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TEMA 2: Instituciones, servicios
documentales y usuarios
- (^) El concepto de institución documental
Una institución documental es un organismo que tiene como misión recopilar y tratar documentos para su posterior difusión.
Podríamos decir que la institución documental es aquel organismo que tiene como misión la difusión de mensajes documentales por medio de la conservación y facilitando la accesibilidad a documentos de naturaleza diversa.
Son cuatro las instituciones documentales que se han ido configurando a lo largo de la historia: los archivos, las bibliotecas, los museos y los centros de documentación; todas estas instituciones tienen en común la ocupación del documento.
Para poder fundamentar la existencia de estas cuatro instituciones documentales, Otlet elaboró su Tratado de Documentación.
Otlet observa una similitud de tareas, todas las instituciones documentales tiene en común la ocupación del documento y con el objeto de difundir información; hay tantos organismos documentales como clases de documentos. Para Otlet, un documento es todo aquel soporte que contiene información.
Eta concepción de documento le lleva a establecer la siguiente tipología documental:
- Documentos propiamente bibliográficos.
- Documentos gráficos.
Documentos sustitutos de libros, que no son gráficos ni bibliográficos.
- Documentos que son el resultado de registro de datos de la administración pública y privada.
La documentación auditiva y sonora tiene su lugar al lado de la documentación visual y gráfica. La documentación objetiva se manifiesta a través de cinco grandes especies de objetos:
- Objetos naturales (fósiles, geología).
- Objetos artificiales creados por el hombre (restos arqueológicos).
- Objetos que contienen huella humana (fósiles humanos).
- Objetos demostrativos, creados por el hombre para representar y demostrar nociones (maquetas, maquinaria, etc.).
- Objetos de arte.
Los documentos-objeto del museo son piezas para ser vistas y no para ser leídas. Si las colecciones museísticas son documentos, el museo es una institución documental y tiene como misión difundir información.
Tanto los archivos, como las bibliotecas, los museos y los centros de documentación son instituciones documentales, pues todos se ocupan de documentos aunque de naturaleza diversa. Cada institución realiza el proceso documental según el fin específico para el que fue creada y
según la naturaleza de documentación que custodia. Todas son distribuidoras de información para sus usuarios con objeto de que estos alcancen un nuevo conocimiento.
1.1. Tipología
Los primeros archivos se formaron hace unos 4500 años en la antigua Mesopotamia como consecuencia de la aparición de las tablillas de arcilla como primeros documentos. La primea institución documental en aparecer será el archivo.
Antonio Heredia considera que el término archivo puede referirse tanto al continente (edificio) como al contenido (documentos conservados en el edificio). Pero a la hora de definirlo, se inclina por el archivo como contenido. Postulando la definición de archivo como un conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o por una institución pública o privada, conservados para servir como información.
Por otro lado, Jean Favier considera que el archivo es el conjunto de documentos recibidos o generados por una persona física o jurídica o por un organismo público o privado, conservados en consideración a una eventual utilización.
Podemos extraer las siguientes características de estas colecciones documentales:
1º La existencia de una relación orgánica entre documentos de archivo, organizados de manera natural.
2º Junto a la existencia de dicha relación orgánica, el documento de archivo viene también caracterizado por su unicidad; es único, pues carece de ejemplares.
3º También pueden ser documentos de archivos los registros sonoros o los soportes informáticos.
4º Se señala la conservación de tales documentos con una finalidad múltiple:
a. Para información del ciudadano.
b. Para gestión administrativa de la institución productora.
c. Para la investigación y cultura.
Estas finalidades derivan de la existencia de dos tipos de documentación archivística: la documentación administrativa y la documentación histórica.
