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Reorganización de un libro mediante el desplazamiento y la copia de hojas de cálculo
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DESPLAZAR UNA HOJA DE CÁLCULO HASTA UNA NUEVA POSICIÓN DEL MISMO LIBRO DE TRABAJO
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AGREGAR UNA PALABRA CLAVE PARA FACILITAR POSTERIORMENTE LA BÚSQUEDA DEL ARCHIVO
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DIBUJAR SUS PROPIOS MARCADORES ............................................................................................... 56
DESHACER LOS CAMBIOS ................................................................................................................. 56
IMPRIMIR EL GRÁFICO ...................................................................................................................... 56
MODIFICAR LA TABLA DINÁMICA PARA CREAR E IMPRIMIR DIFERENTES GRÁFICOS....................... 56
INTRODUCIR UN GRÁFICO INCRUSTADO DENTRO DE UNA HOJA DE GRÁFICO (Y VICEVERSA) ......... 56
Cómo hacer que un formato de gráfico pueda utilizarse de nuevo ............................... 57
CREAR UN TIPO DE GRÁFICO PERSONALIZADO................................................................................. 57
Pronóstico de tendencias ................................................................................................... 57
PRONÓSTICOS BASÁDOS EN TENDENCIAS DE LOS DATOS ACTUALES ............................................... 57
LECCIÓN 10 - IMPRESIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO COMPLETA ................................................... 58
IMPRESIÓN RÁPIDA DE UNA COPIA ................................................................................................... 58
VISTA PRELIMINAR DE LA HOJA DE CÁLCULO PARA LUEGO IMPRIMIRLA ........................................ 58
IMPRIMIR UNA COPIA RÁPIDA ........................................................................................................... 59
VISTA PRELIMINAR DE LA HOJA DE CÁLCULO .................................................................................. 59
AJUSTAR TÍTULOS A IMPRIMIR ......................................................................................................... 59
Impresión de áreas seleccionadas de una hoja de cálculo .............................................. 60
IMPRIMIR ÚNICAMENTE LOS DATOS SELECCIONADOS ..................................................................... 60
DEFINIR UN ÁREA DE IMPRESIÓN ..................................................................................................... 60
CENTRAR LOS DATOS DE LA PÁGINA IMPRESA ................................................................................. 61
IMPRIMIR UNA HOJA CON UN NÚMERO CONCRETO DE PÁGINAS ...................................................... 61
Impresión de gráficos ........................................................................................................ 61
IMPRIMIR UNA HOJA DE CÁLCULO SIN IMPRIMIR EL GRÁFICO INCRUSTADO ................................... 61
IMPRIMIR UN GRÁFICO INCRUSTADO SIN IMPRIMIR LA HOJA DE CÁLCULO ..................................... 62
RESTABLECER LA ESCALA DE UN GRÁFICO IMPRESO ....................................................................... 62
COMANDOS DE IMPRESIÓN............................................................................................................... 62
SELECCIONAR LA IMPRESIÓN EN BLANCO Y NEGRO......................................................................... 63
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El entorno de trabajo básico de Microsoft Excel es un archivo de libro de trabajo que puede
contener una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es similar a un libro de contabilidad, con
números, texto y resultados de cálculos alineados en columnas y filas. Pero a diferencia de un libro de
contabilidad, cuando introduce los números en Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los
cálculos en su lugar y de forma electrónica.
Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo y el poder
cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información. No tiene que preocuparse si inicialmente sus
datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo han hecho de forma completa. Siempre
podrá cambiarlos o terminar de introducirlos más tarde. Puede ordenar varias hojas dentro de un libro
de trabajo (por ejemplo puede colocar en un libro todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a
un único proyecto) y a continuación póngales un nombre para poder localizar rápidamente la
información que necesita.
En esta lección, aprenderá cómo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de trabajo; aprenderá
también a abrir, guardar y cerrar un libro y a introducir y editar datos de una hoja de cálculo. También
aprenderá a trabajar de forma más eficaz si utiliza las prestaciones de AutoCompletar y
AutoCorrección que le ayudarán a realizar parte de su trabajo y a introducir fórmulas sencillas.
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I Inniicciioo ddee llaa lleecccciióónn
Comenzar a utilizar Excel, para ello, vamos al Menú Inicio – Programas – Microsoft Excel. En la
siguiente ilustración podemos ver los elementos que aparecen en pantalla.
