos, leyes… después ya se empezaron a escribir “historias”.

Estos archivos marcan el inicio del periodo pre-archivístico.

Ya existían archivos en Mesopotamia, Egipto, Grecia y Roma; se empezó con la escritura cuneiforme; se escribía en barro, cera…

A la persona que destruía archivos se la castigaba duramente.

En la edad de bronce tardío (1300 a. C.) ya se conservaban archivos administrativos, diplomáticos y legislativos relacionados con la monarquía, se conocen los de Ugarit (Mesopotamia).

En Grecia y Roma había Archeion y Tabularium respectivamente; sólo se conocen por referencias bibliográficas.

La escritura perdió valor legal en la Edad Media porque la gente se trasladaba a los núcleos rurales y no les importaba saber leer y escribir; además, se empezó a dar valor a lo oral en lugar de a lo escrito, como las cortes eran itinerantes, en sus traslados se perdían documentos.

En el S.XII se crean los primeros Archivos de Estado, que son parte de nuestra herencia de los Reyes Católicos; todos los papeles legales que había por España se llevaron a la Chancillería de Valladolid, después Carlos V los llevó al Archivo de Simancas. Después se creó el Archivo General de Indias (Sevilla) donde está todo lo relacionado con las colonias (S.XVII); algunos, son, por ejemplo, planos de colonias (Ej: Buenos Aires).

En el S.XIX surge un interés de los historiadores por los Archivos para la historia, nace así una nueva ciencia, la historiografía.

En el Renacimiento, como aumenta el nivel cultural, nacen los mecenazgos, los reyes y ricos pagaban para que les hicieran cuadros, los ponían en los gabinetes y en los pasillos/galerías.

En el S.XVIII aparecen los museos institucionales, porque los monarcas quieren que lo vea más gente, casi todos provienen de colecciones reales; uno de ellos es la Galería de los Uffizi (1743)(Florencia), se llama así porque el edificio iban a ser unas oficinas; aquí está la colección de los Médici, hay obras de Boticeli, Leonardo, Rafael…; otro de ellos es el museo británico (1753) murió el dueño y sus herederos vendieron las obras al estado; ahora es el tercer museo más importante de arte egipcio.

Louvre (1793), sólo se abría dos veces por semana y siempre había que pedirlo antes por escrito.

Los museos se abrieron al público general en los S. XIX y XX gracias al Príncipe Alberto y a la Reina Victoria.

Rijksmuseum en Amsterdam (1808) quiere dar una visión general de la cultura holandesa.

El museo del Prado (1815) primero tuvo otro nombre y tenía una colección de la Reina Isabel de Braganza, mujer de Fernando VII.

El Nattional Galery (1838). Los museos británicos son los únicos gratuitos; allí está la Venus del Espejo, Los girasoles de Van Gogh… todo eran donaciones de nobles.

La museología es la ciencia que se encarga de la correcta gestión de los museos; sus objetivos son reunir, conservar, analizar y estudiar las obras de arte; para conservar a veces hay que restaurar.

Las bibliotecas y la biblioteconomía: (Todo está en los libros)

La historia de las bibliotecas tiene mucho que ver con la historia de los libros.

Biblioteconomía: ciencia que busca organizar el conocimiento. La historia de la biblioteconomía está relacionada con la historia del libro, de las bibliotecas y de la lectura.

Hay 2 etapas, la primera es la pre-científica; es anterior al S.XIX, cuando unos teóricos unificaron el trabajo dentro de las bibliotecas creando la biblioteconomía, que es el punto de inflexión con la segunda etapa.

La 1ª biblioteca es la de Ebla.

Las bibliotecas son tesoros, los eruditos conservaban los libros.

Las primeras bibliotecas tardaron bastante en aparecer, el conocimiento se contaba sobre todo por tradición oral: las obras de pensamiento, la literatura, los conocimientos científicos y técnicos, normas jurídicas y religiosas se empiezan a escribir en verso para recordarlas mejor.

La palabra biblioteca proviene de “escuela”, porque allí era donde se enseñaba a escribir; también se llamaba “casa de las tabletas” (porque se escribía en tablas); viene de la palabra E-DU-BA (Egipto)

La biblioteca de Ebla (Mesopotamia) desapareció hace 22 siglos pero sus libros no, porque son de barro; se descubrió en 1975; se formaban libros juntando trozos de barro, uniéndolos con cuerdas o anillas; en los lomos se escribía el contenido, asique una de las primeras funciones bibliotecarias es la clasificación por contenido.

