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HERRAMIENTAS DE
INTELIGENCIA DE
NEGOCIOS CON
TABLAS DINÁMIAS
Es la habilidad para transformar los datos en información, y la información
en conocimiento, de forma que se pues optimizar el proceso de toma de
decisiones en los negocios.
MODULO II
CONTENIDO
- INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
- Dato
- Información
- Conocimiento
- INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO - KPI
- CASO PRÁCTICOS
- Caso 1 Prima – Gestión de Recursos Humanos
- Transformar los datos en información
- Preguntas................................................................................................................................................
- Caso 2 San Ignacio
- Transformar los datos en información
- Preguntas................................................................................................................................................
- Caso 3 Santa Lucia
- Transformar los datos en información
- EJERCICIO PROPUESTO
- EJERCICIO PROPUESTO
- EJERCICIO PROPUESTO
- EJERCICIO PROPUESTO
- EJERCICIO PROPUESTO
CONOCIMIENTO
El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y know-how que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también está en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.
El conocimiento se deriva de la información, así como la información se deriva de los datos. Para que la información se convierta en conocimiento es necesario realizar acciones como:
Comparación con otros elementos. Predicción de consecuencias. Búsqueda de conexiones. Conversación con otros portadores de conocimiento.
Ilustración 1 - Inteligencia de Negocios
OBSERVACIÓN DATO INFORMACIÓN^ CONOCIMIENTO
-Texto
-Imágenes
-Números
-Análisis
-Comprensión
-Proceso
-Aplicación
-Decisión
-Sistema
Cuando se agrupan se convierte en
Cuando se relaciona se convierte en
EJECUCIÓN
INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO - KPI
Un indicador KPIs ( KEY PERFORMANCE INDICATORS) es un marcador mensurable útil para conocer el estado y el comportamiento de un objeto que se desea interpretar. El objeto puede ser una organización, unidad orgánica, proceso, sector, región, país, etc.
Los KPIs, permiten que los ejecutivos de alto nivel comuniquen la misión y visión de la empresa a los niveles jerárquicos más bajos; involucrando directamente a todos los colaboradores en la realización de los objetivos estratégicos de la empresa. Objetivos principales:
Apoyar en la planificación, ejecución y control de procesos Apoyar en la toma de decisiones operativas, tácticas y estratégicas Realizar un diagnóstico adecuado de la situación Comunicar e informar sobre la situación y los objeticos Ayudar a mejorar continuamente
CASO PRÁCTICOS
CASO 1 PRIMA – GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Usted es el encargado del área del Personal de la empra PRIMA. Se le ha encargado revisar los datos de los trabajadores de la empresa y preparar la información para la reunión delo comité de gerencia.
Es muy importante tener cuidado con el manejo de los datos, deben ser los correctos. La empresa está en expansión por lo que se debe preparar la lista teniendo presente que se incorporan más trabajadores a la empresa.
- Abrir el archivo MODULO II – PRIMA GESTION DE RECURSOS HUMANOS
- Renombrar la Hoja2 por el nombre Área
- En la hoja Área , ingresa a partir de la celda A1 la siguiente tabla:
COD_AREA AREA
A01 Contabilidad A02 Logística A03 Operaciones A04 Personal A05 Gerencia Tabla 1 – Inteligencia de Negocios
- Renombrar la Hoja3 por el nombre Local
- En la hoja Local, ingresa a partir de la celda A1 la siguiente tabla:
COD_LOCAL LOCAL L01 PERU L02 ARGENTINA L03 BRASIL L04 ESPAÑA Tabla 2 - Inteligencia de Negocios
- En la hoja SueldoBruto ingresa a partir de la celda A1 lo siguiente:
Cod_Area Cod_Local Sueldo A01 L01 2000 A02 L01 2500 A03 L01 3000 A04 L01 4000 A05 L01 6000 A01 L02 2000 A02 L02 1500 A03 L02 2000 A04 L02 3000 A05 L02 8000 A01 L03 2000 A02 L03 3000 A03 L03 4000 A04 L03 2000 A05 L03 7000 A01 L04 3000 A02 L04 2000 A03 L04 3000 A04 L04 4000 A05 L04 6000 Tabla 3 - Inteligencia de Negocios
- Inserta una columna entre las columnas B y C
- Escribir en la celda C1 : AreaLocal
- En la celda C2 ingresar la función: +CONCATENAR(A2;B2)
- Copiar la función hasta la celda C
- Crear un rango en la Hoja SueldoBruto, seleccionar desde la celda C1 hasta la celda D
- En el cuadro nombre escribir GrupoSueldoBruto. Luego presionar Enter
- En la hoja Planilla , ingresar en al celda H1 la siguiente fórmula:
+BUSCARV(CONCATENAR(D2;F2);GrupoSueldoBruto;2;FALSO)
- Copiar la formula ingresada hasta la celda H
- Para calcular la edad escribir en la celda J2:
+ENTERO((HOY()-I2)/365)
- Copiar la formula hasta la celda J
- Para calcular la antigüedad en la empresa que tiene cada trabajador escribir en la celda L2:
+ENTERO((HOY()-K2)/365)
- Copiar la formula al resto de la columna
- Utilizar la función SI, en la celda N
+SI(M2=”S”;85;0)
- Para calcular el sueldo neto escribir en la celda O2: +H2+N
- Copiar la formula al resto de la columna
- Escribir en la celda P1: BONO
- Escribir la siguiente formula en la celda P
+SI(O2>=3000;100;SI(O2>=2000;150;200))
- Copiar la formula al resto de la columna
- Finalmente, dar formato a la primera fila. Por ejemplo Negrita y Color de Relleno
Ilustración 3 - Inteligencias de Negocios
- Guardar el archivo CTRL + G
- Identificar los tipos de variables:
TEMPORALES CUALITATIVAS CUANTITATIVAS
Tabla 4 - Inteligencia de Negocios
TRANSFORMAR LOS DATOS EN INFORMACIÓN
- Insertar una nueva hoja y nombrarla INFORME
- En la hoja Planilla seleccionar las columnas desde la A hasta la P, seleccionar las columnas completas.
