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Concluida la recepción de la obra, el residente de obra, realiza el informe final y lo presenta a la Gerencia de infraestructura, quien previa revisión, lo traslada a la Oficina de liquidación de la entidad.
Si la Gerencia general decide contratar un equipo liquidador, dispone la contratación a la Oficina de logística.
Evaluación sobre la ejecución realizada (programado vs ejecutado). Detalle de los gastos que demandó la ejecución (costo real de la obra). Evaluación del proceso constructivo y el manejo del presupuesto.
La Oficina de liquidación, a través de un informe, propone a la Gerencia general los integrantes de la Comisión de liquidación de obra, para la emisión de la resolución que designe dicha comisión.
La Comisión de liquidación, ya instalada, define la modalidad de liquidación y presenta a la Gerencia general, el plan de trabajo de un equipo liquidador o los TDR para contratar un equipo externo.
El equipo liquidador revisa, analiza y contrasta técnicamente lo verificado físicamente en la obra con el informe final presentado por la Gerencia de infraestructura, emitiendo un informe técnico de evaluación del proyecto^1.
El equipo liquidador remite a la Oficina de liquidación el informe final para su validación por la Gerencia de infraestructura sobre el informe técnico, y a la Oficina de contabilidad para la conciliación de la información en el informe financiero.
Si la Gerencia de infraestructura y/o la Oficina de Contabilidad observa el informe final, lo devuelve al equipo liquidador para las aclaraciones correspondientes, a través de la Oficina de liquidación.
Si el informe final no es observado, la Oficina de liquidación otorga la conformidad al informe presentado y lo remite a la Comisión de liquidación.
La liquidación de obras por administración directa se realiza según la Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG y se recomienda considerar los plazos estimados en cada uno de los pasos de este procedimiento.
5 días calendario 5 días calendario 2 días calendario
7 días calendario
Obras mayores a: 5 millones, hasta 30 días 10 millones, hasta 60 días 20 millones, hasta 90 días
14 días calendario 2 días calendario
Plazo total recomendado: 60 días aproximadamente
3 días calendario 5 días calendario 2 días calendario
3 días calendario
3 días calendario
1 día calendario
La Comisión de liquidación elabora y suscribe el acta de liquidación técnico - financiero de la obra, que incluye las conclusiones y recomendaciones, y lo presenta a la Gerencia general para su aprobación.
La Gerencia general aprueba la liquidación, a través de una resolución y dispone la rebaja contable, la transferencia de la obra e implementación de las recomendaciones contenidas en el acta de liquidación - técnico financiero.
La Oficina de contabilidad realiza la rebaja contable, en la cuenta contable 33. Construcciones en curso, y lo reclasifica en el balance general.
La Gerencia general, a través de una resolución, a propuesta de la Gerencia de Infraestructura, designa la Comisión de transferencia.
La Comisión de transferencia, una vez determinado el monto final de la obra, realiza la transferencia contable y financiera a la entidad encargada de la futura operación y mantenimiento del proyecto.
Con el acta de transferencia y el resultado de la liquidación - técnica financiera, la Gerencia de infraestructura, procede al registro del formato N° 9.
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE OBRAS
POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA
(^1) Se debe entender que un proyecto implica la ejecución de varios componentes; infraestructura (ejecución de obra por administración directa u obra por contrata), equipamiento, capacitación y soporte tecnológico, los cuales constituyen el costo principal del mismo.
Además se añaden los costos por elaboración del expediente técnico, supervisión (obra y/o ET) y liquidación. Todos estos deben reflejarse en la liquidación física-financiera que se realice.
Informe técnico:
14 días calendario
Acta de recepción de obra. Acta final de obra. Planos de reemplanteo. Movimiento de almacén. Protocolos de pruebas de calidad. Peritajes técnicos. Expediente técnico inicial. Reportes de la Oficina de Almacén. Reportes de Infobras y el Banco de Inversiones.
Informe final de obra :
Plazo total recomendado: 180 días aproximadamente
La Comisión de recepción de la obra por contrata emite el acta de recepción correspondiente y lo presenta a la Gerencia de infraestructura.
(^2) Según el plazo establecido en el Art. 208 del RLCE. El procedimiento de recepción de la obra puede requerir el levantamiento de observaciones, lo que puede tomar hasta 45 días. (^3) Según el numeral 209.1 del RLCE, el plazo es de 60 días o el equivalente a 1/10 del plazo vigente de ejecución de la obra (el plazo que resulte mayor). (^4) Según el numeral 209.2 del RLCE.
El contratista presenta el informe de liquidación del contrato de obra a la Gerencia de infraestructura.
La Gerencia general emite la resolución que aprueba la liquidación del contrato de obra.
15 días calendario^2 60 días calendario (^4) 3 días calendario 7 días calendario
La Gerencia general remite la resolución a la Oficina de liquidación para que se proceda a la liquidación física y financiera del proyecto^1.
