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TIPO DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOS
INGRESO Y VALORACION DEL PACIENTE EN CONSULTA
EXTERNA
HOSPITALIZACION DE PACIENTES POR CONSULTA EXTERNA
PROGRAMACION Y LEGALIZACION DE PROCEDIMIENTOS
QUIRURGICOS
JORNADA DE ESPECIALISTAS INSTITUCIONALES Y
EXTRAMURALES
ATENCIÓN DEL PACIENTE POR ENFERMERIA.
REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
ESE HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE
Nit. 832001966-
MAPA DE PROCESOS CONSULTA EXTERNA
MISIONAL
GESTIÓN Y ATENCIÓN EN
CONSULTA EXTERNA
ATENCION EN CONSULTA
EXTERNA
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
ESTADO
DOCUMENTAL VIGENTE
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO Consulta externa y calidad
ACTIVO X
AREA Consulta externa y calidad MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
8.1. Solicitar orden médica y verificar autorización
8.3 Crear paciente en sistema.
Asignar cita al usuario
Si no existe el paciente en el sistema, se debe crear en el software de la institución, posterior a la solicitud de apertura de historia clínica en estadística.
Si el paciente esta creado en el sistema, ingresando al software el número del documento de identidad del paciente o nombre del usuario y actualizando los datos correspondientes.
Técnico de Atención al Usuario
Ingresando al software los datos del paciente para generarlo en el sistema o actualizando sus datos básicos (dirección, teléfono, aseguradora, acompañante, grupo étnico).
Cuando el paciente ya cuente con Historia clínica digital. Registro o actualización de datos en el software.
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
E.P.S: Es la Entidad Promotora de Salud que le brinda a los usuarios afiliados los servicios contemplados en el sistema de seguridad social.
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años^ ALMACENAMIENTO CONSERVACION^
DISPOSICION
FINAL
Conservación
Termina: Con la atención del paciente y entrega de nuevas ordenes por parte del médico especialista.
5.1. Estadística: Apertura de Historia Clínica
ORDEN MÉDICA: Es el documento donde se refleja el tratamiento farmacológico prescrito por el médico.
HISTORIA CLÍNICA: Documento legal, privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención
2. OBJETIVO
Brindar información al usuario para la atención de su necesidad en salud mediante la consulta especializada.
Equipo de cómputo e insumos de oficina, telefóno, papelería.
4. ALCANCE Inicia: En el momento que el usuario solicita la cita.
VALIDO Coordinador Médico
APROBO JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud
ALEJANDRO VILLEGAS
JERARQUIA NOMBRE CARGO FIRMA
ELABORO DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa
PROCEDIMIENTO
Ingreso y valoración del paciente por consulta externa
Fecha:
Versión: 2.
AREA: Consulta Externa
Verificar si el paciente esta creado en el sistema. Técnico de Atención al Usuario^
Cuando el paciente le entrega los documentos Ninguno
Técnico de Atención al Usuario
Verificando que el usuario tenga su respectiva orden médica y que esté autorizada por la respectiva aseguradora.
En el momento en que el usuario solicita de forma personal la cita médica. Ninguno
Técnico de Atención al Usuario
Si la solicitud de la cita es de forma personalizada ingresando con el código del especialista, se realiza apertura de agenda y se le informa al usuario las fechas posibles de cita y se asigna la que el usuario elija. Se entrega el formato de asignación de cita.
Cuando se ingresa al módulo de citas y se verifica la especialidad de la cita.
Formato de asignación de cita
Crear paciente
Asignar cita personalizada o por vía telefónica.
Paciente creado en el sistema?
NO
SI
Solicitar ordenes
INICIO
ESTADO
DOCUMENTAL VIGENTE
1. CONTROL DE RVISIÓN Y APROBACIÓN
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO
Consulta externa y calidad ACTIVO^ X
AREA Consulta externa y calidad
MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
8.1. Revisar ordenes médicas de especialista para ejecutarlas.
Entregar paciente al servicio de hospitalización correspondiente.
Cuando esten todos los formatos diligenciados por el especilaista.
Solicitar número de ingreso en facturación, solicitud de cama e insumos.
Jefe de consulta externa y/o auxliar de enfermerií
Solicitando a facturación de urgencias el ingreso para el paciente y los insumos a farmacia. La jefe del servicio solicita la cama por vía telefónica al servicio del cual se requiere, se diligencia el kardex de enfermería y la auxliar toma signos vitales para registrarlos en la hoja de signos y realiza el procedimiento de canalización y toma de laboratorios.
