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GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 9 CUENTAS POR PAGAR
INDICE
INTRODUCCION
PROPOSITO DE LA GUIA
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LA CUENTA POR PAGAR
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CUENTAS POR PAGAR
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES A LAS CUENTAS POR PAGAR
LAS CUENTAS POR PAGAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE
DATOS
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA RECOMENDABLES A LAS
CUENTAS POR PAGAR
FAMILIARIZACION
ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS
ANALISIS DE LA INFORMACION FINANCIERA
EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME
INFORME
SEGUIMIENTO
GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 9 CUENTAS POR PAGAR
INTRODUCCION
La Comisión de Auditoría Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA), desarrolla la presente guía relacionada a las Cuentas por pagar, considerando la importancia que conlleva, su origen, control, administración y evaluación, dentro de la estructura contable y sus efectos en los estados financieros en una entidad.
Este rubro tiene una significación importante dentro de los análisis financieros, derivado de que el grado de endeudamiento tiene que estar soportado con documentación suficiente y competente, para considerar el compromiso contraído con terceras personas, por lo consiguiente constituye un compromiso para las personas que administran y fiscalizan su existencia.
Al Auditor Interno le corresponde conocer plenamente los procedimientos y políticas inherentes a las obligaciones contraidas, y que han sido dictadas por la administración de la empresa, como responsable de velar por el fiel cumplimiento de las mismas.
PROPOSITOS DE LA GUIA
Los propósitos determinados son los siguientes:
Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los rubros que conforman las cuentas por pagar.
Definir los objetivos de Auditoría Interna.
Determinar la metodología recomendable en la ejecución del trabajo de auditoría interna, a través de técnicas y procedimientos aplicables.
Establecer la correcta comunicación del resultado de la auditoría.
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE
Son las cuentas contables que registran saldos acreedores, originados por compromisos contraídos en la adquisición de un bien o gasto, y que son registrados apropiadamente en la sección de pasivo de un estado de situación financiera.
La naturaleza del pasivo corresponde a deudas y compromisos contratados con acreedores y proveedores de bienes y servicios, especificando un tiempo específico para la extinción de la obligación.
Los rubros que se relacionan comunmente en las cuentas por pagar son:
• Sueldos
• Proveedores
• Intereses
• Primas de seguros
• Fletes
• Cuotas patronales
• Retenciones sobre sueldos
• Acreedores
• Préstamos
• Comisiones
• etc.
Los registros contables de los rubros que conforman las cuentas por pagar, tienen como objetivo que se presenten en el estado de situación financiera, reflejando su integración y mostrando el grado de endeudamiento a un plazo definido, que sirva de base en la toma de decisiones administrativas y financieras.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA
• Determinar si se cuenta con programas automatizados de control que tienden a
dar seguridad en el manejo oportuno de las transacciones e información confiable.
LAS CUENTAS POR PAGAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO
DE DATOS
Los sistemas de informática, actualmente son una herramienta valiosa para la administración, en el sentido de que facilitan el control de las transacciones, proporcionando seguridad en el control interno, por lo tanto si la entidad cuenta con automatización se debe conocer la lógica operativa tanto por su utilización, eficiencia y la seguridad que la información muestra.
Para obtener lo anterior se debe realizar lo siguiente:
a. Evaluación administrativa del procesamiento electrónico de datos.
• Objetivos de la dirección o gerencia.
• Metas, planes, políticas y procedimientos electrónicos.
• Organización del departamento.
• Funciones, niveles de autoridad y responsabilidad.
• Integración de los recursos materiales y técnicos.
• Costos y controles presupuestales.
• Controles administrativos del área de procesos.
b. Evaluación de los sistemas, procedimientos y la eficiencia en el uso de la
información.
• Evaluación y análisis de los sistemas.
• Evaluación de la lógica operativa.
• Control de los proyectos de programas en desarrollo.
• Control de sistemas y su programación.
• Instructivos y manuales.
• Formas de implantación de los programas.
• Seguridad física y lógica de los sistemas.
• Controles de mantenimiento y formas de respaldo de los sistemas.
• Utilización de sistemas.
c. Evaluación del proceso de datos y de los equipos utilizados.
• Controles de los datos fuente y manejo de cifras
• Controles de operación
• Control de salida de información
• Control de asignación de trabajo
• Control de medios de almacenamiento de datos
• Orden en el centro de informática
• Seguridad física y lógica
• Confidencialidad
• Respaldo de mantenimiento y actualización
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA, RECOMENDABLES A
LAS CUENTAS POR PAGAR.
Seguidamente se recomiendan algunas técnicas y procedimientos que dispone el Auditor Interno para evaluar el área de cuentas por pagar.
FAMILIARIZACION
El Auditor Interno deberá adecuarse o familiarizarse con la actividad de cuentas por pagar, con la estructura organizacional de la empresa y principalmente con las áreas que tengan relación importante con los créditos como: Compras, ventas, cuentas por cobrar, contabilidad, tesorería, embarques, etc.