2 días calendario
3 días calendario 15 días calendario 2 días calendario 5 días calendario
2 días calendario 5 días calendario 3 días calendario 3 días calendario 14 días calendario 2 días calendario
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE OBRAS POR CONTRATA
CONTRATO Y PROYECTO
60 días calendario^3
La Oficina de liquidación, a través de un informe, propone a la Gerencia general los integrantes de la Comisión de liquidación de obra, para la emisión de la resolución que designe dicha comisión.
La Comisión de liquidación, ya instaurada, define la modalidad de liquidación y presenta a la Gerencia general, el plan de trabajo de un equipo liquidador o los TDR para contratar un equipo externo.
El equipo liquidador revisa, analiza y contrasta técnicamente lo verificado físicamente en la obra con el informe final presentado por la Gerencia de infraestructura, emitiendo un informe técnico de evaluación.
El equipo liquidador remite a la Oficina de liquidación el informe final para su validación por la Gerencia de infraestructura sobre el informe técnico, y por la Oficina de contabilidad sobre la conciliación del informe financiero.
La Comisión de liquidación elabora y suscribe el acta de liquidación técnico - financiero de la obra, que incluye las conclusiones y recomendaciones, y lo presenta a la Gerencia general para su aprobación.
La Gerencia general aprueba la liquidación, a través de una resolución y dispone la rebaja contable, la transferencia de la obra e implementación de las recomendaciones contenidas en el acta de liquidación técnico - financiero.
La Oficina de contabilidad realiza la rebaja contable, según lo dispuesto por la Gerencia general.
La Gerencia general, a través de una resolución, a propuesta de la Gerencia de Infraestructura, designa la Comisión de transferencia.
La Comisión de transferencia realiza la transferencia contable y financiera a la entidad encargada de la futura operación y mantenimiento del proyecto.
Con el acta de transferencia y el resultado de la liquidación, la Gerencia de infraestructura, procede al registro del formato N° 9.
Si se observa parcialmente, se remite al contratista para que subsane las observaciones.
Si se observa en su totalidad, la entidad elabora un nuevo informe de liquidación.
La Gerencia de infraestructura solicita a la Gerencia general la emisión de la resolución que aprueba la liquidación del contrato de obra.
Si la Gerencia de infraestructura y/o la Oficina de contabilidad observan el informe final, lo devuelve al equipo liquidador, a través de la la Oficina de liquidación, para las aclaraciones correspondientes.
Si el informe final no es observado, la Oficina de liquidación otorga la conformidad al informe presentado y lo remite a la Comisión de liquidación.
3 días calendario
1 días calendario
Evaluación sobre la ejecución realizada (programado vs ejecutado). Detalle de los gastos que demandó la ejecución (costo real de la obra). Evaluación del proceso constructivo y el manejo del presupuesto.
Informe técnico:
La Oficina de liquidación revisa y emite pronunciamiento sobre el informe de liquidación del contrato de obra presentado por el contratista, y de aprobarlo, lo remite a la Gerencia de infraestructura.
15 días para que el contratista subsane
15 días para que la entidad presente el informe
Los plazos de la liquidación de obras por contrata, correspondientes a la liquidación del contrato de obra (paso 1 al 5), están normados por la LCE y los correspondientes a la liquidación física y financiera del proyecto (paso 6 al 16), son plazos recomendados.
¿Cuáles son los pasos y qué documentos se deben adjuntar para realizar la liquidación de oficio?
LIQUIDACIÓN Y CIERRE DE PROYECTOS |^ SITUACIONES RECURRENTES
Siempre es posible reconstruir la información del proyecto, para ello, se deberá coordinar con la Oficina de tesorería, quien mantiene en custodia y archivo los comprobantes de pago con sus respectivos sustentos, y acudir a los aplicativos como el SIAF, SEACE e INFOBRAS, las cuales permiten reconstruir en parte la información de la obra.
Asimismo, desde la parte técnica, un peritaje permite determinar las características del proyecto y determinar en gran medida su proceso constructivo.
La diferencia del procedimiento de liquidación está basado en la modalidad presupuestaria de la ejecución de proyecto y no por la aplicación del sistema de inversión bajo el cual fue ejecutado.
A partir de la implementación de la directiva general del INVIERTE.PE, se utiliza el formato N°9 para registrar el cierre de proyectos, para lo cual, previamente, la entidad deberá contar con el último registro del formato N° 8A sección C. Para el caso de los proyectos concluidos en el marco del SNIP, previamente, se deberá migrar la información al formato N° 8A sección C.
PASO
PASO
PASO
PASO
PASO
CASO CASO
CASO
¿Cómo procede la liquidación de un proyecto si no se cuenta con contrato y facturas completas?
¿Es diferente el procedimiento de liquidación para un proyecto ejecutado bajo el SNIP y uno ejecutado desde el INVIERTE.PE?