P Paarrtteess ddee llaa VVeennttaannaa::
La Barra de título , nos indica el nombre de la aplicación, y del libro de trabajo activo en este
momento.
La Barra de Menús , contiene todos los comandos de Excel 97.
La Barra de Herramientas , consta de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre
la Hoja de cálculo directamente, dando un click sobre ellos, sin necesidad de acceder al comando
correspondiente en el menú. Por defecto en Excel aparecen 2 barras de herramientas, Estándar y
Formato, respectivamente.
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G Guuaarrddaarr uunn aarrcchhiivvoo ccoonn uunn nnuueevvoo nnoommbbrree
Cuando guarde un archivo, póngale un nombre y especifique dónde desea almacenarlo. Pulse
Guardar como del menú Archivo para visualizar el cuadro de diálogo Guardar como.
En el recuadro de texto rotulado Guardar en, busque el lugar donde quiere guardar su libro de
trabajo y en el recuadro Nombre de archivo, introduzca el nombre con el que desea almacenarlo
(Intente que el nombre guarde relación con el trabajo realizado).
Pulse el botón Guardar, o pulse Intro, para cerrar el cuadro de diálogo y guardar el archivo.
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En Microsoft Excel, los archivos se denominan libros de trabajo. Los libros pueden contener varias
hojas de cálculo, así como hojas de gráficos. En las siguientes lecciones aprenderá, «Creación de
gráficos para evaluar tendencias y relaciones», hablaremos un poco más sobre gráficos y hojas de
gráficos. En esta lección, aprenderá a desplazarse a través de una hoja de cálculo y a través de un libro
de trabajo que contenga hojas de cálculo.
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Un Libro de trabajo nuevo contiene tres hojas de cálculo. Puede seleccionar hojas diferentes de un
libro pulsando las etiquetas de hoja que se encuentran al fondo de cada hoja. Puede utilizar los botones
de desplazamiento de la etiqueta de hoja para recuperar etiquetas de hoja que estaban ocultas de forma
que también pueda seleccionarlas si así lo desea. La hoja seleccionada pasa a denominarse la hoja
activa.
De forma adicional, puede seleccionar varias hojas a la vez, incluso si son hojas no adyacentes, e
introducir los mismos datos en todas las hojas activas al mismo tiempo. Esto resulta particularmente
útil si necesita configurar varias hojas que sean idénticas en algunos aspectos (como por ejemplo,
agregar rótulos comunes en un informe mensual).
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Seleccione hojas diferentes de un libro; pulse la etiqueta de hoja con el nombre Hoja2, la Hoja
pasa a ser la hoja activa. Pulsando en las distintas etiquetas de Hoja del fondo de la pantalla, nos
desplazamos a través de ellas.
Utilice el botón derecho del ratón para pulsar un botón de desplazamiento de etiqueta de hoja,
aparece un menú contextual con los nombres de todas las hojas que están contenidas en el libro, si
pulsamos en cualquier de ellos nos desplazamos hasta la hoja seleccionada.
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Seleccione varias hojas al mismo tiempo. Todas las hojas seleccionadas se activan y, si introduce
datos en una de las hojas, éstos se introducirán automáticamente en todas las demás hojas activas.
Pulse la etiqueta de la Hoja1, y Mantenga presionada MAYUS y pulse la etiqueta Hoja3, las
Hojas1, 2 y 3 han sido seleccionadas y activadas. La palabra [Grupo] aparece en la barra de titulo
junto al nombre de archivo.
Utilice el botón derecho del ratón para pulsar la etiqueta de Hoja2, en el menú contextual, pulse
Desagrupar hojas.
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Sólo permanecerá activa la Hoja2.
Si el grupo de hojas que desea seleccionar no son adyacentes, mantenga pulsada la tecla
CONTROL y pulse las etiquetas de las hojas.
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Si desea saber algo más sobre el desplazamiento a través de las hojas, puede conseguir ayuda del
Ayudante de Office.
Puede cerrar cualquier sugerencia o mensaje del Ayudante de Office pulsando ESC.