5º Al archivo (institución receptora de documentos), como institución documental le corresponde conservar y difundir dichas colecciones documentales y para ello pone en marcha las operaciones inherentes al proceso documental.
a. (^) La primera operación de la fase modal en un archivo es la recepción de documentos generados por el organismo al que sirve.
b. Posteriormente, el archivero deberá llevar a cabo la selección de aquellos documentos que deben ser conservados de modo permanente.
c. El análisis formal y el de contenido al que deben ser sometidos los documentos reúne también unas especiales connotaciones.
d. EL archivo como toda institución documental tiene como fin la transmisión de información; para facilitar el acceso y la difusión de los fondos a los investigadores, se elaboran guías, catálogos, etc. Es decir, difunde a través de la exposición, incluida la referencial.
recreativos, de estudio o de investigación. Cumple por tanto con la última fase del proceso documental, la difusión.
La biblioteca presenta también una variada tipología:
- Según el método de difusión de los documentos:
- Bibliotecas de consulta.
- Bibliotecas de préstamo.
- Según el método de conservación de los documento:
- Bibliotecas de obras originales.
- Microtecas.
- Según el organismo del que depende y los usuarios a los que se dirige:
- (^) Bibliotecas nacionales.
- Bibliotecas públicas.
- Bibliotecas escolares.
- Bibliotecas especiales (en prisiones, hospitales, etc).
- Bibliotecas especializadas.
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
Es la institución documental más moderna, surge en el siglo XX ante las carencias que presentaban las bibliotecas; son de carácter especializado.
Los trabajos documentales desarrollados por las bibliotecas especializadas eran los mismos que van a caracterizar a los modernos centros de documentación y estos se van a desarrollar a partir de las bibliotecas especializadas.
Son organismos que tratan toda clase de documentación, creando documentos secundarios. La diferencia esencial entre la biblioteca y el centro de documentación es que la biblioteca clasifica, conserva y archiva documentos y los deja a disposición del lector, mientras que el centro de documentación valora el documento, investiga sobre él y puede facilitar una información selecta.
Las fases del proceso documental en los centros de documentación son:
1º Fase modal: es la etapa de incorporación de los documentos, en la que la selección debe realizarse lo más ampliamente posible.
2º Etapa de conservación: es aquí donde se acentúan más las diferencias con la biblioteca. La Documentación se propone como tarea seleccionar la documentación científica, clasificarla y resumirla.
3º La conservación física del documento pasa a ser una cuestión secundaria, pues lo que importa es almacenar información, no documentos.
4º Etapa de difusión: la difusión en el centro de documentación se diferencia de la biblioteca y del archivo en la rapidez en inmediatez con que han de ser ofrecidas al usuario las informaciones que este demande.
5º Este trabaja sobre todo tipo de documentos, publicados y no publicados. Además, los documentos que son difundidos por el centro de documentación son siempre el resultado de la voluntad de alguien y no productos de una gestión.
También podemos establecer una tipología de centros de documentación:
- Según la dependencia orgánica :
- Centros de documentación públicos.
- Centros de documentación privados.
- Según sus usuarios:
- Centros de documentación de acceso público.
- (^) Centros de documentación de acceso restringido.
- Según su finalidad:
- Centros de documentación internacionales.
- Centros de documentación nacionales interdisciplinares.
- Centros de documentación nacionales especializados.
- Centros de documentación comerciales.
- Servicios de documentación.
MUSEO
Existe una última institución documental, el museo, una institución documental pública, al servicio, al servicio de la sociedad, con una amplia dimensión didáctica, cultural y de investigación. Posee un afán por coleccionar y conservar objetos preciosos.
Para Otlet, el museo es una institución documental ocupada por documentos, con especiales características, lo define como: Todo edificio que sirve de depósito para la conservación de objetos relativos al arte, la ciencia, la industria o la historiam el cual es abierto al público para el estudio de estos objetos.
Los museos son una institución documental por el hecho de su intención y su utilidad para el estudio, la enseñanza o la investigación.
Para el ICOM (Consejo Internacional de Museos) el museo es:
Una institución permanente, al servicio de la sociedad y de su desarrollo, abierto al público; que exhibe objetos para su estudio o deleite.
