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Universidad Católica Boliviana “San Pablo”
Facultad de Ciencias Exactas e Ingeniería Diplomado en Logística Integral (Sexta Versión) MONOGRAFIA PRESENTADA A LA FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS E INGENIERÍA PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO ACADEMICO DE DIPLOMADO EN LOGÍSTICA INTEGRAL Sistema de Gestión de Almacén de Productos Terminados Caso: Laboratorios VITAS.A. Realizado por:
Rodrigo Ramos Olivera
Miguel Angel Campero Juarez 2016
INDICE GENERAL
1. Introducción ............................................................................................................................ 1
GRAFICO 8 .................................................................................................................................... 51 GRAFICO 9 .................................................................................................................................... 52 INDICE DE FIGURAS Figura 1 MAPA DE PROCESO DE LA GESTION DE ALMACENES .................................................... 24 Figura 2 PROCESOS DEL CAMPO DE ACCION ............................................................................... 42 Sistema de Gestión de Almacén de Productos Terminados
2.1. Laboratorios VITA S.A.
1. Introducción El control y la administración de los Almacenes de Productos Terminados es una de las áreas dond e se pueden alcanzar resultados administrativos favorables para la organización, a la vez que se eleva n los niveles de servicio en la atención a los clientes. Resultando necesaria la aplicación de un sistem a de gestión que facilite las tareas operativas para brindar un servicio más rápido y consistente. La mayoría de las organizaciones involucradas en la administración o gestión de Almacenes de Productos Terminados no aplican tecnologías que les ayuden a mejorar la gestión de sus procesos. “Los estudios de mercado indican que sólo algunos centenares de almacenes existentes son explotados con la ayuda de herramientas informáticas de gestión de almacén” 1 La gestión de almacenes de productos terminados para empresas que se dedican a producir insumo s y productos de consumo masivo, es importante por ser el lugar donde se manipula, guarda y conse rva antes que llegue al cliente final.
1.1. Antecedentes del tema de investigación Gestión de Almacenes Es fundamental el conocimiento teórico de la administración de almacenes en sus diferentes gestiones: el manejo de stock de los productos terminados, ingresos de productos terminados, identificación, inventarios físicos, organización, salida de productos terminados, cierre de inventario s; además, identificar las mejores prácticas aplicadas en sistemas informáticos y el uso de tecnologías. (^1) Cfr. Manual de logística para la gestión de almacenes. ROUX, Michel, pág. 12 1 A lo largo de los años, el concepto de almacén ha ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcion al de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Hoy por hoy es una estructura clave que provee element os físicos y funcionales capaces de incluso generar valor agregado. 1.2. Definición del tema de investigación 1.2.1. Planteamiento del problema La problemática en la gestión del Almacén de Productos Terminados de Laboratorios VITA S.A. s e centra en que las principales actividades de los procesos de gestión son realizadas manualmente lo que ocasiona lentitud y error en el registro de datos, clasificación y organización del stock dificultan
MAQUINARIA Y EQUIPO: Como causa para la mala administración del almacén de productos terminados son el excesivo uso de tareas manuales para el acopio de los productos terminados entonces como propuesta de solución se realiza la justificación de inversión para la mejora de estas tareas como la compra de más estantes. MANO DE OBRA: En esta parte se capacitara al operario de acuerdo a una curva de aprendizaje una vez aprobado el trabajo para su posterior análisis de desempeño con las tareas mencionadas en el trabajo donde el objetivo principal es que el operario sienta dinamismo ya que tendrá las facilidades para su desempeño. METODOLOGIA DE TRABAJO: En este caso se capacitara al profesional en cuestión encargado del almacén de tener una mejor toma de decisiones en función a las inversiones que realizaría la empresa donde como principal objetivo en el almacén es del orden de inventario ya la correcta clasificación ABC. INFRAESTRUCTURA: A lo largo del trabajo se verá en función la correcta distribución y organización en el almacén de producto terminado para eliminar tiempos muertos como los desplazamientos innecesarios dentro del almacén. 1.3. Objetivos 1.3.1. Objetivo General Proyectar un sistema de gestión de almacenes que permita mejorar la administración del Almacén de Productos Terminados en Laboratorios VITA S.A. 1.3.2. Objetivos específicos