A Ayyuuddaannttee ddee OOffffiiccee
En este libro, el Ayudante de Office no aparecerá en las ilustraciones. Si desea que las ilustraciones
coincidan, en el momento en que aparezca el Ayudante de Office, utilice el botón derecho del ratón
para pulsar el Ayudante de Office, y luego seleccione Ocultar Ayudante. Si desea dejar el Ayudante de
Office en la parte superior para que le sirva de guía, pero no tropezar con él, arrástrelo simplemente a
otra zona de la pantalla.
En el área ¿Qué desea hacer?, introduzca Aprender a desplazarse por una hoja de cálculo, y luego
pulse Buscar.
Pulse el tema Libros y hojas de cálculo.
Lea el tema Ayuda, para finalizar, pulse el botón Cerrar de la ventana de Ayuda.
D Deessppllaazzaammiieennttoo aa ttrraavvééss ddee uunnaa hhoojjaa ddee ccáállccuulloo
Una hoja consta de columnas y filas. Las columnas se disponen verticalmente y se identifican con
letras en la parte superior. Estas letras son los encabezados de columna. Las filas se disponen de forma
horizontal y se identifican con números dispuestos en la parte izquierda de la hoja y hacia abajo. Estos
números son los encabezados de fila. A la intersección de una columna y fila se le denomina celda.
Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas y las columnas. A esta combinación de una
letra de columna y un número de fila se le llama referencia de celda. Con la intersección de la primera
columna y la primera fila se obtiene la celda Al.
Cuando se selecciona una celda con el ratón, dicha celda se activa. En ella se puede introducir
nuevos datos o editar los datos que contiene. La celda activa tiene un borde ancho que la rodea.
Siempre podrá saber la referencia de la celda en que está, mirando el cuadro de nombres que se
encuentra en la parte izquierda de la barra de fórmulas, y los encabezados de la fila y columna
correspondientes se ponen en negrita y se destacan. También puede cambiar la celda activa pulsando
la tecla INTRO, la tecla TAB o las teclas de flecha.
Las barras de desplazamiento aparecen en la parte derecha o al fondo de la hoja y se utilizan para
visualizar rápidamente diferentes partes de una hoja cuando ésta contiene más información de la que
cabe en una pantalla. Cuando al utilizar las barras de desplazamiento cambia la visualización de una
hoja, la celda activa no cambia, lo único que cambia es la presentación de la hoja. En la ventana de
Microsoft Excel sólo podrá ver una pequeña parte de su hoja (la hoja entera consta de 256 columnas y
65536 filas), pero las barras de desplazamiento le ayudarán a desplazarse rápidamente para ver
cualquier parte de la hoja de cálculo.
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adicional en su hoja de cálculo. En la Lección 2, «Configuración de una hoja de cálculo», aprenderá a
agregar comentarios en las celdas de su hoja.
Lleve el cursor sobre cualquier herramienta de una barra de herramientas, una sugerencia en
pantalla aparece debajo del cursor e indica el nombre del botón.
Una celda que contiene un comentario se identifica por un pequeño triángulo rojo en su esquina
superior derecha.
I Innttrroodduucccciióónn yy eeddiicciióónn ddee ddaattooss
Puede introducir texto, números y fórmulas en cualquier celda de una hoja. Cuando introduce
datos, Microsoft Excel los reconoce como texto, fecha o número que puede ser calculado, o bien como
una fórmula. También puede editar o suprimir cualquier cosa que haya introducido. Lo que introduzca
aparecerá en la celda activa y en la barra de fórmulas y puede editarse en cualquiera de estas
posiciones.
I Innttrroodduucccciióónn ddee ddaattooss
Introducir datos es sencillo. Primero, seleccione la celda en la que desea que aparezca la
información, introduzca el texto o números que desea y luego pulse INTRO O TAB para introducir lo
que escribió. También puede pulsar una tecla de flecha o pulsar otra celda para introducir la
información escrita.
Puede cancelar una entrada antes de introducirla (por ejemplo, si la introdujo en la celda
equivocada o la escribió incorrectamente) pulsando ESC. Si comete un error mientras escribe, puede
utilizar la tecla RETROCESO para deshacer el error.
Cuando desarrolle por primera vez una hoja de cálculo, comience por introducir sus datos. Al poco
tiempo su hoja comenzará a llenarse con la información y tal vez no pueda ver todos los datos en su
pantalla. Cuando revise una hoja de cálculo de gran tamaño, puede hacer que sus tareas de edición
resulten más fáciles si controla lo que puede ver en la pantalla.
