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3.12. CRITERIOS Y CONDICIONANTES PARA LA DEFINICÓN DEL SISTEMA DE
DOCUMENTACIÓN EN EL MUSEO. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS SOCUMENTALES EN LA
GESTIÓN DE LAS COLECCIONES
1.- INTRODUCCIÓN
Actualmente se concibe el museo como una institución en continua evolución y abierta a la sociedad, pero que además custodia nuestro patrimonio. Esta salvaguarda implica una ingente labor de documentación, generada por las propias colecciones, pero también por todos aquellos documentos relacionados con ellas, en cuanto a movimientos, préstamos, exposiciones, restauraciones, etc. Por ello el sistema documental de los museos se basa en la documentación aportada por los objetos que componen sus colecciones. Y esta información es sumamente importante para el trabajo museológico, pero también para la investigación científica y el uso público. Para entender la estructura y el estado actual en el que se encuentra la gestión documental de los museos estatales españoles, cuyo máximo exponente es el Sistema de documentación y gestión museográfica DOMUS de la SGME, es necesario definir los tipos de documentación que genera un museo, analizar la evolución histórica de las labores documentales desempeñadas en estas instituciones desde la aparición del museo moderno como tal y, por último, describir y valorar los sistemas de documentación desarrollados actualmente, con especial atención a DOMUS, a la Red Digital de Museos Españoles y a los tesauros de patrimonio cultural. Como apunte historiográfico, son numerosos los trabajos desarrollados dentro de este campo, aunque merecen citarse los de Luis Caballero Zoreda sobre documentación museológica y Eva Alquézar y Andrés Carretero sobre DOMUS y la gestión de las colecciones museísticas, junto con Pilar Barraca de Ramos, entre otros.
2.- LA DOCUMENTACIÓN EN MUSEOS La documentación museológica hace referencia al tratamiento de los datos existentes en los museos, bien procedan de los objetos o de otras fuentes de información. Según Caballero Zoreda (1988), es necesario distinguir entre dos tipos de información: los fondos y la documentación. El primer grupo, formado por las piezas depositadas en los museos, lleva implícita una información adicional conocida como “cultura material”. El segundo grupo, en cambio, está constituido por información normalmente de la historia reciente de las piezas en forma de cartas, dibujos, planos, fotos, etc., y que complementa la que aportan los objetos en sí mismos. Ahora bien, a nivel más concreto, dentro de los museos encontramos, según Pilar Barraca (1994) tres tipos de documentación, a saber catálogos documentales, documentación administrativa y fondos documentales: Los catálogos documentales hacen referencia a la documentación directamente relacionada con las piezas depositadas en el museo, por lo que es la documentación mejor conocida y estudiada de estas instituciones. Éstos tienen como finalidad última la conservación de las piezas, mediante el registro, el inventario y la catalogación de las piezas, así como facilitar oportuna información a los investigadores, recordando la indicación del Reglamento de Museos de Titularidad Estatal RD 620/1987 en su artículo 23 sobre la obligación por parte de los museos de facilitar información sobre las colecciones a los investigadores. La documentación administrativa está relacionada con las piezas, pero no directamente con su catalogación o registro, sino que aporta información sobre el estado de conservación de las mismas, su procedencia y forma de ingreso en el museo, movimientos tanto externos para exposiciones como internos para restauración o cambios de ubicación dentro de la institución, junto con valoraciones económicas de tasación y del seguro, así como información sobre su desaparición en caso de que esta ocurra. Supone una información de vital importancia para la vida del museo y por ello se encuentra en permanente actualización. Por otra parte, este tipo de documentación es cada vez más habitual, si tenemos en cuenta el elevado número de exposiciones temporales realizadas dentro del marco actual de proyectos y programas de difusión del patrimonio.
Por último, los fondos documentales son aquellos materiales que contienen documentación en soportes especiales, con información de tipo visual y sonoro. Dentro de ellos se encuentran los archivos antiguos y modernos de fotografía, excluyendo las de las piezas que se encuentran dentro del catálogo documental, películas y video, así como discos, cintas, grabaciones, etc. Este tipo de fondos adquieren especial importancia en los museos etnográficos, tanto por su elevado número como por su valor científico y museográfico.