La biblioteca de Assurbanipal (rey de Asiria en el S.VII a.C.) reunió la biblioteca más importante del antiguo Oriente Próximo; Assurbanipal ya reunió escribas en el escriptorium para copiar textos que aparecían; tenía toda una colección de textos de magia; el poema de Gilgamesh encontrado en Ninive, donde estaba el palacio del rey, narra la historia del diluvio universal; esta biblioteca aporta la creación de un escritorio para aumentar las bibliotecas; se idearon muchas de las funciones de los archivos y de las bibliotecas, como la clasificación, las inscripciones, los catálogos (lo formaban las obras que había en cada habitación)…existía el colofón, que reunía las características más importantes del libro y donde encontrarlo.

En Egipto había archivos “casa de los libros” y bibliotecas “casa de la vida”; todas se han destruido; los escribas tenían sus propias bibliotecas; un libro muy famoso es el del escriba Hu-Nefer F 0 E 0El Libro de los Muertos.

Las primeras bibliotecas griegas datan el S.V a.C., se generaliza la lectura individual, aparecen los primeros talleres, hay rollos para libros y tabletas para notas. Había bibliotecas privadas de sabios, filósofos y escuelas como la escuela de retórica de Isócrates, la academia de Platón, la escuela de peripatos de Aristóteles o la de medicina de Hipócrates; por supuesto, todas estas escuelas tenían su biblioteca.

Surge la biblioteca de Alejandría; en el museo de Alejandría se juntaban los sabios pero tenían que tener una biblioteca en la que se intentó acumular todo el saber que había en Grecia(no se sabe qué pasó con ella); estaba ordenada por autores, alfabéticamente. Alejandría en el S.IV a.C. ya tenía un millón de habitantes (Ebla sólo tenía 250000), era capital del reino y tenía el puerto más importante, con su famoso faro, todo esto convirtió a la ciudad en cabeza del mundo griego.

La biblioteca de Pérgamo, punto de referencia de la cultura griega, estaba muy lejos de Lejandría; en Pérgamo el papiro era muy caro por la distancia, asique inventaron el pergamino y la vitela; había un museo y una biblioteca.

Las bibliotecas romanas: las primeras eran privadas, estaban en las casas de los generales que las habían obtenido saqueando ciudades; la mayoría de estos libros estaban escritos en griego.

La mayor parte de las bibliotecas públicas estaban cerca de templos… porque era donde estaba el saber; no había salas de lectura sino paseos por donde leer al aire libre, junto a la columna de Trajano

Library science: la ciencia de los libros en EE.UU.

Information science: la documentación en Gran Bretaña (ciencias de la información) de ahí que se estudie documentación en una carrera como la nuestra, calificada como: ciencias de la información.

¿Qué es la documentación?

Existe desde que existe la inquietud del ser humano por conservar el conocimiento.

Quiere recuperar el conocimiento para ponerlo en manos de quien lo necesita. Existe porque se quieren poner los documentos en manos de alguien (usuarios).

La DOCUMENTACIÓN como ARTE:

Bradford: “es el arte de reunir, clasificar y hacer fácilmente accesibles los documentos de todas las formas de actividad intelectual”.

LA documentación aglutina y mejora las técnicas de ciencias anteriores dedicadas al conocimiento. El mayor aporte es el análisis documental.

La DOCUMENTACIÓN como CIENCIA:

López Yepes: “es una ciencia informativa de carácter social con una función mediadora entre el creador de la información y el receptor de la misma”; es decir, pone en contacto cada documento con sus usuarios potenciales.

Es el punto de partida de cualquier investigación; asique es la ciencia que informa a otras ciencias.

López Yepes dice que es la rama del saber que es integradora, general e instrumental (está al servicio de todo), informativa, especializada y científica; esta última característica hace que esté al servicio de la ciencia, y también que se haya convertido en una ciencia.

Por ejemplo: El centro de documentación se especializa y la biblioteca no, esa es su diferencia.

Para la documentación es imprescindible la aplicación profesional y la especialización.