Por ejemplo, la lista de clientes es demasiado larga para verse en una ventana, de forma que cuando
introduce datos al final de la lista, no puede ver los encabezados de columna que aparecen en la parte
superior de la lista. Puede inmovilizar la primera fila (la fila con los encabezados de columna) de
forma que se muestre en la pantalla sin tener en cuenta el lugar de la lista en el que está trabajando.
Otra forma de hacer que sus tareas de edición resulten más fáciles y de acelerar la entrada de datos
es utilizando AutoCompletar para introducir entradas repetidas de una columna. Por ejemplo, en la
lista de clientes, los Puestos de contacto se repiten para muchos clientes. AutoCompletar puede
ahorrarle tiempo introduciendo en su lugar estos títulos repetidos.
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Si quiere inmovilizar una fila de forma que los rótulos de columna permanezcan visibles mientras
introduce nuevos datos al final de la lista, seleccione la fila, y en el menú Ventana, pulse Inmovilizar
paneles.
La fila superior, la fila 1, se inmoviliza. Puede desplazarse a lo largo de la hoja y la fila 1 seguirá
visualizándose.
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Debemos colocarnos en la celda que deseamos introducir datos y comenzar a escribir texto, si
introducimos texto en columnas, AutoCompletar puede adivinar, basándose en la coincidencia más
próxima a las entradas anteriores de la columna, el valor que desea introducir, pulse INTRO para
completar la entrada, o continué escribiendo si no es así.
En una columna de entradas repetidas, puede utilizar el botón derecho del ratón para pulsar la
celda, y luego seleccionar Elegir de la lista del menú contextual. Aparecerá una lista con todas las
entradas disponibles de la columna. Puede entonces seleccionar la entrada que desea introducir en la
celda.
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Introduzca los números de la misma forma en que introduce texto: introduzca un número, luego
pulse INTRO. Microsoft Excel reconoce los números y los alinea automáticamente en la parte derecha
de la celda.
- Pulse la etiqueta de la Hoja2, una hoja de cálculo en blanco, es ahora la hoja activa.
- En la celda B2, introduzca 12, luego pulse INTRO.
- El valor 12 queda introducido en la celda B2, y B3 se convierte en la celda activa, en la
celda B3, introduzca 100, luego pulse INTRO.
- El valor 100 es introducido en la celda B3 y B4 se convierte en la celda activa.
R Reeaalliizzaacciióónn ddee ccaammbbiiooss
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AutoCorrección corrige errores de escritura mientras usted escribe. No tiene que hacer nada extra,
y tal vez ni siquiera se dé cuenta de que cometió un error y de que éste ha sido corregido.
AutoCorrección incluye una lista extensa de palabras que normalmente se escriben incorrectamente,
pero puede personalizarla agregándole sus propias palabras a la lista. También puede personalizar
AutoCorrección para insertar palabras largas o frases cuando introduce una breve abreviatura o siglas.
Para desactivar Autocorrección, pulse Autocorrección del menú Herramientas y luego quite la
marca de la casilla de verificación, Reemplazar texto mientras se escribe.
Para deshacer un cambio de Autocorrección sin tener que desactivar Autocorrección, pulse el botón
Deshacer tan pronto como se haya realizado el cambio de Autocorrección.
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Si escribe mal una palabra, pero esta en la Autocorrección, se corrige automáticamente, cuando pulse
la BARRA ESPACIADORA O INTRO, la escritura de la palabra que acaba de introducir estará
correcta.
P Peerrssoonnaalliizzaarr AAuuttooccoorrrreecccciióónn ppaarraa eessccrriibbiirr ppaallaabbrraass llaarrggaass
En el menú Herramientas, pulse Autocorrección, se abre el cuadro de diálogo Autocorrección, en el
recuadro Reemplazar, introduzca el valor que hay que cambiar y en el recuadro Con, introduzca el
valor que quiere que aparezca, y pulse el botón Agregar. Si tiene más palabras que agregar a la lista,
pulse Agregar, agregue los términos y siglas que desee y una vez que haya acabado, pulse Aceptar
para cerrar el cuadro de diálogo.
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En ocasiones, puede introducir información en las celdas equivocadas, o podría incluso querer
introducir la misma información en tres lugares diferentes de un libro. En lugar de suprimir y
reintroducir la información, o introducir la misma información varias veces, puede desplazarla o
copiarla fácilmente.