- Insertar una primera tabla dinámica, en el formulario de Crear Tabla Dinámica seleccionar Hoja de cálculo existente
Ilustración 4 - Inteligencia de Negocios
Ilustración 7 - Inteligencia de Negocios
- En la Hoja Planilla selecciona nuevamente la columnas desde la A hasta la P
- Inserta un tercera tabla dinámica debajo de la segunda tabla dinámica
- Elaborar la tabla dinámica de la siguiente forma:
Ilustración 8 - Inteligencia de Negocios
- Seleccionar los valores de los sueldos, sin seleccionar los totales generales
Ilustración 9 - Inteligencia de Negocios
- Aplicar formato condicional, los dos valores más altos y los dos valores más bajos: Inicio, Formato Condicional, Reglas Superiores e Inferiores; 10 mejores o 10 inferiores según sea el caso
PREGUNTAS
a) Utilizar la primera tabla dinámica para conocer los nombres de los dos gerentes b) Utilizar la segunda tabla dinámica para identificar quien es el trabajador de Perú con mayor sueldo neto c) Modificar la tercera tabla dinámica de tal forma que en lugar de sumar los sueldos netos, cuente los sueldos netos. Interpretar el resultado
- Insertar una columna entre las columnas J y L
- Escribir en la celda K1: RangoEdad
- Ingresar la siguiente formula en la celda K2, la formula convierte un dato cuantitativo (edad) en un dato cualitativo
+SI(J2>=45;”Mayor o igual a 45”;”Menor a 45”)
- Copiar la formula al resto de la columna
- Insertar una cuarta tabla dinámica que indique el sueldo total y la cantidad de trabajadores por Rango de Edad.
CASO 2 SAN IGNACIO
San Ignacio es una tienda de electrodomésticos que tiene registradas sus más de dos mil facturas en una base de datos. Además posee el registro de veinte productos y cincuenta clientes.
Se solicitará preparar un informe para obtener información para la toma de decisiones.
- Abrir el archivo MODULO II - SAN IGNACIO
- El archivo contiene cuatro hojas: Facturas, Clientes, Productos y Detalles de la facturas
- Seleccionar la Hoja Facturas
- Seleccionar las columnas A, B y C
- Nombrar el grupo como gFacturas
- Seleccionar la Hoja Clientes
- Seleccionar las columnas A, B y C
- Nombrar el grupo como gClientes
- Seleccionar la Hoja Productos
- Seleccionar las columnas A, B, C, D y E
- Nombrar el grupo como gProductos
- Utilizar la función BUSCARV para completar las columnas de la Hoja Detalles Fecha: +BUSCARV(B2;GrupoFacturas;2;FALSO) Id_Cliente: +BUSCARV(B2;GrupoFacturas;3;FALSO) Nombre: +CONCATENAR(BUSCARV(D2;gClientes;2;Falso);” ”; BUSCARV(D2;gClientes;3;FALSO)) Jerarquía: +BUSCARV(F2;gProductos;2;FALSO) Nombre_Producto: +BUSCARV(F2;gProductos;3;FALSO) Costo_Producto: +BUSCARV(F2;gProductos;4;FALSO) Precio_Producto: +BUSCARV(F2;gProductos;5;FALSO)
- Escribir en la celda L2 la función: K2J*
- Copiar la formula al resto de la columna
Ilustración 11 - Inteligencia de Negocios
- El resumen es el siguiente:
Ilustración 12 - Inteligencia de Negocios
- Utilizar el formato condicional para destacar la mayor venta neta del 2013 y la menor venta
- Utilizar el formato condicional para destacar la mayor venta neta del 2014 y la menor venta
- Ordenar la tabla dinámica de mayor a menor según la venta del año 2104
- Insertar una tabla dinámica debajo de la primera que muestre la venta neta por año. En el filtro general colocar Jerarquía.