• Estudiar las políticas y procedimientos que apliquen a la entidad.
• Conocer la estructura organizativa de la entidad relacionada con la obtención de
créditos y el control de las cuentas por pagar.
• Establecer los puestos claves, relacionados con las personas autorizadas para
poder obtener los compromisos creditivos y de las cuentas por pagar.
• Identificar la naturaleza e integración de las cuentas por pagar y sistemas
auxiliares existentes para su control y administración.
• Visita a las instalaciones: El Auditor deberá constituirse en el departamento de
Acreedurías y/o Proveedurías, si estos existieran específicamente, o si no lo hay, será en el departamento de contabilidad donde se desarrolle la actividad de cuentas por pagar, con el objeto de conocer e identificar todos los pasos de la operación.
A continuación se detallan actividades a efectuarse:
a. Analizar los manuales de políticas y procedimientos, verificando su actualización
y cumplimiento.
b. Verificar los registros contables, tanto principales como auxiliares y las formas
existentes, para comprobar su funcionalidad y uso adecuado.
c. Revisar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de informes
relativos a cuentas por pagar.
d. Diseñar en su caso, diagramas de flujo que muestren el recorrido que sigue el
proceso de adquisición de créditos.
e. Solicitar los procedimientos para su revisión analítica, incluyendo la rotación
que han tenido las cuentas por pagar, comparaciones periódicas y el análisis de la antigüedad de saldos.
f. Determinación de los errores más frecuentes:
1. Si los pagos están contabilizados pero no efectuados o viceversa.
2. Contabilizados en períodos distintos al de su realización.
3. Pagos que no cuenten con la autorización respectiva.
4. Pagos registrados en otra cuenta.
5. Pagos valorados incorrectamente.
g. Determinar si se mantiene un archivo de cuentas por pagar que incluya:
• Cuentas pendientes de cancelar.
• Historial de pagos.
h. Practicar arqueos periódicos de los comprobantes que justifiquen los
compromisos contra los registros principales y auxiliares de contabilidad.
i. Confirmar periodicamente los saldos de cuentas por pagar y las respuestas
obtenidas, cotejarlas con los registros principales y auxiliares, en caso de diferencias, darles el seguimiento respectivo.
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME:
El Auditor Interno deberá presentar como parte de su trabajo final, un informe identificando errores, irregularidades y las debilidades del control interno encontradas durante el desarrollo del mismo. Efectuará una cuantificación del costo beneficio y presentará sus recomendaciones en borrador y lo discutirá previamente con los interesados, con el objeto de obtener sus puntos de vista en base a su experiencia.
La discusión permitirá entre otros:
1. Consolidar que se trate de problemas de importancia y cuya solución sea
factible.
2. Considerar o valorar el impacto de las deficiencias encontradas en la operación
y en los resultados de la entidad así como su cuantificación.
3. Hacer una interrelación entre las deficiencias encontradas con otras áreas.
4. Determinar el costo-beneficio de las recomendaciones a proponer.
5. Hacer un detalle de acuerdo a su prioridad de las deficiencias evaluadas y su
consiguiente recomendación.
INFORME
Como resultado final de su trabajo el auditor interno deberá de presentar por escrito, un informe y deberá de consistir en una manifestación sencilla, haciendo uso de un lenguaje correcto, actual, comprensible e incluso persuasivo.
El contenido del informe, el auditor deberá realizar una descripción del trabajo desarrollado, determinar y evaluar las debilidades encontradas, el período que se revisó, deficiencias sobre los procedimientos de control, comentarios del personal involucrado y finalizando con las conclusiones y recomendaciones.
El auditor interno deberá de remitir su informe al funcionario que reporta (Gerente General, Presidente del Consejo de Administración, etc), quién será el encargado de adoptar las medidas para su consideración e implementación a corto plazo. Es importante el seguimiento que se le dé al resultado del informe, después de haber sido aprobado.
El auditor podrá iniciar su informe con un resumen del problema y de las recomendaciones efectuadas para su solución, podría al mismo tiempo incluir una descripción sobre el alcance de la auditoría y las limitaciones, así como de las respuestas de acuerdo al nivel de importancia sobre los comentarios externados por el personal involucrado en la revisión.
Se finalizará con los resultados y opiniones de la auditoría realizada, así como la conveniencia de adjuntar al informe anexos tales como: Estadísticas, cuadros, flujogramas y otro material de soporto.
SEGUIMIENTO
El Auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorias anteriores, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente:
• Las recomendaciones de auditorias recurrentes.
• Verificar las acciones correctivas realizadas.
• Al verificar que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas se deben
tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la empresa.
• Considerar si la Gerencia o el Consejo de Administración, asumió la
responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados.
• Comunicar los resultados de la auditoría de seguimiento al órgano que reporta.