El museo ha desarrollado otras funciones propiamente documentales:
1º El museo realiza las tareas documentales comunes pero con unas características específicas en la selección, adquisición y registro.
2º Esta etapa de incorporación es seguida por las tareas de inventariado y catalogación (etapa de conservación).
Las demandas de información por parte del usuario pueden ser muy diversas:
- Información general: cuestiones acerca de la institución (horarios) y del uso de productos.
- Información de respuesta rápida: Temas ajenos a la institución documental (autobuses).
- Información bibliográfica o documental: Asesoramiento a la hora de seleccionar documentos.
Esta faceta del servicio de referencia da origen a otro servicio concreto, el servicio en información bibliográfica.
Servicio de información bibliográfica: Las necesidades de información que cubre este servicio se resuelven de forma automatizada mediante la consulta de bases de datos en línea.
Servicio de lectura en sala: Se trata de un servicio cuya misión es permitir al usuario consultar los fondos de la institución en el propio recinto, ese acceso a la colección puede ser:
a. Acceso directo o libre: Supone la posibilidad por parte del lector de elegir y consultar los fondos sin la mediación del bibliotecario.
b. Acceso indirecto: Los fondos no están a disposición del usuario en sala, salvo la llamada sección de referencia. El lector ha de solicitar los fondos a través de una petición formal.
c. Acceso semidirecto: La institución pone a disposición del usuario las cajas vacías de los materiales. Tras la entrega de la funda del documento elegido al responsable de la sala, se le indica al usuario en qué monitor puede consultarlo.
Servicio de préstamo: Se habla de préstamo cuando el documento ha de salir de la institución para que el usuario pueda hacer uso de él. Consiste en la entrega de un documento por un tiempo determinado y bajo ciertas condiciones.
Todo servicio de este tipo debe establecer medidas sancionadoras para prevenir la pérdida, el deterioro o el robo de la obra.
Los préstamos pueden ser de carácter temporal o permanente (afecta solo a determinados documentos de poca extensión como artículos o páginas concretas); también existen préstamos interbibliotecarios.
- Los usuarios.
El usuario es el tercer elemento del proceso informativo-documental.
1.2. Concepto y tipología.
El usuario es siempre un factor dinámico dentro de la institución documental; es ujn agente de creación, evaluación, enriquecimiento, estímulo y funcionamiento de la misma.
Lo ideal es que la institución documental esté siempre cerca del usuario; la institución debe conocer sus necesidades y la evolución de estas. Es preciso un contacto personal lo más estrecho posible; sus opiniones, críticas y sugerencias deben solicitarse y oírse atentamente.
Tipología
Los especialistas en el tema de usuarios han establecido diversas categorías según las necesidades de información.
Guinchat distingue entre:
- Los usuarios que no pertenecen todavía a la vida activa (estudiantes).
- Los que pertenecen a la vida activa y cuyas necesidades de información provienen de su profesión.
- El ciudadano con necesidades de información general, sus necesidades van ligadas a la vida social.
Atherton distingue tres categorías principales de usuarios en función de las actividades en que se hallan empeñados:
- Los investigadores en las ciencias básicas y aplicadas.
- (^) Los profesionales y técnicos que se ocupan del desarrollo de las diferentes ramas de la tecnología y la industria.
- Los dirigentes, planificadores y otros responsables de la toma de decisiones a quienes se ha encomendado la coordinación de actividades de desarrollo en ciencia y tecnología a nivel local, nacional o internacional, en los sectores públicos y privados.
Para Elías Sanz, son hasta cuatro los tipos de usuarios a considerar:
- El científico.
- La industria.
- El administrador y político.
- El hombre de la calle.
3.2. Necesidades y hábitos de información.
Se ha tratado de definir las categorías de usuarios con la pregunta: ¿la información para quién?; pero la verdadera pregunta, ya que cada individuo puede tener ocupaciones diversas, es ¿la información para qué?
A la hora de abordar las necesidades de información se han llevado a cabo estudios de ususarios; podemos clasificar sus necesidades en:
- Averiguar las fuentes que utilizan los usuarios para acceder a la información.
