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Tipo: Apuntes
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Coordinación de Estudios de Postgrado
Especialización en Planificación, Desarrollo y Gestión de Proyectos
Trabajo especial de Grado presentado para optar al título de Especialista en Planificación, Desarrollo y Gestión de Proyectos
Autora: Lic. Rosa Trimboli Tatoli
C.I: 16.815.
Tutora: Sixta Adrián
Caracas, febrero de 2010
Coordinación de Estudios de Postgrado
Especialización en Planificación, Desarrollo y Gestión de Proyectos
Línea de trabajo a la que se adscribe: Control de Gestión
Tutora: Sixta Adrián
Dedicatoria
A Dios, que nunca me abandona en ninguna de las etapas de mi vida. A todos aquellos que no dejaron que me rindiera en ningún momento de este largo recorrido y muy especialmente a dos personas que a pesar de no encontrarse entre nosotros, me guían y protegen en todo momento: mi tía y mi abuela.
Agradecimientos
En primer lugar, quiero agradecer a Dios, sin Él, nada de esto pudiese ser posible. A mi familia, por apoyarme en el arduo camino recorrido, a la Profesora Sixta Adrián, quién a pesar de todas las dificultades estuvo presente desde el primer día del Seminario, y más que guiarme, me brindó la confianza necesaria para seguir adelante, demostrándome que las cosas las pintamos más complicadas de lo que realmente son, y sin necesidad alguna, nos ahogamos en un vaso de agua.
A la Profesora Laura Contreras, quien motivó, guió, aconsejó, y hasta nos ofreció su hombro para llorar cuando sentíamos que ya no podíamos más.
Al Profesor José Antonio Gámez, quién además de concederme todos los permisos solicitados, cumplió con el rol de psicólogo cuando lo necesité.
A Jois Ochea, quién a último momento fue mis ojos en este trabajo. Isabela Iturriza, quien le dio un toque especial a mi trabajo con su magnífica propuesta gráfica, la cual sirvió de ejemplo para afirmar que la verdadera belleza está en los detalles.
A mi hermana Sara, por no dejarme sola en los últimos momentos. A todos los entrevistados, por su paciencia, interés y ayuda ofrecida. A la Universidad y a todos y a cada una de las personas que en ella laboran, desde el Sr. Luís del Departamento de Mantenimiento, hasta el Dr. Joaquín Rodríguez Alonso, Rector de lo que fue, es y será mi Alma Mater.
A todos, Gracias… Totales.
2.1.3.4 Fases: 2.1.3.4.1 Definición- Arranque……………………..………………………………..…..… 2.1.3.4.2 Planificación…………………………………………………………………...... 33 2.1.3.4.3 Ejecución- Control…………………………………………………………...…..… 34 2.1.3.4.4 Culminación- Cierre………………………….…………………………………..… 34 2.1.3.5 Técnicas de Planificación y Control de Proyectos aplicables a eventos: 2.1.3.5.1 Estructura para el desglose del trabajo (EDT)………………………………….. 2.1.3.5.2 Critical Path Method (CPM) o Camino Crítico y línea base……………………………………….…………………………………………... 2.1.3.6 Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos y la organización de eventos: 2.1.3.6.1 Gestión de Integración del Proyecto…………………………………………..… 37 2.1.3.6.2 Gestión del Alcance del Proyecto……………………………………………..… 2.1.3.6.3 Gestión del Tiempo del Proyecto……………..………………………………..… 2.1.3.6.4 Gestión de los Costos del Proyecto………………………………………........... 2.1.3.6.5 Gestión de la Calidad del Proyecto………………………………….……..…..… 2.1.3.6.6 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto………………………..…..…. 2.1.3.6.7 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto………………………………..…. 2.1.3.6.8 Gestión de los Riesgos del Proyecto…………………………………………….. 2.1.3.6.9 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto………………………………..…..... 2.1.3.7 Los Eventos como Proyectos……………………………………………………………..…… 44 Capítulo III 3.1 Marco Contextual……….…………………………………………………………………………….……....…… Capítulo IV 4.1 Marco Metodológico………………………………………………………………………………….…….…...... Capítulo V 5.1 Análisis de resultados……………………………………………………………………………………….….… Capítulo VI 6.1 Diagnóstico.……………….………………………...……………………………………………………….….... 6.2 Diseño de la propuesta……………………..………………………………………………………….……....... 6.2.1 Mi evento, un proyecto en fases………………………………………………………………….…….….. Capítulo VII 7.1 Conclusiones y recomendaciones………………………………………………….………………………..…… 118
Referencias ……………………………………………………………………………………………………………......... Anexos ………………………………………………………………………………………………………………….….....