Los OBJETIVOS de la DOCUMENTACIÓN son: economía, rapidez, precisión, pertinencia (nuestra oferta se adapta a la búsqueda) y exhaustividad, con la mayor información posible.

Breve HISTORIA de la DOCUMENTACIÓN: Tiene 3 etapas:

-Etapa pre-documental: Nace de la biblioteconomía, la archivística y la museología. Heredera de su historia y sus procesos. El aumento de la producción científica obliga a realizar cambios. Hasta el nacimiento de la documentación sólo se ocupaban de conservar los documentos, no de difundirlos.

-Etapa DOCUMENTAL: Se inventa a finales del S.XIX (la documentación). Paul Otlet publica un libro en 1934 y por eso a veces se cita ese año como el del nacimiento de la documentación. Paul Otlet llevaba trabajando con Henry La Fontaine desde finales del S.XIX, tenían un carácter internacionalista; son los auténticos padres de la documentación.

LA FIGURA DE PAUL OTLET Y EL NACIMIENTO DE UNA NUEVA CIENCIA: Este belga nació en 1868, se conservan todos sus diarios; dedicó toda su vida a organizar el conocimiento, llegó a implicar a las Naciones Unidas y a los gobiernos de los países en su labor; en 1881 conoce a otro abogado, Henry La Fontaine (Premio Nobel de la Paz en 1913), estaba encargado de las bibliografías de la escuela de jurisprudencia. En 1895 crearon la OIB: Oficina Internacional de Bibliografía, en ese año hubo la 1ª conferencia internacional de bibliografía de ahí nace el IIB: Instituto Internacional de Bibliografía.

“El RBU (repertorio Bibliográfico Universal) comprenderá el inventario clasificado por materias y autores de los libros y publicaciones aparecidas en todos los países, en todas las épocas y sobre todos los temas” (Paul Otlet) Este hombre inventó el sistema de fichas para la comodidad de los profesionales de las bibliotecas. Las fichas contenían: autor, título, nº de páginas, editor, precio, formato y reseña bibliográfica.

Otra gran aportación de este hombre es que uso la CD (clasificación decimal), la inventó Melville Dewey, es uno de los padres de la biblioteconomía y llegó a ser Director de la Biblioteca del Congreso de EE.UU.; cuando estudiaba magisterio hizo un trabajo de curso para organizar una biblioteca, era ordenar los libros por temática y asignar a cada temática un número; después Paul Otlet mejoró el sistema.

En 1921 Paul Otlet y La Fontaine consiguieron que el gobierno francés les financiase el Palacio Mundial, donde había biblioteca, escuela… se construyó para una exposición universal. Luego le quitaron los fondos y le dejaron otro edificio, Le Corbussier le ayudó a construir una “ciudad”, pero nunca se hizo. En 1934 el Mundaneum se tuvo que trasladar a su casa; allí publicó el Trámite de documentación, es el año en el que nace la documentación como ciencia.

Otlet imaginó un sistema multimedia de recuperación del conocimiento; fue el precursor de la wikipedia.

Otras aportaciones de Paul Otlet: cambió la definición de documento y creó la figura del documentalista, que atendía a los usuarios.

-Etapa Información-Documentación: A partir de la IIGM nace el análisis documental. En los años 60 hay una explosión de la información. En los años 70 la documentación llega a las universidades.

b) El documento y el documentalista:

¿Qué es un documento? Antes sólo se consideraban documentos los textos escritos.

Las Páginas Web también pueden ser Primarias, que contienen información, Secundarios, remiten a otras páginas; de tipo referencial, información tratada para consulta.

El enfoque informativo del DOCUMENTO: El documento tiene 2 finalidades, Inmediata: informar y Mediata: de carácter variable.

El documentalista: No es como dicen los bibliotecarios un bibliotecario especializado en material no librario, sino que es un profesional que pone la información en manos del usuario que lo necesita.

Nace en el Antiguo Oriente (Archivos reales de Ebla…). En Roma, en el Procurator bibliothecorum donde se establecen las obligaciones de los bibliotecarios. Eran personas muy cultas que se dedicaban a la conservación.

En el S.XVII nacen los primeros bibliotecarios profesionales (al estar la imprenta, aumento cultural…)

En el S.XIX en EE.UU. nacen los primeros profesionales de la biblioteconomía; se construyen edificios amplios, pesados para los usuarios pero con medios para la conservación.

