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Los libros de contabilidad se deben llevar de acuerdo a lo establecido por ley tanto
obligatorios como auxiliares que sean necesarios para su entendimiento, estos
libros se encuentran soportados bajo el ART. 49 del código de comercio (Libros de
comercio), de igual manera se encuentran reglamentados bajo el 2649 de 1993 en
el cual informa como se deben llevar y registrar los libros.
Las personas obligadas a llevar contabilidad, deben registrar en la Cámara de comercio los Libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que considere necesarios:
Libro Mayor y Balances: Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados.
Libro de inventarios y balances: Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del Código de comercio, todo comerciante al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la situación del negocio, del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este libro.
Libro diario: Este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma cronológica con el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.
Libros auxiliares: No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar entre otros.
Otros: Libros de actas de asamblea general de socios y libro de registro de socios o accionistas.
Para definir cuáles son los libros que se llevan hacemos referencia a los siguientes
artículos:
Artículo 125. – Libros
Los estados financieros deben ser elaborados de acuerdo a las cifras que se
llevan en los libros en los cuales se encuentran los comprobantes que soporten los
valores; los libros deben garantizar su autenticidad e integridad, cada libro debe
llevar un consecutivo numérico con el cual se entienda la naturaleza del ente
económico y la de sus operaciones.
Los libros deben llevar la siguiente información:
- Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
- Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
- Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
De igual manera acompañando estos libros se deben presentar libros
auxiliares que acompañen la información con los siguientes fines:
a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global;
b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras;
d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y
e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
Artículo 126. – Registro de los libros
El registro en libros debe realizarse se acuerdo a las operaciones que realice un
ente económico, en caso que las autoridades competentes lo requieran deben
estos encontrarse diligenciados previamente.
Sin perjuicios legales, no se requiere tener libros auxiliares diligenciados.
Un libro solo puede presentarse en blanco en alguno de los siguientes casos:
- Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o
- Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.
Algunas veces cada movimiento u operación debe ser soportada en los libros, lo
que significa que de no presentar los libros debe tener el soporte que lo justifique,
en el caso que los libros se perdieran deben presentar el denuncio
correspondiente en original.
Las hojas que se encuentren removidas, que no tengan un numero consecutivo en
las operaciones registradas, debe tener un sello de seguridad impuesto en cada
una de estas.
Cualquier error que se presentara en el registro de los libros, se deben salvar bajo
una anotación en el pie de página o por cualquier reconocido valor técnico que
permita ver la evidencia.
En la anulación de folios debe estar justificada con fecha y el nombre completo de
la persona responsable.
Artículo 133. – Exhibición de libros
La presentación de los libros se deben enseñar y encontrar en la oficina principal,
en presencia de la persona encargada o propietario, en caso de no presentarse los
libros en el momento en que se necesitan por perdida o extravió involuntario debe
estar justificado, de igual manera en caso que esos se encuentren en otro lugar, se
dispone de tres días después de la solicitud de exhibición para validación de las
operaciones.
En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:
- Lo que se pretende probar.
- La fecha aproximada de la operación.
- Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las operaciones.
Artículo 135.- Pérdida y reconstrucción de libros
En caso de pérdida, destrucción de libros el ente económico deberá reportar esto
a las autoridades competentes, en caso de tener la solicitud de exhibición de libros
junto con la constancia de que los libros si se hallaban registrados.
Los registros de los libros se deben realizar en los siguientes 6 meses a su
perdida, reconstruyendo la información según los comprobantes de contabilidad,
las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de
terceros y demás documentos que se crean necesarios.
En caso de no encontrar o no tener los soportes necesarios para la reconstrucción
se puede realizar un inventario general a la fecha de perdida para elaborar los
estados financieros, se pueden reemplazar documentos originales con copias y se
debe dejar la nota donde se informe de lo ocurrido e indicando el motivo de la
reposición.
Los libros mas importantes que se deben registrar en la cámara de comercio son:
De contabilidad: diario y mayor y balances.
De actas de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artículos 189,
195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993).
De registro de acciones (Artículos 195 y 406 Código de Comercio).
De registro de socios en sociedades limitadas (Artículo 361 Código de Comercio).
De Accionistas, (Artículo 130 Decreto 2649/93).
Para registrar un libro por primera vez
Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la
sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique:
- El nombre del libro.
- (^) Indicación de que su registro es por primera vez.
- Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final).
- Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado.
- Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
- Cancelar en las cajas de la entidad los derechos de inscripción correspondientes.
Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores se requiere:
Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique:
- El nombre del libro.
- (^) Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final).
- Acreditar que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o del certificado del revisor fiscal o contador público en el cual conste su número de tarjeta profesional.
Jorge Penagos
Jaime Camelo
Cristhian Reyes
Profesor
José Arcadio González Garzón
Contabilidad Bancaria
Universidad Piloto De Colombia