Índice de Tablas
Pág.
Tabla Nº 1: Matriz propuesta para la elección de alternativas………………………………………………..……. 80
Tabla Nº 2: Matriz sugerida para llevar a cabo el cronograma Del evento……………………………………………………………………………………….……….….
Tabla Nº 3: Matriz sugerida para eventos con más de cinco involucrados…………………………….…………. 97 Tabla Nº4: Matriz sugerida para la identificación y correcta gestión de los riesgos………………………………………………………………………………………………... Tabla Nº5: Encuesta sugerida para la medición de la Reacción y aplicación,
Aprendizaje y aplicación de los contenidos del evento……………………………………..………….
Índice de Gráficos
Gráfico Nº1: Registro de eventos UMA. Período Lectivo 08/09………………………………………….…….…..
Índice de Figuras
Figura Nº1: Pirámide extraída del Manual de Diseño y Organización de eventos y experiencias memorables……………………………………….……….. 29
Figura Nº2: Presentación de problemas específicos a abordar, así como
Necesidades y limitaciones percibidas en los grupos destinatarios………………………………… 73 Figura N3: Fases de un evento y aspectos a tomar en cuenta para cada una de ellas….
Figura Nº4: Matriz de EDT, basada en el Manual del Taller de Gerencia de Proyectos………………………... Figura Nº5: Diagrama de flujo, con la información crítica de los procesos envueltos
en el desarrollo de un evento…………………………………………………………………..….….….
Por otra parte, en Venezuela, entre los hallazgos en línea sobre talleres y encuentros, se pueden mencionar: la Universidad de Carabobo, la cual creó en 1988 la Oficina Central de Protocolo y Ceremonial, cuya Visión, Misión y Objetivos pueden resumirse de la siguiente forma:
“ Convertirse en un centro que asesore, coordine y vele por el cumplimiento de las disposiciones ceremoniales exigidas, buscando de igual forma la maximización de la inversión tanto humana como material, en los actos universitarios internos, organizado por las facultades respectivas ” (Universidad de Carabobo, 2008).
La Universidad de Los Andes, la cual cuenta con algunos escritos que a pesar de no tener una estructura formal, permiten al organizador clasificar los eventos, estudiar su magnitud, propósito, y de acuerdo a esto, hacer las gestiones necesarias para llevar a cabo el acto.
Con respecto a las universidades capitalinas; la Secretaría de Rectorado de la Universidad Central de Venezuela cuenta con un registro de experiencias sobre los actos académicos, recopilado por la Profesora Katiuska Briseño (Secretaria de Rectorado). Este manual cumple con características similares al que en este Trabajo Especial se pretende llevar a cabo, mas no fue posible acceder a él por no estar aún aprobado por el ente Rector de la Institución.
En el caso particular de la Universidad Monteávila, lo más parecido que se puede encontrar a la sistematización de procedimientos de eventos, son los diversos manuales de producción que los alumnos del último año de pregrado deben presentar como soporte al evento a presentar como Trabajo Final de Grado, en la Escuela de Comunicación Social. Entre esos manuales se encuentran:
Manual para la Organización de UMUN 2007 (Universidad Monteávila Model United Nations)
Manual de la I Jornada de Música y Comunicación 2007.
Manual de producción de : Uma Rock and Flash 2007 (Evento musical)
Manual para la elaboración del I Taller de Cine Universidad Monteávila 2008.
Ahora bien, puesto que, la organización de eventos constituye para la Universidad Monteávila, una estrategia indirecta de promoción académica de alto impacto, existe un gran compromiso por parte de las diferentes Escuelas, Centros de Estudios, y demás departamentos, en motivar a profesores y alumnos a participar en la organización de distintas actividades que se cristalizan eventualmente en eventos, razón por la cual durante los diez años de ejercicio académico de la Universidad, se ha llevado a cabo una cantidad significativa de ellos (superando los 500).
Como toda organización en crecimiento, la UMA ha venido sistematizando gran cantidad de procesos vinculados con las distintas actividades que le son propias. No obstante, en el área de eventos es posible introducir mejoras dirigidas a: promover la uniformidad de criterios que permitan facilitar la labor logística del personal, mejorar la coordinación en aquellos procedimientos que requieran de la interacción de con el Vice- rectorado administrativo en su calidad de ente rector en el área financiera de la Universidad, promover la gestión de recursos extraordinarios a través de la consecución de patrocinios, aumentar la efectividad en las convocatorias y, desarrollar mecanismos más efectivos de comunicación interna.
En este sentido, el presente Trabajo Especial de Grado, ofrece una propuesta de carácter operativo, la cual pretende facilitar la canalización de esfuerzos, recursos y tiempo para el desarrollo de eventos, desarrollada bajo la metodología propia del PMBOK, una de las tantas herramientas de la gestión de proyectos.