Jefe de consulta externa y auxliar de enfermeria
Trasladando el paciente al servicio de hospitalización en la silla de ruedas, con todos sus documentos. Se realiza entrega formal al jefe y médico del servicio, se informa de las indicaciones prescritas por el especialista y se ubica paciente en la cama correspondiente. se entrega muestras de laboratorio.
Cuando el paciente este preparado (canalizado, con paraclinicos tomados.)
Formatos diligenciados por enfermería (hoja de kardex, signos vitales)
Número de ingreso en el software de institucional.
Jefe de consulta externa y/o auxliar de enfermería
Verificando las ordenes diligenciadas por el especialista. El formato de solicitud para procedimientos, el recetario con los paraclínicos a tomar, la prescripción médica con todos los insumos necesarios y copia de la consulta médica con las especificaciones de la hospitalización.
En el momento en que el paciente sale de consulta. Ninguno
Conservación
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
NÚMERO DE INGRESO: E s el número asignado para cada persona en el sofware de la institución en el cual se le realizarán las ordenes y evoluciones médicas, tratamientos y demás operaciones durante su estancia.
TRATAMIENTO INTEGRAL: Son los cuidados y manejo de la enfermedad desde varias áreas y/o profesionales del área de la salud que busca la rehabilitación del paciente
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION DISPOSICION FINAL
Termina: Cuando el paciente es entregado al jefe y médico del servicio de hospitalización.
5.1. Facturacion: Apertura de número de ingreso en facturación.
2. OBJETIVO
Realizar el proceso de hospitalización a los pacientes que salen de consulta especializada y que requieren de un tratamiento integral.
Equipos e insumos de oficina, Linea Telefónica, formatos clinicos, insumos clinicos (para canalizacion), silla de ruedas.
4. ALCANCE
Inicia: En el momento en que el especialista ordena hospitalización para manejo integral y realiza todas las ordenes médicas.
VALIDO ALEJANDRO VILLEGAS Coordinador Médico
APROBO JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud
JERARQUIA NOMBRE CARGO FIRMA
ELABORO DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa
PROCEDIMIENTO
Hospitalización de paciente por consulta externa
Fecha:
Versión: 2.
AREA: Consulta Externa
INICIO
Revisar órdenes médicas
Solicitar número de ingreso, cama e insumos.
Entregar el paciente al servicio de hospitalizados.
Formatos de enfermería diligenciados
PROCEDIMIENTO
Hospitalización de paciente por consulta externa
Fecha:
Versión: 2.
8.4 Registrar indicaciones del médico
Recepción de Necesidades
DD 12 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 06 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
- Omisión de registros
- Cambio de registros
Si No
DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad
Médico general del servicio de hospitalizados
JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ
ALEJANDRO VILLEGAS Coordinador Médico
- Otra ¿cuál?
Subgerente de Servicios de Salud Firma del responsable del documento
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA El responsable del documento autoriza la modificación. DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa
Comentarios:
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION
TIPO DE
MODIFICACION CODIFICACION
No _____
9.2. No haya disponibilidad de cama en el servicio de hospitalizados. 9.3. Apertura del ingreso en el sistema retrasado lo que ocasiona demora en el inico de tratamiento y traslado de ordenes al laboratorio.
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento
9. RIESGO
9.1. No diligenciamiento completo de los formatos para hospitalización por parte del especialista
Cuando el paciente ingrese al servicio de hospitalizados. Registros en software institucional
Registrando las ordenes en el software intitucional según las indicaciones del especialista, (tratamiento, exámenes, cuidados de enfermería) las ordenes que queden pendientes por entregar a laboratorio clínico o farmacia deben ser entregados inmediatamente por el auxiliar que tiene al cuidado del paciente para poder cargar lo solicitado al sistema.
FIN
Registrar indicaciones del médico
PROCEDIMIENTO
Programación y legalización de procedimientos quirúrgicos
Fecha:
Versión: 2.
8.3. Legalizar procedimiento quirúrgico
8.5. Programar cirugía
8.6. (^) Prequirúrgicas y paquete legalizado.Entregar recomendaciones
Recepción de Necesidades
DD 12 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 06 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
- Omisión de registros
- Cambio de registros
Si No
Jefe de cirugía.