En el S.XX se incorporan materiales no librarios. Aumenta la cantidad de información y se crean nuevos procesos.

El documentalista es el intermediario entre la información y el usuario.

El documentalista es el profesional emisor del proceso informativo- documental, es decir, EMISOR F 0 E 0MENSAJE F 0 E 0RECEPTOR, se incorpora EMISOR F 0 E 0MENSAJE F 0 E 0DOCUMENTO F 0 E 0DOCUMENTALISTA (tratamiento F 0 E 0forma documentada, forma documental (información resumida)) F 0 E 0USUARIO.

El documentalista realiza esta tarea gracias a la CADENA DOCUMENTAL

El documentalista en la sociedad de la información: con la llegada de las nuevas tecnologías el documentalista cambia. Surgen los formatos virtuales y un nuevo tipo de soporte que es el documento digital.

Hay dos nuevos factores; la tecnología y el nuevo concepto de usuario.

El papel del documentalista está en continua evolución porque en las nuevas tecnologías salen soportes nuevos que cambian los anteriores (de vhs a cd…)

Sistemas de búsqueda: han revolucionado la documentación y al documentalista. En el ordenador se ponen los datos y te lo busca con rapidez y pertinencia y se ponen en manos del usuario (y no sólo del bibliotecario).

La automatización: el ordenador decide qué es lo más importante del texto y lo resume. Digitalizando los documentos.

Nuevos soportes: no paran de cambiar por lo que se quedan obsoletos muy rápido (CD-Rom, DVD, Internet).

El gran reto es internet que tiene poca efectividad, un exceso de ruido y dificultad para encontrar información pertinente. Ante esto, la informática retoma conceptos documentales que había descartado F 0 E 0el análisis especializado.

Nuevo usuario: las tecnologías dan lugar a un nuevo usuario, ya no hace falta un documentalista. El usuario es independiente y autónomo con información ilimitada.

Nuevo documentalista: Se especializa en la catalogación. Mejora los sistemas de búsqueda. Organización de la información.

Relación Documentalista-Usuario (Tutor, guía e intérprete, asesor y consejero)

Lo más importante es el usuario porque necesita la información. Aunque se completen se necesitan unos a otros (esto es la respuesta).

c) El Centro de Documentación:

Años 60: hay una explosión de la información, por lo que hay una necesidad de nuevos procedimientos que ayuden a localizar los documentos; las bibliotecas se muestran incapaces de dar respuesta a la investigación, asique hay una necesidad de especialización, que es lo que diferencia al centro de documentación, se crean centros de documentación para el usuario; entonces, las bibliotecas son centros de documentación sólo si se especializan.

Tipología: va en función del usuario, pueden ser. De cualquier tema, con cualquier nivel de especialización, cualquier ubicación e influencia geográfica, y de cualquier empresa.

Los Objetivos del Centro de Documentación son: ofrecer información, orientar al investigador, difusión selectiva; al abrirlo, lo primero que se hace es estudiar su público potencial (usuarios) para poder servirles, por eso cuando vas te hacen una serie de encuesta para saber qué es lo que vas a necesitar y luego mandarte información sobre temas que te interesen (o eso deberían hacer).

Para el intercambio científico se crea el UNISIT: Sistema Mundial de Información científica y Tecnológica, cuyo objetivo es poner en contacto al PRODUCTOR de la información con el USUARIO que la necesita, por eso se inventa, porque en documentación es muy importante trabajar igual en todo el mundo para la normalización, para poder recurrir a cualquier centro.

El Centro reúne información de todo tipo; tanto informal, como formal (publicado; inédito; literatura gris…). Internet multiplica la relación entre los productores y usuarios.

La especialización implica dar cabida a otras ciencias. (ver esquema)

El MOBILIARIO: tiene que permitir bien el acceso y proteger de las agresiones.

Las CONSIDERACIONES BÁSICAS son las de cualquier lugar: rentabilizar el espacio, acceso fácil y rápido, dividir los fondos en categorías y utilizar estanterías adecuadas para cada soporte.

Los AGENTES AGRESORES más importantes, porque son los más dañinos, son: el ser humano, los animales y los vegetales, los agentes químicos, los físicos y el clima.