Automatizar los procesos de gestión del Almacén de Producto Terminado de Laboratorios VITA S.A. a través de una solución basada en el uso de herramientas tecnológicas y un sistema de gestión que permita el registro de forma rápida y sin errores en los datos que se van generando con las actividades del almacén, generando información que facilite la toma de decisiones logísticas alineada s como soporte a la administración del almacén integrada a la Gerencia Comercial. 3 Aplicar las mejores prácticas basadas en la metodología de administración del Almacén de Productos Terminados para el Sistema de Gestión de Almacén de Productos terminados. Facilitar herramientas y equipos tecnológicos para la automatización de procesos y que proporcionen información para la toma de decisiones logísticas en la organización del stock. 1.4. Justificaciones 1.4.1. Justificación Temática La implementación de un Sistema de Gestión de Almacenes permitirá una mejora en los procesos en el Almacén de Productos Terminados en Laboratorios VITA S.A. mediante la aplicación de la teorí a y conceptos relativos a la gestión de almacenes, para determinar el uso correcto de reglamentos y manuales, además del conocimiento de los funcionarios para mejorar la gestión y alcanzar resultad os con eficiencia y eficacia relacionados con las actividades de ingreso, registro, almacenamiento, distribución y control de bienes y existencias.
Laboratorios VITA S.A. está al servicio de la población boliviana elaborando productos de alta calidad que son de la preferencia de los bolivianos. Hablar y escribir de VITA es hacer referencia a su historia, tradición, calidad, innovación, ejemplo de empresa y servicio. Laboratorios VITA S.A. se originó como una iniciativa familiar y hoy se constituye en una de las empresas más importantes del país y Latinoamérica. Es una empresa dedicada a la fabricación de productos farmacéuticos, cosméticos e industriales de alta calidad. 2.1.1. Historia^3 Laboratorios VITA S.A. se fundó en 1936 por el Dr. José Kieffer Bedoya y su esposa Sra. Aida Herrada de Kieffer, pioneros de la industria farmacéutica en nuestro país. Bajo dirección y (^2) Memoria Anual Laboratorios VITA S.A. http://www.vita.com.bo/ (^3) Memoria Anual Laboratorios VITA S.A. http://www.vita.com.bo/index.php?option=com_content&view=article&id=56:quienes- somos&catid=19&Itemid= 5 colaboración de la familia, Laboratorios VITA S.A. llevó adelante un importante proceso de diversificación industrial y expansión de mercados, consolidando su liderazgo. 2.1.2. Misión Satisfacer de la mejor forma posible las distintas necesidades y expectativas de sus clientes, brindan do productos de calidad que puedan, ser distribuidos a precios accesibles en todo el país de forma continua y rápida, coadyuvando en el desarrollo de la Industria Boliviana.
2.1.3. Visión
Obtener la Certificación de Buenas Prácticas de Manufactura para mejorar la competitividad, ganar mercado, aumentar la productividad con costos aceptables y principalmente dar el mejor servicio a nuestro mejor cliente, El pueblo boliviano.
2.1.4. Marcas
Laboratorios VITA S.A. cuenta con varias marcas reconocidas en el mercado boliviano. VITA CARLA LORENA VITABEL LORITO 2.1.4.1. Productos Farma Desde su fundación Laboratorios VITA S.A. ocupa un lugar importante dentro la industria farmacéutica boliviana, alcanzando prestigio y participación en el mercado. 6 La actividad principal de nuestra empresa está dedicada a la elaboración de productos farmacéutico s genéricos y con nombre comercial, en especialidades como: Soluciones de Gran Volumen (Sueros) Soluciones de Pequeño Volumen (Inyectables) Líquidos orales (Jarabes, suspensiones)
Laboratorios VITA S.A. evoluciona a nuevos desafíos que el tercer milenio plantea incorporando tecnología y equipos de última generación, para optimizar los procesos industriales evitando los riesgos de contaminación.