Jefe de cirugía.
ALEJANDRO VILLEGAS Coordinador Médico
JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud
Firma del responsable del documento
CARGO FIRMA
El responsable del documento autoriza la modificación.
DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa
NOMBRE Y APELLIDO
- Otra ¿cuál? Comentarios:
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION
TIPO DE
MODIFICACION CODIFICACION
No _____
9. RIESGO
9.1 Que el médico especialista no escriba en el procedimiento para autorizar el codigo del CIE -10, CUPS. 9.2 Que el paciente presente alguna enfermedad días antes de la cirugía y se tenga que reprogramar. 9.3 No disponibilidad de material quirurgico especial y sea motivo de remisión para pacientes de ortopedia.
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento
Programando la cirugía luego de la legalización de este mismo, ingresando a la base de datos en excel y asignando según la disponibilidad de fechas y en la que el paciente este de acuerdo, aquí se ingresan todos los datos y se registra la fecha en el formato de programación de cirugía.
Cuando el paciente tiene legalizada la cirugía
Soportes de legalización del procedimiento quirúrgico.
Jefe de cirugía.
Entregando el formato de instrucciones prequirúrgicas informando los cuidados y requisitos antes y después de la cirugía, se entrega al paciente el formato de programación con órdenes y autorización indicando que el día de la cirugía tiene que presentarse a las 7:00 am en hospitalizados con el auxiliar de trabajo social quien le ayudará al ingreso a salas de cirugía. si el paciente tiene orden de realizar reserva de sangre el día de la cirugía debe llevar al laboratorio clínico, factura con la orden y autorización de este mismo y de esta forma le tomarán la muestra de sangre, para que se presente en la puerta de hospitalizados.
Cuando el paciente tenga fecha programada para cirugía.
Formato de recomendaciones y paquete legalizado.
Formato de programación de cirugía diligenciado
Solicitando el resumen de la valoración de anestesia y copia del formato de solicitud para procedimiento quirúrgico programado, la autorización de la E.P.S correspondiente y factura de copago cuando lo amerite. (en las autorizaciones se evidencia el porcentaje del copago, al igual que se debe comprobar los pacientes que son desplazados en la base de departamental). Diligenciar la ficha de programación con todos los datos completos y anexar los soportes solicitados en la AZ de programacion de cirugía.
Cuando el paciente sale de la consulta de anestesia y se presenta en la oficina de atención al usuario con todos los documentos solicitados.
Formato de programación de cirugia diligenciado.
Entrega de formato de recomendaciones.
Legalización del procedimiento quirúrgico
FIN
PROCEDIMIENTO
Programación y legalización de procedimientos quirúrgicos
Fecha:
Versión: 2.
DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad
PROCEDIMIENTO
Jornada de especialistas institucionales y extramurales
Fecha:
Versión: 2.
8.5. Crear paciente en sistema o Actualizar datos
8.9. Confirmar logistica de jornada
Recepción de Necesidades
DD 12 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 06 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
- Omisión de registros
- Cambio de registros
Si No
DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad
ALEJANDRO VILLEGAS Coordinador Médico
JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud Firma del responsable del documento
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA (^) El responsable del documento autoriza la modificación.
DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa
- Otra ¿cuál? Comentarios:
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION
TIPO DE
MODIFICACION
CODIFICACION
No _____
9.3 No actualización adecuada de datos.
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento
9.1 Asignar una cita al especialista equivocado. 9.2 No grabar la asignación de la cita en el sistema.
Coordinación de consulta externa y Subgerencia de Servicios de Salud.
Asistiendo a la reunión del comité de mercadeo y evaluando con todas las áreas las acciones y personal planeado que trabajará durante la jornada, teniendo en cuenta los posibles riesgos y el plan a seguir; también se confirmará los insumos, elementos y dispositivos médicos necesarios para la jornada en las áreas de facturación, economato, almacen, cirugía, farmacia y demas. Ver anexo de requisitos para jornada
Las reuniones con cada uno de los coordinadores de las áreas que participan en la jornada se deben realizar 1 mes antes de la fecha de la realización de la jornada. Durante la planificacion de esta se reunirán cuantas veces sea necesario y al final se confirmarán todos lo detalles.
Ninguno
Ingresando con el código del especialista, se le informa al usuario las fechas posibles de cita y se asigna la que el usuario elija.