Ilustración 13 - Inteligencia de Negocios
- Utilizar la segunda tabla dinámica para insertar un gráfico a la derecha de la tabla dinámica
- Utilizar el formato condicional para destacar el mayor y menor valor del año 2013
PREGUNTAS
Insertar una nueva tabla dinámica que ayude a identificar la factura con mayor venta y menor venta en el año 2013
a) ¿Qué factura es? b) ¿Quién es el cliente? c) ¿Cuántas unidades llevo en la factura? d) ¿Qué cliente ha comprado más en el 2014? e) ¿Cuál es el producto más vendido en soles y en unidades? f) ¿Cuál es el producto de Audio más vendido en soles en el 2013? g) Graficar la venta por semana h) ¿Cuáles son los dos clientes con mayor número de facturas emitidas? i) ¿Cuál es el producto que ha dejado mayor utilidad a la tienda en el año 2013?
200,000.
400,000.
600,000.
800,000.
1,000,000.
1,200,000.
1,400,000.
1,600,000.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2013 2014
- Seleccionar la celda B2 escribir: +BUSCARV(A2;GrupoFamilia;2;FALSO)
- Copiar la formula al resto de la columna
- Seleccionar la celda D2 escribir: +BUSCARV(C2;GrupoSubfamilia;2;FALSO)
- Copiar la formula al resto de la columna
- Seleccionar la celda F2 escribir: +BUSCARV(E2;GrupoClase;2;FALSO)
- Copiar la formula al resto de la columna
- Calcular el margen neto y el margen porcentual
- En la celda N2 de la hoja VENTA, escribir la siguiente formula: +L2-M2(1+IGV)*
- Copiar la formula al resto de la columna
- Seleccionar las columnas Precio, Costo sin IGV y Margen_Neto
- Dar formato Millares
Ilustración 15 Inteligencia de Negocios
- En la celda O2 , escribir la fórmula: +N2/L
- Copiar la formula al resto de la columna
- Dar formato a la columna Margen, estilo porcentual (CTRL+SHIFT+%)
- Aumentar un decimal
Ilustración 16 - Inteligencia de Negocios
- Seleccionar la celda W2 escribir la fórmula: +T2$L*
- Copiar la formula al resto de la columna
- Ingresar la formula anterior para las columnas X y Y, copiar la formula al resto de la columnas respectivas
- En la celda Z2 escribir la fórmula: +W2$O*
- Copiar la formula al resto de la columna
- Ingresar la formula anterior para las columnas AA y AB
- Agregar tres columnas: En la celda AC1 escribir VentaUnidadesTotal En la celda AD1 escribir VentaNetaTotal En la celda AE1 escribir MargenNetoTotal
- Agregar sumatorias a la nuevas columnas: En AC2 escribir +SUMA(T2:V2) En AD2 escribir +SUMA(W2:Y2) En AE2 escribir +SUMA(Z2:AB2)
- Guardar el Archivo
- Con el fin de visualizar mayor cantidad de datos aplicar un Zoom de 70%. Zoom se encuentra en la parte inferior de la pantalla
Ilustración 19 - Inteligencia de Negocios
- Utilizar filtros (CTRL + SHIFT + L) para obtener el número de laptops vendidas en las tiendas: Norte: Sur: Lima:
- Utilizar filtros para obtener cual es la venta neta total de todas las sedes de las siguientes marcas: SONY: MONARK OSTER
- ¿Cuál es el producto más vendido en unidades en Santa Lucía?
- ¿Cuál es el producto que mayor Margen Neto ha dejado en Santa Lucía?
- Elaborar un tabla dinámica que muestra las ventas en unidades por Familia
Ilustración 20 - Inteligencia de Negocios
Ilustración 21 - Inteligencia de Negocios
- El resultado es una tabla dinámica que resume la venta de las unidades vendidas por zona y por familia de productos:
Ilustración 22 - Inteligencia de Negocios
- Elaborar una tabla dinámica que muestre la Venta Neta por Familia ¿Cuál es la familia con mayor Venta Neta?
- Elaborar una tabla dinámica que muestre el Margen Neto por Familia. ¿Cuál es la familia con Mayor Margen Neto?
- Crear una tabla dinámica con la siguiente distribución
Ilustración 23 - Inteligencia de Negocios