Las MEDIDAS GENERALES son adquirir los documentos más duraderos, los procedimientos de protección, duplicar los documentos, restaurarlos y expurgar los materiales.

Los DOCUMENTOS en PAPEL: La primera consideración es el peso, por eso las estanterías son macizas y de materiales ignífugos para que no ardan.

Cada categoría requiere su tratamiento: los libros, las revistas (siempre desencuadernadas, en cajas), los folletos y recortes (en legajos, conjuntos atados con cuerdas), planos y carteles (siempre en horizontal).

Las PELÍCULAS: siempre se guardan en bobinas y en horizontal, es muy importante la composición, que es base+ emulsión. La base es el plástico, el soporte, y hay 3 tipos: de nitrato (la peor, porque arde), la de safety (nitrato de celulosa) y la de polyester. La emulsión puede ser en blanco y negro, que es más resistente o en color, que hay más degradación, desaparece el color.

Los SOPORTES MAGNÉTICOS: los registros no se pueden fijar, importa mucho la luz y la temperatura para su conservación, así como el estado del reproductor, hay que almacenarlos rebobinados por la tensión.

El cambio de formato aunque lo parezca no es la solución, porque siempre se pierde algo.

Tema 2: la cadena documental: a) La Selección de información: Las fuentes de documentación

La información es básica para la investigación (y para otros casos). Antes de comenzar una investigación hay que revisar las fuentes para determinar qué aspectos han sido ya estudiados, desde que perspectivas, que problemas han aparecido, que instrumentos se han diseñado, que alternativas se han planteado, que resultados se han obtenido, que recomendaciones realizan…

Es muy importante la autoridad de las fuentes, la experiencia del autor y la fiabilidad.

Concepto de fuentes de información: todo aquello que nos sirve para responder a una pregunta (las personas también); es todo el fondo de un centro de documentación (incluso los trabajadores).

Las fuentes pueden ser personales, institucionales (bibliotecas, centros de documentación, museos, archivos…) y en línea.

Las fuentes informales son las personales; son documento si están registradas, las “walking references”, citas andantes.

Las formales pueden ser de tipo: monográficas, publicaciones seriadas, literatura gris, obras de referencia…

Monografías: El ISBN: International Standard Book Number (viene en el pie de imprenta); es el número normalizado del libro. Son libros especializados en una materia. El ISBN es dado por una agencia que existe desde 1967, donde se recogen todos los libros publicados, se asigna un número para cada edición de un libro, cada edición hay que registrarla; a España llegó en el 72. El ISBN es el DNI de los libros, suele empezar por 84.

Las publicaciones seriadas son una serie, publicación periódica, revista, periódico (todo lo que sea en fascículos o entregas). El ISSN (International Standard Series Number) es el número normalizado de las publicaciones periódicas. Para ser seriada tiene que tener siempre la misma imagen, periodicidad… pueden tratar de todos los temas que quieran, son misceláneas no monográficas.

La literatura gris es muy especializada. Es información bibliográfica restringida. Son tesis doctorales, actas de congresos, boletines internos, investigaciones especializadas.

Obras de referencia: son diccionarios, enciclopedias, atlas y mapas, bibliografías y catálogos bibliográficos, códigos legislativos, biografías…

Es muy importante citar las citas a pie de página.

LA CADENA DOCUMENTAL

Proceso de orden lógico cuyos pasos sucesivos y concatenados son imprescindibles para poner al día el fondo documental. (Esquema)

El MDL: Minimum Data List, traducido: Lista Mínima de Datos de catalogación; estos son los datos mínimos necesarios para la identificación del documento, son los que debemos encontrar en las bases de datos, son fundamentales para recuperar los documentos, estos datos mínimos los determinan federaciones internacionales.

Todo el proceso depende del grado de exhaustividad que se quiera conseguir; esta exhaustividad depende del tipo del centro, de las necesidades del centro, del presupuesto, del número de documentalistas, del tiempo y de la tecnología disponible.

Ahora vamos a ir desglosando el esquema:

1ºLA ENTRADA : Aquí se crea el fondo documental, los libros y las revistas siguen siendo los documentos más importantes; sus fases son:

2ºSelección: hay que determinan las necesidades de los usuarios, hay que atender las sugerencias, hay que tener una atención constante a las novedades.