9. RIESGO
9.3 Asignar cita sin verificar apertura de Historia Clínica.
Técnico de Atención al Usuario
Cuando el paciente le entrega los documentos en el modulo de asignación de citas.
Cuando se ingresa al módulo de citas y se verifica la especialidad de la cita. Formato de asignación de cita
Si la cita es solicitada de manera telefónica, se le pregunta al usuario si tiene historia clinica en la institución; si no es así se solicitan todos los datos y se crea el paciente por vía telefónica. Igualmente se le pregunta si la orden ya esta autorizada y se asigna la cita de la misma forma que personalmente. Se le dice al usuario la fecha en la que tiene que cumplir su cita.
Cuando el usuario solicita una cita con especialista por vía telefónica.
Asignación de cita por vía telefónica.
Si no existe en el sistema, debe remitirlo a Estadística para la apertura de la Historia clínica.
Ingresando al software los datos del paciente para generarlo en el sistema o actualizando sus datos básicos (dirección, teléfono, aseguradora, acompañante, grupo étnico).
Cuando el paciente ya cuente con Historia clínica digital. Ninguno
Ninguno
Asignar cita al usuario Técnico de Atención al Usuario
Verificar Historia clínica digital
Técnico de Atención al Usuario
Formato de asignación de cita diligenciado o por vía telefónica
Confirmación de logística de jornada
FIN
Crear paciente en sistema o actualizar datos
digital
ESTADO
DOCUMENTAL VIGENTE
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO Consulta externa y calidad.
ACTIVO X
AREA Consulta externa y calidad. MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
Verificar la orden médica para procedimiento y autorización vigente
Informar el horario de atención para la realización de dicho procedimiento
8.3 Realizar procedimiento ordenado.
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
SOPORTE DE FACTURACIÓN: Documento por el cual se refleja la realización de algún procedimiento, o atención al usuario que sirva de evidencia para legalizar la factura.
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION DISPOSICION FINAL
Conservación
4.2 Termina: Cuando el usuario se le ha realizado el procedimiento.
5.1. Facturación:Legalización de electrocardiogramas.
5.2. Cirugía: Solicitud de material estéril.
ORDEN MÉDICA: Es el documento donde se refleja el tratamiento farmacolÓgico prescrito por el mÉdico.
2. OBJETIVO
Brindar atención a los usuarios en los procedimientos de enfermería realizados en el servicio de consulta externa.
Papelería, insumos clinicos, equipos biomédicos, material estéril.
4. ALCANCE
4.1 Inicia: En el momento que el usuario solicita la realizacion del procedimiento facturado y con orden médica.
VALIDO ALEJANDRO VILLEGAS Coordinador Médico
APROBO JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud
JERARQUIA NOMBRE CARGO FIRMA
ELABORO DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa
PROCEDIMIENTO
Atención del paciente por enfermeria
Fecha:
Versión: 2.
AREA: Consulta Externa
Auxiliar de enfermería
Informando al usuario el horario para la realización de los procedimientos: toma de electrocardiograma de lunes a viernes de 11:00 am a 12:00 pm, toma de glucometrías de lunes a sabado 07:00 am a 7:00 pm, curaciones de lunes a sabado de 10:00 am a 12:00 pm. inyectología de lunes a sabado 7: 00 am a 1:00 pm , cambio o retiro de sonda lunes a sabado 07:00 am a 1:00 pm o de acuerdo a la necesidad del servicio.
En el momento en que el usuario solicita de forma personal la realización de procedimientos.
Ninguno
Auxiliar de enfermería
Verificando que el usuario tenga su respectiva orden médica y autorización de la E.P.S con la cantidad ordenada en caso de glucometrías,curaciones y oximetrías.
En el momento en que el usuario solicita de forma personal la realización de procedimientos.
Ninguno
Jefe de consulta externa y Auxiliar de enfermería Procedimiento realizado
Cuando el paciente entrega la factura a las auxiliares de enfermería en consulta externa.
Realizando el procedimiento ordenado y autorizado en sala de procedimientos la auxiliar de enfermeria recibe la factura y realiza el procedimiento ya sea la curacion, toma de glucometría o inyectología, oximetría,cambio o retiro de sonda, o toma de electorcardiograma. los resultados se entregan inmediatamente
INICIO
Solicitar y verificar órdenes y autorizaciones.
Informar horarios de realización de procedimientos.
Realizar procedimiento ordenado