3.- EVOLUCIÓN HISTÓRICA Hemos de tener claro que toda esta gran cantidad de información, generada continuamente por los museos, procede del origen y posterior bagaje cultural de las colecciones que los forman. Así, las colecciones de los museos estatales, que en principio pertenecieron a manos privadas, cuentan con información detallada, según los criterios del propietario anterior, sobre el lugar de la compra, a quién fue adquirido el objeto e, incluso, la cantidad pagada. Estos datos, que a día de hoy pueden parecernos curiosos, suponen el inicio de la documentación museológica. Así podemos destacar dos ejemplos, la colección del Conde Caylus, anticuario francés del siglo XVIII, que fue depositada en el Museo Arqueológico Nacional y que cuenta con un importante catálogo de las obras egipcias, etruscas y romanas, con grabados y descripciones de las piezas. De igual modo, contamos en el Museo de América con el catálogo de Florencio Janer de las Colecciones Histórico–etnográficas y Antigüedades del Museo de Ciencias Naturales, realizado en 1860. Por el contrario, existen ejemplos diametralmente opuestos, como en el caso del Museo de Lázaro Galdiano que, según J.Mª Luzón (1991), carece de cualquier documentación sobre las piezas que forman la colección y que, de haberse conservado, hubiera resultado ser de sumo interés para el estudio de la colección. Además a finales del siglo XIX, se incorporó la fotografía en la catalogación y supuso un avance en la individualización de las piezas y como complemento a las tradicionales descripciones con dibujos o grabados. En la actualidad, la investigación ha superado con creces la metodología documental empleada en los siglos precedentes, que en ocasiones apenas aportaba información, aunque en ningún caso se debe menospreciar la labor de documentación ejercida por estos primeros profesionales de museos. Con el continuo incremento de colecciones en los museos, se impuso la necesidad de avanzar en el desarrollo y mejora de la documentación museológica. Especial mención merece la importante labor de Don Joaquín Mª de Navascués, que en los años 40 redactó las Instrucciones para la redacción del Inventario General, catálogos y registros en los museos. Este texto supuso un antes y un después en la documentación de museos, y del que hoy somos todavía sus herederos. Su objetivo fue ofrecer un criterio único y formalizado para facilitar la redacción de los tres repertorios fundamentales de un museo, que son un Inventario General, un Catálogo Sistemático y un Catálogo Monográfico. El primero fue completado con una serie de cédulas suplementarias junto a las que tradicionalmente se habían denominado como “cédulas de baja”. El Catálogo Sistemático, en cambio, estaba formado por una serie de cédulas suplementarias que conformaban campos fundamentales como la numismática, la orfebrería o las medallas. Y ya para contener la mayor información posible, el Catálogo Monográfico disponía de una serie de cédulas con aspectos relativos a la limpieza, conservación, restauración, etc. de las piezas. A día de hoy la mayor introducción, sin duda, para agilizar y facilitar todos estos procesos ha sido la informatización de todos los fondos documentales del museo. Esta nueva documentación digital que se genera se basa en los antiguos libros de registro e inventario, de los que se conserva una parte importante y viene a sustituir el soporte tradicional de papel, que a la larga implica serios problemas de conservación y dificultades de uso. La multitud de posibilidades que ofrecen estos recursos digitales van desde la opción de verificar la exactitud de la información volcada, hasta detectar posibles errores para subsanarlos, pasando por la realización de continuos intercambios de información. Debido a esto, las Administraciones nacionales y europeas son conscientes de las posibilidades que plantean las nuevas tecnologías al servicio de la catalogación de obras en los museos. Por ello en las últimas décadas se han desarrollado diferentes organismos y proyectos, entre los que señalamos la
Una homogeneización de términos mediante el empleo de tesauros. La gestión del servicio de esta documentación para solicitantes externos, junto con el registro de movimientos externos e internos de los fondos y otros registros necesarios para la administración del museo, relacionados con el personal, la correspondencia, el material, etc. La gestión de la taquilla y la tienda. Las expectativas de este sistema de documentación han hecho que numerosos museos estatales y regionales se interesen por el proyecto, con la intención de implantar el sistema en sus instituciones. Para ello, se firman convenios de colaboración entre el MCU y las CCAA, como es el caso de los museos de Aragón, Castilla y León, Galicia, C. Valenciana, Cantabria, Islas Baleares, entre otros. Esta implantación conlleva una serie de obligaciones por parte de los museos, basadas fundamentalmente en el intercambio de información y en la mejora de la misma con el resto de museos que comparten este sistema. No obstante, la realidad actual es bien distinta en muchos casos, pues presenta fondos documentales inconclusos, con algunas excepciones de museos que cuentan con un inventario completo de sus colecciones como el Museo del Traje. Por ello, no hay que olvidar que los fondos de los museos estatales están constituidos por Bienes de Interés Cultural (BIC), por lo que su gestión y custodia lleva implícita una importante responsabilidad y se debe dar prioridad a la documentación de sus colecciones.