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Podemos desplazar celdas arrastrándolas a otra posición de su hoja de cálculo, primero seleccione una
o un rango de celdas.
Señale un borde de la selección, y luego mantenga presionado el botón del ratón, mientras arrastra la
celda o el rango seleccionado hasta la posición deseada.
Mientras arrastra las celdas seleccionadas, aparece una sugerencia junto al puntero para decirle en qué
rango de celdas se encuentra su selección.
D Deessppllaazzaarr cceellddaass hhaassttaa uunnaa HHoojjaa ddee ccáállccuulloo ddiiffeerreennttee
El arrastre de celdas para desplazarlas funciona bien cuando se desplazan celdas a corta distancia sobre
la misma hoja, pero si desea desplazar celdas hasta un área diferente de la hoja o hasta otra hoja de
cálculo, resulta más fácil utilizar los botones de las barras de herramientas.
Seleccione una celda o un rango de celdas, en la barra de herramientas Estándar, pulse el botón Cortar;
un borde de desplazamiento aparece alrededor de la selección cortada, seleccione la Hoja3, seleccione
la celda B2, y luego pulse el botón Pegar.
Las celdas cortadas están pegadas en la Hoja3. La esquina superior - izquierda de la selección cortada
se pega en la celda seleccionada de la nueva hoja.
C Cooppiiaarr cceellddaass eenn oottrraa ppoossiicciióónn ddee llaa mmiissmmaa hhoojjaa ddee ccáállccuulloo
Existen muchas maneras de copiar celdas, En la Hoja3, seleccione el rango B2:B3 esté seleccionado.
Señale un borde de la selección y luego mantenga pulsada la tecla CONTROL mientras arrastra la
selección hasta el rango F2:F3. Mientras arrastra la selección, aparece junto al puntero un pequeño
signo más (+) que le indica que está arrastrando una copia de la selección, suelte el botón del ratón y
luego suelte CONTROL, las celdas quedan copiadas en una nueva posición.
Seleccione el rango B2:B3, señale un borde de la selección, y luego utilice el botón derecho del ratón
para arrastrar la selección hasta el rango C7:C8. Después de soltar el botón derecho del ratón aparece
un menú contextual, pulse Copiar aquí, las celdas son copiadas en la nueva posición.
D Deessppllaazzaarr cceellddaass hhaassttaa uunnaa hhoojjaa ddee ccáállccuulloo ddiiffeerreennttee
Al igual que con el desplazamiento de celdas, el arrastre de celdas para copiarlas funciona bien cuando
copia las celdas a cortas distancias de la misma hoja, pero si desea copiar celdas en otra zona de la
hoja o en otra hoja de cálculo, resulta entonces más fácil utilizar los botones de la barra de
herramientas.
Seleccione el rango F2:F3 de la Hoja3, pulse el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar,
aparece un borde de desplazamiento alrededor de la selección copiada.
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En Microsoft Excel, todas las fórmulas comienzan con un signo igual (=). Trás este signo, se introduce
la fórmula y luego se pulsa INTRO. Una vez introducida la fórmula, la celda mostrará los resultados
de los cálculos. Puede editar fácilmente la fórmula para modificar cualquier parte de ésta.
En los ejercicios siguientes, practicará la introducción y edición de fórmulas sencillas.
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Si queremos introducir una fórmula para sumar dos números, nos colocamos en la Hoja2, seleccione la
celda E4,Introduzca =52+200, y luego pulse INTRO, la fórmula es introducida en la celda, y aparece
el resultado de la suma.
Seleccione la celda E4, la fórmula aparece en la barra de fórmulas, y el resultado aparece en la celda,
seleccione la celda E5 e introduzca =, y luego pulse la celda C4.
La referencia de celda es introducida en la fórmula, introduzca +, pulse la celda C5 y luego pulse
INTRO.
La fórmula, la cual suma el contenido de las celdas C4 y C5, es introducida en la celda. El resultado de
la suma aparece en la celda, pulse la celda C4, introduzca 100 y luego pulse INTRO, la fórmula de la
celda C5 visualiza el resultado de la suma.
También puede introducir fórmulas que utilicen una combinación de referencias de celda y números.
