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Facultad de Ingeniería Mecánica

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“El mejor Centro de Cómputo”

MS PROJECT BÁSICO

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CONTENIDO

SESIÓN 01.- INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS ......

Conceptos Básicos Administración de Proyectos Modelos tradicionales de la administración de proyectos ¿Qué es el triángulo del proyecto? ¿Cuál es el lado fijo del triángulo? ¿Cómo se puede optimizar para cumplir con la programación? Entorno de Microsoft Project Crear, abrir y guardar un plan de Proyecto Información del proyecto Propiedades del proyecto Calendario del proyecto

SESIÓN 02.- ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS ........................... 24

Tipos de tareas Ingresar Tareas al Proyecto Organización de las tareas en un esquema Definir la duración de las tareas Cambiar la duración de una tarea Cambiar las unidades predeterminadas Permitir mejores estimaciones Realizar mejores estimaciones Tener en cuenta la experiencia pasada Comprender el presente: Quién y qué Use PERT Establecer dependencia entre tareas Dividir tareas Hitos Calendario de tareas Ejercicios Propuestos

SESIÓN 03.- ADMINISTRAR RECURSOS ..................................... 44

Tipo de Recursos Ingresar Recursos Asignar Recursos a las tareas

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SESIÓN 01.- INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Conceptos Básicos

Los conceptos modernos y sistemáticos de la administración de proyectos se desarrollaron en los últimos 50 años, así como sus métodos, sistemas y herramientas, se puede decir que desde la segunda guerra mundial con técnicas como la programación lineal, PERT, CPM etc. Sin embargo hace apenas unos 10 años que su divulgación como una profesión en gran escala comienza a crecer gracias a la Internet. La administración de proyectos es un conjunto completo, actualizado y práctico de métodos, procedimientos, sistemas y herramientas necesarios para iniciar, planear, ejecutar, controlar y cerrar proyectos. Hoy día la tendencia mundial es administrar profesionalmente los proyectos. Entre algunas de estas herramientas de gestión de proyectos tenemos a Microsoft Project

2016. De hecho la administración de proyectos formal a final de cuentas resulta menos costosa que la tradicional. De igual manera es más efectivo administrar nuestros proyectos con orden y rendición de cuentas, que improvisar soluciones sobre la marcha, además que en este enfoque informal se desarrolla a destiempo el alcance del proyecto, generando re trabajos, costos innecesarios y entregas tardías, entre otras. Es claro que, aunque pudiéramos tener la mejor herramienta de administración de proyectos que existiera a nivel mundial, nunca podrá ésta sustituir nuestro buen juicio. Sin embargo, la herramienta puede y nos debe facilitar mucha información.

Administración de Proyectos

La administración del proyecto es un proceso estructurado de planeación, organización, dirección, control y motivación de una serie de recursos para un periodo de tiempo específico encaminados a cumplir una serie de objetivos predefinidos. La administración de proyectos puede ser dividida en tres fases distintas:

1. Fase de definición
2. Fase de planeación
3. Fase de control

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Fase de definición En esta fase se define lo que el proyecto es y no es. Define el destino del proyecto y debe responder a las siguientes preguntas básicas: 1 ¿Cuál es el propósito del proyecto?

2. ¿Cuáles son los objetivos?
3. ¿Qué se espera tener al final?
4. ¿Qué recursos se requieren?
5. ¿Quiénes son nuestros clientes?

Fase de planeación El propósito de esta fase es definir y asignar los objetivos del proyecto y desarrollar un plan que los complete con el alcance propuesto. La definición de como completar el proyecto involucra las siguientes preguntas básicas:

1. ¿Quién es el responsable para cada tarea?
2. ¿Cuál es el camino para completar las actividades/tareas?
3. ¿Sobre qué restricciones de tiempo estamos trabajando?
4. ¿Qué recursos específicos se requieren?

