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¿Por qué aprender Excel?
Excel es una de las herramienta más utilizada en el ámbito laboral, ya que nos facilita muchos procesos administrativos. Y no solo eso, también nos permite realizar tareas en muy corto tiempo, automatizar tareas repetitivas y evitar errores que a veces nos pueden costar grandes sumas de dinero. Las capacidades de Excel y sus múltiples funcionalidades la hacen una herramienta muy versátil, que podemos utilizar para: Contabilidad, manejar inventarios y gestionar stock, filtrar, seleccionar, buscar grandes volúmenes de información o datos, calcular plazos y periodos, analizar información, comparar información, conectarlo con fuentes externas, entre muchos otros tipos de uso. Por esta razón y sin importar la profesión a la que te dediques, es casi seguro de que en algún momento, tendrás la necesidad de utilizar Excel. Hoy por hoy, conocer Excel es una de las habilidades más solicitadas por las empresas.
¿Qué es Excel y para qué sirve?
Es muy común que estemos hablando frecuentemente de Excel y que hoy en día, sea una de las herramientas más utilizadas en la oficina. Pero, veamos por qué es tan popular y por que es uno de los programas más usados actualmente.
¿Qué es Excel?
Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas. Pero ¿qué es una hoja de cálculo? Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar registros, esto se utilizaba mucho antes de que aparecieran las computadoras. Las hojas de cálculo en programas informáticos aparecieron desde la década de 1960 y fueron desarrolladas para simular las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en ese entonces y de esa manera automatizaban el trabajo contable.
¿Para qué sirve Excel?
Gracias a los avances que ha tenido Microsoft Excel, hoy podemos usar esta herramienta para un sinnúmero de cosas, tanto en el ámbito personal, profesional, así como dentro de cualquier empresa, que es donde vemos, que más se utiliza o aplica el uso de esta herramienta. Excel se distingue de los demás programas ofimáticos porque nos permite organizar datos en filas y columnas, y al introducir datos numéricos y alfanuméricos en las hojas de cálculo de Excel, podemos realizar cálculos aritméticos básicos o aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones de estadísticas o funciones de tipo lógica en Excel.
La hoja de cálculo de Excel nos facilita en gran medida, trabajar con información que podamos analizar, generar reportes mediante herramientas de gráficos y las tablas dinámicas. Características de Excel: Hojas de cálculo Una de las característica principales de Excel, es que en su pantalla principal se muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas, de esta manera se le da forma a una celda, que básicamente es la intersección de una columna y una fila. La celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la columna y un número que nos permite identificar la fila en la que podemos estar trabajando. Por ejemplo, la celda señalada en la siguiente imagen tiene una dirección o nombre de A En cada celda podemos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo habíamos dicho anteriormente. Una manera fácil de identificar si un dato es numérico o es un texto, es validando en la celda el tipo de dato que introducimos. Generalmente los datos tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.
La fórmula promedio devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas que pases como parámetro. Este resultado también es conocido como media o media aritmética. Uso : =PROMEDIO (celdas con números) Ejemplo : =PROMEDIO (A2:B2) MAX y MIN Si en lugar de querer saber la media aritmética deseas conocer cuál es el mayor valor o el menor valor de un conjunto, tienes a tu disposición dos fórmulas de nombres previsibles: MAX y MIN. Las puedes usar con celdas separadas o rangos de celdas. Uso : =MAX(celdas) / =MIN(celdas) Ejemplo : =MAX(A2:C8) / =MIN(A2,B4,C3,29) SI
SI es una de las fórmulas más potentes de EXCEL y es que con ella puedes devolver un resultado distinto según si se cumple la condición. De este modo, podrías usarlo para que una celda diga "APROBADO" si otra es un número superior a 5, o "SUSPENDIDO" si es inferior. Uso : =SI(condición, valor si se cumple la condicion, valor si no se cumple) Ejemplo : =SI(B2="Madrid","España","Otro país") CONTARA CONTARA es una de las fórmulas para contar valores. A diferencia del simple CONTAR, CONTARA cuenta también valores que no sean números. Lo único que ignora son las celdas vacías, de modo que te puede ser útil para saber cuántas entradas tiene una tabla, independientemente de si los datos son numéricos o no. Uso : =CONTARA(rango de celdas) Ejemplo : =CONTARA(A:A) CONTAR.SI