- (^) Averiguar el uso que hacen de los sistemas de información.
- Averiguar los hábitos de comunicación que presentan entre ellos.
Conocer todos estos factores es imprescindible para poder planificar y gestionar eficazmente los sistemas y servicios de información.
Los primeros estudios de usuarios (años 20) se dedicaron a abordar estos aspectos, pero hasta mitad de los años 60 no comenzaron a publicarse un número elevado e interesante
a. En el caso de los científicos experimentales, los colegios están enormemente desarrollados. Existe entre sus integrantes un gran flujo de información, tanto formal como informal.
b. En cuanto a los científicos sociales, los colegios invisibles no están tan desarrollados como en el caso de los científicos experimentales, aunque se han detectado importantes redes informales que actúan como canales de información.
c. Es en las Humanidades donde los colegios invisibles se encuentran peor representados por la tendencia de estos investigadores a trabajar solos.
La metodología que se ha utilizado para conocer las necesidades de información y los hábitos de los usuarios ha sido muy variada. Entre otros métodos destacan los directos (encuestas por correo) y los indirectos (análisis de índices de citas, análisis de peticiones de documentos, etc).
Encuestas por correo: Método muy utilizado por su facilidad de uso, el inconveniente es que la encuesta puede estar mal diseñada y no obtener respuestas fiables.
Entrevista personal: Es más caro por los recursos humanos que precisa pero ofrece una gran fiabilidad.
El incidente científico: Muy utilizado en bibliotecas. Consiste en pedir al usuario que describa la última vez que necesitó información de un tipo determinado.
Análisis de índices de citas: Es un método solo válido para conocer las necesidades de información de determinados colectivos: los científicos. Consiste en la utilización de publicaciones periódicas.
Análisis de referencias: Método muy utilizado para conocer las necesidades de información de aquellos colectivos de usuarios que habitualmente publican sus trabajos de investigación. Consiste en analizar la bibliografía referenciada por los autores en sus publicaciones.
Análisis de peticiones de documentos: Sirve para averiguar las necesidades y hábitos de cualquier colectivo de usuarios. Consiste en analizar las peticiones de información que se realizan en las bibliotecas.
3.3. Formación de usuarios.
En torno al usuario se plantea otra interesante cuestión: su formación.
Se entiende por formación de usuarios cualquier tipo de esfuerzo que pretende orientar al lector con la eficaz utilización de los recursos y servicios que las instituciones documentales ofrecen. Es a partir de los años 70 cuando comienza un movimiento internacional a favor de la educación de los usuarios con la celebración de una serie de conferencias internacionales debido a un conjunto de motivaciones.
Existen dos tupos o maneras diferentes de formar usuarios: la formación individualizada y la colectiva. Tanto una como la otra presentan ventajas e inconvenientes:
- Formación individualizada
-Ventajas: Personalización, una mayor eficacia cualitativa del programa de formación.
- Inconvenientes: El coste puede ser más elevado, menor eficacia cuantitativa.
- Formación colectiva
-Ventajas: Ahorro de tiempo personal y costes, mayor eficacia cuantitativa.
- Inconvenientes: Despersonalización, menor eficacia cualitativa.
En cuanto a los métodos encontramos una gran diversidad según su grado de profundidad, se pueden establecer varios niveles.
1º Nivel básico de infraestructura: Consiste en todas aquellas cosas básicas que la unidad de información puede hacer para ayudar a sus usuarios.
2º Nivel activo de orientación: Su objetivo es animar a nuevos y potenciales usuarios familiarizándoles con lo que la institución ofrece (visitas y recorridos explicando los servicios).
3º Nivel activo de utilización de la unidad y sus recursos: Su objetivo es mostrar cómo se usa el catálogo, encontrar un libro, consultar una bibliografía, etc; por medio de una base de datos.
-Quizás entre los estudiantes universitarios sería el sector donde más debería incidirse.