Fase de control El propósito de esta fase es implantar un plan, monitorear el progreso del proyecto y tomar acciones correctivas para asegurar que la distribución del proyecto es realizada eficientemente. Estas son algunas de las muchas actividades que comprenden esta fase:

1. Seguir el progreso de lo que está ocurriendo actualmente en relación a lo que está planeado
2. Preparar reportes y sumarios detallados de tiempo
3. Resolver los conflictos concernientes a recursos, programación, dinero, etc.
4. Anticiparse a los problemas potenciales
5. Reconocer la conclusión del proyecto y celebrar el éxito

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Modelos tradicionales de la administración de proyectos

Este punto de vista de considerar a una empresa como el organismo de un ser humano implica que, para que un negocio pueda sobrevivir y prosperar, todas sus piezas funcionales deben trabajar en conjunto hacia objetivos o proyectos específicos. En las décadas posteriores a los años sesenta, este enfoque hacia la administración de proyectos comenzó a afianzarse en sus formas moderas. Aunque varios modelos empresariales distintos evolucionaron durante este período, todos comparten una estructura subyacente común: un administrador del proyecto administra el proyecto, reúne un equipo y garantiza la integración y comunicación horizontal del flujo de trabajo en los diferentes departamentos. Durante los últimos diez años, la administración de proyectos no ha dejado de evolucionar. Existen dos tendencias importantes emergentes: Planeación ascendente Esta tendencia enfatiza el uso de diseños de proyectos más sencillos, ciclos más breves, colaboración eficiente entre los miembros del equipo, participación más sólida de los miembros del equipo y toma de decisiones. Este enfoque se conoce ampliamente como e incluye varias metodologías relacionadas, como Scrum, Crystal, Extreme Programming, Unified Process y muchas otras. Planeación descendente y revisión Esta tendencia se caracteriza por la toma de decisiones en toda la empresa sobre la cartera de proyectos que una organización debería tener y por permitir que las tecnologías de minería de datos hagan más transparente la información de la cartera.

¿Qué es el triángulo del proyecto?

Si el tiempo, el dinero o lo que haya realizado su proyecto fueran factores limitados, no necesitaría realizar tareas de administración. Desafortunadamente, la mayoría de los proyectos tienen un límite de tiempo, un y un ámbito determinados. Es esta combinación de elementos (tiempo, dinero y ámbito) lo que llamamos triángulo del proyecto. (Estos elementos concurrentes también se conocen como las tres restricciones de un

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proyecto). Si comprende el triángulo del proyecto, podrá tomar mejores decisiones cuando tenga que hacer ajustes.

Si ajusta cualquiera de los lados del triángulo, los otros dos lados se ven afectados. Por ejemplo, si decide ajustar el para: Adelantar la programada podría terminar con más elevados y un ámbito reducido. Cumplir con el presupuesto podría dar como resultado una programación prolongada y un ámbito reducido. Aumentar el ámbito podría ocasionar que el proyecto dure más y cueste más en el sentido de, como los trabajadores. Los cambios en el plan pueden afectar al triángulo de diversas maneras, dependiendo de las circunstancias específicas y de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, en algunos casos, recortar la programación podría incrementar los costos. En otros casos podría incluso reducirlos. En términos del triángulo del proyecto, los recursos se consideran elementos de costo. Por lo que al ajustar los recursos para acomodar más o menos trabajo a fin de reflejar su disponibilidad, los costos aumentarán o se reducirán correspondientemente. Estos costos se basan en las de los recursos. También podrá observar que a medida que ajusta los recursos, la programación cambia. Por ejemplo, si tiene varias de recursos y el proyecto, la programación podría entonces incluir y que podrían aplazar la fecha de finalización.

¿Cuál es el lado fijo del triángulo?

En la mayoría de los proyectos, al menos uno de los lados del triángulo está "fijo", es decir, no se puede modificar. En algunos proyectos es el presupuesto. Pase lo que pase, no podrá disponer de más dinero para el proyecto. En otros casos, es la programación; no se pueden cambiar las fechas. O bien, puede ser el ámbito; no habrá cambios en las.

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¿Cómo se puede optimizar para cumplir con la programación?