Por ejemplo, puede introducir una fórmula que calcule un impuesto él 7 por 100 del precio de una
venta, multiplicando 0,07 por una referencia de celda.
E Eddiittaarr uunnaa ffóórrmmuullaa eexxiisstteennttee
Puede editar una fórmula seleccionando la celda que la contiene y luego realizando cambios en la
barra de fórmulas. También puede pulsar dos veces la celda y realizar los cambios directamente en la
celda donde se encuentra la fórmula. En este ejercicio, cambie el operador y luego modifique una
referencia de la fórmula.
Pulse dos veces la celda E5, la celda E5 se dispone para ser editada. Las referencias de celda de la
fórmula y las celdas a las que hacen referencia tienen el color distinto para ayudarle a ver cuáles son
las celdas a las que la fórmula hace referencia.
Seleccione el signo más (+) arrastrando el punto de inserción sobre él, introduzca un asterisco (*), y
luego pulse INTRO, la fórmula multiplica las dos celdas y visualiza el resultado de la multiplicación,
pulse dos veces la celda E5, y luego pulse dos veces la referencia a la celda C5 de la fórmula.
Esta referencia queda seleccionada, pulse la celda E4 y luego pulse INTRO, la fórmula multiplica
ahora el valor de la celda C4 por el valor de la celda E4. El resultado es 25200.
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En las próximas lecciones, aprenderá a ejecutar muchas tareas básicas de Microsoft Excel mediante la
creación de una plantilla. Las plantillas representan un gran ahorro de tiempo. Cuando abre una copia
de una plantilla, como la plantilla de una factura que vaya a crear, todos los rótulos, fórmulas y
formatos están en su lugar y preparados para que usted los desarrolle. Introduzca simplemente sus
nuevos datos y modifique el formato que desee, y ya habrá acabado.
Para encontrar las plantillas suministradas con Microsoft Excel, pulse Nuevo desde el menú
Archivo.
Para crear una plantilla, puede utilizar cualquier libro que contenga formatos y datos que vaya a
utilizar repetidamente, tal como una hoja de planificación, una lista de tareas semanal, el formulario de
un inventario, el formulario de un pedido, o una hoja de valoración de impuestos; a continuación
guarde simplemente su libro como una plantilla, tal como posteriormente tendrá que hacerlo.
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La primera tarea a realizar en la configuración de un libro de trabajo es la de abrir un nuevo libro y
guardarlo con un nombre que represente algo para usted o que le recuerde su contenido. A
continuación, puede agregar palabras clave a las propiedades del archivo (las propiedades del archivo
incluyen cosas como el título, autor, tema, fecha de su almacenamiento, etc.) de forma que, en el
futuro, pueda encontrar el archivo rápidamente buscando la palabra clave.
A Abbrriirr uunn nnuueevvoo lliibbrroo ddee ttrraabbaajjoo
Microsoft Excel se inicia con un nuevo libro, aún no guardado, y preparado para ser utilizado. Sin
embargo, si ya está trabajando con Microsoft Excel, tal vez necesite abrir un nuevo libro para utilizarlo
en esta lección. Pulse el botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar. Aparece un nuevo libro.
La barra de titulo visualizará un nombre de libro, como Librol o Libro2.
G Guuaarrddaarr uunn nnuueevvoo lliibbrroo ddee ttrraabbaajjoo
Para guardar su libro con un nombre que describa su contenido, pulse el botón Guardar de la barra
de herramientas Estándar, aparece el cuadro de diálogo Guardar como.
En el recuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del nuevo Libro y pulse Guardar.
A Aggrreeggaarr uunnaa ppaallaabbrraa ccllaavvee ppaarraa ffaacciilliittaarr ppoosstteerriioorrmmeennttee llaa bbúússqquueeddaa ddeell aarrcchhiivvoo
Microsoft Excel acelera el proceso permitiéndole buscar archivos específicos basándose en las
propiedades de archivo.
Existen muchas propiedades de archivo sobre las que puede basar su búsqueda, como la última
fecha en la que se guardó, o tema. Algunas propiedades como la última fecha en la que se guardó y su
autor, quedan registradas automáticamente como propiedades de archivo, pero otras, como el tema y
las palabras clave deben ser introducidos específicamente antes de que pueda utilizarlos en una
búsqueda de archivo. Por ejemplo, si crea libros de presupuestos mensuales, puede añadir la palabra
clave «presupuesto» a cada uno de estos archivos. Más tarde, puede buscar la palabra clave
«presupuesto», y Microsoft Excel encontrará todos los archivos que tengan esa palabra clave.