Ahora bien, dicho trabajo se encuentra conformado por siete (7) capítulos, en los cuales se contemplan los siguientes contenidos:
Capítulo uno, desarrollo del planteamiento del problema, el cual da origen a esta propuesta. En éste, se desglosan tanto los objetivos (generales y específicos), como el alcance de esta investigación. En el capítulo dos, despliegue de los basamentos teóricos que nos permiten hablar de los eventos y sus distintas modalidades de desarrollo para, finalmente, abordar el tema de éstos como un proyecto.
1.1 Motivación y Justificación
La Universidad Monteávila (UMA), es una Institución de Educación Superior que desde el año 1999- fecha en la que abrió sus puertas- se ha caracterizado por ir en la búsqueda de la excelencia en cada una de sus áreas. Es por esto que la Universidad se esfuerza constantemente en lograr la mayor excelencia y el mejor acabado posible en las actividades que lleva a cabo. La educación personalizada que ofrece en cada una de sus cuatro carreras es muestra de ello.
De igual forma, la UMA, busca ir institucionalizando paulatinamente muchos procedimientos y estilos, que reflejan para esta comunidad el sentido de excelencia. Por esto, el presente trabajo es una herramienta que pretende ir canalizando esfuerzos, recursos y tiempo, de un “cómo hacer algo”; en este caso la pregunta va dirigida a “cómo hacer eventos”, bajo una metodología específica: la de proyectos.
Ahora bien, desde sus inicios, la UMA ha considerado de suma importancia la realización de eventos desde las diferentes facultades y centros de estudios, y, en este sentido ha animado a profesores y alumnos a participar en su organización.
Durante los diez años de funcionamiento de la Universidad, se han llevado a cabo una cantidad significativa de eventos (superando los 500), en los cuales se observa:
Todos estos aspectos, pueden resultar una limitante en el desarrollo promocional de la Universidad, puesto que toda organización académica busca un correcto manejo de la imagen institucional, que sea consecuente con el impacto que se desea generar y con la correcta coordinación del equipo logístico involucrado, de tal manera que los resultados generados sean los más favorables posibles. Es en este momento, en el que la necesidad de un manual de organización de eventos se hace visible.
1.5 Enunciado del Problema
Inexistencia de un manual de organización de eventos, que promueva la gestión eficiente de dichas actividades en la Universidad Monteávila, bajo uno de los enfoques metodológicos propios de la gestión de proyectos.
1.6 Objetivo General
Diseñar un manual que permita sistematizar (bajo la metodología de proyectos), los procedimientos necesarios para la producción de eventos internos de la Universidad Monteávila.
2.1 Sobre la organización de eventos
La organización de eventos, es una actividad que en los últimos tiempos ha captado el interés de muchos especialistas. En muchas partes del mundo se han ido construyendo metodologías que permitan maximizar los recursos tanto humanos como materiales necesarios para el exitoso alcance y cumplimiento de las metas y objetivos formulados para cada uno de los eventos a organizar. Esta actividad resulta un negocio muy lucrativo en algunos países como España. Según el diario digital español cincodias.com , en Barcelona se calculó que actividades como congresos, convenciones o jornadas empresariales, tanto nacionales como internacionales, habían generado más de “ 1000 millones de euros con 1.775 reuniones en 2007; en Madrid, 3.941 encuentros dejaron casi 800 millones el mismo año, y en Valencia, las cifras beneficiarias en el 2007 superaron los 200 millones en 729 reuniones ” (Garcia, 2008)
Aunado al tema de la Gerencia de Eventos, se encuentra el de la Gerencia de Proyectos, su objetivo radica en la correcta gestión de una serie de actividades que a través de diversas etapas a desarrollar, culminan finalmente con un entregable que puede ser un producto o también un servicio. Gestionar un proyecto, implica dirigir, “ un modelo de emprendimiento a realizar, con provisiones de recursos, tiempo de ejecución y resultados esperados ” (Banco Interamericano de Desarrollo, 1981, p.137)
Lo que se busca llevar a cabo con este Trabajo Especial de Grado es justamente integrar ambos conceptos, a través una propuesta para gestionar la organización de eventos educativos propios de la Universidad Monteávila bajo la metodología de proyectos, específicamente la planteada por el Project Managment Institute (PMI), en su guía Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
Este trabajo constituye una propuesta metodológica, que bajo la figura de un manual, busca, mejorar las prácticas ya desarrolladas a lo largo de los 10 años de academia, a través de la institucionalización y sistematización de un proceso que
contribuirá con una mejor gestión tanto del tiempo como de los recursos (humanos y materiales), se persigue obtener el más alto nivel de calidad posible que caracteriza a la institución para la cual está formulado el manual propuesto.