Una vez analizada la programación, es posible que descubra que ésta no cumple la fecha límite del proyecto. Existen varias formas en las que puede ajustar la duración de la programación. Los métodos que elija dependerán de las limitaciones impuestas al proyecto completo, como el presupuesto, la, el ámbito y la flexibilidad de las tareas. La manera más efectiva de acortar la programación consiste en cambiar las tareas que están en la. La ruta crítica es una serie de tareas dependientes cuya última tarea termina en la fecha de finalización del proyecto. Si alguna de las tareas de esta serie se mueve, también se moverá la fecha de finalización del proyecto. Es probable que modificar las tareas que no están en la ruta crítica no afecte a la programación. Puede hacer lo siguiente: Acortar la de las tareas (generalmente como reflejo de una reducción en el ámbito o un incremento en los recursos). Superponer tareas con el fin de poder trabajar en ellas simultáneamente. Quitar tareas para cumplir con la fecha de finalización (generalmente como reflejo de una reducción en el ámbito). Asignar recursos adicionales. Reducir la cantidad de trabajo asignado (generalmente como reflejo de una reducción en el ámbito o de mayor eficiencia en los recursos). Al ajustar la programación, se pueden incrementar los costos, se pueden sobre asignar los recursos y el ámbito puede cambiar. Por ejemplo, si reduce la duración de las tareas en la ruta crítica, es probable que el proyecto termine antes. Sin embargo, el ámbito de estas tareas, y probablemente de todo el proyecto, puede verse reducido. O bien, si asigna recursos adicionales a las tareas de la ruta crítica con el fin de terminarlas más rápidamente, podría encontrarse con una sobreasignación de estos recursos, por lo que deberá pagar, incrementando así los costos.

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Entorno de Microsoft Project

Es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

En el menú tarea, se encuentra bajo él la barra de herramientas con las opciones que normalmente se utilizan más, a continuación está el área de trabajo donde se crean y modifican las tareas o actividades de un proyecto con sus atributos; y, por último en la parte inferior está la barra de estado, que es donde se informa el estado de alguna actividad.

Menú

Archivo

Pestaña de

selección

Cinta de

Opciones

Ayuda

Barra de

estado

Divisor entre la tabla de datos y escala de tiempo

Botones de cambios de vista

Zoom de vista

Columnas de iconos indicadores

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4. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar. Hay dos métodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.  Haga doble clic en el tipo de archivo que desea guardar.  Haga un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuación, haga clic en Guardar Como.
5. Escriba un nombre para el archivo.
6. Haga clic en Guardar.

Información del proyecto

3. En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Información del proyecto.
4. Programe el proyecto en el cuadro de dialogo Información del proyecto: Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de comienzo.

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Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalización, haga clic en Fecha de finalización del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de finalización. SUGERENCIA Puede programar el proyecto a partir de la fecha de finalización si tiene que averiguar la fecha límite en la que puede comenzar un proyecto. Sin embargo, le recomendamos que cambie esta configuración para programar a partir de la fecha de inicio cuando el trabajo comience en el proyecto.

5. Si está utilizando Project Professional 2016, puede incluir campos personalizados de la empresa en el proyecto. En la sección Campos personalizados de empresa, haga clic en el campo Valor de un campo personalizado y, a continuación, seleccione el valor. NOTA Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios marcados con un asterisco (*) o de lo contrario no podrá guardar el proyecto. Si cambian los planes, puede modificar esta información inicial del proyecto en cualquier momento en el cuadro de dialogo Información del proyecto. Sin embargo, si ya ha aplicado datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de finalización reales, las tareas se reprogramaran en función de la información actualizada del proyecto. Además, si ha aplicado restricciones a las tareas, el desplazamiento de la fecha de comienzo o de fin no desplazara necesariamente todas las tareas basándose en la nueva fecha. Algunas notas para los usuarios de Project Professional 2016: Si desea guardar el proyecto como un proyecto de empresa, debe conectarse a Project Server antes de crear el proyecto. Si crea y guarda este proyecto localmente y después decide guardarlo en Project Server, el proyecto se actualizara con la configuración de la plantilla de información global de la empresa. El proyecto se puede actualizar con distintas vistas, tablas, campos y otros elementos. Además, se perderá todo formato que no sea consistente con la plantilla de la información global de la empresa.

No hay dos organizaciones que vean la información (especialmente la información de un proyecto) de la misma forma. Una simple lista de tareas y algunas barras no siempre son la mejor forma de ver lo que sucede en un proyecto.