Uso: =DIAS( primera fecha, segunda fecha) Ejemplo: =DIAS ("2/2/2018", B2) AHORA Otro esencial de Excel es la fórmula AHORA. Esta genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus valores se recalculan (porque cambias una celda, por ejemplo). Esta fórmula no requiere de ningún parámetro. Uso: =AHORA() Ejemplo: =AHORA() DIASEM DIASEM es otra útil fórmula relacionada con fechas, que devuelve de forma numérica el día de la semana de una fecha. El lunes es el 1, el martes es el 2, y así sucesivamente, aunque hay varias formas de empezar a contar, como puedes indicar en el segundo parámetro. Uso: =DIASEM (fecha, tipo de cuenta) Para tipo de cuenta , debes usar uno de estos parámetros:
1: números del 1 (domingo) al 7 (sábado) 2: números del 1 (lunes) al 7 (domingo) 3: números del 0 (lunes) al 6 (domingo) 11: números del 1 (lunes) al 7 (domingo) 12: números del 1 (martes) al 7 (lunes) 13: números del 1 (miércoles) al 7 (martes) 14: números del 1 (jueves) al 7 (miércoles) 15: números del 1 (viernes) al 7 (jueves) 16: números del 1 (sábado) al 7 (viernes) 17: números del 1 (domingo) al 7 (sábado) Ejemplo: =DIASEM (AHORA(), 2) HIPERVINCULO Excel convierte automáticamente las direcciones web en enlaces, pero si quieres crear un enlace con un texto distinto, necesitas usar una formula. Esa fórmula es HIPERVINCULO, con la cual puedes añadir enlaces a cualquier celda. Uso: =HIPERVINCULO ( dirección del enlace, texto del enlace ) Ejemplo: =HIPERVINCULO ( "http://www.google.com", "Visita Google") TRANSPONER
CONCATENAR es una fórmula que te puede sacar de varios apuros. Su utilidad es tan simple como juntar varios elementos de texto en un único texto. Como parámetro no puedes especificar un rango de celdas, sino celdas individuales separadas por comas. Uso: =CONCATENAR( celda1, celda2, celda3 ... ) Ejemplo: =CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9) Gráficos en Excel Una de las razones importantes de por que Excel es una de las aplicaciones más populares en el mundo, es por la capacidad de realizar gráficos con base en los datos. Al utilizar gráficos, podemos generar nuestros propios reportes con una mejor interpretación y sentido de nuestros datos. Por ejemplo, podemos crear una gráfica para validar las ventas durante un periodo de tiempo y conocer de manera visual qué productos se han vendido más y cuáles tienen menor rotación. Si quieres aprender más acerca de los gráficos en Excel puedes consultar nuestro artículo de cómo hacer gráficos en Excel con barras de desplazamiento y darte una idea de las diferentes opciones que tienes para crear gráficos de Excel. Además, también puedes ver los diferentes gráficos que puedes crear en Excel dando clic en la pestaña Inserta r y de inmediato encontrarás todos los tipos de gráficos en Excel que puedes utilizar en la hoja de cálculo. Los tipos de gráficos disponibles en Excel son los siguientes: Columnas Líneas Circular Barras
Áreas XY Dispersión Cotizaciones Superficie Radial Cuadro combinado
Datos tabulares Excel
El Excel también nos permite organizar los datos de manera tabular. La gran cantidad de celdas que componen una hoja del libro de Excel nos facilita trabajar los datos de esta manera. Por esta razón, Excel nos ofrece una gran cantidad de herramientas para darle formato a los datos que ingresemos a la hoja de Excel. Por lo cual, al momento de trabajar con datos en Excel es posible que necesitemos darle formato de tabla de Excel , o necesitemos aplicar algún tipo de formato condicional o simplemente darle un estilo a la hoja o celda, según sea el caso. Al trabajar con datos tabulares en Excel, podemos ordenarlos de manera fácil, filtrar la información, hacer búsquedas o utilizar herramientas avanzadas para analizar la información o los datos que hemos ingresado a la hoja de cálculo. Versiones de Excel Frecuentemente podemos encontrar que Microsoft Excel ha estado actualizando y mejorando la versión de Excel o de su suite office. Las últimas versiones que ha tenido el Office Excel son: Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, Excel
Cada versión viene mejorando la aplicación y añadiendole nuevas funcionalidades que permiten sacarle su máximo provecho.
