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Coordinación Logística
CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA
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SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
GERENTE DE LOGISTICA REPRESENTANTE DE LADIRECCION DIRECTOR GENERAL
1. OBJETIVO:
Establecer los lineamientos a seguir para coordinar que la logística de transporte cumpla en tiempo y forma con los requerimientos de nuestros clientes.
2. ALCANCE:
Aplica a todas las actividades relacionadas con la utilización de servicios de Transporte Externo, que UIS requiere para realizar las operaciones de despacho de mercancías por vía terrestre hasta llegar a su destino final.
3. RESPONSABILIDADES:
3.1 Gerente de Logística
- Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento.
- Supervisar las labores del Jefe y del Coordinador de Logística.
- Analizar y tomar las decisiones operativas que se requieran diariamente para darles solución
- Negociación de las condiciones requeridas por UIS para los nuestros proveedores del servicio de transporte, tanto del lado mexicano como del americano.
- Autorizar tarifas de cobro a los clientes.
- En situaciones especiales, y en base a características especiales de las mercancías a trasladar, seleccionar el transporte adecuado para ello.
3.2 Jefe de Logística
- Coordina la asignación de transporte para fletes del lado americano y mexicano.
- Solicitar y elaborar cotizaciones de transporte para ambas regiones.
- Mantener actualizada la base de datos de tarifas de transporte.
- Seleccionar el transporte adecuado, en base a características especiales de las mercancías a trasladar.
- Envío de instrucciones a las Líneas Transportistas, vía correo electrónico.
- Asignar, en conjunto con el Gerente de Bodega (Laredo, Tx.), las cajas posicionadas en Bodega a las distintas referencias por despachar.
- Verificar la entrega, en tiempo y forma, de las mercancías en destino final.
- Reportar a los clientes las situaciones que se presenten de manera imprevista.
- Registrar en el Sistema de Transporte las tarifas autorizadas por el cliente por cada operación.
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3.3 Coordinador de Logística.
- Solicitar diariamente a las líneas de transporte el posicionamiento de equipos vacios en nuestra Bodega en Laredo, Tx. para mantener un inventario constante.
- Actualizar la Pizarra en el Sistema de Transporte en cuanto a: o Equipos disponibles y asignados. o Estatus diario reportado por las líneas de Transporte
- Mantener diariamente actualizados a los clientes acerca del estatus de entrega de sus mercancías, por correo electrónico.
- Envío de instrucciones a las Líneas Transportistas, vía correo electrónico,
3.4 Ejecutivos de Tráfico.
- Solicitar al Jefe y/o Coordinador de Logistica la asignación de transporte para las referencias programadas para despacho.
- Enviar al Jefe y/o Coordinador de Logística la Orden de Embarque con las instrucciones recibidas del cliente.
- Solicitar al Jefe y/o Coordinador de Logística la asignación de transporte para las referencias programadas para despacho mediante el envió de las Órdenes de Embarque con las instrucciones recibidas del cliente.
- Solicitar tarifas al Jefe y/o Coordinador de Logística para autorización del cliente.
3.5 Jefe de Facturación.
- Revisar las Órdenes de Remisión en la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD si el transporte fue coordinado por UIS.
- Ligar referencias de las cartas de instrucciones del Sistema de Transporte a Facturas serie A y/o E, según corresponda, del Sistema de Facturación.
3.6 Auxiliar Contable (Puertos).
- Verifica en la Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos si el transporte fue coordinado por UIS.
- Ligar referencias de las cartas de instrucciones del Sistema de Transporte a Facturas serie B del Sistema de Facturación. 4. DESARROLLO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
4.1 Ejecutivo de Tráfico Recibe instrucciones del cliente para despacho de sus referencias.
¿Equipo de arrastre exclusivo, mercancía y destino recurrente?
Si: Llena el formato de Orden de Embarque FPRCL-01-04.
Para el caso de operación en Nuevo Laredo en caso de requerir su arrastre el mismo día lo envía antes de las 17:00 hrs por correo
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 4.7 Jefe y/o Coordinador de Logística
Contesta vía correo electrónico al Ejecutivo de Tráfico con los datos de la Línea de Transporte y el número de remolque asignados al embarque que dio inicio al presente procedimiento.
4.8 Jefe y/o Coordinador de Logística
Emite Carta de Instrucciones FPRCL- 01 - 01 y envía por correo electrónico a la Línea Transportista asignada para poder proceder con su despacho.
NOTA: El Ejecutivo de Tráfico debe avisar inmediatamente (antes de las 17:00 hrs en operaciones que requieren arrastre el mismo día) al Jefe y/o Coordinador de Logística, si por alguna razón el cliente cambia la instrucción del embarque en términos de fecha de cruce, fecha de entrega (pudiendo agregar o quitar servicios urgentes), destino, tipo de carga (pudiendo agregar o quitar material peligroso). En este caso el Ejecutivo de Tráfico debe editar la Orden de Embarque FPRCL-01- y reenviarla al Jefe y/o Coordinador de Logística (volver al punto 4.5.).
4.9 Coordinador de Logística
Al día siguiente ingresa a la página de Aduanas para verificar si la unidad designada por la Línea Transportista ya cumplió el proceso final de aduanas.
¿Unidad cumplió el proceso final de aduanas?
Si: Actualiza la Pizarra del Sistema de Transporte FPRCL-01-. No: Llama a la Línea Transportista para verificar el estatus.
4.10 Coordinador de Logística
Dependiendo del destino de la entrega calcula el horario de llegada para llamar a la Línea Transportista y confirmar el arribo de la unidad designada a las instalaciones del cliente.
¿Línea Transportista confirma arribo a destino? Si: Llama al cliente pidiendo confirmación de arribo No: Pregunta a la Línea Transportista la ubicación real de la unidad y tiempo estimado de llegada. De acuerdo a los datos recibidos informa al cliente y envía reporte por correo electrónico.
Nota: Si el cliente no confirma el arribo de la unidad a sus instalaciones el Coordinador de Logística deberá realizar la actividad de la Opción “No”. Repite la actividad hasta confirmar con el cliente el arribo de la unidad a sus instalaciones
4.11 Jefe de Logística Elabora y envía el FPRCL- 01 - 03 Reporte Gerencial de Coordinación Logística así como el FPRCL-01-06 Reporte Gerencial de Procesos
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Internos de Logística al Gerente de Logística para la supervisión y envía copia al Representante de la Dirección para su difusión y revisión en la junta trimestral de indicadores. Este envío debe venir acompañado por las Bitácoras de Servicio de Transporte FPRCL-03- 03 mostrando las llegadas tarde, los daños o los faltantes.
Fin del Procedimiento
5. REFERENCIAS:
5.1 Documentos:
N/A
5.2 Formatos:
Código Formatos FPRCL-01-01 Carta de Instrucciones
FPRCL-01-02 Pizarra del Sistema de Transporte FPRCL-01-03 Reporte Gerencial de Coordinación Logística
FPRCL-01-04 Orden de Embarque FPRCL-01-05 Cotización de Transporte
FPRCL-01-06 Reporte Gerencial de Procesos Internos de Logística FPRCL-03-03 Bitácora de Servicio de Transporte
FPROPNL-06-05 Pizarra del Sistema de Tráfico NLD FPROPV-02-15 Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos
6. DEFINICIONES:
Referencia: Número consecutivo asignado de manera interna a la mercancía recibida en algún medio de transporte.
7. ANEXOS:
NA