De acuerdo al artículo 6 de la Ley N° 28716, Ley de control interno de las entidades del estado, los títulares de la entidad deben documentar y divulgar los procedimientos de gestión y control interno, lo que les faculta a emitir directivas internas. Por lo cual, para el presente caso, se requiere contar con una norma para la liquidación por oficio de obras públicas.
El equipo liquidador (ingeniero y contador) debe determinar el costo de la inversión ejecutada y el costo financiero, así como si existen diferencias entre las mismas, para que posteriormente, sean presentados a la Oficina de liquidación*.
La máxima autoridad debe elaborar la resolución de aprobación de la liquidación, indicando el costo físico y financiero, disponiendo la rebaja contable, y de ser el caso, establecer las responsabilidades que hubieran.
La Oficina de contabilidad debe proceder a realizar la rebaja contable.
Se debe revisar la información relacionada a las fases de certificación, compromiso, devengado y pagado, contenida en el SIAF.
La ejecución de prestaciones que no cuenten con contrato y factura respectiva, sean bienes, servicios u obras, no se pueden registrar en el SIAF, por lo cual, la entidad no está obligada a reconocer obligaciones pendientes de pago para aquellos que no cumplan con los requisitos de ejecución financiera. Esto incluye procedimientos de contratación regulados por la Ley de Contrataciones del Estado.
¿Y si la gestión anterior no llevó un control documentario de la información del proyecto?
Reportes para la liquidación financiera. SIAF: módulo contable y de tesorería. Oficina de tesorería: comprobantes de pago y otros valores en custodia. Oficina de patrimonio y almacén asociados a bienes y materiales referidos a la obra a liquidar. Oficina de logística: contratos y órdenes de servicio y compra asociados a la obra en ejecución.
La Oficina de liquidación debe elaborar un informe indicando que no se cuenta con la información completa para proceder con una liquidación regular.
La Comisión de liquidación debe realizar la liquidación técnica con información elaborada por los liquidadores, a través de la información obtenida en campo, y la liquidación financiera a partir de la información contenida en los archivos de la entidad.
Documentos para liquidación técnica. Planos de replanteo. Protocolos de pruebas de calidad. Expediente técnico inicial. Peritajes técnicos. Reportes de la Oficina de Almacén, de Infobras y el Banco de Inversiones.
Informe de la documentación existente.
*La liquidación debe ser aprobada por la misma instancia que aprobó el expediente técnico en la entidad.
LIQUIDACIÓN Y CIERRE DE PROYECTOS |^ SITUACIONES RECURRENTES
La Unidad Ejecutora de inversiones (UEI) debe elaborar el informe que genere la necesidad de reactivar un proyecto por la inclusión de liquidaciones pendientes o pagos de laudos arbitrales.
La OPMI, mediante oficio, solicita a la DGPMI - Banco de Inversiones, con el sustento adecuado, la reactivación del proyecto para realizar las operaciones indicadas. El sustento puede ser la emisión de un laudo arbitral después de dos o tres años, para lo cual, a consecuencia de ello, se requiere registrar la liquidación pendiente.
La Oficina de presupuesto deberá realizar las asignaciones presupuestales que correspondan y proceder con las áreas correspondientes a realizar las fases de ejecución presupuestal (certificado, compromiso, devengado y girado).
La Oficina de liquidación, una vez realizado el devengado, girado y pagado de los conceptos descritos, a través de su equipo liquidador, debe practicar la liquidación final del proyecto.
La entidad debe realizar la transferencia financiera y física a la entidad encargada de la operación y mantenimiento del proyecto (si es que no se realizó previamente), para lo cual se debe conformar un Comité de transferencia integrado como mínimo por representantes de la Oficina de contabilidad, patrimonio, almacén, logística y la UEI.
La UEI debe proceder con el registro del cierre definitivo del proyecto en el formato N° 9 con la información de la liquidación final.
CASO
Si ya se ha registrado el cierre en el formato N° 9 y el proyecto está desactivado, ¿Cómo se debe ingresar liquidaciones pendientes o pago de laudos arbitrales?
¿Cómo se registra el cierre de un proyecto en el formato N° 9 cuando este tuvo liquidaciones de obra por etapas?
CASO
Las liquidaciones por etapas permiten ir cuantificando los costos de la ejecución física y financiera a medida que se va ejecutando un proyecto. Sin embargo, la Oficina de liquidación debe realizar una sola liquidación física y financiera final al proyecto (sumatorias de las liquidaciones parciales), la cual debe incluir la liquidación de contrato de obra, así como otros gastos que demande la inversión, tales como la elaboración del expediente técnico, la supervisión, gastos de gestión y de liquidación, entre otros.
Con esta liquidación física y financiera, la UEI procede al registro del formato N°9: Cierre de inversiones.
Se debe seguir los siguientes pasos:
PASO
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