Para esto es de gran importancia manejar algunos conceptos propios no sólo del área de organización de eventos sino también de todos los contenidos relacionados con el diseño, desarrollo y ejecución de proyectos. De igual forma, se brindará un panorama general acerca del tema de los manuales como herramienta y guía en el establecimiento de procesos, para que el lector pueda comprender el motivo del uso de dicha herramienta como medio de sistematización de esta metodología.
Es importante destacar que la principal meta a alcanzar con la elaboración de este manual es que todo usuario (tanto estudiantil como docente), que tenga o no, conocimiento alguno en el área de eventos o proyectos, pueda llevar a cabo actividades de este tipo, bajo la metodología única que garantice por una parte, el seguimiento de un mismo procedimiento para la producción y desarrollo de eventos en la UMA, y por otra, el cumplimiento de las normas institucionales en cuanto a administración, gestión de recursos e imagen.
2.1.1 Los Manuales
2.1.1.1 Definición e importancia de los manuales
Según Isabel Torres, los manuales son “documentos didácticos que contienen las nociones esenciales de una ciencia, técnica o arte” (1998, p.132) , en este sentido esta corta y simple definición abarca exactamente lo que se pretende llevar a cabo. La propuesta de compendio de información de gran valor y utilidad, sobre el arte de la organización de eventos, que a pesar de existir, no se encuentra de forma organizada ni sistemática.
Otro concepto de interés es el de Rodríguez Valencia (2001, p. 90), quien expone que un manual es “una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector, es una guía que permite encaminar en
2.1.1.2 Tipos de manuales
Existen muchas formas de clasificar los distintos tipos de manuales y pueden ser tipificados en base a su alcance, función específica o contenido.
Según el Manual Administrativo de Garibaldo, Jaén y Madrid, los manuales pueden ser clasificados según tres grandes criterios (2009, p.5):
Generales, departamentales, de puestos.
De personal, de ventas, de producción, de finanza, generales, otras funciones
De la historia, de organización, de políticas, de procedimientos, de contenido múltiple.
Por otra parte, la autora del libro Las Fuentes de Información. Estudios teóricos- prácticos , Isabel Torres, advierte que no existe una clasificación formal de los distintos tipos de manuales que se pueden elaborar, lo que sí se puede, es generar una clasificación en base a diferencias muy específicas de los mismos, es por esto que se habla de los siguientes tipos de manuales:
1.- Por el tipo de autoría:
a.- Perteneciente a un solo autor, que en este caso es experto en la materia.
b.- Perteneciente a dos o más autores, expertos de igual forma en el tema a desarrollar.
2.- Por la finalidad, entre los que se encuentran:
a.- Manuales con una finalidad estrictamente docentes,
b.- “ Manuales con finalidad práctica, también llamados guías, que además de exponer de forma compendiada los conocimientos básicos de un tema, ofrecen a los
inexpertos, consejos útiles para la solución de problemas concretos .” (Torres, 2004, p.
3.- Por el grado de especialización:
a.- Manuales generales sobre una disciplina en particular.
b.- Manuales especializados, referidos a una parte en concreto de la disciplina a tratar.
El manual de organización de eventos bajo la metodología de proyectos, que nos proponemos desarrollar, es un instrumento cuya finalidad, como se mencionó anteriormente, es meramente práctica, es decir, se busca que el lector pueda comprender y aplicar las definiciones, ideas, procedimientos, sugerencias, etc. que en este se expondrán. Se trata de un manual de carácter específico ya que podrá ser aplicado al desarrollo de eventos institucionales, con base en la sistematización de un estilo y procedimientos propios de la Universidad Monteávila, como parte de su política de comunicación institucional.
2.1.2 Los eventos como escenario comunicacional
2.1.2.1 Definición y objetivos
Para hablar de eventos académicos es importante definir en primera instancia qué se entiende por eventos_._
Según la Profesora Marlene Rodríguez, especialista en Gerencias de proyectos y en experiencias notables en esta área, define evento como: “todo acto de comunicación que tenga definido un objetivo claro, un lugar en el tiempo y el espacio y que vaya dirigido a un público específico” (2009, p.9). Se debe estar consciente de que todo evento, busca agregar un valor a su institución, no se trata de un mero acto de información, sino de comunicar, como bien se mencionó en la definición. Comunicar implica no sólo un acto de apertura por parte del emisor y el receptor, sino que involucra una serie de detalles en cuanto a calidad, que sólo lo brinda la correcta gestión de todo el proceso comunicacional.