ERROR! USE THE HOME TAB TO APPLY TÍTULO 1 TO THE TEXT THAT YOU WANT TO APPEAR
▪ Pulse la etiqueta Hoja2, mantenga pulsada MAYUS, y luego pulse la etiqueta Hoja3.
▪ Las Hoja2 y la Hoja3 son seleccionadas, utilice el botón derecho del ratón para pulsar una de
las etiquetas seleccionadas, aparecerá un menú contextual, pulse Eliminar.
Aparece un recuadro con un mensaje, indicándole que confirme la supresión de las hojas de
cálculo, pulse Aceptar, las hojas de sobra quedan eliminadas.
Si necesita insertar una hoja de cálculo, utilice el botón derecho del ratón para pulsar una etiqueta
de hoja, pulse Insertar del menú contextual y luego pulse dos veces el icono de Hoja de cálculo.
O Orrggaanniizzaacciióónn ddee llooss rróóttuullooss
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Por omisión, Microsoft Excel alinea las entradas de texto en la parte izquierda de la celda. Sin
embargo, puede modificar dicha alineación. Puede cambiar la alineación de rótulos para crear una
mejor configuración de página. Para ello elija las celdas que desea alinear y pulse en la barra de
Herramientas Formato, la alineación para las celdas seleccionadas (izquierda, centrada o derecha).
También puede alinear celdas desde el menú Formato - Celdas – Alineación, en el cual encontrará
muchas más opciones de alineación que en la barra de formato.
Para sangrar el texto de la izquierda sin alinearlo en la parte derecha de la celda, utilice el botón
derecho del ratón para seleccionar la celda, y luego pulse Formato Celdas. En la ficha Alineación y en
el recuadro Horizontal, seleccione Izquierda (sangría). En el recuadro Sangría, seleccione un número
de caracteres de ancho para el sangrado del texto y luego pulse Aceptar.
A Ajjuussttaarr llooss aanncchhooss ddee ccoolluummnnaa aall eessppaacciioo qquuee ooccuuppaann llaass eennttrraaddaass
Ajuste los anchos de columna y los anchos de fila para utilizar
mejor el espacio de la página. Si situamos el puntero del ratón en
la línea de separación de columna, donde están situadas las letras,
nos aparece una flecha de doble , arrastre el borde derecho del
encabezado de la columna hasta conseguir el ancho de columna
deseado.
ERROR! USE THE HOME TAB TO APPLY TÍTULO 1 TO THE TEXT THAT YOU WANT TO APPEAR
Utilice el botón derecho del ratón para pulsar en una columna, y aparece un menú contextual:
- Pulse Ancho de columna.
- Aparece el cuadro de diálogo Ancho de columna.
- Introduzca el ancho que desea y pulse aceptar.
- El ancho de la columna se ajusta al ancho especificado.
Si desea suprimir una columna o fila, utilice el botón derecho del ratón para pulsar el encabezado
de la fila o columna, y luego, desde el menú contextual, pulse Eliminar. Si desea insertar una columna
o fila, utilice el botón derecho del ratón para pulsar la columna que se encuentra a la derecha de donde
desea insertar la nueva columna, o la fila debajo de la cual desea insertar la nueva fila y luego, desde el
menú contextual, pulse Insertar.
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Una forma de mejorar su presentación es agregar algún gráfico, como el logotipo de la empresa.
Nos colocamos en el lugar donde deseamos introducir el gráfico, si no damos cuenta de que no
hemos dejado espacio, podemos insertar una nueva fila.
- Utilice el botón derecho del ratón para pulsar sobre el encabezado de la fila.
- La fila es seleccionada y aparece un menú contextual, en el menú contextual, pulse
Insertar.
- Una nueva fila se inserta en la parte superior de la hoja de cálculo, por encima de la fila
seleccionada, seleccione la celda.
En el menú Insertar, indique Imagen, tenemos varias opciones:
- Insertar una imagen prediseñada.
- Insertar una imagen desde archivo.
- Si elegimos, Desde archivo, aparece el cuadro de diálogo Insertar imagen.