5.- PROCESO ADMINISTRATIVO PARA EL TRATAMIENTO TÉCNICO DE LOS FONDOS
Bajo las directrices que marca el RD 620/1987 en sus capítulos IV y V, se dota a los museos de instrumentos básicos para el tratamiento administrativo y técnico-científico adecuado para la conservación de los bienes que custodian. Así, el proceso administrativo establecido para el tratamiento de bienes en los museos estatales es el que sigue: PREINGRESO / ENTRADAS TEMPORALES : su finalidad es controlar la existencia de ofertas de asignación o depósitos en tramitación previa, así como el ingreso temporal de fondos, generando estos posibles ingresos una documentación previa. Hay dos formas de entrada de fondos museográficos en el museo: a) Fondos a ingresar en las colecciones a medio-largo plazo o permanente, bien como asignación definitiva o como depósito. Es habitual que el trámite comience antes del ingreso de la obra en el museo, por lo que es necesario iniciar un proceso administrativo interno de “Preingreso” mediante la apertura de un expediente. b) Fondos de entrada temporal, bajo la forma de exposiciones, procesos de restauración, etc. INGRESO : es el proceso de introducción de un nuevo bien en el museo y como tal conlleva una serie de documentos que deben emitir cada unos de los departamentos afectados que son: documentación, conservación e investigación. REGISTRO : el registro de las colecciones de los museos tiene por objeto la inscripción de los datos relativos a la identificación básica de los bienes que las integran. Es de suma importancia ya que es el principal instrumento jurídico-administrativo que acredita y protege los bienes del PHE custodiados en estas instituciones. Es un archivo que suministra información indispensable para el conocimiento vital de las obras y, en caso de situaciones excepcionales como un robo o una reclamación, cuenta con valor legal. En los museos de titularidad estatal, el Reglamento de Museos RD 620/1987 establece la obligatoriedad de llevar de forma independiente tres Libros de Registro de Fondos Museográficos relativos a:
- Libro de Registros de la Colección Estable: en este documento se describen todos aquellos fondos asignados al museo. 2.Libro de Registros de Depósitos pertenecientes a la Administración del Estado y a sus organismos autónomos. 3.Libro de Registros de Depósitos de otras titularidades.
Todos los fondos que ingresen en los museos deberán:
- Ser inscritos en el registro correspondiente por orden cronológico de su ingreso, haciendo constar los datos que permitan su perfecta identificación y, en su caso, el número del expediente relativo al depósito.
- Ser marcados con su número de inscripción en dichos registros. Hay que tener en cuenta que si un objeto depositado en el museo pasa a formar parte de la colección estable, debe darse de baja en el Libro de Depósito e inscribirse en el correspondiente Libro de la Colección Estable. También es importante señalar que los bienes que ingresen en el museo para la celebración de exposiciones temporales no se inscribirán en los citados registros. Durante el proceso de ingreso de las piezas es necesario acreditar la condición por la cual ha ingresado la pieza, mediante las llamadas acreditaciones o actas correctamente cumplimentadas. Además, es necesario que figure la propiedad de la pieza (asignación) y las condiciones de su depósito en el museo, es decir, en propiedad, por compra, donación, herencia, expropiación, dación, etc. El expediente, con un valor tanto administrativo como científico inseparable, es la base de todo el proceso documental del museo, por lo que cada colección, aunque ésta esté formada por una sola pieza o documento, debe contar con un expediente individual. BAJAS : partiendo de la premisa de que los fondos de los museos están vivos, es necesario que los registros contemplen la posibilidad de la pérdida o desaparición de piezas; por ello se necesita igualmente de un control documental. En una colección estable y en depósito las bajas pueden producirse por: Destrucción: cuando se produce su desaparición en toda su integridad o en tal grado que no sea posible su recuperación mediante la restauración, debido a diversas causas. Desaparición: cuando un objeto no se encuentra en su emplazamiento ordinario, sin causa específica, se considera desaparecido. Reintegración: se produce al ser reintegrado un fragmento en la pieza original. Ordenación de fondos: cambio en la adscripción de los fondos por parte del titular de las instituciones. Permuta: transmisión de bienes entre las Administraciones Públicas o entre Estados. Usucapión: forma de adquisición de la propiedad por la posesión continuada a título de dueño, de buena fe, durante un determinado periodo de tiempo, sin que el propietario haya reclamado el objeto. Levantamiento de depósito: cuando finaliza el plazo establecido para un depósito.
INVENTARIO Y CATALOGACIÓN : Tradicionalmente se distinguen dos niveles de descripción documental en los museos: el inventario y el catálogo. No obstante, algunos autores, entre ellos Andrés Carretero, reconocen que no parecen existir grandes acuerdos sobre el significado concreto de ambos conceptos. A este respecto el Reglamento de Museos Estatales los define y establece la obligatoriedad, por parte del museo, de realizar los siguientes documentos:
- Inventario: debe identificar los fondos, con referencia a su significación científica o artística, y concretar su ubicación topográfica.
- Catálogo: sirve para documentar y estudiar los fondos en relación a su marco artístico, histórico, arqueológico, científico o técnico.
MOVIMIENTOS INTERNOS : son todos aquellos movimientos producidos en el interior de la institución y podemos diferenciarlos por su duración según sean:
- A corto plazo, con carácter provisional ya sea por estancia temporal en el taller de restauración, fotografiado, en exposiciones temporales o en almacenes
- A largo plazo, con carácter permanente y que requerirán un cambio en la signatura topográfica, ya que implica un traslado de las salas de exposición o almacenes.
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