Para citar un artículo de una revista, debemos atender a: APELLIDOS, Nombre: “Título del artículo”. Título de la revista. Número, fecha de edición (o cobertura). Lugar: Editorial, año, páginas.

Ej: VALCÁRCEL, Horacio: “Cinamatógrafo”. Nickel Odeon. Nº 11, Noviembre. Madrid: Ed. Nickel odeón, 1998, pp 91-96.

Y por último, para citar fuentes electrónicas pondremos: http://URL completa >(fecha de consulta).

Ej:< http://www.advertising. utexas.edu/research/papers7Turcotte > (consultado en Mayo de 2001).

b) El análisis/tratamiento : Es la gran aportación de la Documentación a la actividad bibliotecaria.

Es una representación abreviada del documento; se crean RESPUESTAS a las PREGUNTAS del usuario.

Como se pone de manifiesto en el esquema, tiene 3 fases, de las que la búsqueda es la menos importante pero da sentido a todo el proceso.

El análisis formal:

Obtenemos una primera impresión del documento. Está compuesto por dos fases:

1.- Descripción bibliográfica: es una descripción física del documento; una representación única y sin ambigüedad del documento.

Hay datos externos que identifican el documento, como son: el autor, el título, la edición, el pie de imprenta, el número de páginas, las ilustraciones, el tamaño, la colección o serie, el número normalizado, el depósito legal y las notas.

La “normalización documental”:

El ISBD: International Standard Bibliographic Description; son normas Internacionales de Descripción Bibliográfica. Intentan que la descripción se realice igual en todos los lugares del mundo.

Las ISBD surgen en 1969, son las normas más antiguas y se llevaban intentando desde 8 años antes. En 1974 se dividen:

ISBD (M) para monografías ISBD (S) para publicaciones seriadas

En 1977:

ISBD (NBM) material no librario ISBD (CM) cartografía y mapas ISBD (A) fondo antiguo ISBD (PM) partituras y música ISBD (G) general

Los primeros pasos son reconocer el tipo de documento y legir la norma que se ha de aplicar.

ÁREAS DE LAS ISBD:

Área 1: Título y mención de responsabilidad; el título es lo más importante y es obligatorio. Título: subtítulo/autor o mención de responsabilidad, segundo autor.

Área 2: Edición: número de la edición (no es obligatorio, muchas veces no aparece, sobre todo si es la primera).

Área 3: Numeración: número de volumen (cobertura); sólo existe para publicaciones periódicas; no se usa en monografías.

Área 4: Publicación: Lugar de edición: editorial, año.

Área 5: Descripción física: número de páginas, ilustraciones, tamaño…

Área 6: Serie o colección: (título de la serie, ISBN/ISSN: número de la serie) siempre lo encontramos entre paréntesis.

Área 7: Notas: relativas a la edición, periodicidad… (también como ha sido adquirido: venta, donación…)

Área 8: Número normalizado: ISBN, ISSN, precio, etc… siempre se escribe en línea aparte.

2.- Catalogación: es la aplicación de dos nuevos indicadores: el ENCABEZAMIENTO (lo más importante) y el REGISTRO DE ASIENTOS SECUNDARIOS (en números romanos).

Estos asientos secundarios son los puntos de acceso al documento, son términos que nos sirven para recuperarlo; pueden ser: de personas, de entidades, de título, geográfico, de materia…

Las fichas secundarias se realizan para cada uno de los asientos secundarios que se han elegido, se hacía un resumen de la ficha.

El catálogo es la obra donde se imprimían todos los datos anteriores; es la obra de referencia que reúne todas las fichas, es el índice de los materiales del centro , pero ya se ha automatizado; son catálogos automatizados.

El análisis de contenido:

Es la fase en la que extraemos el SIGNIFICADO SIMBÓLICO del documento, para ello se utilizan LENGUAJES DOCUMENTALES.

METODOLOGÍA: lectura y comprensión, análisis (constante en cualquier proceso, hay que quedarse con lo más importante evitando repeticiones, sinonimias… y todo lo superficial) y síntesis.

LENGUAJE DOCUMENTAL: es un sistema inventado que es: NO NATURAL, CONTROLADO, evita la REDUNDANCIA y facilita la recuperación del documento.

TIPOLOGÍA:

Según control pueden ser: libres o controlados.