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La forma clásica de ver información de Project siempre ha sido la vista Diagrama de Gantt. No obstante, Project 2016 ofrece muchas otras vistas que le permiten ver solo los datos que le interesen. Además, puede usar estas nuevas vistas para administrar tareas y los integrantes de su equipo de formas que no eran posibles con versiones anteriores de Project. Lo primero es lo primero: necesita encontrar algunas vistas para mostrar. La cinta le ayudara a encontrar una vista de tareas o una vista de recursos. El organizador de equipo le permite asignar trabajo a los recursos y redistribuir tareas arrastrándolas y colocándolas en el lugar deseado. Administrar el trabajo de su equipo nunca había sido tan fácil. A veces quizá solo desee tener un panorama general del proyecto. Use la vista de escala de tiempo para obtener una visualización grafica de todo el proyecto para imprimir y realizar informes fácilmente. Deje que la cinta le ayude a encontrar la vista correcta. Todo lo que necesite hacer en Microsoft Project se encuentra más a su alcance que nunca. El control deslizante del zoom es una característica nueva que permite controlar exactamente que parte de la vista de escala de tiempo de sus proyectos desea ver. Lo encontrara en la esquina inferior derecha de la ventana del programa Project. Project ofrece cientos de vistas. Encuentre la más adecuada consultando una lista de todas las vistas posibles. Un proyecto no es una simple lista de tareas. La esencia de un proyecto son las relaciones entre las tareas. Aprenda cómo organizar las tareas para configurar las relaciones que reflejan el trabajo del proyecto. A veces, no se necesita Project (si, es verdad). Puede recurrir a otras aplicaciones, como Excel o Visio, para cubrir sus necesidades básicas del proyecto.

Paso 2: Ajustar la vista Si de algo no hay duda en relación con las vistas de un proyecto es que seguramente deseara modificarlas a medida que vaya conociendo mejor el proyecto y su equipo de trabajo. Estos son algunos aspectos que hay que tener en cuenta cuando desee ajustar una vista.

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Agregar columnas a una vista de proyecto permite controlar la información que se ve. También es posible ocultar una columna para proteger información confidencial. Por más sencillo que sea usar Project 2016, los proyectos pueden complicarse. Aprenda como inspeccionar problemas de programación manteniendo el mouse sobre una tarea o usando el Inspector de tareas en la ficha Tarea. Filtrar una vista permite quitar los elementos que estorban en una programación para poder concentrarse en tareas o recursos específicos. Ordenar la información permite organizar las tareas o recursos numérica o alfabéticamente para detectar problemas de programación a través de tendencias que se pueden crear. Agrupar la información permite clasificar las tareas o recursos para poder ver información relacionada en el mismo lugar. Es natural que desee imprimir una vista. Todo el mundo lo hace. Con Project, imprimir una vista o un informe es mucho más fácil. Las vistas pueden modificarse. Descubra los métodos más convenientes para personalizar aún más una vista.

Paso 3: Usar otro programa para ver datos de Project A veces, Project no es suficiente. Afortunadamente, Project 2016 permite prescindir de Project para ver información de Project. Aunque no tenga uno de los mejores programas de administración de proyectos del mundo instalado en el equipo, podrá ver información de Project. Si su organización tiene instalado Project Server 2016, puede ver y actualizar información de tareas usando Outlook. Use las características avanzadas de informes de Project para exportar información a Excel, Visio o PowerPoint. Tomar una instantánea de un proyecto y pegarla en otro programa de Office es una forma sencilla de mover información del proyecto a otro lugar. Puede exportar información desde Microsoft Project a otro formato usando un asistente. Los formatos más comunes incluyen Excel, archivos de solo texto o XML, entre otros.

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Agregar un día de descanso para un recurso

1. Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario tiempo de trabajo.
2. En el cuadro de dialogo Cambiar tiempo de trabajo, en la lista Para calendario, haga clic en el recurso cuyo calendario desea cambiar.
3. Haga clic en la pestaña Excepciones.
4. Escriba un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Día de descanso, y las horas de comienzo y fin durante las que se producirá la excepción.
5. Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, haga clic en Detalles.
6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y a continuación, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad.

NOTA: Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrón diario, semanal, mensual o anual.

7. En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro Comienzo y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.
8. Escriba o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización seleccionada. Si selecciono Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea.

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Si selecciono Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva. Cualquier tarea a la que este recurso este asignado se programara en función del día de descanso. Para ello, por lo general se aumenta el número de días necesarios para completar la tarea.

Agregar un día festivo al calendario del proyecto

NOTA: Project no incluye un calendario de festividades preestablecido. Para agregar las festividades de su organización a un proyecto, debe especificarlas una por una en el calendario del proyecto. Si va a usar esta programación de festividades para varios proyectos, considere la posibilidad de que el proyecto sea una plantilla o de agregar el calendario al archivo global. Si usa Project Professional, considere pedirle al administrador del servidor que agregue el calendario a la plantilla de la información global de la empresa.