2.2. Gestión de Almacenes
La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados/intermedios, productos terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en do s etapas de flujo como son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestió n de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización. La gestión de almacenes es un elemento clave para lograr el uso óptimo de los recursos y capacida des dependiendo de las características y el volumen de los productos a almacenar.^4 El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica. La gestión de almacenes se sitúa en el mapa de procesos logísticos entre la gestión de existencias y el proceso de gestión de pedidos y distribución. De esta manera el ámbito de responsabilidad del área de almacenes de productos terminados nace en la recepción de la unidad física en las propias instalaciones de Laboratorios VITA S.A. y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior distribución o venta al cliente. (^4) Correa Alexander, Gómez Rodrigo y Cano José (2010). Gestión de almacenes y tecnologías de la
información y comunicación (TIC). Medellín Colombia. Estudios Gerenciales, Volumen 26, núm. 117, pág.
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2.2.1. Importancia de la Gestión de Almacenes
Algunos puntos que deben plantearse con la gestión de almacenes son: Rapidez de entregas Fiabilidad
2.2.7. Costos de Almacenamiento
Maximización del volumen disponible Minimización de las operaciones de manipulación y transporte Y los beneficios son: Reducción de tareas administrativas Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos Mejora de la calidad del producto Reducción de tiempo Mayor nivel de satisfacción del cliente.
2.2.2. Objetivos en la Gestión de Almacenes
Entre los principios para la gestión óptima de los almacenes se considera la coordinación con otros procesos logísticos, el equilibrio en el manejo de los niveles de inventario y en servicio al cliente y la flexibilidad para adaptarse a los cambios de un mundo empresarial globalizado. De esta forma, Mauleón indica que los objetivos a buscar con la gestión de almacenes son 5 : Minimizar
abastecimiento de productos. El concepto que se le da al almacén es: "Realizar las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artículos en condiciones óptimas de uso y con 10 oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de capitales por sobre existencias" 6 .
5.1.8. Orden del Almacén
La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de la incidencia de múltiples factores tanto físicos como organizacionales tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, la variedad de productos que se almacenan. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: Recepción Registro de entradas y salidas del Almacén Almacenamiento Mantenimiento de productos y de almacén Despacho Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad 7 2.2.3.2. Principios del Almacén El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para
la administración, producción, distribución o venta. Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: Producción y Ventas. (^6) García Cantú Alfonso, Ob. Cit. (^7) Trejos Noreña, Alexander. Gestión logística, Stocks, Almacenes y Bodegas. Seminarios Andinos. 11 Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación. Todo manejo y almacenamiento de productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, en teoría es un mal necesario, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riego de faltantes y al menor costo posible de operación. La gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacén: La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios. Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entra y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventarios todos los movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control sobre las existencias. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común
Controlar la labor del personal del almacén. Asignar las zonas de distribución de productos 2.2.3.3.2. Despachador Se encarga de: Apoyar al jefe del almacén en la labor de despacho y recepción. Controlar las cantidades de los productos. Recepción de devoluciones. (^8) Trejos Noreña, Alexander. Gestión Logística, Stocks, Almacenes y Bodegas. Seminarios Andinos. 13 2.2.3.3.3. Estibadores Se encarga de: Manipular los productos que ingresan y salen del almacén. Realizar el picking de pedidos. Recepción de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento. Realizar el mantenimiento y limpieza del almacén. 2.2.3.3.4. Distribuidor Se encarga de: Manipular los productos que salen del almacén. Distribución de los pedidos. 2.2.3.4. Tipos de Almacén
El almacén puede ser una empresa fabricante, distribuidora. Los almacenes se pueden diferenciar según: 2.2.3.4.1. Organización Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando el establecimiento reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares. En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificulta la visibilidad. 14 2.2.3.4.2. Movimiento de Material Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semifijo, móviles) más o menos elevado y almacenes sin mecanización. 2.2.3.4.3. Ubicación Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de protección y para los cuales, no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo. Los que pueden estar a la intemperie con la condición de que la estancia sea durante corto tiempo y bajo particulares sistemas de protección. Los que tienen que ser puestos a cubierto. 2.2.3.4.4. Operaciones