-descriptores. Forman parte de un lenguaje documental y pueden no pertenecer al documento. Es el nivel de análisis más profundo. Es una palabra con la que describimos un concepto que tiene muchos sinónimos. Todas las palabras que se eligen tienen que estar en el Tesauro (guía).

El tesauro: es un lenguaje documental (no natural, para comunicarnos con el fondo) es un lenguaje propio de la especialidad. Tiene una estructura combinatoria porque relaciona los conceptos. Es post- coordinado porque se coordina a medida que avanzamos. Tiene un carácter especializado, sólo afecta a un tema y a un centro. Se basa en expresiones conceptuales llamadas DESCRIPTORES (las materias a veces también son descriptores).

Los descriptores: selección de términos del lenguaje natural. Vocabulario controlado y estructurado.

Los no descriptores: son términos equivalentes, remiten a los descriptores.

Ejemplo: Descriptor: LIBERTAD DE PENSAMIENTO. No Descriptor: LIBERTAD DE EXPRESIÓN. El Tesauro nos indicaría:-úsese LIBERTAD DE PENSAMIENTO.

Partes del tesauro: Índice de facetas (palabras con sus relaciones). Índice alfabético (con términos generales y “subtítulos” F 0 E 0términos específicos).

3.- El Resumen: Transformación de un texto en otro más reducido que lo representa (tiene que ser un sinónimo del documento).

TIPOLOGÍA:

-Indicativos: nivel bajo de análisis, muy breves, tratan cuestiones generales.

-Informativos: nivel alto de análisis y especialización, extensos, conocimiento completo del original.

METODOLOGÍA: Lectura, análisis y síntesis.

ESTRUCTURA (idéntica a la del libro): introducción, núcleo, conclusiones (no propias sino del autor).

AUTOMATIZACIÓN DEL RESUMEN:

Método de la clave: toma como palabras más importantes las que más se repiten.

Método de la pista: te piden que les des la palabra más importante.

Método del título: las palabras del título son las más importantes; para hacer el resumen utiliza las frases que tienen palabras del título.

Método de la localización: toma lo primero que aparece como lo más importante.

c)La Recuperación de información: (búsqueda)

-Concepto y Fases:

-Recuperación: Es el objetivo de la documentación. Es la fase en la que obtenemos, de entre todos los documentos de un fondo, aquellos que hacen referencia a las necesidades informativas del usuario.

-Pasos previos:

1º: definir la necesidad de información. 2º: elegir la fuente adecuada. 3º: crear la estrategia de búsqueda.

-Al realizar la consulta: empezar por el concepto más importante.

-Recuperación de información Vs. Recuperación de Información:

-Recuperación de Datos: RD. Su fin es acceder a un documento del que ya se conocen los datos. BB.DD.: Bases de Datos.

-Recuperación de Información: RI. Su fin es obtener un conjunto de documentos que respondan a la demanda de información del usuario. El SRI es un Sistema de Recuperación de Información. La tecnología permite recuperar todo tipo de información, ya sea texto integro o contenidos multimedia (imagen, ya sea fija o en movimiento, sonido y gráficos; para ello es fundamental la correcta DESCRIPCIÓN de los documentos.

-Es importante saber si estamos buscando datos o información (esquema).

-Las búsquedas realizadas sobre DATOS son exhaustivas y precisas al 100%

-Las realizadas sobre INFORMACIÓN pocas veces alcanzan el 30%.

-Las Bases de Datos:

-Concepto: Enormes depósitos de información almacenados en la memoria de un ordenador. Diseñadas para facilitar la RECUPERACIÓN.

-Estructura:

1º: FICHERO: Colección de datos almacenados. Equivale a los ficheros antiguos. Una Base de Datos puede tener uno o varios ficheros. 2º: REGISTRO: Unidad completa de información, sería cada una de las fichas. Equivale a “documento”.

3º: CAMPO: subdivisión del registro dedicado a un sólo aspecto de la información. PUNTO DE ACCESO: los campos que elgimos para recuperar la información.

-Los operadores de Búsqueda: términos y estrategias que utilizamos para recuperar la información.

1º: BÚSQUEDAS SIMPLES: Busca palabras y frases sin suponer una relación entre ellas. Para frases o palabras compuestas, utilizar comillas. Se basan en la comparación de caracteres: BEST MATCH: