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Exploramos los diferentes tipos de archivos que hay en el mundo.
Tipo: Apuntes
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En este trabajo llevaremos a desarrollo una serie de preguntas, las cuales deberemos responder y dar una clara explicación sobre estas. Si bien en esta actividad a la hora de desarrollarlas, debemos tener en claro para que o porque se utilizan estas
Actividad 1.1 Taller de preguntas. Que es un documento de archivo: Un documento de archivo el resultado documental de las acciones que el hombre realiza y los cuales son protegidos a largo plazo por el valor testimonial que este tiene. Por otra parte podemos definir un documento de archivo como un instrumento de carácter contemporáneo, el cual es creado por personas y organizaciones en el progreso de sus actividades- La importancia de estos documentos reside en la información que ellos contienen. Sin embargo cabe decir que a lo largo del tiempo estos documentos se transformaran en una ventana, la cual nos permitirá tener entrada a los eventos que ocurrieron en el pasado. Además de esto los documentos de archivos son muy variados porque los podemos encontrar escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos entre otros. Estos documentos son protegidos por instituciones públicas y privadas como también pueden ser conservadas por personas. Que caracteriza a los documentos de archivos: Los documentos de archivos son caracterizados por su autenticidad, su fiabilidad, su integridad y utilidad. Esto con el propósito de que la información sea fiable. Autenticidad: El documentos es lo que afirma ser, se puede verificar que este ha sido creado por la persona o institución que elogian haberlo hecho. Fiabilidad: Este se representa de manera exacta el evento que dice testimoniar, esta representación ocurre cuando a través desde el punto de vista de la persona u organización que género el documento. Integridad: El documento está completo y tampoco inalterado y su contenido basta para y dar una visión coherente de los hechos que representa. Infortunadamente no todos los documentos de archivos son conservados. Utilidad: El documento de archivo debe ser accesible y estar en buen estado para poder tener utilidad de este y servido a quien lo necesite. Pero sin embargo hay que decir que los desastres ambientales y las guerras pueden que estos ya no sean inaccesibles. Que tipos de documentos podemos encontrar en los archivos de una empresa.
Los documentos que deben ser transferidos al archivo central son aquellos que a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras como consecuencia de la pérdida de sus valores administrativos son los archivos de gestión, los cuales son transferidos al archivo central. Estos pueden ser administrativos, legales y fiscales. Enuncie algunos de los documentos que no tienen criterios para ser transferidos al archivo central. Los documentos que no tienen criterios para ser transferidos al archivo central son aquellos que aún se encuentran en estado activo. Enuncie el paso a paso que debe realizar para preparar la documentación que debe enviar o transferir al archivo central. Para para preparar la documentación que se debe transferir al archivo central se deben tener en cuenta el paso a paso y estos son: 1° Paso: Aviso: El proceso se inicia con u aviso por parte del personal del archivo General al coordinador de archivo. 2° Paso: Suministro de cajas. Las cajas normalizadas son suministradas por el Archivo Genera, y reúnen condiciones especiales que aseguran la permanencia de la documentación a largo plazo. 3° Paso: Verificación. Identifica la documentación objeto de transferencia, la unidad remitente debe verificar su organización interna. 4° Paso: Numeración y redacción. Una vez ya revisado su estado de organización, la unidad procederá a numerar correlativamente las cajas resultantes y cumplimentara el formulario normalizado. 5° Paso : Revisión y recibo.
Cumplimiento del formulario y comprobada su correspondencia con las cajas normalizadas, se procederá a la remisión de las cajas, junto con un formulario de transferencia de carácter provisional, firmado por el responsable de la unidad. 6°Paso: Comprobación y ajuste. Después de haber sido recibida y comprobada la correlación entre la documentación remitida y la información reseñada por la unidad en el formulario de transferencia el archivo completa los apartados correspondientes, junto con las observaciones adecuadas se emite un nuevo formulario. 7° Paso: Cometario. Una vez ya producido el formulario definitivo, la persona responsable de la supervisión de las transferencias comenta con el coordinador del archivo de la unidad remitente el resultado de la transferencia, de cara a corregir eventuales errores y solicita la firma del responsable de la unidad. 8° Paso: Firmas Un ejemplar original del formulario de transferencia queda en poder de la unidad remitente, y el segundo ejemplar que en poder del Archivo general a efectos del control e inventario de los fondos custodiados.
Referentes Bibliográficos. https://www.ica.org/es/que-es-un-documento-de-archivo https://atsgestion.net/conoce-los-tipos-de-archivos-que-existen/ http://archivosagil.blogspot.com/2018/02/serie-documental-definiciones.html https://www.ehu.eus/es/web/idazkaritza-nagusia/artxibo-nagusira-dokumentazioa- transferitzea.-arau-teknikoak https://www.unavarra.es/digitalAssets/205/205498_100000197575_procedimiento- transf_doc.pdf
